figure
figure icon figure icon figure icon
15 Oktober 2019
5
(1)
Lesezeit: 9 minutes

Wie soll man die digitale Transformation in einem Unternehmen erfolgreich durchführen?

Die digitale Transformation manifestiert sich immer deutlicher in fast jedem Unternehmen, was sich in Veränderungen im Führungsstil und in der Arbeitsorganisation niederschlägt. Natürlich gibt es irgendwo im Hintergrund immer noch ein Echo der Diskussion, ob und inwieweit all diese Verwirrung mit der Digitalisierung wichtig ist. Wir sprechen jedoch zunehmend darüber, wie Lösungen implementiert werden können, die Prozesse in einem Unternehmen automatisieren, anstatt dies überhaupt zu tun. Diese Diskussion verwandelt sich am schnellsten in Aktivitäten im Dienstleistungssektor, bei denen die Effektivität der Aufgabenimplementierung der Schlüssel zum Erhalt des Wettbewerbsvorteils ist. Aber was macht das Thema Digitalisierung in Organisationen immer wichtiger? Was führt dazu, dass sich einige Branchen schneller an diesen Trend anpassen und andere mehr Zeit benötigen? Wie sollten Sie sich auf diese Änderungen vorbereiten, wo beginnen und was vermeiden? Die Antworten finden Sie weiter unten.

Was ist mit all dieser Digitalisierung los?

Fangen wir von vorne an. Die digitale Transformation ist eine Tatsache geworden. Es ist auch eine Tatsache, dass wir immer weniger darüber diskutieren, wann diese Transformation an die Tür unseres Unternehmens klopft, und immer mehr darüber, wie wir damit einen Wettbewerbsvorteil erzielen und welche zusätzlichen Kompetenzen wir gewinnen, wenn wir das Unternehmen in der digitalen Transformation implementieren. Es gibt viele Faktoren, die dies beeinflusst haben, und die Ursachen für diese Änderung sind drei Hauptelemente:

  • Erwartungen der Mitarbeiter. Jeden Tag nutzen wir viele sehr unterschiedliche Dienste wie Online-Zahlungen, Instant Messenger und Cloud-Dateifreigabe. Bald werden wir eine virtuelle Gesundheitskarte, e-Rezepte, e-Krankenschein und andere Einrichtungen haben, die die digitale Welt mit sich bringt. Ungeachtet der digitalen Veränderungen und des Bewusstseins, dass sie kein Unternehmen umgehen werden, erwägen viele von ihnen leider immer noch nicht, digitale Einrichtungen in ihrem täglichen Funktionieren und in der Arbeit ihrer Mitarbeiter zu implementieren. Wir treffen uns immer noch mit Urlaubsanträgen aus Papier. In vielen Situationen unterschreiben wir die Anwesenheitsliste immer noch manuell. Der Höhepunkt der Digitalisierung ist, dass wir etwas per E-Mail erledigen können. Warum also nicht einfach die genannten Cyber-Lösungen in ein Unternehmen übernehmen? Irgendwann werden Unternehmen ein Niveau erreichen, auf dem sie sich auch diesen Problemen stellen müssen.
  • Erwartungen der Arbeitgeber. Die meisten Unternehmer und Manager beginnen, die Bedeutung ihrer Geschäftseffizienz zu erkennen. Die Arbeitsproduktivität ist unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit eigener Produkte oder Dienstleistungen von entscheidender Bedeutung, weshalb immer neue Methoden, Technologien und Kompetenzen gesucht werden, um die Effizienz, Skalierbarkeit und Portabilität dieser Produkte und Dienstleistungen auf neue Märkte zu gewährleisten. Wenn wir uns die Situation in unserem Land ansehen, haben wir einerseits eine der niedrigsten Arbeitsproduktivitäten in Europa (trotz der sehr hohen Fortschritte in den letzten Jahren) und andererseits regen niedrige Arbeitskosten die Unternehmen immer noch effektiv dazu an, in Polen zu investieren. Die Frage ist jedoch, wie lange? Die Löhne in Polen steigen stetig und die Arbeitsproduktivität sollte zusammen mit diesen steigen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies erfordert jedoch die Einführung von Automatisierung, Digitalisierung und kontinuierlicher Verbesserung der Effizienz, so dass sie irgendwann zum Hauptfaktor für weitere Investitionen werden. Die Szenarien können sehr unterschiedlich sein, dennoch befinden wir uns derzeit in einem interessanten Moment – das Potenzial für die Digitalisierung mit unserer enormen technologischen Kompetenz ist eines der besten der Welt, und dies alles zu einer Zeit, in der das Bewusstsein steigt und die Arbeitseffizienz unter Unternehmern gesteigert werden soll. Es ist der beste Zeitpunkt, in diesen Bereich zu investieren!
  • Globaler Trend. Die Technologie entwickelt sich schneller als je zuvor. Der Anpassungszyklus von Innovationen hat sich erheblich verkürzt, und die Anzahl neuer Lösungen hat sich dramatisch erhöht. Interessanterweise treiben die gesetzlichen Vorschriften die technologische Entwicklung voran, und dies eröffnet uns neue Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz. Die Welt wendet sich Blockchain, AI, maschinellem Lernen, IoT und AR Fusion zu, was die Übermittlung von relevanten Informationen (zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort) an einen bestimmten Empfänger ermöglicht. Es werden Remote-Expertenlösungen auf der Basis von AR und 5G erstellt, und die Softwareentwicklung beginnt immer unabhängiger von der Hardware-Plattform. Das passiert schon! Und wohl oder übel, es beeinflusst unser Geschäft von den Erwartungen der Kunden oder Mitarbeiter. Einige Dinge werden in einer Branche schneller und in einer anderen langsamer umgesetzt. Aktuelle Technologien ermöglichen einen sehr hohen Automatisierungsgrad. Der Kampf um die finanzielle Tragfähigkeit von Lösungen geht weiter, und die Diskussion über die digitale Transformation hat sich in einem auf weitreichender Automatisierung basierenden Wirtschaftsprozess in Richtung Zukunft des Menschen verschoben.

