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12 März 2020
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Lesezeit: 8 minutes

Jira Core - ein Tool für effektives Arbeitsmanagement und Projektmanagement für das Marketingteam

Ein gutes Marketing-Team besteht aus Personen mit unterschiedlichen, sich ergänzenden Fähigkeiten: Content- und SEO-Spezialisten, Kampagnen Spezialisten, Grafikdesigner, Developer, Analysten, PR- und Employer Branding Experten. Diese Liste könnte praktisch nicht geschlossen werden – alles hängt davon ab, welche Projekte umgesetzt werden. Und obwohl das Team aus verschiedenen Personen besteht, hat jede das gleiche Ziel: ihre Arbeit gut und pünktlich zu erledigen und ihre (aber nicht nur) Aufgabenliste regelmäßig zu verwalten. Daher erfordert die Spezifität der Arbeit des Marketingteams ein intuitives und effektives Werkzeug, um die Aktivitäten des Teams zu verwalten und die Ergebnisse zu überwachen und zu melden.

Ein Tool für anspruchsvolle Benutzer

 Auf dem Markt sind viele Tools erschienen, die Marketingteams bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Das Problem ist eins. Das Team ist ungleichmäßig! Tatsächlich benötigen Marketing Spezialisten in den meisten Fällen ein Tool, das ihnen nicht in einer geschlossenen, unterentwickelten Form zur Verfügung gestellt wird. Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Marketingteams ein System benötigen, das ständig weiterentwickelt, konfiguriert und an die Projektanforderungen angepasst werden kann. Scheinbar einfach, aber andererseits kamen nur wenige Unternehmen auf die Idee, etwas Universelles, Entwicklungsfähiges und Intuitives zu schaffen.

Für die Bedürfnisse unseres Teams ist Jira Core die perfekte Lösung geworden, die wir vollständig an unsere Anforderungen angepasst haben. Wir haben einige Dinge definiert, bevor das System implementiert wurde (wir sprechen über Funktionen oder sogar geeignete Felder, die ausgefüllt werden müssen, um später Berichte zu extrahieren). Wir haben einige später erweitert oder geändert, weil, wie Sie wissen, viele Dinge werden sich in der Praxis zeigen. Bevor wir jedoch die Funktionalität von Jira Core diskutieren, sollten wir uns darüber im Klaren sein, mit welchen Problemen Marketingteams täglich konfrontiert sind.

Jira für das Marketingteam, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

Die häufigsten Probleme von Marketingteams

 Wir werden wahrscheinlich nicht alle Schwierigkeiten darstellen können, aber während der Gespräche mit anderen Spezialisten wurden einzelne Punkte wiederholt, die wir hervorheben wollen. Eines davon war eine große Anzahl von Projekten, die durchgeführt werden sollten, und die fortlaufende Überwachung des Arbeitsfortschritts.

Einen Grafikdesigner oder Inhaltsspezialisten in einem Team zu haben, bedeutet nicht, dass er nur bei einem Projekt arbeitet. Natürlich kann es vorkommen, dass unser Mitarbeiter im Voraus einem Projekt zugewiesen wird, aber dies ist eine ideale Situation. Sowohl in Marketingteams innerhalb bestimmter Unternehmen als auch einfach in Agenturen setzen Spezialisten gleichzeitig mehrere Projekte um. Während der Spezialist seine eigenen Aufgaben selbst erledigen kann, benötigt sein Vorgesetzter (der sich auf die Verwaltung der Arbeit des gesamten Teams und auf alle – oder die meisten – Projekte konzentrieren muss) ein Tool, mit dem er nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter koordinieren, sondern auch den Fortschritt überwachen kann.

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Mit Jira Core kann man die Aufgaben jedes Mitarbeiters überwachen, sodass Manager kontinuierlich beurteilen können, ob ihr Teammitglied von der Anzahl der Aufgaben überfordert ist. Wir wissen genau, dass in Marketingabteilungen einige Themen plötzlich auftauchen und im Express-Modus implementiert werden müssen. In diesem Fall ist die Fähigkeit, die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters zu beurteilen, von entscheidender Bedeutung.

