_Projektverwaltung in einer Kreativagentur. Jira Software+Add-ons

Kunde

Admind Branding&Communications ist eine Kreativagentur, die umfassende Dienstleistungen im Bereich Identität und visuelle Kommunikation anbietet. Die Agentur hat 5 Niederlassungen (Krakau, Amsterdam, Zürich, Odessa und Bangkok); das Unternehmen bearbeitet Projekte für Kunden aus der ganzen Welt. Im Jahr 2022 hat sie bereits 3 Preise im internationalen Wettbewerb IF Design Awards gewonnen.

Verwendete Technologien

Eine Infrastruktur, die sich aus dem Jira Software-System und Anwendungen für das Projektmanagement gemäß den Prozessen des Unternehmens zusammensetzt.

• Jira Software Data Center für 500 Benutzer
• ScriptRunner for Jira
• WorklogPro for Jira
• EazyBI for Jira
• Stagil Tables for Jira

Wie unsere Zusammenarbeit begann

Kreativität erfordert Beweglichkeit und auch einen guten Arbeitsablauf, damit alle Tätigkeiten professionell ausgeführt werden. Admind, eine Agentur, die sich auf die Erbringung hochwertiger Dienstleistungen konzentriert, beschloss, auch ihre internen Prozesse zu organisieren. Ihr Ziel war es, eine Projektmanagement-Umgebung zu implementieren, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse und den Arbeitsablauf zugeschnitten ist. Admind wurde im Internet auf das Portfolio von TT PSC aufmerksam und setzte sich mit der TT PSC-Abteilung von Atlassian in Verbindung. So begann eine gemeinsame Anstrengung, um die Anforderungen der Agentur zu erfüllen.

Unsere Zusammenarbeit begann mit einem detaillierten Überblick über die Aufgaben, die im System zentralisiert werden sollten, damit der Kunde keine verteilten Tools mehr verwenden musste. Da die Agentur noch nie mit Jira gearbeitet hatte, veranstalteten wir einen Workshop, in dem die Teilnehmer die Funktionsweise der Anwendung kennenlernten und sich mit der tool-spezifischen Terminologie vertraut machten, die bei der Anforderungserfassung verwendet wird. Im Anschluss an die zweitägige Sitzung entwickelten die Spezialisten von TT PSC eine Dokumentation, die (nach Zustimmung des Kunden) als Grundlage für weitere Aktivitäten und die Implementierung diente.

Herausforderungen und Kundenbedürfnisse

Admind beschäftigt etwa 130 Spezialisten, die durchschnittlich 170-200 Projekte pro Monat durchführen. Die Mitarbeiter werden in Teams eingeteilt und Projektmanagern zugewiesen. Die PMs haben die Aufgabe, einen Arbeitsplan zu erstellen und die Aufgaben an die einzelnen Teammitglieder zu verteilen; die Arbeit wird in wöchentlichen Sprints erledigt. Für einige Aufgaben beauftragt das Unternehmen auch externe Auftragnehmer, die ebenfalls in Kontakt mit den Projektmanagern stehen. Unsere Aufgabe bestand nicht nur darin, den Arbeitsablauf an die Bedürfnisse der Agentur anzupassen, sondern auch die gemeinsamen Aktivitäten zwischen verschiedenen Projekten und die Zusammenarbeit von Personen aus unterschiedlichen Teams in der Umgebung zu gestalten (dieses Arbeitsmodell wird manchmal als „funktionsübergreifendes“ Team bezeichnet). Die folgenden Punkte waren ebenfalls äußerst wichtig:

• die Suche nach der optimalen Lösung für Transaktionen in verschiedenen Währungen innerhalb eines einzigen Projekts,
• Entwicklung eines Algorithmus und einer Automatisierung zur Bestimmung der Rentabilität von Betrieben unter Berücksichtigung der externen Kosten und der Personalkosten,
• Einführung eines Mechanismus zur Umrechnung von Währungen auf der Grundlage aktueller Daten.

Die wichtigsten Ziele waren:

• Zentralisierung des Projekts;
• eine entsprechende Darstellung der Aktivitätskategorien im System,
• team- und projektübergreifende Zusammenarbeit *Admind arbeitet in einem verteilten Modell, nicht nur in Polen; eine einzige Umgebung wird von allen Mitarbeitern unabhängig von ihrem Standort genutzt.
• Automatisierungen,
• Kostenkontrolle (Schätzung der ursprünglichen Rentabilität und Umrechnung der endgültigen Rentabilität in die Vertragswährung),
• Berichte.

