Aplikacje do zarządzania projektami dzielą się na bardziej i mniej zaawansowane. Można wśród nich znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem projektów. Nasz tekst kierujemy do osób, które chcą wprowadzić porządek do zarządzania pracą, scentralizować procesy i zyskać jedno środowisko do prowadzenia wielu czynności. Przedstawiamy najważniejsze funkcjonalności połączenia systemu Jira z aplikacją Structure oraz Structure.Gantt firmy ALM Works.

Zarządzanie projektami – dla kogo?

Posiadanie środowiska do sprawnego zarządzania projektami jest szczególnie ważne dla firm, w których specjaliści dzielą się zadaniami pogrupowanymi w kolejne (lub równoległe) etapy realizacji. Pierwszym wyborem są darmowe aplikacje, które realizują podstawowe potrzeby projektowe, ale nie są integrowalne z innymi programami; w związku z tym zespoły muszą się często spotykać, żeby omówić postępy pracy, a menadżer może polegać tylko na własnych notatkach lub danych zbieranych z różnych źródeł informacji (np. z tablicy Trello, arkuszy Excel, informacji mailowych czy, co gorsza, z przekazów ustnych). Nie jest to komfortowe ani dla osoby odpowiedzialnej za cały projekt, ani dla poszczególnych specjalistów.

W takich sytuacjach osoby koordynujące pracę zastanawiają się, w jaki sposób scentralizować działania i w co zainwestować, aby zapewnić zespołom stabilność narzędziową.

Jira – program do zarządzania zadaniami

Jedną z odpowiedzi jest system Jira (Jira Software, Jira Service Management lub Jira Work Management) – jej natywne funkcjonalności pozwalają na:

  • tworzenie zadań dla poszczególnych osób,
  • grupowanie ich dzięki odpowiednim etykietom,
  • śledzenie postępów pracy poprzez obserwację statusów,
  • monitorowanie czasu pracy, jaki został przeznaczony na poszczególne zadania,
  • gromadzenie załączników odnoszących się do konkretnej aktywności,
  • tworzenie raportów podsumowujących dane ilościowe (czas poświęcony na zadania, ilość zadań, obłożenie zadaniami poszczególnych osób itp.).

Oprócz funkcjonalności, które odpowiadają potrzebie współpracy i dają wgląd do przebiegu działań, Jira posiada jeszcze jedną, niezwykle istotną cechę: jest elastyczna, można „dołożyć do niej kolejne klocki” tj. zintegrować z nią dodatkowe aplikacje rozszerzające jej możliwości. Dzięki temu firma digitalizuje stopniowo różne procesy, pozostając przy tym w jednym środowisku. Przedsiębiorstwo może więc rozpocząć zarządzanie zadaniami w systemie Jira, a z biegiem czasu dołożyć do niej np. dodatek Structure firmy ALM Works, zyskując tym samym możliwości dedykowane zarządzaniu projektami.

­Digitalizacja procesów biznesowych w systemie Jira – korzyści

  • Współpraca – natywne funkcjonalności systemu Jira służą do zarządzania zadaniami.
  • Elastyczność – dodatki i odpowiednia konfiguracja pozwalają na dopasowanie informacji umieszczanych w zadaniach oraz ich przepływu między odpowiednimi osobami/działami w firmie zgodnie z procesami, jakie funkcjonują w przedsiębiorstwie. To nie jest sztywne rozwiązanie, które wszędzie działa i wygląda tak samo.
  • Skalowalność – elastyczność systemu pozwala na jego rozbudowę o kolejne procesy; system rośnie i rozwija się wraz z firmą. Zarządzanie projektami to jeden z wielu procesów, jakie firma można obsługiwać przy jej pomocy, dzięki odpowiedniej konfiguracji i dodatkom.
  • Łatwość obsługi – decydując się na system Jira i wzbogacając go o kolejne procesy, firma nie musi uczyć się żadnych dodatkowych narzędzi; wszystko funkcjonuje w podobny sposób, mimo że system zyskuje nowe, zaawansowane możliwości. Pracownicy, którzy znają system Jira, szybciej wdrażają się w obsługę nowych procesów w znanym im środowisku, niż gdyby firma zdecydowała się na odrębne narzędzie.
  • Dostępność Partnerów – w Polsce istnieje 15 firm, które są Partnerami marki Atlassian (producenta systemu Jira), z czego 5 posiada najwyższy, Platynowy stopień partnerstwa (jesteśmy w tym gronie) co oznacza, że w przypadku jakichkolwiek problemów czy potrzeb, firma może liczyć na wsparcie specjalistów w języku polskim (zapraszamy do kontaktu).
  • Rozbudowa – na platformie Atlassian Marketplace można znaleźć ponad 5000 aplikacji rozszerzających funkcjonalności systemu Jira; oznacza to niemal nieograniczone możliwości rozwoju środowiska i digitalizację procesów firmowych.

