2018-08-24 07:30:38
Wsparcie obszaru zarządzania projektami przez środowisko Jira Atlassian

_Jira to nie tylko „bugtracker”

 

Biuro Zarządzania Projektami, nazywane często angielskim akronimem PMO (Project Management Office), to jednostka organizacyjna, która jest obecna w coraz większej ilości firm w Polsce. Każda firma prowadząca kilkanaście projektów jednocześnie zaczyna dostrzegać potrzebę posiadania centralnej jednostki pomagającej edukować ludzi, standaryzować procesy i szablony oraz skupiać całą swoją uwagę, na jak najlepszej realizacji najważniejszych inicjatyw w organizacji.



Oprócz pracowników, którzy niewątpliwie stanowią najważniejszą część Biura Zarządzania Projektami, ważne jest również zaplecze narzędziowe, za pomocą którego można prowadzić kontrole, składować dokumenty projektowe, układać harmonogramy i plany. Spektrum narzędzi zaprojektowanych z myślą o obsłudze działań projektowych jest bardzo szerokie, od skomplikowanych i wielofunkcyjnych „kombajnów”, po proste i darmowe programy. Wybór odpowiedniego programu lub zestawu programów jest całkowicie zależny od potrzeb biura, zakresu jego obowiązków i oczywiście indywidualnych preferencji pracowników. Wiele firm nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, że Jira (której używają do zarządzania zadaniami produkcyjnymi, procesem zgłaszania i naprawiania błędów; lub w jeszcze innym celu) nadaje się również doskonale jako narzędzie dla PMO.



Jira znana jest najpowszechniej jako „bugtracker”, czyli narzędzie za pomocą którego można zgłaszać błędy w oprogramowaniu. Faktycznie wiele lat temu była to centralna funkcjonalność i dzięki niej Jira została wdrożona w wielu firmach, ale na przestrzeni lat dodawano do niej kolejne funkcje, które z biegiem czasu spowodowały ewolucję Jiry w wielofunkcjonalne i elastyczne narzędzie potrafiące zaspokoić potrzeby zarówno zespołów programistycznych, IT, jak i biznesowych, takich jak HR, działy zakupów i sprzedaży, czy PMO. Rodzina produktów Atlassiana liczy dziś kilkanaście pozycji, z których prawie każda ma możliwość instalowania rozszerzeń tworzonych przez firmy trzecie. W rezultacie otrzymujemy uniwersum funkcjonalności, z których mamy niemal nieograniczone możliwości wyboru.



Project Management Office w Jira

_Rekomendowany zestaw oprogramowania

Kilka lat temu zauważyliśmy, że dostępne programy i dodatki są już na tyle dojrzałe, że można z powodzeniem zastosować je w obszarze zarządzania projektami. Wtedy to rozpoczęliśmy kampanię informacyjną wśród naszych klientów, która miała na celu poszerzyć wiedzę o możliwości obsługi PMO w środowisku Atlassian. Kampania spotkała się z dużym zainteresowaniem i nic w tym dziwnego. Jira ma w tym zakresie wiele zalet. Za jej wykorzystaniem dla PMO przemawia głównie znajomość narzędzia, w związku z tym mniejsza bariera poznawcza, a dodatkowo model licencyjny i wykorzystanie posiadanego już oprogramowania w nowym celu.



No tak, oszczędność czasu i kosztów to ważne aspekty, ale co z funkcjonalnością? Czy „bugtracker” nadaje się na główne narzędzie dla PMO? Na takie pytania odpowiadamy: „to zależy”. Świadomi jesteśmy tego, że każda organizacja jest inna i ma swoje własne potrzeby. Dlatego zawsze przystępujemy do rozmów i analiz w celu ich poznania.



Zestaw narzędzi, który spełnia wymagania większości naszych klientów to:



      • Jira by Atlassian – program zapewniający proces, automatyzację, możliwość rejestrowania zadań, przypisywania osób odpowiedzialnych, rejestrowanie czasu pracy.
      • BigPicture by Softwareplant – dodatek do Jiry dostarczający warstwę projektową, wykres Gantta, zarządzanie zadaniami w środowisku agile i SAFe (Scaled Agile Framework), planowanie zasobów, ryzyk projektowych.
      • Confluence by Atlassian – repozytorium danych, tworzenie dokumentacji projektowej, notatek ze spotkań, specyfikacji, zestawów wymagań. Współpraca online pomiędzy członkami zespołu.


    Zazwyczaj wiąże się to tylko z kupnem licencji na BigPicture, gdyż wiele firm korzysta już z Jiry i Confluence w ramach innych jednostek niż PMO.



    Podczas sesji poznawczych wiele razy pytano nas o inny popularny dodatek do Jiry z obszaru zarządzania projektami – Portfolio for Jira by Atlassian, więc i w tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że o ile kilkanaście miesięcy temu można było jeszcze inwestować w Portfolio for Jira (z uwagi na jego funkcjonalność i popularność), o tyle dziś śmiało rekomendujemy BigPicture wszystkim naszym klientom z uwagi na lepszą wizualizację graficzną, bardziej intuicyjny interfejs użytkownika i większą funkcjonalność.



