Der Prozess der Produktentwicklung besteht aus vielen Schritten, die oft sehr kompliziert, zeitaufwendig und nicht gut definiert sind. Es ist üblich, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, den Fortschritt der Entwicklung zu verfolgen und die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Die größte Herausforderung, auf die ich mich konzentrieren möchte, ist die ständige Notwendigkeit, das Produkt zu verbessern. Da wir nicht in einer perfekten Welt leben, sind Änderungen unvermeidlich – sei es, dass nur ein kleiner Teil des Designs aktualisiert werden muss, das Teil, das Sie bisher verwendet haben, nicht mehr verfügbar ist oder Sie sicherstellen müssen, dass das Produkt den Anforderungen der neuen Märkte entspricht.
Ändern Sie Ihre Produkte effektiv
Wenn Sie darüber nachdenken, wie schwer es sein könnte, müssen Sie davon ausgehen, dass die schlimmsten Szenarien eintreten könnten:
- ständig wechselnde Anforderungen,
- neue Mitarbeiter, die mit dem Prozess nicht vertraut sind,
- die Suche nach der Dokumentation,
- die Suche nach den verfügbaren Mitarbeitern, die ihren Teil der Arbeit erledigen, warten auf das Review…
Die Liste geht weiter. Und jetzt denken Sie daran, dass sich dieser Prozess wiederholen könnte. Und dass Sie Hunderte von Produkten haben! Plötzlich wird Ihnen klar, dass diese Menge an Arbeit nicht manuell in angemessener Zeit erledigt werden kann. Es ist ein recht häufiges Szenario – Unternehmen haben einige definierte Prozesse und eine Arbeitsweise, die eine Zeit lang effizient funktionierte, aber im Laufe der Zeit wurde der Prozess selbst nie überarbeitet und verbessert. Und selbst wenn dies der Fall war, skaliert er in der Regel nicht gut, wenn die Anzahl der Mitarbeiter und Produkte wächst. Irgendwann muss jemand die Entscheidung treffen, einen Schlussstrich zu ziehen und einen Plan zur Verbesserung zu erstellen. Das ist der Zeitpunkt, den Prozess zu automatisieren, zu standardisieren und zu optimieren – das Change Management einzuführen.
Vorteile des Change Managements
Eine der wesentlichen Komponenten der PLM-Software ist das Change Management-Modul, das Ihnen das Framework zur Verfügung stellt, mit dem Sie Änderungen effektiv durchführen und leicht nachverfolgen können. Change Management ist der Prozess der Verwaltung einer Änderungsanfrage durch den definierten Zyklus von Schritten. Es werden standardisierte Methoden und Verfahren verwendet, um sicherzustellen, dass die Änderungen wie geplant durchgeführt werden können. Change Management in PLM ist die Antwort auf die zunehmende Geschwindigkeit der Produktentwicklung und die Notwendigkeit, unerwünschte Unterbrechungen in jeder Phase des Prozesses zu minimieren. Die Implementierung von Change Management ist keine leichte Aufgabe, aber die Belohnung ist die Schmerzen am Anfang wert. Was sind die Vorteile von Change Management, warum glauben Unternehmen, dass es ihnen Gewinne bringt und entscheiden sich, es zu nutzen?
Sichern Sie die Integrität Ihrer Daten
Bevor ich auf die Besonderheiten des Änderungsmanagements eingehe, gibt es einen Aspekt des Product Lifecycle Management, der das Leben wirklich einfacher macht. Um es voll auszunutzen, müssen Sie es wie eine einzige Quelle für die Daten über Ihre Produkte behandeln. Wenn es keine konkurrierenden Systeme gibt, müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, zu suchen, wo eine bestimmte Information gespeichert ist. Außerdem schließen Sie die Situation aus, dass Sie versehentlich versuchen, das Produkt in beiden Systemen unabhängig voneinander zu ändern. Angenommen, ein solcher Fehler passiert und Sie verhindern, dass er sich weiter ausbreitet, verschwenden Sie Zeit, um ihn zu prüfen und zu beheben, ganz zu schweigen davon, dass jemand die Arbeit dort hätte erledigen können, wo es wirklich wichtig ist. Durch die Verwaltung des Produkts und der Änderungen in einem System bleibt die Integrität Ihrer Daten gewahrt. Sie arbeiten immer an den aktuellen Versionen und die von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden nicht von anderen überschrieben oder dupliziert.
