Na proces rozwoju produktu składa się wiele etapów, które bywają skomplikowane, czasochłonne i niezbyt dobrze sprecyzowane. Często zdarza się, że firmy mają trudności ze śledzeniem postępów w pracach nad rozwojem produktu i bieżącą aktualizacją dokumentacji. Głównym wyzwaniem, na którym chciałbym się skupić, jest ciągła potrzeba doskonalenia produktu. Nie żyjemy w świecie idealnym, w związku z tym zmiany są nieuniknione – niezależnie od tego, czy jest to tylko mały fragment projektu, który wymaga aktualizacji, dotychczas używana część nie jest już dostępna, czy też musicie się upewnić, że produkt spełnia wymagania nowych rynków.
Zarządzaj danymi o produkcie efektywniej
Jeśli zastanawiasz się, jakie trudności możesz napotkać podczas wprowadzania zmian do danych o produkcie, musisz wziąć pod uwagę najgorszy scenariusz i liczyć się między innymi z:
- ciągle zmieniającymi się wymaganiami;
- obecnością nowych pracowników, którzy nie są zaznajomieni z procesem;
- uciążliwym poszukiwaniem wymaganej dokumentacji;
- próbami znalezienia dostępnych pracowników, którzy mogliby wykonać zleconą pracę.
Można wymienić jeszcze wiele takich przeciwności. Warto pamiętać, że konieczność wprowadzenia zmian do produktu może się powtórzyć, a produktów mogą być setki. W tego typu sytuacji pojawia się refleksja, że taka ilość pracy nie mogłaby być wykonana ręcznie w rozsądnym czasie. Jest to dość powszechny przypadek – firmy mają pewne zdefiniowane procesy i sposób pracy, który działał sprawnie przez pewien czas. Jednak sam proces nie został nigdy poprawiony ani ulepszony, a nawet jeśli tak było, to zazwyczaj nie skaluje się on dobrze, podczas gdy liczba pracowników i produktów rośnie. W pewnym momencie przychodzi czas na decyzję dotyczącą zmiany. Jest to czas na automatyzację, standaryzację i optymalizację procesu – czyli wprowadzenie zarządzania zmianą.
Korzyści płynące z zarządzania zmianą
Jednym z istotnych komponentów oprogramowania PLM jest moduł zarządzania zmianą, który dostarcza framework umożliwiający efektywne wprowadzanie zmian w danych o produkcie i łatwe śledzenie ich przebiegu za sprawą ustalonego cyklu kroków. Aby zmiany mogły być obsługiwane zgodnie z planem, stosowane są ustandaryzowane metody i procedury. Zarządzanie zmianą w PLM stanowi odpowiedź na rosnące tempo rozwoju produktu i potrzebę ograniczenia do minimum niepożądanych zakłóceń mogących wystąpić na każdym etapie procesu. Wdrożenie tego modułu nie jest zadaniem łatwym, ale efekt jest zdecydowanie wart podjętego wysiłku. Jakie są zalety zarządzania zmianą i na jakie korzyści mogą liczyć firmy, które zdecydują się na wykorzystanie tego rozwiązania?
Zadbaj o integralność swoich danych
Zanim przejdziemy do omówienia specyfiki zarządzania zmianą, warto wspomnieć o jednym aspekcie systemu PLM, który jest zdecydowanie warty uwagi. Traktując go jako jedyne źródło danych o swoich produktach, bez udziału systemów trzecich, nie traci się czasu na sprawdzanie, gdzie przechowywana jest konkretna informacja. Wyklucza się dzięki temu sytuację wprowadzania zmiany do produktu niezależnie w wielu systemach. Jeżeli tego rodzaju błąd ma miejsce i nie zapobiegnie się jego dalszemu rozprzestrzenianiu, trzeba liczyć się ze dodatkowym nakładem czasu na sprawdzanie i naprawianie takiej nieprawidłowości, nie wspominając o tym, że pracownik mógłby wtedy wykonać pracę tam, gdzie naprawdę miałaby ona znaczenie. Zarządzanie produktem i jego zmianami w jednym systemie pozwala zachować integralność danych. Dzięki temu masz pewność, że zawsze pracujesz nad aktualnymi wersjami produktu, a wprowadzone przez Ciebie zmiany nie będą nadpisywane ani powielane przez innych.