Kiedy zdecydować się na rozbudowę systemu o zarządzanie projektami?

Firmy zaczynają szukać bardziej zaawansowanych rozwiązań do zarządzania projektami w momencie, gdy ilość zadań, zależności, działań zaczyna być przytłaczająca i zamiast porządkować pracę, wprowadza chaos.

Powód poszukiwań rozwiązania do zarządzania projektami:

  • Zbyt duża ilość zespołów, projektów i zależności pomiędzy nimi – lider zespołu i menadżer mają problem z identyfikacją najważniejszych wyzwań, tablice zadań są zbyt rozbudowane, z natłoku informacji trudno jest wyłuskać te najważniejsze.

Potrzeby, które pojawiają się w takiej sytuacji:

  • Lepsze planowanie i monitorowanie przebiegu procesu pomiędzy zadaniami, projektami i zespołami oraz uporządkowanie zależności, ról, przepływów pracy i informacji.
  • Ustalenie priorytetów.
  • Zrównoważenie ilości zadań przypadających na każdą osobę w zespole.
  • Odzwierciedlenie strategicznych planów biznesowych firmy w strukturze projektów.
  • Poprawa efektywności pracy zespołu.
  • Poprawa komunikacji.

I find Structure to be truly invaluable for my task and project management. There is simply not another tool that comes close in empowering the user to create views to manage projects at any level of view that they want. The automation coupled with the JQL option really puts all the power into the users’ hands to form whatever view they want.

– Jason Kim, Director of Software Engineering, TrueCar.

Źródło cytatu

Zarządzanie projektami w systemie Jira + Structure

Możliwości Jira+Structure vs natywne możliwości systemu Jira:

 

Funkcjonalności

Jira+StructureJira

Filtrowanie dzięki JQL

Planowanie sprintów

Eksport danych do Excela

Grupowe aktualizowanie zadań

Wbudowane formuły do szybkiego uruchomienia

X

Kolejkowanie bazujące na zależnościach między zadaniami

X

Pełna wizualizacja podziału pracy (WBS)

X

Agregacja danych zgodna z WBS

X

Tworzenie powiązań (linków) między zadaniami metodą „podnieś i upuść”

X

Dynamiczne grupowanie zadań

X

Najważniejszą zaletą aplikacji Structure oraz rozszerzenia Structure.Gantt jest przejrzysty widok prowadzonych projektów. Dużym atutem jest łatwe filtrowanie poziomów, jakie użytkownik chce zobaczyć w strukturze, a także możliwość dzielenia się widokiem z innymi. Structure gromadzi zadania w listy, przykład:

Zrzut ekranu z aplikacji Structure zintegrowanej z systemem Jira Cloud, przedstawiający widok prowadzonych projektów. Najważniejszą rzeczą jaką obrazuje zrzut ekranu jest możliwość łatwego filtrowania poziomów zadań, jakie użytkownik chce zobaczyć w strukturze.
Struktury są tworzone na podstawie posiadanych zadań w systemie Jira. Jeśli firma korzystała wcześniej z systemu Jira do zarządzania zadaniami dla swoich zespołów, po wdrożeniu aplikacji Structure musi tylko odpowiednio skonfigurować widok. Można to zrobić, korzystając z prostych filtrów lub bardziej zaawansowanych możliwości, jakie daje JQL.