Da technische Möglichkeiten bestehen, ist die digitale Transformation in vielen Branchen Realität geworden, die Frage stellt sich – wie soll man anfangen?

Wie soll man anfangen?

Am Anfang brauchen wir zwei Dinge – die Vision und Strategie definieren und einen Partner finden, der bei der Anpassung und Implementierung von Technologie und beim Management von Veränderungen in der Organisation hilft. Besonders erwähnenswert ist dieser letzte Aspekt. Keine Änderung kann nicht-invasiv vorgenommen werden. Menschen nutzen Prozesse und jede Störung veranlasst Mitarbeiter, ihre Gewohnheiten zu ändern. Hier gibt es keine Abkürzungen, und es kommt sehr oft vor, dass wir zu Beginn eines relativ einfachen Prozesses mit einer erheblichen organisatorischen Änderung kollidieren. Ein Beispiel ist das Projekt, das wir im letzten Jahr durchgeführt haben – die Automatisierung von Mitarbeiterabrechnungen. Ein einfaches Formular erforderte die Implementierung einer Änderung, die mehrere Teams und fast 150 Mitarbeiter betraf. Der Effekt hat den Aufwand schnell kompensiert, insofern wir uns entschlossen haben, ein breites Programm zur unternehmensweiten Digitalisierung der internen Abläufe zu implementieren, das eine hohe Skalierbarkeit der Organisation sicherstellen soll. Skalierbarkeit bei TTPSC wird verstanden unter:

  • Internationalisierung, um die Expansion in ausländische Märkte zu ermöglichen.
  • Prozesswiederholbarkeit, mit der man neue Filialen schnell öffnen und skalieren kann.
  • Koordination von Prozessen in vielen Abteilungen und Büros, was zu einer besseren Erreichung der gesetzten Ziele führt.
  • Kommunikation – von den organisatorischen Zielen zur täglichen operativen Kommunikation.
  • Dokumentenumlauf, insbesondere im Rahmen ihrer rechtlichen Überprüfung und elektronischen Signaturen, wobei wir beabsichtigen, bis zu 90% der Papierdokumente im Unternehmen zu beseitigen.
  • Leistungsmanagement, einschließlich Kompetenzmanagement und Mitarbeiterentwicklung.

Nachdem wir bereits die Richtung festgelegt haben, in die wir gehen möchten, und das Bewusstsein für die Bereiche in der Organisation, die wir automatisieren möchten, ist es wichtig, drei Faktoren zu berücksichtigen, die über den Erfolg oder Misserfolg des gesamten Unternehmens entscheiden können:

    • Mitarbeiterbetreuung (auf allen Ebenen) – je mehr Veränderungen, desto mehr müssen wir uns auf die Kommunikation konzentrieren. In unserem Fall haben wir die Bedürfnisse und den Zweck direkt in jeder Filiale mitgeteilt. Es ist sehr wichtig, dass die Änderungen ein Gesicht haben und mit der bestimmten Person oder dem Team identifiziert werden, die bzw. das diese Änderungen implementiert. Jede Phase sollte klar kommuniziert, jeder Antrag klar formuliert werden.
    • Tools, Technologien und Sicherheit – der pragmatischste Aspekt des gesamten Unternehmens und erfordert häufig die Unterstützung eines Technologiepartners. Der Schlüssel dabei ist, sich an einige Lösungen zu halten, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, oder (wenn wir von vorne anfangen) sich für Top-Lösungen auf dem Markt zu entscheiden. Wenn wir Confluence verwenden – perfekt, aktualisieren wir es auf die neueste Version, organisieren die Benutzeroberfläche neu, integrieren es in Prozesse in Jiu, aber ohne angemessene Unterstützung sollten wir eine technologische Revolution vermeiden. Ohne ausreichende Kompetenz können wir dazu führen, dass unser Projekt in der ersten Runde ernsthaft ins Stocken gerät. In unserem Fall basieren die meisten Lösungen auf Atlassian-Systemen – Jira, Confluence – basierend auf den Kompetenzen, die wir in diesem Bereich haben. Dies sind führende und zukunftsweisende Technologien, bei denen wir uns sowohl von der Implementierungs- als auch von der Benutzerseite wohl fühlen.
    • Kultur – ich denke an Aspekte, die hauptsächlich mit der Struktur, den Kommunikationskanälen, der Hierarchie und der Arbeitsorganisation zusammenhängen. Mangelndes Bewusstsein für die Arbeitskultur kann dazu führen, dass die automatisierten Prozesse zu starr sind (sie sind möglicherweise nur für einige Abteilungen und Teams von Vorteil), was eine vollständige Anpassung verhindert. Auf der anderen Seite erfordert ein zu offener Prozess immer noch viel Aufwand, um ihn zu koordinieren, sodass der Gewinn aus der Implementierung gering ist. Die Entscheidung, vor der wir in diesem Fall stehen, ist, inwieweit wir die Kultur anpassen sollten, bevor wir Veränderungen einführen. Die Unterstützung von Führungskräften, insbesondere von Vorgesetzten, die einen großen Einfluss auf die Menschen und ihre Arbeitsweise haben, ist hier von unschätzbarem Wert.

