_Jak skutecznie przeprowadzić transformację cyfrową w swojej firmie?

Transformacja cyfrowa coraz wyraźniej manifestuje swoja obecność w niemal każdym biznesie, co przekłada się na zmiany w stylu zarządzania i organizacji pracy. Oczywiście gdzieś w tle w dalszym ciągu wybrzmiewa echo dyskusji, czy i na ile całe to zamieszanie z digitalizacją jest ważne. Nie mniej coraz częściej rozmawiamy o tym, jak wdrożyć rozwiązania automatyzujące procesy w firmie, niż czy to robić w ogóle. Dyskusja ta najszybciej przekształca się w działania w sektorze usługowym, gdzie efektywność realizacji zadań jest kluczowa dla zachowania przewagi konkurencyjnej. Co jednak powoduje, że temat digitalizacji w organizacjach nabiera coraz bardziej na znaczeniu? Co powoduje, że niektóre branże szybciej adoptują się do tego trendu, a inne potrzebują więcej czasu? Jak przygotować się do tych zmian, od czego zacząć i czego unikać? Na te pytania znajdziecie odpowiedź poniżej.

O co chodzi z tą całą digitalizacją?

Zacznijmy od początku. Transformacja cyfrowa stała się faktem. Faktem jest również, że coraz mniej dyskutujemy o tym, kiedy zapuka do drzwi naszej firmy, a coraz więcej o tym jak za jej pomocą uzyskać przewagę konkurencyjną i jakie dodatkowe kompetencje zyskam przy wdrażaniu firmy w cyfrową transformację. Czynników, które na to wpłynęły jest wiele, nie mniej źródłami tej zmiany są trzy główne elementy:

Oczekiwania pracowników. W życiu codziennym korzystamy z wielu bardzo różnych usług, jak płatności online, komunikatory czy chmurowa wymiana plików. Niedługo będziemy dysponowali wirtualną kartą zdrowia, e-receptami, e-zwolnieniami i innymi udogodnieniami, jakie niesie ze sobą cyfrowy świat. Niestety mimo cyfrowych zmian, świadomości tego, że nie ominą one żadnego przedsiębiorstwa nadal w wielu z nich nie rozważa się wdrożenia cyfrowych ułatwień w ich codziennym funkcjonowaniu i pracy ich pracowników. Dalej spotykamy się z papierowymi wnioskami o urlop. Dalej w wielu miejscach podpisujemy się ręcznie na liście obecności. Dalej szczytem digitalizacji jest to, że możemy załatwić jakąś sprawę mailem. Dlaczego więc po prostu nie zaadoptować wcześniej wspomnianych cyber-rozwiązań w firmie? W pewnym momencie przedsiębiorstwa dojdą do takiego poziomu, w którym będą musiały zmierzyć się i z tymi kwestiami.

Oczekiwania pracodawców. Większość przedsiębiorców i menedżerów zaczyna dostrzegać, jak ważna jest efektywność działania ich biznesu. Wydajność pracy jest kluczowa z punktu widzenia utrzymania konkurencyjności własnych produktów czy usług, dlatego coraz częściej poszukuje się nowych metod, technologii i kompetencji zapewniających efektywność, skalowalność i przenośność tych produktów i usług na nowe rynki. Jeśli spojrzymy na sytuację w naszym kraju to z jednej strony mamy jeden z najniższych poziomów wydajności pracy w Europie (wciąż, mimo bardzo dużej progresji w ostatnich latach), a z drugiej niskie koszty pracy nadal skutecznie zachęcają firmy do inwestowania w Polsce. Pytanie jednak na jak długo? Płace w Polsce sukcesywnie rosną, a w raz z nimi powinna wzrastać również wydajność pracy, tak aby zachować konkurencyjność w dłuższej perspektywie. To wymaga jednak wprowadzenia automatyzacji, cyfryzacji i ciągłej poprawy efektywności, tak aby w pewnym momencie to one stały się głównym czynnikiem przyciągającym dalsze inwestycje. Scenariusze mogą być bardzo różne, nie mniej aktualnie znajdujemy się w ciekawym momencie – potencjał do digitalizacji mamy ogromny, kompetencje technologiczne jedne z najlepszych na świecie, a to wszystko w momencie, kiedy narasta świadomość i potrzeba zwiększenia efektywności pracy wśród przedsiębiorców. Jest to zatem najlepszy moment na inwestycję w tym obszarze!

