Le processus de développement d’un produit comporte de nombreuses étapes qui sont souvent très compliquées, longues et mal définies. Il est fréquent que les entreprises aient du mal à suivre l’évolution du développement et à tenir à jour la documentation. Le principal défi sur lequel j’aimerais me concentrer est le besoin permanent d’améliorer le produit. Parce que nous ne vivons pas dans un monde parfait, les changements sont inévitables – qu’il s’agisse d’un petit fragment de la conception qui doit être mis à jour, que la pièce que vous avez utilisée jusqu’à présent ne soit plus disponible ou que vous deviez vous assurer que le produit répond aux exigences des nouveaux marchés.
Modifiez efficacement vos produits
Si vous pensez à la difficulté que cela peut représenter, vous devez supposer que les pires scénarios peuvent se produire :
- des exigences en constante évolution,
- de nouveaux employés qui ne sont pas familiers avec le processus,
- recherche de la documentation,
- recherche des employés disponibles pour faire leur part du travail, attente de la révision…
La liste est longue. Et maintenant, n’oubliez pas que ce processus peut se répéter. Et que vous avez des centaines de produits ! Vous réalisez soudain que cette quantité de travail ne peut être effectuée manuellement dans un délai raisonnable. C’est un scénario assez courant : les entreprises ont des processus définis et une façon de travailler qui ont fonctionné efficacement pendant un certain temps, mais au fil du temps, le processus lui-même n’a jamais été revu et amélioré. Et même s’il l’a été, il ne s’adapte généralement pas bien à l’augmentation du nombre d’employés et de produits. À un moment donné, quelqu’un doit prendre la décision de tirer un trait et de préparer un plan d’amélioration. C’est le moment d’automatiser, de standardiser et d’optimiser le processus – en introduisant la gestion des changements.
Avantages de la gestion du changement
L’un des composants essentiels d’un logiciel PLM est le module de gestion des changements qui vous fournit le cadre nécessaire pour effectuer des changements de manière efficace et en assurer le suivi facilement. La gestion des changements est le processus de gestion d’une demande de changement à travers un cycle défini d’étapes. Des méthodes et des procédures standardisées sont utilisées pour s’assurer que les changements peuvent être traités conformément au plan. La gestion des changements dans le PLM est la réponse au rythme croissant du développement des produits et à la nécessité de minimiser les perturbations indésirables à n’importe quel stade du processus. La mise en œuvre de la gestion des changements n’est pas une tâche facile, mais la récompense vaut la peine d’être vécue au début. Quels sont les avantages de la gestion du changement, pourquoi les entreprises pensent-elles qu’elle leur apportera des bénéfices et décident-elles de l’utiliser ?
Assurez l’intégrité de vos données
Avant de passer aux spécificités de la gestion des changements, il y a un aspect de la gestion du cycle de vie des produits qui facilite vraiment la vie. Pour en tirer pleinement parti, vous devez le traiter comme une source unique de données sur vos produits. En l’absence de systèmes concurrents, vous ne devez pas perdre de temps à chercher où une information particulière est stockée. En outre, vous excluez la situation où, par accident, vous essayez de modifier le produit dans les deux systèmes indépendamment. En supposant que ce type d’erreur se produise et que vous l’empêchiez de se propager, vous perdez du temps à la vérifier et à la réparer, sans compter que quelqu’un aurait pu faire le travail là où cela comptait vraiment. En gérant le produit et les modifications dans un seul système, vous conservez l’intégrité de vos données. Vous travaillerez toujours sur les versions les plus récentes et les modifications que vous avez apportées ne seront pas écrasées ou dupliquées par d’autres.