Prozessstandardisierung und -optimierung
Eines der ersten Dinge, die in Bezug auf die Vorteile der Einführung des Change Managements in den Sinn kommen, ist die Standardisierung und Optimierung von Prozessen. Jedes Unternehmen hat einige interne Prozesse, die mit Veränderungen zu tun haben. Der kontraproduktivste Fehler ist es, Prozesse zu verwenden, die nicht oder nur unzureichend definiert und für andere nicht transparent sind. Man bekommt das Gefühl, wenn man an verwirrte Mitarbeiter denkt, die sich fragen, was sie als nächstes tun sollen, was der nächste Schritt des Prozesses ist. Das bringt unnötiges Chaos für alle und hat viele Nebeneffekte – Fehler, Verzögerungen, kostspielige Überschreitungen. Man kann sagen, dass die meisten Änderungen in den frühen Phasen des Produktlebenszyklus auftreten – meine Schlussfolgerung ist, dass die Folgen umso größer sind, je früher der Fehler gemacht wird. Um flexibel und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es einfach nicht akzeptabel, diesen Risiken ausgesetzt zu sein. Deshalb ist das Erstellen von Prozessvorlagen so entscheidend für effektives Arbeiten. Ohne Definitionen wissen wir nicht, was wir verbessern müssen. Im Change Management sind Prozesse einfach zu definieren und leicht zu warten. Die Prozessakteure und ihre Rollen sind von Anfang an definiert. Zu jedem Zeitpunkt können Sie überprüfen, was der aktuelle Status ist und wer verantwortlich ist. Sie können auch sehen, welche Aktivitäten noch zu erledigen sind.
Automatisierung im Change Management
Der andere Bereich, in dem Change Management sein wahres Potenzial zeigt, ist die Möglichkeit, die Auswirkungen der Änderung, die Sie durchführen möchten, zu verstehen. Die Verwaltung von Stücklisten (Eng. BOM Management) mit Hunderten von Teilen wäre unerträglich, wenn sie manuell durchgeführt würde. Zu sehen, was betroffen sein wird und was das Ergebnis der Änderung sein wird, macht den Prozess für Ingenieure viel einfacher. Innerhalb des Change Management-Moduls in PTC Windchill PDMLink gibt es auch ein Business Rules Framework, das es erlaubt, die gesamte Geschäftslogik mit allen Bedingungen zu spezifizieren, die für die Freigabe der Änderung erfüllt sein müssen. Bei der Menge der zu analysierenden Daten ist es manchmal unmöglich, Fehler und Datenintegritätsprobleme zu erkennen. Mit einem automatisierten Tool prüft das System dies selbst und erlaubt es nicht, fortzufahren. Durch die Minimierung des Fehlerrisikos und der Anzahl der Schritte, bei denen Fehler auftreten können, wird die Gesamtqualität der gelieferten Produkte erhöht.
Sparen Sie Zeit und Geld mit Change Management
Der Faktor Zeit zieht sich wie ein roter Faden durch die obigen Punkte. Es ist nichts Neues, wenn wir sagen, dass wir optimieren und Zeit sparen wollen, um Kosten zu reduzieren. Im Change Management ist dies kein separater Faktor, der die Kostenreduzierung beeinflusst. Die ganze Idee des Change Managements hat ihre Wurzeln in der Notwendigkeit, redundanten Overhead zu eliminieren, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Sichtbarkeit von Änderungen zu erhöhen. Eine gute Kommunikation innerhalb der Organisation und des Teams ist auch der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität. PTC Windchill PDMLink ist ein System, das die Zusammenarbeit einfach macht – es garantiert den schnellsten Austausch von Informationen und ermöglicht es, Aktionen schneller durchzuführen. Zu jeder Zeit haben Sie die Möglichkeit, zu kommunizieren, den Fortschritt der Aufgaben zu sehen, die Dokumente mit Ihrem Team zu teilen. Mit der fortschrittlichen Suchmaschine können Sie nach jeder Änderung, jedem Teil oder Typ suchen und sehen die Ergebnisse im Handumdrehen. Die Vorteile liegen bei jedem Schritt, den Sie machen!