Standaryzacja i optymalizacja procesu
Jedną z pierwszych korzyści płynących z wprowadzenia zarządzania zmianą jest standaryzacja i optymalizacja procesów. Każda firma posiada pewne wewnętrzne procesy związane ze zmianami. Najczęstszym błędem, szkodzącym produktywnej produkcji, okazuje się być wykorzystywanie niezdefiniowanych procesów lub tych zdefiniowanych niewystarczająco dobrze, a w konsekwencji niejasnych dla zainteresowanych. Jest to szczególnie odczuwalne w przypadku zdezorientowanych pracownikach, którzy zastanawiają się, co zrobić dalej i dociekają, jaki jest następny krok procesu. Powoduje to niepotrzebny chaos i wiele skutków ubocznych, a wśród nich błędy, opóźnienia, i kosztowne przekroczenia.
Automatyzacja w zarządzaniu zmianą
Potencjał zarządzania zmianą polega również na pokazaniu jej wpływu. Możliwość zobaczenia, co zostanie dotknięte zmianami i jaki będzie ich wynik, sprawia, że cały proces jest dużo łatwiejszy dla inżynierów. Zarządzanie BOM-ami wraz z setkami ich części byłoby nie do zniesienia, przy konieczności wykonywania tych czynności ręcznie. Moduł zarządzania zmianą w PTC Windchill PDMLink został wyposażony w ramowy system reguł biznesowych, który pozwala na określenie wszystkich warunków, które muszą być spełnione, aby zmiana została wprowadzona.
Ze względu na dużą ilość danych do przeanalizowania, czasami nie jest możliwe wychwycenie błędów i problemów z integralnością danych. Dzięki automatyzacji, system sam je weryfikuje i nie pozwala na dalsze działania w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Zminimalizowane ryzyko wystąpienia błędów i zredukowanie liczby etapów, na których mogą wystąpić błędy, przedkłada się na ogólny wzrost jakość dostarczanych produktów.
Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki zarządzaniu zmianami
Kwestia czasu pojawiła się już kilkukrotnie przy omówieniu wcześniejszych zagadnień. Nie ma nic odkrywczego w stwierdzeniu, że każdemu przedsiębiorcy zależy na optymalizacji procesów i oszczędności czasu, bo przynosi to mierzalny efekt, czyli zmniejszenie kosztów. Cała idea zarządzania zmianą wynika z potrzeby eliminacji zbędnych kosztów ogólnych, automatyzacji powtarzalnych zadań oraz zwiększenia widoczności zmian. Dobra komunikacja wewnątrz organizacji i zespołu jest również kluczem do zwiększenia wydajności.
I tu punktuje PTC Windchill PDMLink jako system, który ułatwia współpracę – gwarantuje sprawną wymianę informacji i umożliwia szybsze podejmowanie działań. Narzędzie to daje możliwość komunikacji, podglądu postępów w realizacji zadań, dzielenia się dokumentami ze swoim zespołem. Dzięki zaawansowanej wyszukiwarce możesz w mgnieniu oka wyszukać każdą zmianę, część lub typ i zobaczyć wyniki. Korzyści PTC Windchill PDMLink widoczne są na każdym etapie użytkowania.
Trudności związane z zarządzaniem zmianami
Teraz, znając szereg zalet, jakim wyróżnia się narzędzie do zarządzania zmianą PTC, należy wspomnieć o wadach. Oczywiście, nic nie jest tak proste, jakby się wydawało. Mało tego – nic nie jest tak proste, jakby osoby oferujące rozwiązania PLM chciałyby, byś myślał. Jakie trudności czekają podczas wdrożenia systemu zarządzania zmianą w PLM? Jest to spore wyzwanie, ponieważ trzeba przemyśleć wszystkie szczegóły i przedyskutować zastrzeżenia dotyczące procesu.
