Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności drukowania czegokolwiek to marzenie niejednego przedsiębiorcy. Jeśli Twoja firma korzysta z systemu Jira, wdrożenie funkcjonalności związanych z zarządzaniem urlopami będzie stosunkowo proste – wystarczy dodatek Vacation Manager for Jira.

Przedstawicieli firm, które (jeszcze?) nie korzystają z rozwiązań Atlassian, także zachęcamy do przeczytania tego tekstu. Niezmiennie rekomendujemy ekosystem Atlassian do obsługi procesów biznesowych (Jira Software, Jira Work Management), obsługi klientów (Jira Service Management), a także jako rozwiązanie typu intranet/extranet (Confluence). Tworzymy spójne środowiska pracy, które z biegiem czasu mogą być rozwijane za pomocą dedykowanych aplikacji lub usługi custom development.

Vacation Manager – program do zarządzania urlopami

Specjaliści TT PSC stworzyli już serię dodatków, dzięki którym oferujemy przydatne i praktyczne rozwiązania zaimplementowane w środowisku Jira i Confluence. Jednym z nich jest Vacation Manager for Jira, który zdobywa coraz większą popularność wraz z rosnącym zainteresowaniem przenoszenia procesów biznesowych do systemów IT.

To właśnie dzięki niemu, możemy oferować naszym klientom sprawdzone rozwiązanie do zarządzania urlopami w firmie.

Aplikacja umożliwia m.in:

  • Tworzenie wniosków urlopowych i przesyłanie ich do akceptacji przełożonego;
  • Zgłaszanie wolnych dni oraz godzin z dokładnością do 30 minut;
  • Wyznaczanie zastępstwa na czas nieobecności;
  • Wyświetlanie informacji o urlopie pod polami wyboru użytkowników – przy przeglądaniu i tworzeniu zgłoszeń w systemie Jira;
  • Akceptacja/odrzucenie/prośba o kolejne informacje lub anulowanie wcześniej zaakceptowanego wniosku (menu przełożonego);
  • Tworzenie osobnych zespołów/działów z przypisanymi przełożonymi;
  • Dostęp do statystyk dni urlopowych – użytkownicy widzą ilość dostępnych oraz wykorzystanych dni urlopowych, ich przełożeni widzą dodatkowo statystyki swoich zespołów, a zespół HR ma dostęp do rozszerzonych statystyk wszystkich użytkowników (oraz np. przekrojowo, poprzez typ urlopu);
  • Wyświetlanie bezpośrednio w systemie Jira informacji o tym, że dany użytkownik jest na urlopie, dzięki dodatkowemu komunikatowi;
  • Elastyczny sposób konfiguracji kalendarzy – każdy użytkownik może mieć przypisany inny kalendarz dni wolnych od pracy oraz inny wymiar czasu pracy (domyślnie jest to 8h dziennie).

Dzięki aplikacji Vacation Manager wszystkie etapy procesu związanego z zarządzaniem urlopami odbywają się w systemie  Jira. Wykorzystując narzędzie zintegrowane z Jira, firma nie ponosi kosztów związanych z wdrożeniem oraz obsługą zewnętrznego systemu. Zespół HR nie musi martwić się o papierową obsługę wniosków i wprowadzanie ich do systemu, ponieważ pracownicy sami zgłaszają urlopy, a przełożeni mogą od razu podejmować decyzje w sprawie wniosków. Dla pracowników korzystających z Jira każdego dnia korzystanie z aplikacji Vacation Manager jest intuicyjne i tak samo proste jak tworzenie zwykłego zadania w każdym innym projekcie.

Ułatwienie dla pracowników, kadry zarządzającej i HR

Vacation Manager for Jira posiada szereg funkcjonalności (najważniejsze wymieniliśmy wyżej), które są przypisane trzem głównym grupom osób pełniących kluczowe role w procesie zarządzania urlopami. Aplikacja została stworzona tak, aby odpowiednio posortować opcje przypisane do każdej z tych grup w celu uporządkowania działań. (Nie może przecież dojść np. do sytuacji, gdy jeden pracownik współrzędny rangą innemu, akceptuje mu wniosek lub ma wgląd do informacji o urlopach całego działu). Vacation Manager for Jira uwzględnia zróżnicowanie ról w procesie zarządzania urlopami, dlatego różne menu posiadają:

  • Pracownicy firmy – wszystkie osoby, które zgłaszają urlop.
  • Kadra zarządzająca – przełożeni, którzy podejmują decyzję dot. wniosków urlopowych.
  • Zespół HR czuwający nad wprowadzeniem wszystkich, niezbędnych danych; monitorujący statystyki.
  • Administratorzy – zarządzający podstawowymi ustawieniami aplikacji.