Po stworzeniu widoku użytkownik widzi wszystkie czynności, jakie wykonał do uzyskania struktury, co jest przydatne, gdy chce np. nauczyć innego pracownika tworzyć widok. Filtry można łatwo schować, gdy użytkownik chce skupić się na zawartości, a nie ustawieniach struktury:

Zrzut ekranu z aplikacji Structure zintegrowanej z systemem Jira Cloud, przedstawiający widok listy projektów oraz filtry, które pomagają użytkownikowi w nawigowaniu widoku. Wśród istnieją funkcjonalności takie, jak: Add sub-task, add issuses belonging to epics, sort by rank. Treści na zrzucie ekranu są anglojęzyczne.
Sporym udogodnieniem jest także możliwość ustalania, jakie informacje użytkownik chce widzieć w kolumnach swojego widoku. Mogą to być wszystkie informacje, jakie tylko znajdują się w zadaniach tworzonych w systemie Jira np.:

  • Assignee (osoba wykonująca zadanie),
  • Reporter (osoba nadzorująca wykonanie zadania),
  • Created date (data utworzenia zadania),
  • Due date (data graniczna zadania, do której musi zostać wykonane),
  • Status,
  • Priority (priorytet).

oraz dodatkowe, które są oferowane przez dodatek Structure, np.:

  • Progress (stopień postępu zadania, automatyczne wyliczenie bazujące na wprowadzanych estymacjach czasu lub statusach).
  • Story points (ilość zadań w ramach iteracji).
  • Time spend (czas spędzony na realizacji zadania).

Dane można edytować na poziomie widoku, bez przechodzenia do poszczególnych zadań. Jest to przydatne np. gdy project manager musi przypisać poszczególne zadania do innych osób niż obecnie lub zmienić daty wykonania zadań. Firma ALM Works, producent dodatku Structure, wprowadziła udogodnienie dla osób, które posiadają tak rozbudowany widok, że muszą scrollować kolejne kolumny. W takiej sytuacji możliwe jest zatrzymanie kilku pierwszych kolumn tak, aby stale wyświetlały się w jednym miejscu – dzięki temu project manger zawsze wie, na jakie zadanie patrzy:

Zrzut ekranu z aplikacji Structure zintegrowanej z systemem Jira Cloud, opatrzony opisem: firma ALM Works, producent dodatku Structure, wprowadziła udogodnienie dla osób, które posiadają tak rozbudowany widok projektów, że muszą scrollować kolejne kolumny. W takiej sytuacji możliwe jest zatrzymanie kilku pierwszych kolumn tak, aby stale wyświetlały się w jednym miejscu – dzięki temu project manger zawsze wie, na jakie zadanie patrzy.
Powyższe czynności to dopiero pierwszy, podstawowy krok do korzystania z aplikacji Structure w środowisku Jira. Polecamy krótkie demo prezentujące, jak Jira+Structure funkcjonuje w kontekście budowania widoku projektów:

Zarządzanie projektami w Jira+Structure najważniejsze możliwości:

  • Tworzenie struktury projektów kaskadowych.
  • Tworzenie struktury projektów zwinnych.
  • Zarządzanie strukturami projektów.
  • Tworzenie widoki typu Portfolio Roadmap.

Usprawnienia dla Team Leaderów i Project Managerów:

  • Konfigurowanie widoku portfolio projektów zgodnie ze swoimi potrzebami.
  • Dzielenie się widokami (strukturami) między sobą.
  • Kontrolowanie wybranych przez siebie parametrów zadań.
  • Szybka identyfikacja źródeł przestojów prac.
  • Planowanie z wyprzedzeniem kolejnych działań i tworzenie harmonogramu prac.
  • Monitorowanie postępów, czasu poświęconego na zadania i czasu jaki pozostał do realizacji danego etapu.
  • Szybkie określanie priorytetów zadań i przypisywanie do nich odpowiednich osób.
  • Generowanie raportów do przedstawienia zarządowi lub klientowi.
  • Tworzenie planów pracy popartych danymi z poprzednich projektów.
  • Skuteczniejsze przewidywanie potencjalnych problemów.
  • Szybsze reagowanie na problemy.

Czym wyróżnia się aplikacja do zarządzania projektami Structure for Jira?:

  • Elastyczność – firma może dostosować struktury do różnych i różnie prowadzonych projektów oraz niezależnie od ich wielkości.
  • Przejrzystość – na każdym poziomie, od widoku dla zespołu po zestawienia wyższego poziomu, dla kadry zarządzającej.
  • Łatwość korzystania z aplikacji, dzięki integracji z systemu Jira i przyjaznemu interfejsowi.
  • Efektywność prowadzenia projektów i koordynowania działań zespołów.

