数字化转型越来越清晰的显示其在所有企业中的存在，导致管理及工作组织风格的变化。虽然，还有些人在讨论数字化是否重要。不管怎么样，我们经常讨论如何实施使公司流程自动化的解决方案，而不是是否需要进行其实施。该讨论最快转变为行动的是服务部门，因为其任务执行的有效性是保持竞争优势的关键。然而，怎么使组织中的数字化主题变成越来越重要？为什么有些行业更快地适应这一趋势，而另一些行业却需要更多时间？如何为此变化做好准备？该从何处着手？应该避免什么？您将在下面的文章找到答案。
数字化是怎么一回事？
让我们从头开始。数字化转型既然已成为事实。同样的事实是，我们越来越少地讨论它何时敲开公司大门，而且越来越多地讨论如何通过它来获得竞争优势，以及在公司进行其实施时能够获得哪些额外的好处。影响这一点的因素有很多，但是，此变化的来源在于三个主要元素：
员工的期望。在日常生活中，我们使用许多非常不同的服务，例如在线支付、即时通讯程序和云端文件共享。很快，我们将获得数字世界所提供的的电子健康卡、电子处方、电子病假条等便利。不幸的是，数字变化尽管已经发生了，大家也都已经意识到了没有公司会避免它，但仍然有许多人未考虑在其日常工作和员工的工作中采用数字设施。我们仍然能遇到纸质的休假申请。在许多工作地点，我们仍然在出席列表上手写签名。数字化高峰仍然是我们可以通过发电子邮件来办理一些事情。那么，何不在您的公司采用上述数字解决方案？在一定的时间内，公司必将面对这些问题。
雇主的期望。大多数企业家和管理人员开始意识到提高业务效率的重要性。从保持自己产品或服务的竞争力的角度来看，工作效率至关重要，这就是为什么要寻求越来越多新的解决方案、技术和能力用以确保产品和服务在新市场的效率、可扩展性和可移植性。当我们看一下我们国家的情况，一方面，我们拥有欧洲最低的劳动工作效率水平（尽管近年来发展得非常快，但仍然如此），另一方面，较低的劳动力成本仍然有效地鼓励其他的公司来波兰投资。问题是，这个趋势要持续多久？在波兰的工资在稳步上升，与此同时，也应当提高劳动的工作效率，以保持长期的竞争力。然而，这需要引入自动化、数字化并不断地提高效率，让其三个因素在某个时间内吸引更多的投资。结果会非常不同，不管怎么样我们目前处于一个有趣的时期：我们拥有巨大的数字化潜力，并且我们的技术能力属于世界上最好的之一，而这一切归功于企业家的意识及对提高工作效率的需求增加。因此，这是投资该领域的最佳时机！
全球趋势。此技术比以往任何时候发展得都要快。创新适应的周期已大大缩短，并且新解决方案的数量也大幅的增加。有趣的是，立法规则随着技术的发展，为我们提高效率带来了新的机会。世界正朝着区块链、人工智能、机器学习以及物联网与AR整合的方向发展。这使得在特定的时间和地点能够将相关信息交付给特定的接收者，并且创建基于AR和5G的远程专家解决方案。此外，软件开发越来越独立于硬件平台。这正在发生着！无论是否需要，从客户或员工期望的角度来看，都将影响我们的业务。有些事情在一个行业中适应得快，而在另一个行业中则适应得慢。当前技术允许实现高度的自动化。为解决方案的财务可行性而进行的斗争正在进行中。关于数字化转型的讨论已转移到人类的未来是否基于深远自动化的经济流程中。
既然存在技术的可能性，并且许多行业的数字化转型已成为现实，就出现了一个问题：怎么开始？
怎么开始？
首先，我们需要做两件事：定义其概念与战略，并找到可以有效帮助技术适应，实施以及管理组织变更的合作伙伴。特别值得关注是最后一个方面。非侵入性的进行任何更改是不可能的。人们使用流程过程中，任何因素都会导致员工必须去改变自己的习惯。这里没有捷径可走，并且在很多的情况下，当更改一个技术上相对简单的流程时，我们将会遇到相当大的组织变革。例如，我们去年实施的项目：员工账户的自动化。一个简单的表格的变更实施，影响了几个团队和将近150位员工。此变更所带来的效果很快补偿了大家的努力，以至于我们决定了在整个公司中广泛实施内部流程的数字化，以确保组织高度的可扩展性。在TTPSC的情况下，所谓可扩展性就是：
