Biuro Zarządzania Projektami, nazywane często angielskim akronimem PMO (Project Management Office), to jednostka organizacyjna, która jest obecna w coraz większej ilości firm w Polsce. Każda firma prowadząca kilkanaście projektów jednocześnie zaczyna dostrzegać potrzebę posiadania centralnej jednostki pomagającej edukować ludzi, standaryzować procesy i szablony oraz skupiać całą swoją uwagę, na jak najlepszej realizacji najważniejszych inicjatyw w organizacji.
Oprócz pracowników, którzy niewątpliwie stanowią najważniejszą część Biura Zarządzania Projektami, ważne jest również zaplecze narzędziowe, za pomocą którego można prowadzić kontrole, składować dokumenty projektowe, układać harmonogramy i plany. Spektrum narzędzi zaprojektowanych z myślą o obsłudze działań projektowych jest bardzo szerokie, od skomplikowanych i wielofunkcyjnych „kombajnów”, po proste i darmowe programy. Wybór odpowiedniego programu lub zestawu programów jest całkowicie zależny od potrzeb biura, zakresu jego obowiązków i oczywiście indywidualnych preferencji pracowników. Wiele firm nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, że Jira (której używają do zarządzania zadaniami produkcyjnymi, procesem zgłaszania i naprawiania błędów; lub w jeszcze innym celu) nadaje się również doskonale jako narzędzie dla PMO.
Jira znana jest najpowszechniej jako „bugtracker”, czyli narzędzie za pomocą którego można zgłaszać błędy w oprogramowaniu. Faktycznie wiele lat temu była to centralna funkcjonalność i dzięki niej Jira została wdrożona w wielu firmach, ale na przestrzeni lat dodawano do niej kolejne funkcje, które z biegiem czasu spowodowały ewolucję Jiry w wielofunkcjonalne i elastyczne narzędzie potrafiące zaspokoić potrzeby zarówno zespołów programistycznych, IT, jak i biznesowych, takich jak HR, działy zakupów i sprzedaży, czy PMO. Rodzina produktów Atlassiana liczy dziś kilkanaście pozycji, z których prawie każda ma możliwość instalowania rozszerzeń tworzonych przez firmy trzecie. W rezultacie otrzymujemy uniwersum funkcjonalności, z których mamy niemal nieograniczone możliwości wyboru.
Kilka lat temu zauważyliśmy, że dostępne programy i dodatki są już na tyle dojrzałe, że można z powodzeniem zastosować je w obszarze zarządzania projektami. Wtedy to rozpoczęliśmy kampanię informacyjną wśród naszych klientów, która miała na celu poszerzyć wiedzę o możliwości obsługi PMO w środowisku Atlassian. Kampania spotkała się z dużym zainteresowaniem i nic w tym dziwnego. Jira ma w tym zakresie wiele zalet. Za jej wykorzystaniem dla PMO przemawia głównie znajomość narzędzia, w związku z tym mniejsza bariera poznawcza, a dodatkowo model licencyjny i wykorzystanie posiadanego już oprogramowania w nowym celu.
No tak, oszczędność czasu i kosztów to ważne aspekty, ale co z funkcjonalnością? Czy „bugtracker” nadaje się na główne narzędzie dla PMO? Na takie pytania odpowiadamy: „to zależy”. Świadomi jesteśmy tego, że każda organizacja jest inna i ma swoje własne potrzeby. Dlatego zawsze przystępujemy do rozmów i analiz w celu ich poznania.
Zestaw narzędzi, który spełnia wymagania większości naszych klientów to:
Zazwyczaj wiąże się to tylko z kupnem licencji na BigPicture, gdyż wiele firm korzysta już z Jiry i Confluence w ramach innych jednostek niż PMO.
Podczas sesji poznawczych wiele razy pytano nas o inny popularny dodatek do Jiry z obszaru zarządzania projektami – Portfolio for Jira by Atlassian, więc i w tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że o ile kilkanaście miesięcy temu można było jeszcze inwestować w Portfolio for Jira (z uwagi na jego funkcjonalność i popularność), o tyle dziś śmiało rekomendujemy BigPicture wszystkim naszym klientom z uwagi na lepszą wizualizację graficzną, bardziej intuicyjny interfejs użytkownika i większą funkcjonalność.
