Biuro Zarządzania Projektami, nazywane często angielskim akronimem PMO (Project Management Office), to jednostka organizacyjna, która jest obecna w coraz większej ilości firm w Polsce. Każda firma prowadząca kilkanaście projektów jednocześnie zaczyna dostrzegać potrzebę posiadania centralnej jednostki pomagającej edukować ludzi, standaryzować procesy i szablony oraz skupiać całą swoją uwagę, na jak najlepszej realizacji najważniejszych inicjatyw w organizacji.
Oprócz pracowników, którzy niewątpliwie stanowią najważniejszą część Biura Zarządzania Projektami, ważne jest również zaplecze narzędziowe, za pomocą którego można prowadzić kontrole, składować dokumenty projektowe, układać harmonogramy i plany. Spektrum narzędzi zaprojektowanych z myślą o obsłudze działań projektowych jest bardzo szerokie, od skomplikowanych i wielofunkcyjnych „kombajnów”, po proste i darmowe programy. Wybór odpowiedniego programu lub zestawu programów jest całkowicie zależny od potrzeb biura, zakresu jego obowiązków i oczywiście indywidualnych preferencji pracowników. Wiele firm nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, że Jira (której używają do zarządzania zadaniami produkcyjnymi, procesem zgłaszania i naprawiania błędów; lub w jeszcze innym celu) nadaje się również doskonale jako narzędzie dla PMO.
Jira znana jest najpowszechniej jako „bugtracker”, czyli narzędzie za pomocą którego można zgłaszać błędy w oprogramowaniu. Faktycznie wiele lat temu była to centralna funkcjonalność i dzięki niej Jira została wdrożona w wielu firmach, ale na przestrzeni lat dodawano do niej kolejne funkcje, które z biegiem czasu spowodowały ewolucję Jiry w wielofunkcjonalne i elastyczne narzędzie potrafiące zaspokoić potrzeby zarówno zespołów programistycznych, IT, jak i biznesowych, takich jak HR, działy zakupów i sprzedaży, czy PMO. Rodzina produktów Atlassiana liczy dziś kilkanaście pozycji, z których prawie każda ma możliwość instalowania rozszerzeń tworzonych przez firmy trzecie. W rezultacie otrzymujemy uniwersum funkcjonalności, z których mamy niemal nieograniczone możliwości wyboru.
Kilka lat temu zauważyliśmy, że dostępne programy i dodatki są już na tyle dojrzałe, że można z powodzeniem zastosować je w obszarze zarządzania projektami. Wtedy to rozpoczęliśmy kampanię informacyjną wśród naszych klientów, która miała na celu poszerzyć wiedzę o możliwości obsługi PMO w środowisku Atlassian. Kampania spotkała się z dużym zainteresowaniem i nic w tym dziwnego. Jira ma w tym zakresie wiele zalet. Za jej wykorzystaniem dla PMO przemawia głównie znajomość narzędzia, w związku z tym mniejsza bariera poznawcza, a dodatkowo model licencyjny i wykorzystanie posiadanego już oprogramowania w nowym celu.
No tak, oszczędność czasu i kosztów to ważne aspekty, ale co z funkcjonalnością? Czy „bugtracker” nadaje się na główne narzędzie dla PMO? Na takie pytania odpowiadamy: „to zależy”. Świadomi jesteśmy tego, że każda organizacja jest inna i ma swoje własne potrzeby. Dlatego zawsze przystępujemy do rozmów i analiz w celu ich poznania.
Zestaw narzędzi, który spełnia wymagania większości naszych klientów to:
Zazwyczaj wiąże się to tylko z kupnem licencji na BigPicture, gdyż wiele firm korzysta już z Jiry i Confluence w ramach innych jednostek niż PMO.
Podczas sesji poznawczych wiele razy pytano nas o inny popularny dodatek do Jiry z obszaru zarządzania projektami – Portfolio for Jira by Atlassian, więc i w tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że o ile kilkanaście miesięcy temu można było jeszcze inwestować w Portfolio for Jira (z uwagi na jego funkcjonalność i popularność), o tyle dziś śmiało rekomendujemy BigPicture wszystkim naszym klientom z uwagi na lepszą wizualizację graficzną, bardziej intuicyjny interfejs użytkownika i większą funkcjonalność.
Dodatkowo ogromnym atutem BigPicture jest fakt, że producentem jest polska firma z którą utrzymujemy stały kontakt i możemy liczyć na szybkie wsparcie w sytuacjach awaryjnych. Najważniejszą jednak zaletą jest dynamika rozwoju i zwracanie uwagi na potrzeby i prośby użytkowników. Obserwując rozwój obu dodatków przez ostatnie kilka lat widać wyraźnie, że BigPicture wiedzie tutaj zdecydowany prym. Mimo wszystko Portfolio for Jira nie pozostaje bez żadnych szans w tym starciu. Nadal posiada dość unikalną funkcjonalność umożliwiającą pół-automatyczne (przy odpowiedniej wcześniejszej konfiguracji ręcznej) harmonogramowanie zadań, przypisywanie ich do pracowników i release’ów. Są firmy, które cenią sobie tę funkcjonalność i decydują się właśnie na dodatek firmy Atlassian, choć podejrzewam, że za kilka-kilkanaście miesięcy nawet ta funkcjonalność może już nie być wyróżnikiem dla Portfolio for Jira.