Wenn wir bereits bei der Anzahl der Aufgaben und der Belastung der Teammitglieder sind, wird das nächste Problem der Arbeit der Vermarkter die Priorisierung der Aktivitäten (ich ignoriere die Tatsache, dass heutzutage jeder möchte, dass sein Auftrag oder Projekt überhaupt ausgeführt wird 😉). Bei so vielen Aufgaben, mit denen Marketingteams zu kämpfen haben, ist es unmöglich, alle zufrieden zu stellen (obwohl meine subjektive Meinung zu diesem Thema lautet, dass Marketing Menschen gut tun soll). Deshalb ist es so wichtig, realistische Fristen festzulegen und Spezialisten über Prioritäten auf dem Laufenden zu halten.

  • Mit Jira kann man die Priorität einer bestimmten Aufgabe festlegen und das Datum festlegen, bis zu dem diese Aufgabe abgeschlossen sein soll. Der Supervisor hat einen Einblick in die Projekte jeder Person in seinem Team, kann Statistiken über die Arbeit des gesamten Teams erstellen und die Diagramme beobachten, aus denen das System besteht.

Die nächste Schwierigkeit ist zweifellos die ständige Beobachtung des Fortschritts der Arbeiten. Nicht nur von Teamkoordinatoren, sondern auch von den Spezialisten selbst, die oft zusammenarbeiten müssen. Dies gilt auch, wenn Marketing Spezialisten mit Mitgliedern anderer Abteilungen zusammenarbeiten. Es fällt uns schwer, diesen Punkt nicht mit der Kommunikation zwischen Experten zu verknüpfen. Wir alle wissen, dass der Erfolg vieler Projekte in der richtigen Kommunikation besteht. Wir alle wissen, dass der Erfolg vieler Projekte in der richtigen Kommunikation besteht. Wenn es nicht existiert, ist es wirklich schwierig, ein bestimmtes Projekt auf der Ebene (oder Zeit) zu implementieren, die wir ursprünglich festgelegt haben.

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Apropos Kommunikation, wir sprechen nicht nur über ständige Informationen über den Stand der Arbeit, sondern auch über den aktuellen Austausch und Fluss von Dokumenten. Wie oft sind wichtige Dateien in den Tiefen des Postfachs oder anderer Systeme verloren gegangen! Es stellt sich heraus, dass Projektteams nicht nur einen Ort benötigen, an dem sie die erforderlichen Materialien aufbewahren können, sondern auch die Möglichkeit, Dokumente einer bestimmten Aufgabe, einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Person zuzuweisen. In diesem Fall ist die Integration des Confluence Systems in die Jira Software hilfreich. Mit beiden Systemen kann man schnell nach Informationen suchen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zu Dateien zurückkehren möchte, die sich auf bereits abgeschlossene Projekte beziehen, kann er dies schnell tun, indem er die grundlegende Suchmaschine verwendet oder erweiterte JQL Funktionen verwendet.

  • Jira archiviert alle erstellten Aufgaben. Man kann mit einer einfachen Suchmaschine oder erweiterten JQL Funktionen zu ihnen zurückkehren. Confluence ist ein großartiges Tool, das als Wissensbasis und Intranet für Unternehmen dient.

Lesen Sie auch: Confluence von Atlassian – Meinungen und die wichtigsten Funktionen aus Anwendersicht

Unsere Erfahrung zeigt auch, dass Sie mit Team Management- ystemen keine Kontakte zu Personen außerhalb des Unternehmens speichern können. Wir sprechen von einer Situation, in der beispielsweise unser Spezialist ein Projekt mit einer externen Agentur umsetzt, dann in den Urlaub fährt und die Arbeit an einen anderen Spezialisten übertragen wird. Theoretisch kann der Kontakt zu einem Außenstehenden in einer E-Mail an eine Notiz weitergeleitet werden. Aber was, wenn die Nachricht unter anderen E-Mails verloren geht? Wir haben uns entschlossen, solche Situationen zu vermeiden. Deshalb haben wir beim Hinzufügen eines Projekts/einer Aufgabe das Feld „Kontakte“ hinzugefügt. Aus diesem Grund erhält der neue Spezialist zusammen mit der delegierten Aufgabe das vollständige Informationspaket und kann sicher mit weiteren Aktivitäten fortfahren – einschließlich des Kontakts mit externen Stellen.

  • Das Definieren von Feldern in Jira hängt in erster Linie von den Anforderungen des Teams ab, das das System verwenden wird. Die Software ist flexibel genug, um von Unternehmen aus verschiedenen Branchen verwendet zu werden.

