- Jira by Atlassian – program zapewniający proces, automatyzację, możliwość rejestrowania zadań, przypisywania osób odpowiedzialnych, rejestrowanie czasu pracy.
- BigPicture by Softwareplant – dodatek do Jiry dostarczający warstwę projektową, wykres Gantta, zarządzanie zadaniami w środowisku agile i SAFe (Scaled Agile Framework), planowanie zasobów, ryzyk projektowych.
- Confluence by Atlassian – repozytorium danych, tworzenie dokumentacji projektowej, notatek ze spotkań, specyfikacji, zestawów wymagań. Współpraca online pomiędzy członkami zespołu.
Zazwyczaj wiąże się to tylko z kupnem licencji na BigPicture, gdyż wiele firm korzysta już z Jiry i Confluence w ramach innych jednostek niż PMO.
Podczas sesji poznawczych wiele razy pytano nas o inny popularny dodatek do Jiry z obszaru zarządzania projektami – Portfolio for Jira by Atlassian, więc i w tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że o ile kilkanaście miesięcy temu można było jeszcze inwestować w Portfolio for Jira (z uwagi na jego funkcjonalność i popularność), o tyle dziś śmiało rekomendujemy BigPicture wszystkim naszym klientom z uwagi na lepszą wizualizację graficzną, bardziej intuicyjny interfejs użytkownika i większą funkcjonalność.
Dodatkowo ogromnym atutem BigPicture jest fakt, że producentem jest polska firma z którą utrzymujemy stały kontakt i możemy liczyć na szybkie wsparcie w sytuacjach awaryjnych. Najważniejszą jednak zaletą jest dynamika rozwoju i zwracanie uwagi na potrzeby i prośby użytkowników. Obserwując rozwój obu dodatków przez ostatnie kilka lat widać wyraźnie, że BigPicture wiedzie tutaj zdecydowany prym. Mimo wszystko Portfolio for Jira nie pozostaje bez żadnych szans w tym starciu. Nadal posiada dość unikalną funkcjonalność umożliwiającą pół-automatyczne (przy odpowiedniej wcześniejszej konfiguracji ręcznej) harmonogramowanie zadań, przypisywanie ich do pracowników i release’ów. Są firmy, które cenią sobie tę funkcjonalność i decydują się właśnie na dodatek firmy Atlassian, choć podejrzewam, że za kilka-kilkanaście miesięcy nawet ta funkcjonalność może już nie być wyróżnikiem dla Portfolio for Jira.

_Proces wdrożenia
Wdrażanie nowych rozwiązań w organizacji nigdy nie jest proste. Zdaniem większości najlepsze jest to, co jest już sprawdzone i każdy nowy pomysł, nawet jeśli przedarł się już przez sito dla nowych inicjatyw i został zaakceptowany do realizacji, musi jeszcze pokonać długą drogę zanim można będzie ogłosić prawdziwy sukces. Naszym zadaniem jest pomóc przeprowadzić wdrożenie bezboleśnie i z takim założeniem wypracowaliśmy plan, który z sukcesem wykorzystujemy podczas współpracy z naszymi klientami.
1. Warsztat szkoleniowo – analityczny
Bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza część całego przedsięwzięcia. Warsztat ma charakter bezpośrednich rozmów z osobami, które będą użytkownikami i beneficjentami narzędzia. Wymagania tych pierwszych są bardzo ważne dla odpowiedniego skonfigurowania oprogramowania, a dokładając wymagania drugiej grupy jesteśmy w stanie zaprojektować także koncepcję rozwiązania, która umożliwia realizację wymaganych procesów i raportowanie oczekiwanych danych. Nie bez znaczenia nazywamy ten warsztat również szkoleniowym. W jego zakresie jest szkolenie z proponowanych programów, co w znaczący sposób ułatwia komunikację. O wiele łatwiej jest rozmawiać o rozwiązaniach kiedy wszyscy w sali wiedzą dokładnie o czym mowa i potrafią to sobie zwizualizować.
2. Wdrożenie systemu w ustalonej konfiguracji
Na podstawie ustaleń z warsztatu następuje instalacja i konfiguracja systemu. Te czynności są czasami wykonywane przez pracowników klienta, co jest szczególnie ważne wtedy, gdy docelowo systemem ma administrować ktoś z wewnątrz firmy i w związku z tym powinien posiadać pełną wiedzę o wdrożeniu. W pozostałych przypadkach realizujemy te prace samodzielnie i jej wynik przekazujemy klientowi wraz z pełną dokumentacją.
3. Część praktyczna pod okiem eksperta
Uważamy, że bardzo ważnym aspektem wdrożenia jest rozpoczęcie korzystania z nowego oprogramowania najszybciej jak to możliwe, dlatego jak tylko ustalenia zostaną wprowadzone w życie zachęcamy naszych klientów do skonfigurowania ich pierwszych projektów pod doświadczonym okiem naszych pracowników. Możliwość zadawania pytań na bieżąco sprawia, że integracja przebiega płynnie i zdobyta podczas warsztatów i szkolenia wiedza jest szybko poparta praktyką.
4. Krótkoterminowe wsparcie powdrożeniowe
W tym momencie rozpoczynamy współpracę zdalną z klientem i świadczymy wsparcie, w ustalonym zakresie czasowym, dla pracowników korzystających z nowych narzędzi i procesów. Wymiar takiego wsparcie jest zależny od rozmiarów wdrożenia, ale najczęściej oscyluje w okolicach 5 dni roboczych do wykorzystania w ciągu 3 tygodniu od wdrożenia produkcyjnego.
5. Długoterminowe wsparcie powdrożeniowe
Po pierwszych trzech tygodniach wiedza o systemie zaczyna się stabilizować i wsparcie jest coraz mniej potrzebne, dlatego zmniejszamy jego zakres. Najczęściej jest to 5 dni roboczych do wykorzystania w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia wsparcia krótkoterminowego.
Dzięki takiemu podejściu zapewniamy kompleksową opiekę nad wdrożeniem, od początku do końca. Klient nigdy nie jest zostawiony sam na sam z problemem i zawsze może liczyć na naszą pomoc, a my z kolei mamy satysfakcję z dobrze wykonanej pracy i kolejnego udanego wdrożenia.

_Podsumowanie
Jeszcze półtora roku temu często słyszeliśmy pytanie: „to naprawdę da się zrobić w Jira?”. Dziś już niewiele osób dziwi się temu jak funkcjonalny i elastyczny jest system, który posiadają, a jedyną barierą przed zmianą oprogramowania jest niechęć do przejścia na inne narzędzie i zmiana przyzwyczajeń. Jeżeli masz wynieść z tego artykułu tylko jedną informację, to niech będzie ona następująca:
Środowisko narzędzi Atlassian (głównie Jira, Confluence i BigPicture) można wykorzystać jako kompleksowy zestaw narzędzi do obsługi PMO w organizacji.
Wiemy, że nie wszystkie zmiany są dobre i nie wszystkie są łatwe, ale wiemy również, że zawsze warto się pochylić nad nowymi możliwościami i rozważyć ich słabe i mocne strony, do czego mocno zachęcamy.
Zapraszamy na naszą stronę TTPSC Atlassian!