Proces ten zmusza do refleksji nie tylko deweloperów, ale i analityków biznesowych. Znaczna część pracy znajduje się również po stronie klienta, który powinien zaangażować się w każdy etap wdrażania – to on będzie korzystał z oprogramowania i powinno mu najbardziej zależeć, by wydobyć maksimum tego, co jest możliwe do osiągnięcia dzięki temu narzędziu. Warto zacząć od zaplanowania i przeprowadzenia warsztatów, które pomogą określić dokładne oczekiwania klienta i szczegółowo zdefiniować specyfikację projektu. Bez podjęcia takich kroków, prawdopodobnie otrzymasz produkt, który nie spełni Twoich oczekiwań
Równowaga między dostosowaniem a konfiguracją
Chociaż nowoczesne oprogramowanie PLM jest bardzo rozbudowane i przystosowane, nie dajcie się zwieść, że gotowe rozwiązanie jest odpowiedzią na wszystkie wasze problemy. Wprawdzie obsługuje wiele przypadków użycia, a lata wdrażania pomogły wprowadzić najlepsze praktyki, ale nie ma takich samych firm, z dwiema jednakowo rozwiniętymi strukturami o identycznych procesach. I choć możliwe jest użycie modułu zarządzania zmianą tylko w ramach konfiguracji i bez dostosowania do indywidualnych potrzeb klienta, doświadczenie pokazuje, że klient zawsze chce wprowadzić jakieś modyfikacje oprogramowania, które są dopasowane do jego potrzeb. Ważne jest, aby zachować równowagę pomiędzy konfiguracją i dostosowywaniem do potrzeb klienta. Dla wielu zbyt rozległa konfiguracja będzie trudna w przyszłej konserwacji, zaś zbyt małe dostosowanie może oznaczać niewykorzystany potencjał narzędzia.
Zarządzanie zmianą – krok do uporządkowania procesów
Warto zdawać sobie sprawę, że dostarczenie gotowego systemu zarządzania zmianami zajmie trochę czasu. Jak widać powyżej, zadanie, przed którym stoimy, nie jest trywialne. Wiele osób musi być w nie zaangażowanych i poświęcić na to przedsięwzięcie wiele godzin. Gromadzenie informacji i tworzenie dokumentacji jest naprawdę czasochłonne, a prawdę mówiąc, stanowi to dopiero początek. Trzeba myśleć o tym, które procesy działają, a które nie, które można połączyć, a które należy rozdzielić, czy jaką część z nich w ogóle usunąć.
Ponadto opracowujemy definicje ról, dodajemy reguły biznesowe, kontrolę dostępu i sprawdzamy, jak działała ona z różnymi typami danych. Wszystko to musi być gotowe przed rozpoczęciem faktycznej implementacji. Możesz dojść do wniosku, że zarządzanie zmianą to tylko narzędzie, ale wysiłek, jaki włożysz w jego realizację, pomoże Ci wcielić w życie prawdziwą innowację.
Przepływ pracy w procesie zarządzania zmianą
W PTC Windchill PDMLink masz możliwość automatyzacji procesów za pomocą przepływów pracy. Przepływy pracy to dobrze zdefiniowana lista kroków, gdzie informacje i zadania są rozdzielane pomiędzy uczestników. Mimo, że istnieje kilka gotowych szablonów przepływu pracy, warto jest tworzyć własne, które można zaprojektować w celu osiągnięcia konkretnych celów biznesowych. Szablony mogą być kategoryzowane – np. możesz mieć wspólne i oddzielne szablony dla wszystkich organizacji. Kategorie są również pomocne, ponieważ przepływy pracy nie są przypisane tylko do zarządzania zmianą. Dzięki temu możesz zautomatyzować każdy proces, który chcesz!
Sposób na dobry szablon procesu
Przepływy pracy mogą być tworzone, edytowane i zapisywane w Edytorze szablonów przepływów – łatwym w użyciu narzędziu graficznym typu „przeciągnij i upuść”. Kroki procesu są odzwierciedlone za pomocą węzłów i muszą być powiązane ze sobą, aby określić przepływ wykonania. Każde łącze zawiera informacje o zdarzeniu, które do niego doprowadziło i może być skonfigurowane do uruchomienia po zakończeniu poprzedniej aktywności lub innego konkretnego przebiegu. Każdy szablon musi posiadać węzeł początkowy i co najmniej jeden węzeł końcowy. Istnieje kilka typów węzłów:
- Działania: przedstawiają pracę, którą uczestnicy muszą wykonać ręcznie, aby kontynuować proces. Zadanie jest automatycznie dodawane dla przypisanego użytkownika, gdy przepływ pracy dotrze do tego węzła. Istnieją również działania ad-hoc, dla których uczestnicy muszą być wybrani w ręcznie, w trakcie działania procesu
- Złącza: służą do tworzenia logiki procesu – zarządzania gałęziami, pętlami i sprawdzania warunków.
- Roboty: węzły te są czynnościami, które nie wymagają przypisania do użytkownika i mogą być wykonywane automatycznie.