Dodatkowo ogromnym atutem BigPicture jest fakt, że producentem jest polska firma z którą utrzymujemy stały kontakt i możemy liczyć na szybkie wsparcie w sytuacjach awaryjnych. Najważniejszą jednak zaletą jest dynamika rozwoju i zwracanie uwagi na potrzeby i prośby użytkowników. Obserwując rozwój obu dodatków przez ostatnie kilka lat widać wyraźnie, że BigPicture wiedzie tutaj zdecydowany prym. Mimo wszystko Portfolio for Jira nie pozostaje bez żadnych szans w tym starciu. Nadal posiada dość unikalną funkcjonalność umożliwiającą pół-automatyczne (przy odpowiedniej wcześniejszej konfiguracji ręcznej) harmonogramowanie zadań, przypisywanie ich do pracowników i release’ów. Są firmy, które cenią sobie tę funkcjonalność i decydują się właśnie na dodatek firmy Atlassian, choć podejrzewam, że za kilka-kilkanaście miesięcy nawet ta funkcjonalność może już nie być wyróżnikiem dla Portfolio for Jira.
Wdrażanie nowych rozwiązań w organizacji nigdy nie jest proste. Zdaniem większości najlepsze jest to, co jest już sprawdzone i każdy nowy pomysł, nawet jeśli przedarł się już przez sito dla nowych inicjatyw i został zaakceptowany do realizacji, musi jeszcze pokonać długą drogę zanim można będzie ogłosić prawdziwy sukces. Naszym zadaniem jest pomóc przeprowadzić wdrożenie bezboleśnie i z takim założeniem wypracowaliśmy plan, który z sukcesem wykorzystujemy podczas współpracy z naszymi klientami.
1. Warsztat szkoleniowo – analityczny
Bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza część całego przedsięwzięcia. Warsztat ma charakter bezpośrednich rozmów z osobami, które będą użytkownikami i beneficjentami narzędzia. Wymagania tych pierwszych są bardzo ważne dla odpowiedniego skonfigurowania oprogramowania, a dokładając wymagania drugiej grupy jesteśmy w stanie zaprojektować także koncepcję rozwiązania, która umożliwia realizację wymaganych procesów i raportowanie oczekiwanych danych. Nie bez znaczenia nazywamy ten warsztat również szkoleniowym. W jego zakresie jest szkolenie z proponowanych programów, co w znaczący sposób ułatwia komunikację. O wiele łatwiej jest rozmawiać o rozwiązaniach kiedy wszyscy w sali wiedzą dokładnie o czym mowa i potrafią to sobie zwizualizować.
2. Wdrożenie systemu w ustalonej konfiguracji
Na podstawie ustaleń z warsztatu następuje instalacja i konfiguracja systemu. Te czynności są czasami wykonywane przez pracowników klienta, co jest szczególnie ważne wtedy, gdy docelowo systemem ma administrować ktoś z wewnątrz firmy i w związku z tym powinien posiadać pełną wiedzę o wdrożeniu. W pozostałych przypadkach realizujemy te prace samodzielnie i jej wynik przekazujemy klientowi wraz z pełną dokumentacją.
3. Część praktyczna pod okiem eksperta
Uważamy, że bardzo ważnym aspektem wdrożenia jest rozpoczęcie korzystania z nowego oprogramowania najszybciej jak to możliwe, dlatego jak tylko ustalenia zostaną wprowadzone w życie zachęcamy naszych klientów do skonfigurowania ich pierwszych projektów pod doświadczonym okiem naszych pracowników. Możliwość zadawania pytań na bieżąco sprawia, że integracja przebiega płynnie i zdobyta podczas warsztatów i szkolenia wiedza jest szybko poparta praktyką.
4. Krótkoterminowe wsparcie powdrożeniowe
W tym momencie rozpoczynamy współpracę zdalną z klientem i świadczymy wsparcie, w ustalonym zakresie czasowym, dla pracowników korzystających z nowych narzędzi i procesów. Wymiar takiego wsparcie jest zależny od rozmiarów wdrożenia, ale najczęściej oscyluje w okolicach 5 dni roboczych do wykorzystania w ciągu 3 tygodniu od wdrożenia produkcyjnego.
5. Długoterminowe wsparcie powdrożeniowe
Po pierwszych trzech tygodniach wiedza o systemie zaczyna się stabilizować i wsparcie jest coraz mniej potrzebne, dlatego zmniejszamy jego zakres. Najczęściej jest to 5 dni roboczych do wykorzystania w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia wsparcia krótkoterminowego.
Dzięki takiemu podejściu zapewniamy kompleksową opiekę nad wdrożeniem, od początku do końca. Klient nigdy nie jest zostawiony sam na sam z problemem i zawsze może liczyć na naszą pomoc, a my z kolei mamy satysfakcję z dobrze wykonanej pracy i kolejnego udanego wdrożenia.
