_Comment réaliser efficacement une transformation numérique dans votre entreprise ?

La transformation numérique est de plus en plus présente dans presque toutes les entreprises et indique sa présence par des changements dans la gestion du travail et le style d’organisation. Bien que nous entendions encore les échos de la discussion sur l’importance de toute cette agitation autour de la numérisation, nous délibérons de plus en plus fréquemment sur la manière de mettre en œuvre des solutions pour automatiser les processus dans notre entreprise. La discussion se transforme rapidement en action dans le secteur des services, dans lequel l’exécution efficace des tâches est le principal facteur ayant un impact sur l’avantage concurrentiel. Mais quelle est la raison qui rend la numérisation de plus en plus importante pour les entreprises ? Qu’est-ce qui fait que certains secteurs s’adaptent plus rapidement à cette tendance et que d’autres ont besoin de plus de temps pour le faire ? Comment se préparer à ces changements, par où commencer et que faut-il éviter ? Vous trouverez les réponses à ces questions ci-dessous.

En quoi consiste la numérisation ?

Commençons par le commencement. La transformation numérique est devenue un fait. Il est également vrai que nous parlons de moins en moins du moment où elle devrait frapper à notre porte, mais nous réfléchissons plutôt à la manière dont la transformation numérique peut nous donner un avantage concurrentiel et aux valeurs supplémentaires qu’elle apportera à notre entreprise. Bien que plusieurs facteurs contribuent à cette situation, les trois suivants jouent un rôle majeur :

1. Les attentes des employés. Chacun utilise une variété de services dans sa vie quotidienne, comme les paiements en ligne, les messageries instantanées ou le partage de fichiers dans le nuage. Nous utiliserons bientôt des dossiers médicaux virtuels, des ordonnances électroniques, des notes de congé de maladie électroniques ou d’autres solutions offertes par le monde numérique. Malheureusement, malgré la numérisation de nos vies et le caractère inévitable de ces changements dans nos entreprises, beaucoup d’entre elles n’envisagent même pas encore la mise en œuvre de solutions numériques pour faciliter leur fonctionnement quotidien et le travail de leurs employés. Nous rencontrons encore des demandes de congés sur papier. Les listes de présence doivent être signées physiquement. Traiter un problème par un e-mail semble être le summum de la numérisation. Alors, pourquoi ne pas simplement adopter des solutions cybernétiques dans une entreprise ? À un moment donné, les entreprises atteindront un niveau où elles devront également s’attaquer à ces problèmes.
2. Les attentes des employeurs. La majorité des entrepreneurs et des gestionnaires commencent à remarquer l’importance d’un fonctionnement efficace de leur entreprise. L’efficacité du travail est essentielle pour que vos propres produits ou services restent compétitifs. Par conséquent, de plus en plus de nouvelles méthodes, technologies et compétences sont recherchées pour garantir l’efficacité, l’évolutivité et la possibilité de transférer ces produits et services sur de nouveaux marchés. Si l’on considère la situation dans notre pays, d’une part, nous avons l’un des taux d’efficacité du travail les plus bas d’Europe (malgré des progrès significatifs ces dernières années), d’autre part, le faible coût de la main-d’œuvre encourage toujours les entreprises à investir en Pologne. La question est toutefois de savoir combien de temps cela va durer. Les salaires en Pologne augmentent progressivement, l’efficacité du travail devrait donc également augmenter afin que la compétitivité soit maintenue à long terme. Cela nécessite toutefois la mise en œuvre de l’automatisation, de la numérisation et de l’amélioration constante de l’efficacité, de sorte qu’un niveau élevé d’efficacité du travail devienne le principal facteur d’attraction des investissements à un moment donné. Les choses peuvent prendre des directions différentes, mais nous vivons une époque intéressante : nous disposons d’un énorme potentiel de numérisation, nos compétences technologiques sont parmi les meilleures au monde et tout cela se produit alors que la prise de conscience et la nécessité d’accroître l’efficacité du travail sont de plus en plus visibles chez les entrepreneurs. C’est donc le meilleur moment pour investir dans ce domaine !  
3. Tendance mondiale. La technologie se développe plus rapidement que jamais. Le processus de mise en œuvre de l’innovation s’est considérablement raccourci et le nombre de nouvelles solutions a rapidement augmenté. Il est intéressant de noter que les dispositions légales commencent à courir après le développement technologique, ce qui nous apporte de nouvelles opportunités pour accroître l’efficacité. Le monde se dirige vers la blockchain, l’IA, l’apprentissage automatique, la fusion de l’IoT et de la RA, qui permet de délivrer des informations importantes à un destinataire particulier dans un lieu et un temps donnés. En outre, des solutions Remote Expert sont développées sur la base de la RA et de la 5G et le développement logiciel commence à être de plus en plus indépendant de la plateforme matérielle. C’est déjà le cas ! Et qu’on le veuille ou non, cela influence notre activité tant du point de vue des attentes des clients que de celles des employés. Certains éléments s’adaptent plus rapidement dans certains secteurs et plus lentement dans d’autres. L’état actuel de la technique permet un degré d’automatisation impressionnant. La bataille porte actuellement sur la rentabilité financière de certaines solutions technologiques. Entre-temps, la discussion sur la transformation numérique s’est orientée vers le rôle des humains dans le futur processus économique basé sur une automatisation avancée.