W PTC Windchill PDMLink istnieje wiele dostępnych węzłów robotów, z których najbardziej użyteczne są:
- Powiadomienia e-mail: gdy przepływ pracy dotrze do danego odbiorcy, zostanie wysłana określona wiadomość
- Metoda: robot, który zawiera zestaw predefiniowanych działań, na przykład obiekt może być ustawiony na określony stan cyklu życia produktu lub może być zablokowany do edycji.
- Wywołanie polecenia: robot do wykonania polecenia w języku Java w przepływie pracy
- Synchronizuj: używany do synchronizacji startu niektórych procesów w zależności od innego zdarzenia
- Odliczanie: opóźnienie rozpoczęcia realizacji węzła o określony czas
Zmianę czas zacząć
Istnieje wiele sposobów na uruchomienie przepływu pracy w PTC Windchill PDMLink. Zazwyczaj przepływy pracy są powiązane z cyklami życia różnych typów obiektów dostępnych w systemie. Poprzez powiązanie pewnych obiektów z szablonem, mechanizm przepływu pracy automatycznie uruchomi proces, gdy zostanie utworzona instancja danego typu lub gdy obiekt zmieni stan. Przykładowo, każdy obiekt zmiany rozpoczyna proces zmiany w momencie inicjacji. Jedna instancja obiektu może mieć wiele powiązanych ze sobą przepływów pracy, ale należy uważać, aby nie wpływały one na siebie w niepożądany sposób.
Bądź na bieżąco ze zmianami
Trzecim sposobem rozpoczęcia procesu jest utworzenie podprocesu w innym szablonie przepływu – przepływy mogą być łatwo zagnieżdżane. Możesz spotkać się z sytuacją, w której posiadasz bardzo podobne szablony, różniące się jedynie w kilku punktach. Dobrym pomysłem byłoby stworzenie szablonu dla tych wspólnych etapów, aby można je było ponownie wykorzystać i łatwiej utrzymać w przyszłości. Z mojego doświadczenia wynika, że jest to przydatne do dalszej synchronizacji.
Oczywiście, administratorzy mają do dyspozycji wiele różnych funkcji, które pomagają im koordynować i zarządzać wszystkimi zmianami. W Windchill PDMLink jest szereg wbudowanych narzędzi monitorujących – w każdej chwili można sprawdzić postęp procesu, zobaczyć jego aktualny stan i zidentyfikować pozostałe zadania. Oprócz tego administratorzy mogą również przeglądać pełną historię realizacji procesu – którzy członkowie zespołu brali w nim udział, jaka ścieżka procesu została wybrana, jakie czynności zostały rozpoczęte, jaki był czas realizacji zadania itp.
Oprócz podglądu pojedynczego procesu, istnieje duży wybór bardzo użytecznych pulpitów i raportów. Są one nieocenione w pozyskiwaniu wszelkich potrzebnych informacji z ogromnej ilości danych, które mogą być przechowywane w systemie. Natychmiastowy i stały dostęp do informacji daje managerom możliwość tworzenia przeglądów i podsumowań dla całej organizacji, zespołów, konkretnych produktów i użytkowników, dzięki czemu mogą być na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie. Jedną z innych korzyści jest również możliwość identyfikacji potencjalnych wąskich gardeł w procesie zmian. Jest rzeczą oczywistą, że przy takiej ilości narzędzi i zasobów jesteś w stanie zaprojektować, dopasować, wdrożyć i śledzić każdy proces zmiany, jaki tylko możesz sobie wyobrazić.
Podsumowanie
Podsumowując, wdrożenie zarządzania zmianą jest koniecznym krokiem w kierunku rozwoju Twojej firmy. Ma ono kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłego i systematycznego doskonalenia produktów. Jest to najlepszy sposób na pozostawienie za sobą ręcznych, skomplikowanych i nieudokumentowanych procesów. Przestań marnować swój czas na ciągłe wyszukiwanie aktualnych danych. Zmniejsz wysiłek związany z wykonywaniem pracy. Alternatywa już istnieje – dzięki narzędziu PTC Windchill PDMLink możesz zarządzać zmianą w najprostszy możliwy sposób. Korzystaj z ujednoliconych procesów i jednego źródła informacji. Usprawnij komunikację pomiędzy globalnie rozproszonymi pracownikami i sprzedawcami, zdefiniuj obowiązki w jasny sposób, wykorzystując role. Poznaj wpływ swoich zmian. Przejmij kontrolę nad rozwojem swoich produktów i wprowadzaj zmiany skuteczniej, szybciej i w najlepszej jakości!