Normalisation et optimisation des processus
L’une des premières choses qui vient à l’esprit en termes d’avantages de l’introduction de la gestion des changements est la normalisation et l’optimisation des processus. Chaque entreprise a des processus internes liés aux changements. L’erreur la plus contre-productive consiste à utiliser des processus qui ne sont pas définis ou mal définis et qui ne sont pas transparents pour les autres. Vous en avez l’impression lorsque vous pensez aux employés confus qui se demandent ce qu’ils doivent faire ensuite, quelle est la prochaine étape du processus. Cela entraîne un chaos inutile pour tout le monde et a de nombreux effets secondaires – erreurs, retards, dépassements de coûts. Il est juste de dire que la plupart des changements se produisent aux premiers stades du cycle de vie du produit – ma conclusion est que plus l’erreur est commise tôt, plus les conséquences sont importantes. Pour rester flexible et compétitif, il n’est tout simplement pas acceptable de s’exposer à ces risques. C’est pourquoi la création de modèles de processus est si cruciale pour un travail efficace. Sans définitions, on ne sait pas ce qu’il faut améliorer. Dans la gestion du changement, les processus sont faciles à définir et faciles à maintenir. Les acteurs du processus et leurs rôles sont définis dès le départ. À tout moment, vous pouvez vérifier quel est le statut actuel et qui est responsable. Vous êtes également en mesure de voir quelles activités doivent encore être réalisées.
Automatisation de la gestion des changements
L’autre domaine où la gestion des changements montre son véritable potentiel est de permettre de comprendre l’impact du changement que vous souhaitez effectuer. La gestion de nomenclatures contenant des centaines de pièces serait insupportable si elle était effectuée manuellement. Voir ce qui sera affecté et quel sera le résultat du changement est ce qui rend le processus beaucoup plus facile pour les ingénieurs. Le module de gestion des modifications de PTC Windchill PDMLink comprend également un cadre de règles commerciales qui permet de spécifier toute la logique commerciale et toutes les conditions qui doivent être satisfaites pour valider la modification. Avec la quantité de données à analyser, il est parfois impossible de détecter les erreurs et les problèmes d’intégrité des données. Avec un outil automatisé, le système les vérifiera lui-même et ne permettra pas de poursuivre. La réduction du risque d’erreur et du nombre d’étapes où des erreurs peuvent se produire augmente la qualité globale des produits livrés.
Gagner du temps et de l’argent avec la gestion des changements
Le facteur temps est un thème récurrent dans les points ci-dessus. Il n’y a rien de nouveau à dire que nous voulons optimiser et gagner du temps pour réduire les coûts. Dans la gestion des changements, ce n’est pas un facteur distinct qui influence la réduction des coûts. L’idée même de la gestion des changements trouve son origine dans la nécessité d’éliminer les frais généraux redondants, d’automatiser les tâches répétitives, d’accroître la visibilité des changements. Une bonne communication au sein de l’organisation et de l’équipe est également la clé pour augmenter la productivité. PTC Windchill PDMLink est un système qui rend la coopération claire et simple – il garantit l’échange le plus rapide d’informations et permet de prendre des mesures plus rapidement. À tout moment, vous avez la possibilité de communiquer, de visualiser l’avancement des tâches, de partager les documents avec votre équipe. Grâce au moteur de recherche avancé, vous pouvez rechercher n’importe quel changement, pièce ou type et voir les résultats en un clin d’œil. Les avantages sont à chaque pas que vous faites !
Les défis de la gestion du changement
Maintenant que nous savons à quel point la gestion des changements est un outil formidable entre de bonnes mains, pensons aux inconvénients. Bien sûr, rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît. Et rien n’est aussi simple que ce que de nombreuses personnes proposant des solutions PLM aimeraient vous faire croire. Quelles sont les principales difficultés pour créer une mise en œuvre solide de la gestion des changements dans le PLM ? C’est un véritable défi, car il faut penser à tous les détails et à toutes les réserves du processus. Le défi ne concerne pas seulement les développeurs et les analystes commerciaux. Une grande partie du travail se fait également du côté du client. Je dirais que la mise en œuvre doit toujours être un effort conjoint pour obtenir le maximum de ce qu’il est possible de réaliser, mais c’est le client qui utilisera le logiciel et c’est lui qui devrait se soucier le plus de s’impliquer à toutes les étapes de la coopération. Il est recommandé de prévoir et d’organiser dès le début des ateliers pour aider à verbaliser les attentes exactes et définir les spécifications en détail. Sans cela, vous risquez fort d’obtenir un produit qui ne répondra pas à votre demande.
Équilibre entre personnalisation et configuration
Même si les logiciels PLM modernes sont très développés et performants, il ne faut pas croire que la solution toute faite est la réponse à tous vos problèmes. Oui, elle prend en charge de nombreux cas d’utilisation et des années de mise en œuvre ont permis d’introduire les meilleures pratiques, mais il n’existe pas d’entreprises identiques avec deux structures identiques et des processus identiques. Bien qu’il soit possible d’utiliser la gestion des changements avec une simple configuration et sans personnalisation, l’expérience montre que le client souhaite toujours des modifications du logiciel qui soient spécifiques à ses besoins. L’important est de maintenir l’équilibre entre configuration et personnalisation. Trop de personnalisations seront douloureuses pour la maintenance future, trop peu pourraient signifier un potentiel inexploité.
La gestion du changement – une étape naturelle pour organiser vos processus
Vous devez également être conscient du fait que la mise en œuvre de la gestion des changements prendra un certain temps. Comme vous pouvez le voir ci-dessus, la tâche à laquelle nous sommes confrontés n’est pas anodine. De nombreuses personnes doivent être impliquées, de nombreuses heures doivent être passées. La collecte d’informations et la création de la documentation prennent beaucoup de temps et, pour être honnête, ce n’est que le début. Vous devez réfléchir aux processus qui fonctionnent et à ceux qui ne fonctionnent pas, aux processus à fusionner, à séparer, à supprimer. Certains doivent être remaniés. Ajoutez les définitions de rôles, les règles de gestion, le contrôle d’accès et faites en sorte que cela fonctionne avec les types de données. Tout cela doit être prêt avant que la véritable mise en œuvre ne commence. Mais attendez – n’est-ce pas ce que vous vouliez faire en premier lieu ? Vous pouvez en conclure que la gestion des changements n’est qu’un outil, mais que les efforts que vous y consacrez vous aident à réaliser et à coordonner l’innovation. Vous n’auriez pas tort !
Gestion des changements processus flux de travail
Dans PTC Windchill PDMLink, vous avez la possibilité d’automatiser les processus à l’aide de workflows. Le workflow est une liste bien définie d’étapes dans lesquelles les informations et les tâches sont réparties entre les participants. Bien qu’il existe plusieurs modèles de flux de travail prêts à l’emploi, vous êtes encouragé à créer les vôtres, que vous pouvez concevoir pour atteindre des objectifs commerciaux spécifiques. Les modèles peuvent être catégorisés et créés en fonction de différents contextes – par exemple, vous pouvez avoir des modèles communs et distincts pour toutes les organisations. Les catégories sont également utiles car les flux de travail ne sont pas spécifiques à la gestion des changements. Vous pouvez automatiser tous les processus que vous souhaitez !
Une recette pour un bon modèle de processus
Les workflows peuvent être créés, modifiés et sauvegardés dans l’éditeur de modèle de workflow – un outil graphique de type glisser-déposer facile à utiliser. Les étapes du processus sont représentées par les nœuds et elles doivent être liées les unes aux autres pour déterminer le flux de l’exécution. Chaque lien contient des informations sur l’événement qui l’a conduit et peut être configuré pour se déclencher à l’achèvement de l’activité prédécesseur ou tout autre acheminement spécifique. Chaque modèle doit comporter un nœud de départ et au moins un nœud d’arrivée. Il existe plusieurs types de nœuds :
- Les activités : elles représentent le travail que les participants doivent accomplir manuellement afin de poursuivre le processus. La tâche est automatiquement ajoutée pour l’utilisateur assigné lorsque le flux de travail atteint ce nœud. Il existe également des activités ad-hoc pour lesquelles les participants doivent être sélectionnés au moment de l’exécution.
- Connecteurs : utilisés pour créer la logique du flux de processus – gestion des branches, des boucles et vérification des conditions.
- Robots : ces nœuds sont les activités qui ne nécessitent pas d’affectation à l’utilisateur et peuvent être réalisées automatiquement.
De nombreux nœuds robots sont disponibles dans PTC Windchill PDMLink, dont les plus utiles :
- Notifications par e-mail : lorsque le flux de travail l’atteint, un message personnalisé est envoyé à la liste de destinataires spécifiée.
- Méthode : un robot qui comprend un ensemble d’actions prédéfinies, par exemple, l’objet peut être placé dans un état de cycle de vie spécifique ou être retiré.
- Expression d’exécution : robot permettant d’exécuter une expression Java dans le flux de travail.
- Synchroniser : utilisé pour synchroniser le démarrage d’un processus en fonction d’un autre événement.
- Timer : permet de retarder le début de l’exécution d’un nœud pendant un laps de temps déterminé.
Que le changement commence !
Il existe plusieurs façons de lancer un workflow dans PTC Windchill PDMLink. En général, les workflows sont liés aux cycles de vie des différents types disponibles dans le système. En liant certains états des objets au modèle, le moteur de workflow démarre automatiquement le processus lorsque l’instance du type est créée ou lorsqu’elle passe d’un état à l’autre. Par exemple, chaque objet de changement démarre un processus de changement à l’initialisation. Une instance de l’objet peut avoir plusieurs workflows associés, mais vous devez veiller à ce qu’ils ne s’influencent pas mutuellement de manière imprévue.
L’autre façon de lancer le workflow est de l’appeler indépendamment du code ou de l’interface utilisateur. Les scénarios les plus courants dans ce cas sont lorsque l’utilisateur sélectionne manuellement une action ou lorsqu’un événement associé s’exécute en arrière-plan.
Restez à jour sur vos modifications
Bien entendu, les administrateurs disposent d’une grande variété de fonctionnalités pour les aider à coordonner et à gérer toutes les modifications. Dans Windchill PDMLink, de nombreux outils de suivi sont intégrés : vous pouvez vérifier à tout moment la progression du processus, voir son état actuel et identifier les tâches restantes. En outre, les administrateurs peuvent également visualiser l’historique complet de l’exécution du processus : quels membres de l’équipe ont pris part au processus, quel chemin a été choisi, quelles activités ont été lancées, à quel moment la tâche a été achevée, etc.
Outre l’aperçu du processus unique, il existe un grand choix de tableaux de bord et de rapports très utiles. Ils sont d’une valeur inestimable pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin à partir de la quantité écrasante de données qui peuvent être stockées dans le système. L’accès immédiat et continu aux informations donne aux responsables la possibilité de créer des vues et des résumés pour l’ensemble de l’organisation, les équipes, les produits spécifiques et les utilisateurs, afin d’être au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise. L’un des autres avantages est également la possibilité d’identifier les goulets d’étranglement potentiels dans le processus de changement. Il est clair qu’avec ce nombre d’outils et de ressources, vous êtes en mesure de concevoir, modéliser, mettre en œuvre et suivre n’importe quel processus de changement que vous pouvez imaginer !
Résumé
En résumé, la mise en œuvre d’une gestion des changements est une étape nécessaire pour faire progresser les capacités de votre entreprise. Elle est essentielle pour apporter des améliorations continues et systématiques aux produits. C’est le meilleur moyen d’abandonner les processus manuels, compliqués et non documentés. Ne perdez plus votre temps à rechercher constamment des données actualisées. Réduisez les efforts nécessaires pour accomplir votre travail. L’alternative est déjà là – avec la gestion des changements dans le PLM, vous pouvez gérer le changement de la manière la plus simple possible. Utilisez des processus standardisés et une source unique de vérité pour les informations. Améliorez la communication entre les employés et les fournisseurs répartis dans le monde entier et définissez clairement les responsabilités.