_Confluence von Atlassian – Reviews und die wichtigsten Funktionalitäten aus Anwendersicht

– basierend auf der Implementierung im GK TT

Die Transition Technologies Capital Gruppe beschäftigt derzeit fast 1.000 Mitarbeiter, die in der allgemein bekannten Branche für neue Technologien tätig sind. GK TT besteht aus vielen Organisationsebenen, so dass eine effektive Diversifizierung des Angebots und der Entwicklung der einzelnen Bereiche möglich ist. Bei einer solch komplexen Struktur ist eine flüssige Kommunikation zwischen Abteilungen, Teams und Mitarbeitern besonders wichtig. Die TT PSC Atlassian Abteilung implementierte 2012 das Confluence Tool für die gesamte Gruppe. Im Laufe der Jahre haben wir bei unseren Mitarbeitern einen stetigen Anstieg der Beliebtheit dieser Lösung festgestellt, was sich auch in der Benutzerfreundlichkeit des Atlassian Markenprodukts widerspiegelt.

 Erstellen, teilen, zusammenarbeiten

Was ist Confluence? Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine interne Plattform für Unternehmen, auf der Wissen, Materialien, Ideen, Dateien oder Pläne ausgetauscht werden – alles, was Mitarbeiter miteinander teilen möchten. Das System ermöglicht es uns, separate thematische Räume (Spaces) zu erstellen, die aus kleineren Komponenten – Seiten (Pages), bestehen. Eine einzelne Seite ähnelt einem Blogpost und ihr Inhalt hängt im Wesentlichen vollständig von den Bedürfnissen des Benutzers ab. Es kann Text enthalten, der in Confluence selbst eingegeben wurde, eine herunterzuladende Datei, eine geladene Datei, damit er sofort auf der Website, im Teamarbeitsplan oder in anderen weiterführenden und erweiterten Inhalten angezeigt werden kann. Wie die Seite aussehen wird und was sie enthalten wird, hängt davon ab, welche Vorlage und welche zusätzlichen Elemente (sogenannte Makros – in der Basisversion des Systems gibt es über 30) der Benutzer auswählt. Der Zugriff auf den Bereich und einzelne Seiten kann für alle Benutzer (alle Mitarbeiter des Unternehmens, in dem das System implementiert ist) oder auf eine ausgewählte Gruppe von Personen beschränkt sein. Einschränkungen können vom Systemadministrator und Autor einer bestimmten Unterseite auferlegt werden. Personen, die Zugriff auf die Seite haben, können diese kommentieren oder bearbeiten (es sei denn, die Person, die die Seite verwaltet, legt keine Bearbeitungsoptionen fest).

Ein Beispiel für Seitenvorlagen, aus denen man beim Erstellen einer neuen Vorlage auswählen kann

Die Entwicklung von Confluence im GK TT

Confluence ist ein System, das eine gemeinsame Basis von Informationen, Materialien und Dateien bereitstellt. Dank dessen verlieren Mitarbeiter keine empfangenen oder gesendeten Anhänge, sie müssen keine E-Mails oder Messenger zum Austausch von Materialien verwenden. Sie können Dateien speichern, Ideen austauschen, die Vorschläge anderer kommentieren und Brainstorming in einem System durchführen, in dem alles gespeichert und archiviert wird, sodass Sie die benötigten Daten leicht finden und zu ihnen zurückkehren können. Die Vorteile dieser Lösung wurden vom TT PSC Atlassian Team schnell erkannt und umgesetzt.