Wdrażanie nowych rozwiązań w organizacji nigdy nie jest proste. Zdaniem większości najlepsze jest to, co jest już sprawdzone i każdy nowy pomysł, nawet jeśli przedarł się już przez sito dla nowych inicjatyw i został zaakceptowany do realizacji, musi jeszcze pokonać długą drogę zanim można będzie ogłosić prawdziwy sukces. Naszym zadaniem jest pomóc przeprowadzić wdrożenie bezboleśnie i z takim założeniem wypracowaliśmy plan, który z sukcesem wykorzystujemy podczas współpracy z naszymi klientami.
1. Warsztat szkoleniowo – analityczny
Bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza część całego przedsięwzięcia. Warsztat ma charakter bezpośrednich rozmów z osobami, które będą użytkownikami i beneficjentami narzędzia. Wymagania tych pierwszych są bardzo ważne dla odpowiedniego skonfigurowania oprogramowania, a dokładając wymagania drugiej grupy jesteśmy w stanie zaprojektować także koncepcję rozwiązania, która umożliwia realizację wymaganych procesów i raportowanie oczekiwanych danych. Nie bez znaczenia nazywamy ten warsztat również szkoleniowym. W jego zakresie jest szkolenie z proponowanych programów, co w znaczący sposób ułatwia komunikację. O wiele łatwiej jest rozmawiać o rozwiązaniach kiedy wszyscy w sali wiedzą dokładnie o czym mowa i potrafią to sobie zwizualizować.
2. Wdrożenie systemu w ustalonej konfiguracji
Na podstawie ustaleń z warsztatu następuje instalacja i konfiguracja systemu. Te czynności są czasami wykonywane przez pracowników klienta, co jest szczególnie ważne wtedy, gdy docelowo systemem ma administrować ktoś z wewnątrz firmy i w związku z tym powinien posiadać pełną wiedzę o wdrożeniu. W pozostałych przypadkach realizujemy te prace samodzielnie i jej wynik przekazujemy klientowi wraz z pełną dokumentacją.
3. Część praktyczna pod okiem eksperta
Uważamy, że bardzo ważnym aspektem wdrożenia jest rozpoczęcie korzystania z nowego oprogramowania najszybciej jak to możliwe, dlatego jak tylko ustalenia zostaną wprowadzone w życie zachęcamy naszych klientów do skonfigurowania ich pierwszych projektów pod doświadczonym okiem naszych pracowników. Możliwość zadawania pytań na bieżąco sprawia, że integracja przebiega płynnie i zdobyta podczas warsztatów i szkolenia wiedza jest szybko poparta praktyką.
4. Krótkoterminowe wsparcie powdrożeniowe
W tym momencie rozpoczynamy współpracę zdalną z klientem i świadczymy wsparcie, w ustalonym zakresie czasowym, dla pracowników korzystających z nowych narzędzi i procesów. Wymiar takiego wsparcie jest zależny od rozmiarów wdrożenia, ale najczęściej oscyluje w okolicach 5 dni roboczych do wykorzystania w ciągu 3 tygodniu od wdrożenia produkcyjnego.
5. Długoterminowe wsparcie powdrożeniowe
Po pierwszych trzech tygodniach wiedza o systemie zaczyna się stabilizować i wsparcie jest coraz mniej potrzebne, dlatego zmniejszamy jego zakres. Najczęściej jest to 5 dni roboczych do wykorzystania w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia wsparcia krótkoterminowego.
Dzięki takiemu podejściu zapewniamy kompleksową opiekę nad wdrożeniem, od początku do końca. Klient nigdy nie jest zostawiony sam na sam z problemem i zawsze może liczyć na naszą pomoc, a my z kolei mamy satysfakcję z dobrze wykonanej pracy i kolejnego udanego wdrożenia.
Jeszcze półtora roku temu często słyszeliśmy pytanie: „to naprawdę da się zrobić w Jira?”. Dziś już niewiele osób dziwi się temu jak funkcjonalny i elastyczny jest system, który posiadają, a jedyną barierą przed zmianą oprogramowania jest niechęć do przejścia na inne narzędzie i zmiana przyzwyczajeń. Jeżeli masz wynieść z tego artykułu tylko jedną informację, to niech będzie ona następująca:
Środowisko narzędzi Atlassian (głównie Jira, Confluence i BigPicture) można wykorzystać jako kompleksowy zestaw narzędzi do obsługi PMO w organizacji.
Wiemy, że nie wszystkie zmiany są dobre i nie wszystkie są łatwe, ale wiemy również, że zawsze warto się pochylić nad nowymi możliwościami i rozważyć ich słabe i mocne strony, do czego mocno zachęcamy.