Wir müssen die kulturellen Bedingungen der Organisation gut kennen. Wir müssen uns darüber im Klaren sein, welche Tools leicht anpassbar sind und unter welchen anderen technischen Bedingungen. Dies macht die Kommunikation und unser Handeln effektiv und überzeugend. Dies wird das Team in eine gute Position als Change Leader versetzen.

Der letzte Schliff und wir fangen an

Bevor wir uns an die Arbeit machen und spezifische Lösungen implementieren können, müssen wir ein klassisches Backlog aufbauen. Zu diesem Zweck lohnt es sich, eine „Bestandsaufnahme der Prozesse“ und eine Reihe von Interviews mit einzelnen Abteilungen durchzuführen, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu untersuchen. Dann gehen wir zur Priorisierung über. Ein einfacher Ansatz, der aus der Bestimmung von Wichtigkeit und Wirkung besteht, funktioniert hier hervorragend. Auf diese Weise können Sie unseren Backlog systematisch verwalten. Ein weiter fortgeschrittener Ansatz erfordert die Berücksichtigung einer Reihe zusätzlicher Kriterien wie:

  • Organisationsziele,
  • Produktivität der einzelnen Abteilungen,
  • aktuelle Probleme,
  • einfache Implementierung.

Wie soll man die digitale Transformation in einem Unternehmen erfolgreich durchführen2

Wichtig ist auch, dass für eine gute PR des Projekts gesorgt wird. Was ich hier meine, ist die Planung von Aktivitäten, damit der Nutzen sukzessive entwickelter Lösungen eine Vielzahl von Interessengruppen berührt und der Arbeitsfortschritt ausreichend oft gesehen wird. Dies wird die Mitarbeiter beschäftigen und ein Gefühl für den Fortschritt der Transformation entwickeln.

Also machen wir uns an die Arbeit!

Die Festlegung des Plans und der Prioritäten lässt uns nichts anderes übrig, als mit der Umsetzung zu beginnen. Abhängig vom Umfang der Änderungen, die wir durchführen, ist es sinnvoll, im Verlauf der Diversifizierung etwa 3 bis 5 Aufgaben in Bezug auf den Hauptnutznießer, die Technologie oder das Verhältnis der Implementierungszeit zu den erwarteten Auswirkungen beizubehalten. Der Schlüssel hierbei ist, den Beginn der Arbeit an einer bestimmten Lösung anzukündigen, Tests mithilfe einer Testgruppe zu planen und die Implementierung der Produktion und die Überprüfung des erzielten Effekts zu kommunizieren. Dies schließt den Zyklus und ermöglicht es uns, die nächste Aufgabe aus dem Backlog zu übernehmen.

Abschließend möchte ich eine der interessanten Schlussfolgerungen zitieren, die im Deloitte-Bericht mit dem Titel zu finden sind „Industrie 4.0-Paradoxe“. Eines der größten Probleme auf dem Weg zur Digitalisierung ist die Überzeugung, dass die Digitalisierung eine defensive Strategie ist (wir implementieren moderne Lösungen, um mit anderen auf dem Markt Schritt zu halten). Diese Wahrnehmung bedeutet, dass wir uns den Möglichkeiten unserer Organisation verschließen. Stattdessen sollten wir die digitale Transformation als offensives Instrument betrachten und sie nutzen, um einen Wettbewerbsvorteil durch die Schaffung eines besseren und effizienteren Arbeitsumfelds zu erzielen.

Wie hilfreich war dieser Beitrag?

Klicke auf die Sterne um zu bewerten!

Durchschnittliche Bewertung 5 / 5. Anzahl Bewertungen: 1

Bisher keine Bewertungen! Sei der Erste, der diesen Beitrag bewertet.

Hinterlasse einen Kommentar (0 kommentare)

Schreiben Sie eine Bewertung…
Im Falle eines Verstoßes gegen das Reglement wird Ihr Eintrag gelöscht
Ihr Vor- und Nachname

    © Copyright PSC 2020. All right reserved