Wir implementieren die Atlassian Tools, also müssen wir sie wie unsere eigene Hosentasche kennen. Sehr schnell entschieden wir uns, das Confluence System für unsere Abteilung zu implementieren. Das TTPSC Atlassian Team hat als erstes Team in der GK TT begonnen, Verwaltungsfunktionen zu konfigurieren und zu erweitern und typische Funktionen zu nutzen – Notizen zu erstellen, Dokumentation zu sammeln, eine Datenbank mit den erforderlichen Dateien zu erstellen sowie Seiten mitzuerstellen, um beispielsweise außerhalb der Arbeit zu datieren oder lustige Momente zu teilen. Confluence wurde für uns schnell zu einem wichtigen Instrument. Wir haben diese Lösung der TT Capital Group empfohlen und nach etwa einem Jahr für die gesamte Organisation implementiert.  – Piotr Tokarski, Bussiness Unit Manager bei Transition Technologies PSC

Anfänglich verwendete nur die TT PSC Abteilung (derzeit eine separate Tochtergesellschaft) das System. Die Implementierung von Confluence für die übrigen Teile der Organisation erfolgte im Laufe des Jahres schrittweise. Es war mit der Notwendigkeit verbunden, das gewählte Tool vorzustellen und die Mitarbeiter davon zu überzeugen. Die wichtigste „Bremse“ war die Notwendigkeit, Gewohnheiten zu ändern, Angst vor Schwierigkeiten beim Umgang mit der neuen Lösung und der Übertragung von Prozessen in eine andere Umgebung.

Die Anzahl der Benutzer sowie die von ihnen erstellten Bereiche und Seiten nahmen mit der Einführung des Systems in den nachfolgenden Abteilungen des Unternehmens zu. Im Jahr 2013 befanden sich 50 Bereiche im System, ein Jahr später waren es bereits 168, im Jahr 2017 stieg die Zahl auf 355. Wir verzeichneten den größten Höhepunkt im Jahr 2018, als es 425 Plätze gab; Derzeit – nach dem Entfernen der nicht mehr benötigten, hat GK TT 361 „Spaces“ und bis zu 99.070 Seiten!

Confluence – Reviews:

Confluence ist ein Tool, mit dem Informationen an einem Ort gesammelt und die Zusammenarbeit verschiedener Teams innerhalb eines Unternehmens erleichtert werden. Die Hauptvorteile sind: Benutzerfreundlichkeit, Suchmaschinen-, Versions- und Website-Einschränkungen.

 Die Suchmaschine in Confluence ermöglicht nicht nur die effiziente Erfassung von Informationen auf einzelnen Seiten, sondern auch die Suche nach Anhängen. Dank dessen können wir den erforderlichen Inhalt auch dann finden, wenn er sich in der angehängten PDF- oder DOCX-Datei befindet, natürlich in Übereinstimmung mit der Aufrechterhaltung des Zugangs zu Informationen. Übrigens ist es erwähnenswert, dass die Rechte angeben Wer kann Inhalte erstellen/löschen, Anhänge hinzufügen oder kommentieren. Das System bietet Ihnen auch die Möglichkeit, bestimmte Seiten einzuschränken. Auf diese Weise kann man festlegen, wer die Seite öffnen oder bearbeiten darf.

 Eine wichtige Funktionalität ist die sogenannte versionierung – nach Änderungen an der Seite wird diese als neue Version gespeichert. Auf diese Weise kann man frühere Versionen der Seite anzeigen und miteinander vergleichen. Confluence bietet auch die Möglichkeit, Anhänge zu versionieren. So kann man prüfen, wer die angehängten Dateien wann geändert hat. Meiner Meinung nach sind diese Confluence Funktionen eine der nützlichsten und bei Benutzern beliebtesten. Das System wäre nicht so beliebt, wenn es nicht einfach zu bedienen wäre. Leute aus nicht-technischen Abteilungen setzen es sehr effizient ein und präsentieren Inhalte in Confluence oft nicht nur augenfreundlich, sondern auch kreativ. – Krzysztof Stefański, Experte für Atlassian Lösungen bei Transition Technologies PSC

 Confluence ist eine hervorragende Wissensbasis für Mitarbeiter. Die HR Abteilung veröffentlicht darin Grundlegende Informationen zu den in der Organisation ablaufenden Prozessen, z. B. Berichterstattung über Delegationen, Urlaub, Anforderung von Gläsern oder Bestellungen von Mitarbeitern. Das System wird auch für andere Zwecke verwendet. Unsere Firma veröffentlicht darin Newsletter mit Neuigkeiten und Grüßen für neue Mitarbeiter an Bord. Confluence ist auch beim Aufbau einer Informationsdatenbank für Teams und Projekte sehr hilfreich.