Każda z tych grup posiada oddzielne menu z możliwościami typowymi dla swoich obowiązków.

Screenshot rozwiązania Vacation Manager pokazujący różne Menu oraz funkcjonalności dla różnych grup odbiorców, zrzut ekranu z aplikacji Vacation Manager for Jira

User Menu. Pracownik może:

  • Zgłaszać wnioski urlopowe z uwzględnieniem swojego zastępcy (Jeśli wybrany zastępca/supervisor ma zaplanowany urlop w najbliższym czasie, osoba składająca wniosek zostaje o tym poinformowana).

Możliwości Vacation Manager for Jira, zgłaszanie wniosków przez pracownika z wyznaczeniem zastępy, screenshot z aplikacji Vacation Manager for Jira zespołu Transition Technologies PSC

 

  • Przeglądać wszystkie zgłoszone wnioski i ich statusy (zaakceptowane/odrzucone), a także wnioski w wersji roboczej, które nie zostały jeszcze wysłane do zatwierdzenia.

Zrzut ekranu z aplikacji Vacation Manager for Jira, widok listy wniosków w lewej kolumnie oraz jedno z wybranych zgłoszeń po stronie prawej. Widzimy na nim tytuł zgłoszenia, status oraz informacje, które użytkownik wypełnił podczas tworzenia zgłoszenia w systemie Jira.

  • Przeglądać swoje statystyki i planować urlop z uwzględnieniem dni wolnych z przypisanego kalendarza.

Widok personalnych statystyk związanych z wnioskami urlopowymi danego pracownika, zrzut ekranu z aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC, widać na nim wykresy kołowe oraz informacje na temat najbliższych urlopów z podziałem na kategorie np. żądane dni wolne, zwolnienia lekarskie, dzień wolny na edukację, urlop macierzyński

Supervisor Menu. Opcje dla przełożonego:

  • Lista wniosków do zatwierdzenia. Przełożony ma dostęp do wszystkich dokumentów urlopowych swojego zespołu; może zatwierdzić wniosek od razu, poprosić o więcej informacji (np. wskazanie lub zmianę osoby na zastępstwo), odrzucić wniosek albo anulować go nawet po wcześniejszym zaakceptowaniu.

Widok ścieżki decyzyjnej związanej z wnioskiem urlopowym, drzewko statusów oraz przejść wniosku od momentu zgłoszenia, do zatwierdzenia przez przełożonego

!Ważne: Kierownik projektów/menadżer oraz osoby z zespołu HR – jeśli należą do jakiegoś zespołu, posiadają też zakładkę „user menu” i mogą zgłaszać wnioski urlopowe tak, jak każdy inny pracownik.

HR Management

Zespół HR posiada dedykowaną zakładkę, którą umożliwia:

  • Tworzenie zespołów, czyli grup użytkowników, którzy posiadają tego samego przełożonego, należą do tego samego projektu i działu. Użytkowników można dodawać indywidualnie lub korzystając z grup istniejących w Jira. Tworzenie zespołów pomaga przede wszystkim śledzić statystyki i tworzyć harmonogram pracy.

Screenshot z aplikacji Vacation Manager for Jira pokazujący możliwość dodania nowego zespołu lub grupy użytkowników do systemu. Może to robić pracownik działu HR

Screenshot z aplikacji Vacation Manager for Jira pokazujący możliwość edycji stworzonego wcześniej zespołu lub grupy użytkowników aplikacji. Może to robić pracownik działu HR.

  • Przypisywanie dni wolnych do danego pracownika (konieczne na początku pracy z Vacation Managerem oraz przy wprowadzaniu do systemu nowo zatrudnionych pracowników; zespół HR musi uzupełnić ilość dni wolnych, jakie przysługują każdej osobie; ta opcja jest wykorzystywana także w momencie gdy pracownik otrzymuje np. urlop macierzyński).

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący jak pracownik HR przypisuje dni urlopowe do danego użytkownika czyli osoby zatrudnionej w firmie, która należy do utworzonego wcześniej zespołu/grupy użytkowników

  • Holiday Schemes – możliwość wgrania kalendarza dni wolnych od pracy (import z pliku) lub ręczne oznaczanie dni wolnych, np. świąt państwowych lub religijnych. Pracownik nie musi się martwić o to, że oznaczone dni świąteczne we wniosku urlopowym, wpłyną na pulę jego dni wolnych.