Puisqu’il existe des possibilités techniques et que la transformation numérique est devenue une réalité dans de nombreux secteurs, la question qui se pose est de savoir comment commencer ?

Comment commencer ?

Pour commencer, nous avons besoin de deux éléments. Premièrement, nous devons définir notre vision et notre stratégie. Deuxièmement, trouver un partenaire qui nous aide à adapter et à mettre en œuvre la technologie et à gérer les changements dans l’entreprise. Le dernier élément mérite d’être souligné. Aucun changement ne peut être mis en œuvre de manière non invasive. Comme les gens travaillent selon certains processus, toute interférence oblige les employés à changer leurs habitudes. Il n’y a pas de raccourcis ici et il arrive assez souvent qu’en mettant le doigt sur un processus relativement simple, on se heurte à un changement organisationnel assez important. Par exemple, le projet d’automatisation des règlements entre collègues que nous avons mis en œuvre l’année dernière. Un simple formulaire a nécessité un changement qui a affecté plusieurs équipes et près de 150 collègues. L’effet a rapidement compensé l’effort, c’est pourquoi nous avons décidé de mettre en œuvre un programme global de numérisation des processus internes pour l’ensemble de l’entreprise. Le programme vise principalement à assurer une grande évolutivité, qui, dans le cas de TTPSC, est définie comme suit :

1. L’internationalisation permettant l’expansion sur les marchés étrangers.
2. La répétabilité des processus permettant l’établissement rapide de nouvelles succursales et leur mise à l’échelle.
3. Coordination des processus dans plusieurs départements et bureaux, ce qui se traduira par une meilleure réalisation des objectifs fixés.
4. Communication – des objectifs organisationnels à la communication opérationnelle quotidienne.
5. Flux de documents, principalement en ce qui concerne leur vérification juridique et les signatures électroniques, auquel cas nous allons éliminer jusqu’à 90 % des documents papier.
6. La gestion de l’efficacité, y compris la gestion des compétences et le développement des employés.

Après avoir précisé la direction des changements et identifié les domaines de l’entreprise que nous avons l’intention d’automatiser, il est important de souligner trois éléments qui peuvent décider de la réussite ou non de l’ensemble du projet :