Umsetzung

Unser erster Schritt war die Festlegung von Projektkategorien (in enger Zusammenarbeit mit Admind). Wir haben uns auf 5 Outputs entschieden:

Jedes dieser Projekte enthält unterschiedliche Informationen und wird für verschiedene Aktivitäten verwendet. Mit den Projekten „Team“ und „Currencies“ berechnet das System die Werte neu, die notwendig sind, um die Rentabilität einer bestimmten Aktion und ihre endgültige Form zu schätzen. Natürlich zählt das System die Werte automatisch und rechnet sie auch in die entsprechenden Währungen um, dank der Synchronisierung der Werte mit den Währungstabellen, die regelmäßig aktualisiert werden und immer auf dem neuesten Stand sind,

Mit den in diesen Projekten enthaltenen Daten sind wir in der Lage, die für die Berechnung der Rentabilität der Projekte im Budget-Projekt erforderlichen Werte korrekt neu zu berechnen.

Für den Kunden war die Berichterstattung ein sehr wichtiger Bestandteil der Umgebung. Um die von der Agentur benötigten Funktionen bereitzustellen, haben wir das EazyBi Add-on implementiert, mit dem Admind unter anderem sehen kann, wie viele Aufgaben innerhalb bestimmter Kategorien von Projektaktivitäten ausgeführt werden.

Wir haben auch die Möglichkeit eingeführt, den Status des Budgets laufend zu überwachen, wobei die Projekte entsprechend den vierteljährlichen oder jährlichen Aufträgen der Kunden der Agentur durchgeführt werden. Der Projektleiter erhält auch Benachrichtigungen über die prozentuale Auslastung der Aufträge. Jede Aktivität, die unter einen bestimmten Auftrag fällt, ist mit diesem verknüpft. So entsteht eine klare Struktur der Projekte, die im Rahmen eines bestimmten Auftrags durchgeführt werden. Darüber hinaus können die verknüpften Teilaufgaben in einer anderen Währung angegeben werden als das übergeordnete Gesamtprojekt.

Beispiel: Auftrag: Visuelle Kommunikation einer Konferenz in Norwegen, Wert 20.000 €. Aufgabe 1: Visuelle Identität. Aufgabe 2: Grafisches Material. Aufgabe 3: Werbevideo. Wenn die Agentur die Materialien in Polen druckt, werden die Kosten für die Projekte in PLN angegeben, während die Gesamtsumme automatisch addiert und in EUR umgerechnet wird, und zwar im Rahmen der übergreifenden Aufgabe, die die einzelnen Aktivitäten darunter zusammenfasst. Die mit den Aufgaben betrauten Personen geben die geschätzten und angefallenen Kosten in das Format ein, so dass sich die Ausgaben leicht kontrollieren lassen.

Ergebnisse

Die Agentur erhielt genau das, was sie am meisten brauchte: eine benutzerfreundliche Projektmanagementumgebung, die den Anforderungen eines Teams in der Kreativbranche entspricht. Die implementierte Lösung wurde auf die Bedürfnisse von Admind zugeschnitten, auch im Hinblick auf eine individuelle (benutzerdefinierte) Funktionalität, nämlich die automatische Zählung des Budgets aller Aufgaben, die innerhalb eines einzelnen Projekts ausgeführt werden, bei gleichzeitiger Umrechnung in eine bestimmte, übergeordnete Währung (Teilaufgaben können in verschiedenen Währungen ausgeführt werden). Das internationale Team von Admind kann bei „projektübergreifenden“ Aktivitäten nahtlos zusammenarbeiten. Durch die Integration verschiedener Anwendungen haben wir ein kohärentes Ökosystem entwickelt, das es dem Kunden ermöglicht, schneller, effizienter und komfortabler zu arbeiten.

Ein wichtiger Aspekt bei der Wartung der Instanzen ist die Wahl des Data Center-Modells – so kann der Kunde die Arbeitsumgebung ungehindert weiterentwickeln; außerdem ist ein störungsfreier Betrieb des Systems mit minimalem Ausfallrisiko gewährleistet (und wir sind bei Fragen und Problemen zur Stelle! Wir bieten Dienstleistungen einschließlich technischer Unterstützung).

Kurz und bündig:

• Eine benutzerfreundliche Projektmanagement-Umgebung, die die Zusammenarbeit zwischen Menschen an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Teams ermöglicht.
• Anpassung der Funktionalität an die Bedürfnisse der Agentur, wobei die wichtigste Herausforderung darin bestand, die Automatisierung der Projektrentabilitätsberechnungen und die laufende Währungsumrechnung nach den neuesten, aktuellen Wechselkurstabellen zu implementieren.
• Berichterstattung nach den Bedürfnissen der Kreativagentur.
• Fähigkeit zur Skalierung der Umgebung mit zusätzlichen Benutzern und Prozessen.

Zitate

Wir empfehlen:

• Jira für Marketing – ein Tool für effektives Arbeitsmanagement und Projektmanagement [BLOGPOST].
• Lösungen für Geschäftsteams, die in Jira implementiert sind [BESCHREIBUNGEN
• Projektmanagement in Jira – Online- oder Vor-Ort-Schulung [ANGEBOT].