Herausforderungen des Change Managements
Wenn wir nun wissen, wie großartig das Werkzeug Change Management in guten Händen ist, lassen Sie uns über die Nachteile nachdenken. Natürlich ist nichts so einfach, wie es scheint. Es ist auch nichts so einfach, wie viele Anbieter von PLM-Lösungen es Ihnen weismachen wollen. Was sind die Hauptschwierigkeiten, um eine robuste Implementierung von Change Management im PLM zu schaffen? Es ist eine ziemliche Herausforderung, da man über alle Details und Besonderheiten des Prozesses nachdenken muss. Die Herausforderung liegt nicht nur bei den Entwicklern und Business-Analysten. Ein erheblicher Teil der Arbeit liegt auch auf der Seite des Kunden. Ich würde sagen, dass die Implementierung immer eine gemeinsame Anstrengung sein muss, um das Maximum des Möglichen zu erreichen, aber es ist der Kunde, der die Software nutzen wird, und er sollte sich am meisten darum kümmern, in allen Phasen der Zusammenarbeit einbezogen zu werden. Es wird empfohlen, am Anfang eine Art von Workshop zu planen und durchzuführen, um die genauen Erwartungen zu formulieren und die Spezifikation im Detail zu definieren. Ohne sie ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie ein Produkt bekommen, das Ihren Anforderungen nicht entspricht.
Balance zwischen Anpassung und Konfiguration
Auch wenn moderne PLM-Software sehr ausgereift und leistungsfähig ist, sollten Sie sich nicht täuschen lassen, dass eine Out-of-the-Box-Lösung die Antwort auf alle Ihre Probleme ist. Ja, sie unterstützt viele Anwendungsfälle und jahrelange Implementierungen haben geholfen, die besten Praktiken einzuführen, aber es gibt keine identischen Unternehmen mit zwei identischen Strukturen mit identischen Prozessen. Obwohl es möglich ist, Change Management nur mit Konfiguration und ohne Anpassungen zu nutzen, zeigt die Erfahrung, dass der Kunde immer irgendeine Art von Modifikation der Software wünscht, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wichtig ist es, die Balance zwischen Konfiguration und Anpassung zu halten. Zu viele Anpassungen werden in der zukünftigen Wartung schmerzhaft sein, zu wenig könnte ungenutztes Potenzial bedeuten.
Change Management – natürlicher Schritt zur Organisation Ihrer Prozesse
Etwas, dessen Sie sich ebenfalls bewusst sein müssen, ist, dass die Durchführung des Change Managements einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Wie Sie oben sehen können, ist die Aufgabe, vor der wir stehen, nicht trivial. Viele Menschen müssen beteiligt sein, viele Stunden müssen aufgewendet werden. Das Sammeln der Informationen und das Erstellen der Dokumentation ist sehr zeitaufwendig und – um ehrlich zu sein – nur der Anfang. Man muss darüber nachdenken, welche Prozesse funktionieren und welche nicht, welche Prozesse zusammengeführt, welche getrennt, welche entfernt werden müssen. Einige müssen umgestaltet werden. Man muss die Rollendefinitionen, die Geschäftsregeln und die Zugriffskontrolle aufstellen und dafür sorgen, dass es mit den Datentypen funktioniert. All das muss fertig sein, bevor die eigentliche Implementierung beginnt. Aber warten Sie – ist es nicht das, was Sie in erster Linie tun wollten? Sie können zu dem Schluss kommen, dass Change Management nur ein Werkzeug ist, aber der Aufwand, den Sie betreiben, hilft Ihnen, die Innovation zu realisieren und zu koordinieren. Sie würden nicht falsch liegen!