    Dodatkowo ogromnym atutem BigPicture jest fakt, że producentem jest polska firma z którą utrzymujemy stały kontakt i możemy liczyć na szybkie wsparcie w sytuacjach awaryjnych. Najważniejszą jednak zaletą jest dynamika rozwoju i zwracanie uwagi na potrzeby i prośby użytkowników. Obserwując rozwój obu dodatków przez ostatnie kilka lat widać wyraźnie, że BigPicture wiedzie tutaj zdecydowany prym. Mimo wszystko Portfolio for Jira nie pozostaje bez żadnych szans w tym starciu. Nadal posiada dość unikalną funkcjonalność umożliwiającą pół-automatyczne (przy odpowiedniej wcześniejszej konfiguracji ręcznej) harmonogramowanie zadań, przypisywanie ich do pracowników i release’ów. Są firmy, które cenią sobie tę funkcjonalność i decydują się właśnie na dodatek firmy Atlassian, choć podejrzewam, że za kilka-kilkanaście miesięcy nawet ta funkcjonalność może już nie być wyróżnikiem dla Portfolio for Jira.



    Project Management Office w Jira

    _Proces wdrożenia

     

    Wdrażanie nowych rozwiązań w organizacji nigdy nie jest proste. Zdaniem większości najlepsze jest to, co jest już sprawdzone i każdy nowy pomysł, nawet jeśli przedarł się już przez sito dla nowych inicjatyw i został zaakceptowany do realizacji, musi jeszcze pokonać długą drogę zanim można będzie ogłosić prawdziwy sukces. Naszym zadaniem jest pomóc przeprowadzić wdrożenie bezboleśnie i z takim założeniem wypracowaliśmy plan, który z sukcesem wykorzystujemy podczas współpracy z naszymi klientami.



    1. Warsztat szkoleniowo – analityczny



    Bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza część całego przedsięwzięcia. Warsztat ma charakter bezpośrednich rozmów z osobami, które będą użytkownikami i beneficjentami narzędzia. Wymagania tych pierwszych są bardzo ważne dla odpowiedniego skonfigurowania oprogramowania, a dokładając wymagania drugiej grupy jesteśmy w stanie zaprojektować także koncepcję rozwiązania, która umożliwia realizację wymaganych procesów i raportowanie oczekiwanych danych. Nie bez znaczenia nazywamy ten warsztat również szkoleniowym. W jego zakresie jest szkolenie z proponowanych programów, co w znaczący sposób ułatwia komunikację. O wiele łatwiej jest rozmawiać o rozwiązaniach kiedy wszyscy w sali wiedzą dokładnie o czym mowa i potrafią to sobie zwizualizować.



    2. Wdrożenie systemu w ustalonej konfiguracji



    Na podstawie ustaleń z warsztatu następuje instalacja i konfiguracja systemu. Te czynności są czasami wykonywane przez pracowników klienta, co jest szczególnie ważne wtedy, gdy docelowo systemem ma administrować ktoś z wewnątrz firmy i w związku z tym powinien posiadać pełną wiedzę o wdrożeniu. W pozostałych przypadkach realizujemy te prace samodzielnie i jej wynik przekazujemy klientowi wraz z pełną dokumentacją.



    3. Część praktyczna pod okiem eksperta



    Uważamy, że bardzo ważnym aspektem wdrożenia jest rozpoczęcie korzystania z nowego oprogramowania najszybciej jak to możliwe, dlatego jak tylko ustalenia zostaną wprowadzone w życie zachęcamy naszych klientów do skonfigurowania ich pierwszych projektów pod doświadczonym okiem naszych pracowników. Możliwość zadawania pytań na bieżąco sprawia, że integracja przebiega płynnie i zdobyta podczas warsztatów i szkolenia wiedza jest szybko poparta praktyką.



    4. Krótkoterminowe wsparcie powdrożeniowe



    W tym momencie rozpoczynamy współpracę zdalną z klientem i świadczymy wsparcie, w ustalonym zakresie czasowym, dla pracowników korzystających z nowych narzędzi i procesów. Wymiar takiego wsparcie jest zależny od rozmiarów wdrożenia, ale najczęściej oscyluje w okolicach 5 dni roboczych do wykorzystania w ciągu 3 tygodniu od wdrożenia produkcyjnego.



    5. Długoterminowe wsparcie powdrożeniowe



    Po pierwszych trzech tygodniach wiedza o systemie zaczyna się stabilizować i wsparcie jest coraz mniej potrzebne, dlatego zmniejszamy jego zakres. Najczęściej jest to 5 dni roboczych do wykorzystania w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia wsparcia krótkoterminowego.



    Dzięki takiemu podejściu zapewniamy kompleksową opiekę nad wdrożeniem, od początku do końca. Klient nigdy nie jest zostawiony sam na sam z problemem i zawsze może liczyć na naszą pomoc, a my z kolei mamy satysfakcję z dobrze wykonanej pracy i kolejnego udanego wdrożenia.



    Project Management Office w Jira

    _Podsumowanie

     

    Jeszcze półtora roku temu często słyszeliśmy pytanie: „to naprawdę da się zrobić w Jira?”. Dziś już niewiele osób dziwi się temu jak funkcjonalny i elastyczny jest system, który posiadają, a jedyną barierą przed zmianą oprogramowania jest niechęć do przejścia na inne narzędzie i zmiana przyzwyczajeń. Jeżeli masz wynieść z tego artykułu tylko jedną informację, to niech będzie ona następująca:



    Środowisko narzędzi Atlassian (głównie Jira, Confluence i BigPicture) można wykorzystać jako kompleksowy zestaw narzędzi do obsługi PMO w organizacji. Wiemy, że nie wszystkie zmiany są dobre i nie wszystkie są łatwe, ale wiemy również, że zawsze warto się pochylić nad nowymi możliwościami i rozważyć ich słabe i mocne strony, do czego mocno zachęcamy.

    Zapraszamy na naszą stronę TTPSC Atlassian!

Powrót
Zostaw komentarz (0 komentarzy)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *