_Zarządzanie projektami w agencji kreatywnej. Jira Software+dodatki

O Admind

Admind Branding&Communications to agencja kreatywna, która oferuje kompleksowe usługi związane z identyfikacją i komunikacją wizualną. Agencja posiada 5 oddziałów (Kraków, Amsterdam, Zurych, Odessa i Bangkok); prowadzi projekty dla klientów z całego świata. W 2022 roku firma otrzymała aż 3 nagrody w międzynarodowym konkursie IF Design Awards.

Wykorzystane technologie

Infrastruktura zbudowana z systemu Jira Software oraz aplikacji umożliwiających zarządzanie projektami zgodnie z procesami, jakie prowadzi firma.

• Jira Software Data Center dla 500 użytkowników
• ScriptRunner for Jira
• WorklogPro for Jira
• EazyBI for Jira
• Stagil Tables for Jira

Początek współpracy

Kreatywność wymaga zwinności, a także dobrej organizacji pracy tak, żeby wszystkie działania były realizowane profesjonalnie. Admind jako agencja, która dba o wysoką jakość usług, postanowiła uporządkować także procesy wewnętrzne. Firma postawiła sobie za cel wdrożenie środowiska do zarządzania projektami, które będzie dostosowane do jej konkretnych potrzeb oraz sposobu pracy. Admind odnalazło ofertę TT PSC w Internecie i skontaktowało się z działem TT PSC Atlassian. W ten sposób rozpoczęliśmy wspólne dążenie do spełnienia potrzeb agencji.

Współpracę rozpoczęliśmy od szczegółowego omówienia czynności, które klient chciał scentralizować w systemie, żeby odejść od działania w rozproszonych narzędziach. Agencja nie pracowała wcześniej w systemie Jira, dlatego przeprowadziliśmy warsztaty, dzięki którym uczestnicy mogli zobaczyć, w jaki sposób działa aplikacja i zaznajomić się z terminologią specyficzną dla tego narzędzia, używaną podczas zbierania wymagań. Na podstawie 2-dniowych spotkań specjaliści TT PSC przygotowali dokumentację, która (po akceptacji klienta) stała się podstawą kolejnych działań oraz wdrożenia.

Wyzwania i potrzeby klienta

Admind tworzy około 130 specjalistów, którzy realizują średnio 170-200 projektów miesięcznie. Pracownicy są podzieleni na zespoły i przypisani do Project Managerów. Zadaniem PMów jest stworzenie harmonogramu prac i podział zadań dla poszczególnych osób z zespołu; praca odbywa się w tygodniowych sprintach. Firma angażuje do niektórych zadań kontraktorów zewnętrznych, którzy także są w kontakcie z Project Managerami. Naszym zadaniem było nie tylko dostosowanie przepływu pracy do potrzeb agencji, ale także ujęcie w środowisku wspólnych działań pomiędzy różnymi projektami oraz współpracy osób z różnych zespołów (czasem taki model pracy jest określany jako zespół „cross-funkcjonalny”). Niezwykle istotne było także:

• Znalezienie optymalnego rozwiązania dla działań w różnych walutach w ramach jednego projektu,
• opracowanie algorytmu oraz automatyzacji dla  obliczania rentowności działań z uwzględnieniem kosztów zewnętrznych i stawek pracowników,
• wdrożenie mechanizmu przeliczania walut zgodnie z aktualnymi danymi.

Nadrzędnymi celami stały się:

• centralizacja projektów;
• odpowiednie odzwierciedlenie kategorii działań w systemie,
• współpraca między zespołami i projektami *Admind działa w modelu rozproszonym, nie tylko w Polsce; z jednego środowiska korzystają wszyscy pracownicy bez względu na lokalizację, w której się znajdują.
• automatyzacje,
• kontrola kosztów (szacowanie rentowności wyjściowej i przeliczanie końcowej do waluty, w której podpisano kontrakt),
• raporty.

Wdrożenie

Wyjściowym działaniem było dla nas (w ścisłej współpracy z Admind) określenie kategorii projektów. Zdecydowaliśmy się na 5 wyjściowych:

Każdy z nich różni się zawartymi informacjami i służy do innych działań. Dzięki projektom „Team” oraz „Currencies” system przelicza wartości niezbędne do oszacowania rentowności danego działania, a także jej finalnej postaci. Oczywiście system zlicza wartości automatycznie ,a także przelicza je na odpowiednie waluty. Dzieje się tak dzięki synchronizacji wartości wraz z tabelami walut, które są cyklicznie odświeżane i zawsze aktualne.

Dzięki danym zawartym w tych projektach jesteśmy w stanie prawidłowo przeliczać wartości niezbędne do liczenia rentowności projektów w projekcie Budget.

Dla klienta bardzo ważnym elementem środowiska było raportowanie – w celu zapewnienia takich możliwości, jakich potrzebowała agencja, wdrożyliśmy dodatek EazyBI, dzięki któremu Admind może sprawdzić, między innymi  ile zadań prowadzi w ramach konkretnych kategorii działań projektowych.

Wprowadziliśmy także możliwość bieżącego monitorowania stanu budżetu, w ramach którego prowadzone są projekty zgodnie z kwartalnymi lub rocznymi zamówieniami klientów agencji. Project Manager otrzymuje również powiadomienia dotyczące procentowego wykorzystania zamówień. Każde działanie podlegające pod dane zamówienie jest do niego podlinkowane. Dzięki temu tworzona jest przejrzysta struktura projektów, które są prowadzone w ramach danego zamówienia. Co więcej, podlinkowane podzadania mogą być wyrażone w innej walucie niż całościowy, nadrzędny projekt.

Przykład: Zamówienie: komunikacja wizualna konferencji w Norwegii, wartość 20 000 EUR. Zadanie 1: Identyfikacja wizualna. Zadanie 2: Materiały graficzne. Zadanie 3: Wideo reklamowe. Jeśli agencja realizuje wydruk materiałów w Polsce, koszty projektów będą wyrażone w PLN, natomiast całość i tak zostanie automatycznie zsumowana i przeliczona na EUR w ramach nadrzędnego zadania, który gromadzi pod sobą poszczególne działania. Osoby przydzielone do zadań, wprowadzają w formatkę szacowane i poniesione koszty tak, żeby łatwo było kontrolować wydatki.

Rezultat

Agencja zyskała to, na czym najbardziej jej zależało: środowisko do zarządzania projektami, które jest przyjazne dla użytkowników oraz spełnia wymagania zespołu działającego w branży kreatywnej. Wdrożone rozwiązanie zostało dostosowane do potrzeby Admind także pod kątem indywidualnej (customowej) funkcjonalności, jaką jest automatyczne zliczanie budżetu wszystkich zadań prowadzonych w ramach jednego projektu, przy jednoczesnym przeliczeniu go na określoną, nadrzędnie walutę (podzadania mogą być prowadzone w różnych walutach).

Międzynarodowy zespół Admind może bez przeszkód współpracować ze sobą w działaniach, które są „cross-projektowe”. Stworzyliśmy spójny ekosystem dzięki integracji różnych aplikacji, dzięki czemu klient może działać szybciej, sprawniej i wygodniej.

Istotnym aspektem jest wybranie modelu Data Center jeśli chodzi o utrzymanie instancji – dzięki temu klient może bez przeszkód dalej rozwijać środowisko pracy; ma także zapewnione bezprzestojowe funkcjonowanie systemu przy minimalnym ryzyku wystąpienia awarii (oraz nas do dyspozycji w przypadku jakichkolwiek pytań czy problemów! Świadczymy usługi wchodzące w skład wsparcia technicznego).

W skrócie:

• Środowisko do zarządzania projektami przyjazne dla użytkowników, które umożliwia współpracę między osobami w różnych lokalizacjach, z różnych zespołów.
• Dostosowanie funkcjonalności do potrzeb agencji, z czego najważniejszym wyzwaniem było wdrożenie automatyzacji obliczania rentowności projektów oraz bieżącego przeliczania walut zgodnie z najnowszymi, aktualnymi tabelami kursów.
• Raportowanie zgodne z potrzebami agencji kreatywnej.
• Możliwość skalowania środowiska o kolejnych użytkowników i procesy.

Wypowiedzi

Polecamy

• Jira dla marketingu – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów [BLOGPOST].
• Rozwiązania dla zespołów biznesowych zaimplementowane w systemie Jira [OPISY ROZWIĄZAŃ].
• Zarządzanie projektami w systemie Jira – szkolenie [OFERTA].