Workflow des Change-Management-Prozesses
In PTC Windchill PDMLink haben Sie die Möglichkeit, die Prozesse mithilfe von Workflows zu automatisieren. Der Workflow ist eine wohldefinierte Liste von Schritten, in denen Informationen und Aufgaben unter den Teilnehmern verteilt werden. Obwohl es mehrere vorgefertigte Workflow-Vorlagen gibt, werden Sie dazu ermutigt, Ihre eigenen zu erstellen, die Sie zur Erreichung bestimmter Geschäftsziele entwerfen können. Vorlagen können kategorisiert und für verschiedene Kontexte erstellt werden – so können Sie beispielsweise gemeinsame und separate Vorlagen für alle Organisationen haben. Kategorien sind auch deshalb hilfreich, weil die Workflows nicht spezifisch für das Change Management sind. Sie können jeden Prozess automatisieren, den Sie möchten!
Eine Rezeptur für eine gute Prozessvorlage
Workflows können im Workflow-Template-Editor erstellt, bearbeitet und gespeichert werden – ein einfach zu bedienendes grafisches Drag-and-Drop-Tool. Die Schritte des Prozesses werden durch die Knoten dargestellt und sie müssen miteinander verknüpft werden, um den Ablauf der Ausführung zu bestimmen. Jede Verknüpfung enthält Informationen über das Ereignis, das zu ihr geführt hat, und kann so konfiguriert werden, dass sie bei Beendigung der Vorgängeraktivität oder einer anderen spezifischen Weiterleitung ausgelöst wird. Jede Vorlage muss einen Startknoten und mindestens einen Endknoten haben. Es gibt mehrere Knotentypen:
- Aktivitäten: stellen die Arbeit dar, die Teilnehmer manuell erledigen müssen, um mit dem Prozess fortzufahren. Die Aufgabe wird automatisch für den zugewiesenen Benutzer hinzugefügt, wenn der Workflow diesen Knoten erreicht. Es gibt auch Ad-hoc-Aktivitäten, für die die Teilnehmer zur Laufzeit ausgewählt werden müssen.
- Konnektoren: werden für die Erstellung der Logik des Prozessablaufs verwendet – Verwaltung von Verzweigungen, Schleifen und Überprüfung der Bedingungen.
- Roboter: diese Knoten sind die Aktivitäten, die keine Zuweisung an den Benutzer benötigen und automatisch ausgeführt werden können.
Es gibt viele verfügbare Roboterknoten in PTC Windchill PDMLink, von denen die nützlichsten sind:
- E-Mail-Benachrichtigungen: bei Erreichen des Workflows wird eine benutzerdefinierte Nachricht an die angegebene Liste von Empfängern gesendet
- Methode: ein Roboter, der eine Reihe von vordefinierten Aktionen beinhaltet, z. B. könnte das Objekt in einen bestimmten Lebenszykluszustand versetzt oder ausgecheckt werden
- Ausführen des Ausdrucks: ein Roboter zum Ausführen eines Java-Ausdrucks im Workflow
- Synchronisieren: wird verwendet, um den Start eines Prozesses in Abhängigkeit von einem anderen Ereignis zu synchronisieren
- Timer: Verzögerung des Starts der Knotenausführung um eine bestimmte Zeitspanne
Die Änderung soll beginnen!
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Workflow in PTC Windchill PDMLink zu starten. Normalerweise sind die Workflows mit den Lebenszyklen der verschiedenen im System verfügbaren Typen verknüpft. Indem bestimmte Zustände der Objekte mit der Vorlage verknüpft werden, startet die Workflow-Engine automatisch den Prozess, wenn die Instanz des Typs erstellt wird oder wenn sie von einem Zustand in den anderen wechselt. Zum Beispiel startet jedes Änderungsobjekt bei der Initialisierung einen Änderungsprozess. Eine Instanz des Objekts könnte mehrere zugehörige Workflows haben, aber Sie müssen darauf achten, dass sie sich nicht auf unvorhergesehene Weise gegenseitig beeinflussen.