1. Le soutien des employés à chaque niveau – plus les changements sont nombreux, plus il faut se concentrer sur la communication. Dans notre cas, nous avons communiqué les besoins et l’objectif directement dans chaque département. Il est très important que les changements aient un visage et qu’ils puissent être identifiés à une personne ou une équipe particulière qui les met en œuvre. Chaque étape doit être annoncée explicitement et chaque demande clairement exprimée.
2. Outils, technologies et sécurité – il s’agit de la partie la plus pragmatique de l’ensemble du projet qui nécessite souvent l’implication d’un partenaire technologique. Il est essentiel à ce stade de s’en tenir à certaines solutions déjà présentes dans l’entreprise ou d’utiliser les meilleures solutions disponibles sur le marché si l’on part de zéro. Si vous utilisez déjà Confluence, c’est très bien. Mettons-le à jour avec la version la plus récente, réorganisons l’interface, intégrons-le aux processus dans Jira. Sans un soutien approprié, il vaut mieux éviter une révolution technologique. Sans compétences suffisantes, vous risquez de voir votre projet sérieusement bloqué dès le premier obstacle rencontré. Dans notre cas, la plupart des solutions étaient basées sur les systèmes d’Atlassian – Jira, Confluence, en s’appuyant sur nos compétences dans ce domaine. Il s’agit de technologies de pointe et prometteuses avec lesquelles nous nous sentons à l’aise, tant du point de vue de la mise en œuvre que de celui de l’utilisateur.
3. Culture – on peut la réduire aux éléments liés à la structure, aux canaux de communication, à la hiérarchie et à l’organisation du travail. Si l’on ne tient pas compte de la culture du travail, le processus automatisé peut devenir trop rigide (ne satisfaisant que certains départements ou équipes), ce qui rend impossible une adaptation complète. D’autre part, un processus trop souple nécessitera encore beaucoup d’efforts pour le coordonner, et sa mise en œuvre n’apportera donc qu’une faible augmentation de l’efficacité du travail. La décision à prendre ici est de savoir dans quelle mesure nous devons adapter la culture avant de commencer à mettre en œuvre les changements. Le soutien des responsables, en particulier des responsables hiérarchiques, est inestimable en raison de l’influence considérable qu’ils exercent sur les personnes et leur façon de travailler.

Nous devons connaître les conditions culturelles d’une organisation. Nous devons savoir quels outils seront facilement adaptés et quelles sont les conditions techniques offertes par notre organisation. Cela rendra notre communication et nos efforts efficaces et convaincants. Cela mettra l’équipe dans une bonne position de leader des changements.

La touche finale et c’est parti

Avant de commencer notre travail et la mise en œuvre de solutions particulières, nous devons créer un arriéré classique de tâches. Il est bon d’effectuer un « inventaire des processus » et une série d’entretiens avec les différents départements afin de connaître leurs besoins et leurs attentes. Ensuite, nous établissons des priorités. Une simple approche visant à estimer l’importance et l’influence sera suffisante à ce stade. Elle permet une gestion régulière de notre backlog. Une approche plus avancée nécessite de prendre en compte plusieurs critères (qualitatifs) supplémentaires :

• les objectifs de l’organisation,
• l’efficacité de certains départements,
• les problèmes actuels,
• le niveau de difficulté de la mise en œuvre.

En outre, il convient de veiller à ce que le projet bénéficie de bonnes relations publiques. Cela signifie que les activités doivent être réparties de manière à ce que les avantages des solutions développées touchent un groupe de parties prenantes aussi large que possible et que l’avancement des travaux soit visible assez fréquemment. Ainsi, les employés resteront impliqués et les progrès de la transformation seront visibles.

C’est parti !

La définition d’un plan et de priorités ne nous laisse pas d’autre choix que de commencer la mise en œuvre. Selon l’ampleur des changements que nous mettons en œuvre, il est intéressant de garder 3 à 5 tâches en cours, diversifiées en fonction du destinataire principal, de la technologie ou du rapport entre le temps de réalisation et les résultats attendus. Il est essentiel d’annoncer le début du travail sur une certaine solution, le plan de test avec l’implication d’un groupe de test ainsi que d’annoncer le lancement en production et la clôture du projet. Le processus est ainsi achevé et nous pouvons commencer à choisir une autre tâche dans le carnet de commandes.

Pour conclure, j’aimerais citer l’une des conclusions intéressantes que j’ai trouvées dans le rapport de Deloitte intitulé « Paradoxes of industry 4.0 ». Selon ce rapport, l’un des plus grands obstacles sur la voie de la numérisation est la perception qu’il s’agit d’une stratégie défensive (nous mettons en œuvre des solutions modernes pour rester en phase avec les autres sur le marché). Une telle perception nous ferme les yeux sur les opportunités qui s’offrent à notre entreprise. Au contraire, nous devrions considérer la transformation numérique comme un instrument offensif et l’utiliser pour obtenir un avantage concurrentiel, en créant un environnement de travail meilleur et plus efficace.