Jeszcze półtora roku temu często słyszeliśmy pytanie: „to naprawdę da się zrobić w Jira?”. Dziś już niewiele osób dziwi się temu jak funkcjonalny i elastyczny jest system, który posiadają, a jedyną barierą przed zmianą oprogramowania jest niechęć do przejścia na inne narzędzie i zmiana przyzwyczajeń. Jeżeli masz wynieść z tego artykułu tylko jedną informację, to niech będzie ona następująca:
Środowisko narzędzi Atlassian (głównie Jira, Confluence i BigPicture) można wykorzystać jako kompleksowy zestaw narzędzi do obsługi PMO w organizacji.
Wiemy, że nie wszystkie zmiany są dobre i nie wszystkie są łatwe, ale wiemy również, że zawsze warto się pochylić nad nowymi możliwościami i rozważyć ich słabe i mocne strony, do czego mocno zachęcamy.
Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji. Dzięki temu firma z powodzeniem realizować wizję idealnego przyjęcia kolejnego specjalisty do swoich zespołów. Przedstawiamy przykład organizacji procesu onboardingu w systemie Jira zintegrowanym z Confluence.
Wśród aplikacji do zarządzania projektami można znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem projektów. Nasz tekst kierujemy do osób, które chcą wprowadzić porządek do zarządzania pracą, scentralizować procesy i zyskać jedno środowisko do prowadzenia wielu czynności. Przedstawiamy najważniejsze funkcjonalności systemu Jira Cloud zintegrowanego z aplikacją Structure oraz Structure.Gantt firmy ALM Works.
Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania testami oraz pracami programistycznymi, przez systemy pozwalające na zwinne (lub kaskadowe) zarządzanie projektami, aż po możliwości digitalizacji procesów biznesowych w tym administracyjnych oraz ITSM. Zgodnie z najnowszymi danymi, Atlassian posiada już ponad 200 tysięcy klientów na całym świecie a jego wartość rynkowa jest szacowana na ponad 60 mld dolarów. Osiągnięcie i utrzymanie takich wyników wiąże się z elastycznością i dostosowaniem oferty do potrzeb zmieniającego się świata. Obecnie Atlassian razem ze swoimi klientami wchodzi w nową erę – Cloud i stopniowo wygasza swoje systemy w wersji Server.
Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z resztą jedno z haseł wyszukiwanych w Google). Jeśli szukacie intranetu/extranetu, który będzie funkcjonalny, intuicyjny, zaawansowany pod względem konfiguracji oraz przyjazny od strony wizualnej, polecamy połączenie, jakie daje system Confluence marki Atlassian z dodatkiem Linchpin firmy Seibert Media.
Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych pracowników w swoich organizacjach. Dzięki połączeniu możliwości systemu Jira Service Management oraz Confluence (i odpowiedniej konfiguracji obu) wdrażamy kompleksowe środowisko, w którym obsłużony zostanie proces rekrutacji, począwszy od wystawienia wniosku o zapotrzebowanie na pracownika, przez wieloetapowy onboarding uwzględniający np. szkolenia i zarządzanie sprzętem.
Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi w firmie – i właśnie w takim kontekście przedstawiamy osadzenie tego pojęcia i związanych z nim czynności w systemie Jira Service Management.
Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM dla swojej firmy? Poznaj odpowiedzi i sprawdzone rozwiązanie z oferty naszej strategicznego partnera.
Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania IT, tworzy je samodzielnie. Wzrasta więc nie tyle zapotrzebowanie na systemy umożliwiające tworzenie oprogramowania, co na rozwiązania automatyzujące i przyspieszające cały proces.
Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom na zgłaszanie usterek, potrzeb oraz problemów, które trafiają do odpowiedniej linii wsparcia. Portal Klienta w Jira Service Management to narzędzie stale aktualizowane przez producenta, skalowane, posiadające certyfikaty potwierdzające zgodność ITIL, a przede wszystkim – łatwe w obsłudze.
Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem i wsparciem produktów Atlassian w wersji Server, dziś (9 listopada 2020) natomiast ogłoszony został rebranding Jira Service Desk na Jira Service Management. Klienci otrzymają złożony, kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami. Do tej pory Jira Service Desk była wzbogacana o istotne funkcjonalności za pomocą dodatków, teraz będzie je posiadała domyślnie. To bardzo duży krok w kierunku zaspokojenia potrzeb klientów biznesowych.
Zostańmy w kontakcie
Skontaktuj się