 Jira Core Fähigkeiten bei der Verwaltung der Arbeit von Marketing Spezialisten

Was uns überzeugt hat, das Jira System zu verwenden, ist vor allem die Tatsache, dass wir mit diesem Tool praktisch alle Marketingprojekte koordinieren können – von der Erstellung von Inhalten oder Grafiken bis zur Organisation von Konferenzen oder anderen Branchenveranstaltungen.

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Teamleader, Manager, Abteilungsleiter und alle Mitarbeiter können die Anzahl der Aufgaben auf der Tafel überwachen, die einzelnen Spezialisten oder sich selbst zugewiesen sind. Darüber hinaus kann jedes Teammitglied eine anders definierte Tabelle haben! Jira soll dem Team dienen, aber jedes Team wird von einer einzigen Einheit angetrieben, die personalisierte Bedürfnisse hat. Wenn wir also einen einfachen Aufgabenverwaltungsprozess verfolgen möchten (überwachen, was zu tun ist und was bereits implementiert ist oder abgeschlossen wurde), können wir die Grundfunktionen des Tools verwenden. Wir wissen jedoch aus Erfahrung, dass Projektteams die Implementierungsphasen in viel detailliertere aufteilen. Einige von ihnen müssen beispielsweise wissen, welche Aufgaben, die bestimmten Personen zugewiesen wurden, ihre Deadline überschritten haben oder welche blockiert wurden (aus verschiedenen Gründen). Die Tabelle kann nach unseren Bedürfnissen und Standards erweitert werden. Man kann entsprechende Felder zum Ausfüllen (obligatorisch oder nicht) und Arbeitsstatus hinzufügen. Alles, um die individuellen Bedürfnisse des Einzelnen und des gesamten Teams zu erfüllen.

  • Die „Tabelle” – „board” – in Jira, ist eine Ansicht, die auch von der Systemkonfiguration abhängt. In einem Marketingprojekt sieht jede Person in ihrem Board alle ihm zugewiesenen Aufgaben, gruppiert in: „to do” Aufgaben, laufende Aufgaben und abgeschlossene Aufgaben. Abhängig von den Bedürfnissen der Benutzer können dieser einfachen Aufteilung viel mehr Optionen hinzugefügt werden.

Besonders wichtig ist die Möglichkeit eines schnellen Kontakts mit Personen, die sich mit der Umsetzung von Aufgaben befassen. Alle am Projekt beteiligten Personen können zu einzelnen Aufgaben hinzugefügt werden, wodurch jedes Teammitglied regelmäßig über den Arbeitsfortschritt, hinzugefügte Dateien oder aufkommende Schwierigkeiten informiert wird. Die Nachrichten werden automatisch in den E-Mail Box an Personen gesendet, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind. Dadurch vermeiden wir Situationen, in denen unnötiger Spam empfangen wird.

Jira erlaubt:

– Zuweisen von Personen zur Aufgabe, die dann eine Benachrichtigung erhalten, wenn Änderungen an der Aufgabe vorgenommen werden (diese werden als Beobachter bezeichnet).

– Kommentieren von Aufgaben zusammen mit dem Hinzufügen von Anhängen.

– Empfangen von E-Mail Benachrichtigungen bei Änderungen an der Aufgabe.

– Grafische Darstellung der Beziehung zwischen Aufgaben dank des Add-Ons Issue Links Viewer für Jira.

Darüber hinaus ist Jira Core ein universelles Tool, weshalb es sicher von einem Manager (zur Verwaltung der Teamarbeit) sowie von einem PR Spezialisten verwendet werden kann, der seine Aktivitäten für kleinere planen, einen Veröffentlichungskalender erstellen und sogar bestimmte Personen darüber informieren kann, dass er ihre Unterstützung oder ihr Engagement für die Aufgabe braucht.

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Das optimale Werkzeug für die Verwaltung von Teamarbeit und Aufgaben zu finden, ist überhaupt nicht einfach, aber unserer Meinung nach ist Jira Core ein interessanter Vorschlag, der in der ersten Phase der Suche berücksichtigt werden sollte. Der große Vorteil der Atlassian Lösung besteht darin, dass wir sie ständig erweitern und personalisieren können, in ständigem Kontakt mit den Teammitgliedern stehen und kontinuierlich auf den Arbeitsfortschritt reagieren können.

Wenn Sie daran interessiert sind, das Jira System in Ihrem Unternehmen zu implementieren, kontaktieren Sie uns! Wir sind Platinum Partner von Atlassian.

Tel.: +48 607 300 279

E-Mail: atlassian@ttpsc.pl

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