 Meiner Meinung nach liegt der größte Vorteil dieses Tools in der Benutzerfreundlichkeit, Transparenz und der Bereitstellung aller erforderlichen Materialien an einem Ort – Anna Wdowiak, HR Manager bei Transition Technologies PSC

 Dank Confluence sieht die Reihenfolge in den Dateien so aus, als hätte Marie Condo es getan. Mit diesem Tool konnte ich die von der Verkaufsabteilung benötigten Dokumente sammeln und ordnungsgemäß gruppieren. Die Suche nach beispielsweise der aktuellen Angebotsvorlage oder der neuesten Version des von einem Anwalt genehmigten Vertrags dauerte in der Vergangenheit erschreckend lange und betraf viele Personen, die an E-Mail Ketten zurückschreiben mussten, z. B.: „Wer hat die Vorlage für die Implementierungsvereinbarung?“. „Ich, aber ich weiß nicht, ob es aktuell ist“ usw. Da wir Confluence verwenden, können wir problemlos Vorlagen und Dokumentvorlagen freigeben. Wir haben aufgehört, E-Mails zu durchsuchen. Wir müssen nicht alle Dateien auf der lokalen Festplatte speichern – sie befinden sich nur in Confluence.

 Persönlich mag ich die Bereiche, in denen wir Informationen gesammelt haben, um den Verkaufsprozess zu unterstützen. Und es geht nicht nur um Dateien. Wir haben auch Seiten erstellt, die zum Beispiel Beschreibungen darüber enthalten, welche Informationen wir vom Kunden erhalten sollen, damit wir seine Bedürfnisse erkennen, sowie eine Liste schwieriger Fragen und Links zur Dokumentation. Dank der Weltraumbeobachtungsfunktion erhalten wir laufend Benachrichtigungen über die Aktualisierung oder das Erscheinen neuer Inhalte. Der in Confluence dank der Staffing Timeline von TTPSC erstellte Urlaubsplan funktioniert auch in unserer Abteilung gut. Dank dessen muss ich nicht zum Manager des Teams unserer Administratoren gehen und fragen, wer gerade frei ist und sich um den Kunden kümmern kann. Für mich ist es eine große Zeitersparnis und ein schneller Zugriff auf Informationen.– Marzena Maćkowska, Betriebsleiter bei Transistion Technologies PSC

Businesslösungen

Ökosysteme für Unternehmen, die mit Atlassian Tools erstellt wurden, sind Lösungen, die von Hunderttausenden Benutzern auf der ganzen Welt getestet wurden. Diese Produkte sind flexibel genug, um an die Bedürfnisse jeder Branche angepasst zu werden. Die bekanntesten Systeme von Atlassian sind: Jira Software (verfügbar in den Versionen: Basic oder Jira Core, speziell für Developersteams) – Jira Software, entwickelt für Unternehmen, die Helpdesk Lösungen benötigen – Jira Service Management und seit kurzem auch Jira Align, das über fortschrittliche Lösungen für erweitertes Projektportfoliomanagement verfügt) und Confluence (siehe oben). Beide Systeme arbeiten gut zusammen und schaffen eine Prozessunterstützungsumgebung für das Unternehmen (Jira) und eine damit verbundene Wissensbasis (Confluence).

Zusätzliche, spezifische Funktionen, die sich aus der Art eines bestimmten Geschäfts ergeben, werden mithilfe anderer Atlassian Markentools, Add-Ons, die von auf dem Atlassian Marketplace verfügbaren Markenpartnern erstellt wurden, oder mithilfe von Apps erstellt, die speziell und nur für einen bestimmten Kunden geschrieben wurden. Das TTPSC Atlassian Team nutzt in seiner täglichen Arbeit all diese Möglichkeiten und bietet günstige Preise, Wissen und Engagement eines Teams zertifizierter Spezialisten.

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