- 国际化来允许其扩展到国外市场。
- 流程可重复性，允许快速的建立公司新的分支并使其进行扩展。
- 许多部门和办公室流程更加协调，将转化为既定目标更好的实现效率。
- 沟通，即组织目标和日常运营之间的沟通。
- 文件流通，特别是其法律验证和电子签名，我们打算在公司中消除多达90％的纸质文件。
- 绩效管理，包括员工能力管理及其发展。
已指定了我们要前进的方向以及对组织中所需要进行的自动化的领域，要特别注意 以下三个因素，因为这些因素可以决定整个项目的成败：
- 员工的支持（在各个层级）——变化越多，我们就越需要专注于沟通。在此案例中，我们直接给每个分支机构传达需求以及目的。变化必须与实施变更的特定人员或团队来关联。每个阶段都应该清楚的传达消息，并且每个请求都必须明确地提出。
- 工具、技术和安全——这是整个过程中最务实的方面，通常需要技术合作伙伴的支持。保持在公司中已经运行的解决方案，以及（当我们从头开始）选择市场上顶级的解决方案至关重要。当我们使用Confluence软件——没问题，将其更新到最新版本、重新布置其界面、将其与JIRA软件中的流程集成。然而，没有适当的支持，我们应该避免技术的变革。没有足够的能力，我们可能导致项目在第一步被严重地阻碍。在我们的案例中，大多数解决方案都基于Atlassian-Jira和Confluence系统，并依靠我们在该领域的能力。因为这些系统作为领先的技术，所以从实施和用户方面，我们都可以放心使用。
- 文化——我所描述的方面主要是与工作的结构、沟通渠道、层级和组织有关。缺乏对工作内容的了解将会导致自动化流程过于僵化（仅适合部门和团队的一部分）。结果，这将阻止其完全的适应。从另外一个角度来看，过于开放的流程仍需要大量努力来协调，因此其实施将使其所带来的利润变得很低。在这种情况下，我们面临的决定应当在开始引入变化之前，就是应在多大的程度上适应工作文化。因此，对人员及其工作方式产生巨大影响的是管理人员，尤其是直属经理的支持非常重要。
首先，我们必须非常地了解组织的文化条件。然后，我们应该意识到哪些工具将有易于适应存在的其它技术条件。这将使沟通与我们的行动更加有效且令人信服。这也将团队放在变革领导者的良好位置。
画龙点睛
在工作开始并特定解决的方案实施之前，我们需要构建经典的任务backlog。为此目的，应当进行“流程清单”，并与各个部门进行一系列的访谈以调查其需求及期望。然后我们可以开始进行优先顺序。指定重要性和影响力的简单方法非常有用。这使我们可以系统地管理backlog。更高级的方法需要考虑其它的标准，例如：
- 组织的目标，
- 各个部门的工作效率，
- 当前的问题
- 实施的简易。
此外，确保项目的良好PR也很重要。我的意思是这样计划活动，以便相继开发解决方案的收益涉及到更大范围的受益人，并且工作进度通常显而易见。。这将使员工保持敬业精神，并感到转变的好处。
因此，让我们开始工作吧！
确定计划并进行优先顺序之后，别无他法，只能开始项目的实施。根据我们所实施变更的规模，最好同时进行大约3-5个任务，都根据主要受益人、技术及实施时间与预期效果之间的关系的多样化。关键在于各解决方案工作开始的告知，安排使用测试组的测试，并传达生产的 实施和所获得效果的验证。这样我们就完成了一个周期，使我们能够处理backlog中下一个任务。
最后，我想引述德勤（Deloitte）《工业4.0的自相矛盾》报告中的一个有趣的结论。 通往数字化道路的最大阻碍之一是人们认为数字化是一种防御性的策略（我们实施现代解决方案以跟上市场上的竞争对手）。这种看法使我们看不见组织面临的机遇。相反，我们应该将数字化转型视为一种进攻工具，并通过创建更好更高效的工作环境来获取竞争优势。