Korzyści biznesowe z wdrożenia PMO w systemie Jira dzięki dodatkowi Structure:

  • Jedno miejsce do tworzenia i zarządzania projektami, a także koordynacji oraz monitorowania postępów pracy.
  • Łatwa konfiguracja: każdy może zbudować taki widok, jaki będzie dla niego odpowiedni, za pomocą kilku kliknięć.
  • Sortowanie, grupowanie, sumowanie i filtrowanie danych w czasie rzeczywistym; ograniczenie liczby dodatkowych wtyczek czy programów.
  • Jira+Structure zapewniają środowisko do zarządzania projektami prowadzonymi w dowolny sposób; aplikacja jest dostosowywana do potrzeb zespołu, a nie odwrotnie; brak narzuconego sposobu działania.
  • Możliwość rozbudowy o kolejne automatyzacje i zaawansowane funkcje. Structure jest integrowalny z takimi dodatkami jak m.in.: Tempo Timesheets i Advanced Roadmaps; może być także wzbogacony o customowe funkcjonalności (wymagające pracy z kodem).

PMO w Jira+Structure – podsumowanie

Structure for Jira zajmuje czołowe miejsca w rankingach aplikacji do zarządzania projektami w środowisku Atlassian. Na platformie Atlassian Marketplace, najczęściej kupowane dodatki do zarządzania projektami w Jira to (stan na lipiec 2022r):

Wysoko plasuje się także EazyBI Reports and Charts oraz Tempo Planner. Wszystkie te aplikacje polecamy uwadze osobom, które szukają dobrego rozwiązania do zarządzania projektami lub usprawnień do nieco prostszego zarządzania zadaniami, bez zaawansowanych i rozbudowanych funkcjonalności. Zapraszamy także do kontaktu – nasze zespoły posiadają doświadczenie we wdrażaniu i konfigurowaniu różnych aplikacji. Na podstawie potrzeb oraz opisu przebiegu obecnych procesów, doradzamy najbardziej optymalne rozwiązanie.

Jesteśmy dobrym wyborem pod kątem konsultacji oraz prac wdrożeniowych, ponieważ posiadamy Platynowy stopień partnerstwa z marką Atlassian, a także wieloletnie doświadczenie w pracy z klientami, w tym także takimi, którzy digitalizują procesy administracyjne, księgowe, HRowe (i różne inne nietechniczne) korzystając ze środowiska Atlassian. Oferujemy także wsparcie techniczne tzn. konfigurujemy, implementujemy i testujemy wdrożone środowiska. Jesteśmy partnerem firmy Tempo.io, która dokonała fuzji z firmą ALM Works. Oznacza to, że obie firmy pracują teraz wspólnie. Mamy stały kontakt z autorami dodatków i możemy szybciej pomóc w rozwiązaniu problemów z aplikacjami Tempo i ALM Works, a także oferujemy zniżki jakie przysługują nam w ramach umowy partnerskiej.

Więcej informacji na temat Structure for Jira (materiały producenta, anglojęzyczne):

Chcesz uporządkować działania zespołów i mieć lepszy wgląd w przebieg prac na każdym etapie projektu? Korzystasz z systemu Jira i szukasz odpowiedniego rozszerzenia, które to umożliwi? Weź pod uwagę Structure for Jira jako sprawdzony, doceniony, a także stosunkowo tani dodatek, który to umożliwia. Skontaktuj się z nami i opowiedz o potrzebach swojej firmy. Wspólnie znajdziemy najlepszy sposób na cyfrową transformację Twojego biznesu.

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence

    Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji.…
    Czytaj dalej

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    Confluence + Linchpin. Nowoczesny i funkcjonalny Intranet dla firm

    Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z…
    Czytaj dalej

    System dla zespołu HR – rekrutacja pracowników w środowisku Jira i Confluence

    Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych…
    Czytaj dalej

    Asset Management w Jira Service Management

    Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi…
    Czytaj dalej

    IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL

    Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA

    Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

    Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy,…
    Czytaj dalej

    Project Management Office w Twojej firmie

    Wy­cho­dzi­my na­prze­ciw pro­fe­sjo­nal­nym prak­ty­kom za­rzą­dza­nia pro­jek­ta­mi w pol­skich przed­się­bior­stwach, ofe­ru­jąc kom­plek­so­wą usłu­gę re­ali­za­cji PMO w śro­do­wi­sku na­rzę­dzi Atlas­sian. Oferujemy zestaw sprawdzonych narzędzi, które…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

    Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Program do rozliczania delegacji – Jira

    Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości aplikacji Vacation Manager

    Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się