Die andere Möglichkeit, den Workflow zu starten, besteht darin, ihn unabhängig vom Code oder von der Benutzeroberfläche aufzurufen. Die häufigsten Szenarien für diesen Fall sind, wenn der Benutzer manuell eine Aktion auswählt oder wenn ein zugehöriges Ereignis im Hintergrund läuft.
Bleiben Sie auf dem Laufenden über Ihre Änderungen
Die dritte Möglichkeit, den Prozess zu starten, besteht darin, einen Unterprozess in der anderen Workflow-Vorlage zu erstellen – Workflows können leicht verschachtelt werden. Sie könnten auf die Situation stoßen, dass Sie sehr ähnliche Vorlagen haben, die sich nur in ein paar Schritten unterscheiden. Es wäre eine gute Idee, eine Vorlage für gemeinsame Schritte zu erstellen, damit sie in Zukunft wiederverwendet werden können und einfacher zu pflegen sind. Meiner Erfahrung nach ist dies für Synchronisationszwecke nützlich.
Natürlich stehen den Administratoren eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die sie bei der Koordination und Verwaltung aller Änderungen unterstützen. In Windchill PDMLink gibt es mehrere eingebaute Überwachungswerkzeuge – Sie können jederzeit den Fortschritt des Prozesses überprüfen, seinen aktuellen Status sehen und verbleibende Aufgaben identifizieren. Nicht nur das, sondern Administratoren können auch die komplette Historie der Prozessausführung einsehen – welche Teammitglieder am Prozess teilgenommen haben, welcher Pfad des Prozesses gewählt wurde, welche Aktivitäten gestartet wurden, wann die Aufgabe abgeschlossen wurde, usw.
Neben der einzelnen Prozessvorschau gibt es eine große Auswahl an sehr nützlichen Dashboards und Berichten. Sie sind von unschätzbarem Wert, um aus der überwältigenden Menge an Daten, die im System gespeichert werden können, alle benötigten Informationen zu erhalten. Der sofortige und kontinuierliche Zugriff auf die Informationen gibt Managern die Möglichkeit, Ansichten und Zusammenfassungen für die gesamte Organisation, Teams, bestimmte Produkte und Benutzer zu erstellen, so dass sie über alles, was im Unternehmen vor sich geht, auf dem Laufenden sind. Einer der weiteren Vorteile ist auch die Möglichkeit, potenzielle Engpässe im Änderungsprozess zu identifizieren. Es ist klar, dass Sie mit dieser Anzahl von Tools und Ressourcen in der Lage sind, jeden denkbaren Änderungsprozess zu entwerfen, zu modellieren, zu implementieren und zu verfolgen!
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines Change Managements ein notwendiger Schritt ist, um die Fähigkeiten Ihres Unternehmens voranzutreiben. Es ist entscheidend, um kontinuierliche und systematische Produktverbesserungen zu erzielen. Es ist der beste Weg, um manuelle, komplizierte und undokumentierte Prozesse hinter sich zu lassen. Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit mit der ständigen Suche nach aktuellen Daten. Reduzieren Sie den Aufwand für die Erledigung der Aufgaben. Die Alternative ist schon da – mit Change Management in PLM managen Sie den Wandel auf die einfachste Art und Weise. Nutzen Sie standardisierte Prozesse und eine Single Source of Truth für die Informationen. Verbessern Sie die Kommunikation zwischen global verteilten Mitarbeitern und Lieferanten, definieren Sie Verantwortlichkeiten klar über Rollen. Verstehen Sie die Auswirkungen Ihrer Änderungen. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Produktevolution, um Änderungen effektiver, schneller und mit bester Qualität zu liefern!