Globalny trend. Technologia rozwija się znacznie szybciej niż kiedykolwiek do tej pory. Cykl adaptacji innowacji znacznie się skrócił, a ilość nowych rozwiązań drastycznie wzrosła. Co ciekawe, reguły legislacyjne zaczynają ścigać rozwój technologii, a to otwiera nam nowe możliwości zwiększania efektywności. Świat skręca w kierunku blockchain, AI, machine learning, fuzji IoT i AR, która umożliwia dostarczanie do konkretnego odbiorcy istotnych dla niego informacji (w danym czasie i miejscu), powstają rozwiązania Zdalnego Experta w oparciu o AR i 5G, a rozwój software zaczyna być coraz bardziej uniezależniony od platformy sprzętowej. To się już dzieje! I chcąc nie chcąc wpływa to na nasz biznes od strony oczekiwań klientów czy pracowników. Pewne rzeczy są szybciej adoptowane w jednej branży, a w innej wolniej. Obecne technologie pozwalają na bardzo wysoki stopień automatyzacji. Walka trwa o opłacalność finansową rozwiązań, a dyskusja na temat Digital Transformation przesunęła się w kierunku przyszłości człowieka w procesie gospodarczym opartym o daleko idącą automatyzację.

Skoro techniczne możliwości istnieją, transformacja cyfrowa w wielu branżach stała się faktem to nasuwa się pytanie – jak zacząć?

Jak zacząć?

Na początku potrzebujemy dwóch rzeczy – określić wizję i strategię oraz znaleźć partnera, który pomoże w dopasowaniu i wdrożeniu technologii oraz w zarządzaniu zmianami w organizacji. Szczególnie warto zwrócić uwagę na ten ostatni aspekt. Żadnej zmiany nie da się przeprowadzić w sposób bezinwazyjny. Ludzie korzystają z procesów i każda ingerencja powoduje, że pracownicy muszą zmienić swoje nawyki. Nie ma tu drogi na skróty i bardzo często jest tak, że ruszając jeden stosunkowo prosty technologicznie, proces zderzamy się z całkiem pokaźną zmianą organizacyjną. Przykładem może być projekt, który wdrożyliśmy w zeszłym roku – automatyzacja rozliczeń współpracowników. Jeden prosty formularz wymagał wdrożenia zmiany, która dotknęła kilka zespołów i blisko 150 współpracowników. Efekt szybko zrekompensował wysiłek, do tego stopnia, że podjęliśmy decyzję o wdrożeniu szerokiego programu digitalizacji procesów wewnętrznych w całej firmie, którego celem jest zapewnienie wysokiej skalowalności organizacji. Skalowalność w przypadku TTPSC rozumiana jest przez:

1. Internacjonalizację, tak aby umożliwić ekspansję na rynki zagraniczne.
2. Powtarzalność procesów, co umożliwi szybkie otwieranie nowych oddziałów i ich skalowanie.
3. Koordynację procesów w wielu działach i biurach, co przełoży się na lepsze osiąganie postawionych celów.
4. Komunikację – od celów organizacyjnych po codzienną komunikację operacyjną.
5. Obieg dokumentów, szczególnie w kontekście ich weryfikacji prawnej i elektronicznych podpisów, gdzie zamierzamy wyeliminować nawet 90% papierowych dokumentów w firmie.
6. Zarządzanie efektywnością, obejmującą zarządzanie kompetencjami i rozwojem pracowników.

Mając już sprecyzowany kierunek, w którym chcemy iść oraz świadomość obszarów w organizacji, jakie chcemy automatyzować, ważne jest żeby zwrócić szczególną uwagę na trzy rzeczy, które mogą przesądzić o powodzeniu lub fiasku całego przedsięwzięcia:

1. Wsparcie pracowników (na każdym szczeblu) – im więcej zmian, tym więcej potrzebujemy skupić się na komunikacji. W naszym przypadku komunikowaliśmy potrzeby i cel bezpośrednio w każdym oddziale. Bardzo ważnym jest, aby zmiany miały twarz i były identyfikowane z konkretnym człowiekiem lub zespołem wdrażającym je. Każdy etap powinien być jasno komunikowany, każda prośba wyraźnie formułowana.
2. Narzędzia, technologie i bezpieczeństwo – to jest najbardziej pragmatyczny aspekt całego przedsięwzięcia i często wymaga wsparcia partnera technologicznego. Kluczowe tutaj, aby trzymać się pewnych rozwiązań już działających w firmie bądź (jeśli zaczynamy od podstaw) zdecydować się na topowe rozwiązania na rynku. Jeśli używamy Confluence – doskonale, aktualizujmy go do najnowszej wersji, przeorganizujmy interfejs, zintegrujmy go z procesami na jirze, ale nie mając odpowiedniego wsparcia, unikajmy rewolucji technologicznej. Bez dostatecznych kompetencji możemy spowodować, że nasz projekt utknie poważnie już na pierwszym zakręcie. W naszym przypadku, większość rozwiązań oparliśmy o systemy Atlassian – Jira, Confluence, bazując na kompetencjach jakie posiadamy w tym zakresie. Są to wiodące i perspektywiczne technologie, w których zarówno od strony wdrożeniowej, jak i od strony użytkowników czujemy się swobodnie.
3. Kultura – mam tutaj na myśli aspekty związane przede wszystkim ze strukturą, kanałami komunikacji, hierarchią czy organizacją pracy. Brak świadomości kultury pracy może skutkować tym, że zautomatyzowane procesy okażą się zbyt sztywne (odpowiadając tylko części działów i zespołów), co uniemożliwi całkowitą adaptację. Z drugiej strony, zbyt otwarty proces będzie wymagał w dalszym ciągu dużego wysiłku w jego koordynację, więc zysk z wdrożenia będzie niski. Decyzja przed jaką stoimy w tym przypadku, to na ile powinniśmy dostosować kulturę zanim zaczniemy wprowadzać zmiany. Nieocenione jest tutaj wsparcie managerów, szczególnie liniowych, którzy mają ogromny wpływ na ludzi oraz na to, jak oni pracują.

Musimy znać dobrze uwarunkowania kulturowe organizacji. Musimy mieć świadomość, jakie narzędzia będą łatwo adoptowalne i jakie są inne uwarunkowania techniczne. To spowoduje, że komunikacja i nasze działania będą skuteczne i przekonujące. To postawi zespół w dobrej pozycji jako lidera zmian.

Ostatnie szlify i zaczynamy

Zanim przystąpimy do pracy i implementacji konkretnych rozwiązań musimy zbudować klasyczny backlog zadań. Warto przeprowadzić w tym celu „Inwentaryzację procesów” oraz serię wywiadów z poszczególnymi działami, tak aby wybadać ich potrzeby i oczekiwania. Następnie przechodzimy do priorytetyzacji. Świetnie sprawdza się tutaj proste podejście, polegające na określeniu ważności i wpływu. Pozwala to w systematyczny sposób zarządzać naszym backlogiem. Bardziej zaawansowane podejście wymaga uwzględnienia szeregu dodatkowych kryteriów jak:

• cele organizacji,
• wydajność poszczególnych działów,
• bieżące problemy,
• łatwość implementacji.

Co ważne, warto również zadbać o dobry PR projektu. Mam tutaj na myśli takie rozplanowanie działań, aby benefity z kolejno opracowywanych rozwiązań dotykały maksymalnie szerokiej grupy interesariuszy oraz aby postępy prac były widoczne dostatecznie często. To pozwoli utrzymać zaangażowanie pracowników i poczucie progresji transformacji.

A zatem do dzieła!

Określenie planu i priorytetów nie pozostawia nam nic innego jak rozpocząć realizację. W zależności od skali zmian jakie wdrażamy, dobrze jest utrzymywać około 3-5 zadań w toku zdywersyfikowanych pod kątem głównego beneficjenta, technologii czy relacji czasu realizacji do oczekiwanych efektów. Kluczowe tutaj jest zakomunikowanie rozpoczęcia prac nad danym rozwiązaniem, zaplanowanie testów przy użyciu grupy testowej oraz zakomunikowanie wdrożenia produkcyjnego i weryfikacja uzyskanego efektu. To zamyka nam cykl i pozwala podjąć się realizacji kolejnego zadania z backlogu.

Na zakończenie, chciałbym przytoczyć jeden z ciekawych wniosków jakie można znaleźć w raporcie Deloitte pn. „Paradoksy przemysłu 4.0”. Jednym z największych problemów na drodze do digitalizacji jest przekonanie, że digitalizacja ma charakter strategii defensywnej (wdrażamy nowoczesne rozwiązania, żeby równać do innych na rynku). Taka percepcja powoduje, że zamykamy się na szanse przed jakimi stoi nasza organizacja. Zamiast tego, powinniśmy potraktować transformację cyfrową jako instrument ofensywny i wykorzystać ją do zyskania przewagi konkurencyjnej, tworząc lepsze i bardziej wydajne środowisko pracy.