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący jak może wyglądać kalendarz wraz z oznaczonymi świętami państwowymi lub dniami wolnymi określonymi przez firmę

  • Workweek Schemes– wprowadzenie, jakie dni w tygodniu są pracujące, a jakie nie – dla całej firmy lub dla poszczególnych zespołów/ pracowników osobno (np. jeśli ktoś pracuje w soboty, a wolne ma w poniedziałki).

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący jak edytować tygodniowy harmonogram pracy – zespół HR określa dzięki tej funkcjonalności jakie dni w tygodniu są pracujące, a jakie nie.

  • Śledzenie statystyk – zespół HR może sprawdzić statystyki poprzez wybór typu zgłaszanych urlopów (by vacation type) lub sprawdzić statystyki danego użytkownika (by user). Pozwala to weryfikować wykorzystanie urlopów np. gdy pracownik do końca roku powinien wykorzystać zaległy urlop.

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący statystyki wniosków urlopowych. Pracownik działu HR może je filtrować wybierając typ wniosku czy zakres dat, a także grupować je i wyświetlać wnioski per użytkownik lub cały zespół.

Admin Menu

Administrator to osoba, która ma dostęp do ustawień całej aplikacji. Dwie główne funkcjonalności Vacation Manager for Jira dla roli administratora, to:

  • Konfiguracja aplikacji:

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący widok Administratora z nagłówkiem „Configure Vacation Manager” co oznacza dostęp do ustawień całej aplikacji.

  • Zarządzanie typami urlopów:

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący widok Administratora w Menu do zarządzania typami wniosków urlopowych z nagłówkiem „Manage Vacation Types” .

Typy urlopów

Vacation Manager for Jira pozwala zdefiniować różne typu urlopów, które może zgłosić pracownik (typ urlopu = typ zgłoszenia w Jira). Ustawienia zostają wprowadzone przez administratora, dla całej organizacji. Dodatek umożliwia wprowadzenie:

  • Urlop dzienny (liczony w ilościach dni)

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący widok typu wniosku dziennego i rubryki jakie użytkownik musi wypełnić, aby złożyć taki wniosek. Znajdują się tam między innymi rubryki takie jak data początkowa, końcowa, opis, możliwość dodania załączników.

  • Urlop pół-dniowy (pracownik wybiera, którą połowę dnia chce mieć wolną).

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący widok typu wniosku pół-dniowego i rubryki jakie użytkownik musi wypełnić, aby złożyć taki wniosek. Znajdują się tam między innymi rubryki takie jak data początkowa, opis, możliwość dodania załączników, a także zaznaczona opcja „pół dnia” w sekcji „przedział czasowy”

  • Urlop godzinowy (pracownik może zgłosić wniosek o 30 minut lub kilka/kilkanaście godzin wolnych.

Screenshot aplikacji Vacation Manager for Jira firmy Transition Technologies PSC pokazujący widok typu wniosku godzinowego i rubryki jakie użytkownik musi wypełnić, aby złożyć taki wniosek. Znajdują się tam między innymi rubryki takie jak czas początkowy (dzień, godzina), opis, możliwość dodania załączników, a także zaznaczona opcja „godzinny” w sekcji „przedział czasowy”

 

Dlaczego właśnie Vacation Manager for Jira?

  • Aplikacja jest zintegrowana z systemem Jira – firma może obsługiwać swoje procesy w jednym środowisku; jeśli już korzysta z oprogramowania Jira, inwestycja w aplikację będzie niższa niż koszt osobnego rozwiązania.
  • Jeśli pracownicy znają już system Jira, korzystanie z Vacation Manager będzie dla nich intuicyjne; firma oszczędzi czas i środki, które musiałaby przeznaczyć na szkolenia.
  • Zarządzanie urlopami w spójnym systemie jest ułatwieniem dla CAŁEJ organizacji; eliminowane są łańcuszki maili, konieczność drukowania wniosków i frustracja z powodu braku dostępu do statystyk dni wolnych.
  • Dodatek jest stale aktualizowany, nasi specjaliści są otwarci na komunikację i ewentualne uwagi.
  • Gwarantujemy darmowy okres korzystania z dodatku, w celu jego samodzielnego przetestowania

Zarządzanie urlopami, choć brzmi trywialnie, wymaga wykonania szeregu czynności, które poza systemem zajmują dużo czasu i często wprowadzają zamęt. Vacation Manager for Jira rozwiązuje problemy komunikacyjne i sprawia, że cały proces przebiega szybko, wszystkie dane są przejrzyste i zgromadzone w jednym miejscu. Zapraszam do kontaktu!

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

    Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy,…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się