Jira ist nicht nur ein „Bugtracker“
Project Management Office, oft als englische Abkürzung PMO bezeichnet, ist eine Organisationseinheit, die in immer mehr Unternehmen in Polen vertreten ist. Jedes Unternehmen, das mehrere Projekte gleichzeitig durchführt, stellt fest, dass eine zentrale Einheit erforderlich ist, die die Mitarbeiter schult, Prozesse und Vorlagen standardisiert und sich auf die bestmögliche Umsetzung der wichtigsten Initiativen im Unternehmen konzentriert.
Neben den Mitarbeitern, die zweifellos den wichtigsten Teil des Project Management Office ausmachen, ist es auch wichtig, über Tools zu verfügen, mit denen man Inspektionen durchführen, Projektdokumente speichern, Zeitpläne und Pläne erstellen kann. Das Spektrum der Tools zur Unterstützung von Projektaktivitäten ist sehr breit, von komplexen und multifunktionalen Kombinationen bis hin zu einfachen und kostenlosen Programmen. Die Wahl des geeigneten Software oder der entsprechenden Software-Set hängt vollständig von den Bedürfnissen des Büros, dem Umfang seiner Zuständigkeiten und natürlich von den individuellen Vorlieben der Mitarbeiter ab. Vielen Unternehmen ist jedoch nicht bewusst, dass Jira (mit dem sie Produktionsaufgaben verwalten, Fehler melden und beheben oder zu einem anderen Zweck) auch ein hervorragendes Tool für PMO ist.
Jira ist am bekanntesten als „Bugtracker“, ein Tool, mit dem Sie Fehler in der Software melden können. Tatsächlich war es vor vielen Jahren eine zentrale Funktion, und dank dieser Funktion wurde Jira in vielen Unternehmen implementiert. Im Laufe der Jahre wurden jedoch weitere Funktionen hinzugefügt, wodurch sich Jira im Laufe der Zeit zu einem multifunktionalen und flexiblen Tool entwickelte, das den Anforderungen von Programmier-, IT-Teams und Business-Teams wie HR-, Einkaufs- und Verkaufsabteilungen sowie PMO. Heute hat die Familie Atlassian ein Dutzend Artikel, von denen fast alle die Option haben, Plugins zu installieren, die von Dritten erstellt wurden. Dadurch erhalten wir ein Universum an Funktionen, aus dem wir nahezu unbegrenzt auswählen können.
Empfohlenes Software-Set
Vor einigen Jahren haben wir festgestellt, dass die verfügbaren Programme und Add-Ons bereits ausgereift genug sind, um im Bereich Projektmanagement erfolgreich eingesetzt zu werden. Dann starteten wir eine Informationskampagne unter unseren Kunden, um das Wissen über die Möglichkeiten des PMO-Service im Atlassian-Umfeld zu erweitern. Die Kampagne stieß auf großes Interesse und ist nicht überraschend. Jira hat in dieser Hinsicht viele Vorteile. Die Verwendung für PMO wird hauptsächlich durch das Wissen über das Tool und damit eine geringere kognitive Barriere sowie ein Lizenzmodell und die Verwendung vorhandener Software für einen neuen Zweck unterstützt.
Zeit- und Kostenersparnis sind wichtige Aspekte, aber was ist mit der Funktionalität? Ist der „Bugtracker“ als Haupt-Tool für PMO geeignet? Wir beantworten solche Fragen: „Es kommt darauf an.“ Wir sind uns bewusst, dass jede Organisation anders ist und ihre eigenen Bedürfnisse hat. Deshalb starten wir immer Gespräche und Analysen, um diese Bedürfnisse kennenzulernen.
Ein Tool-Set, die die Anforderungen der meisten unserer Kunden erfüllen, sind:
- Jira by Atlassian – Programm, das den Prozess, die Automatisierung, die Möglichkeit zum Registrieren von Aufgaben, zum Zuweisen von Verantwortlichen und zum Erfassen der Arbeitszeit bereitstellt.
- BigPicture by Softwareplant – Jiras Add-On mit Design-Layer, Gantt-Diagramm, Aufgabenverwaltung in Agile und SAFe (Scaled Agile Framework), Ressourcenplanung und Projektrisiken.
- Confluence by Atlassian – Daten-Repository, Erstellen von Projektdokumentationen, Besprechungsnotizen, Spezifikationen und Anforderungssätzen. Online-Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.
In der Regel muss lediglich eine Lizenz für BigPicture erworben werden, da viele Unternehmen Jira und Confluence bereits als Teil anderer Einheiten als PMO verwenden.
In kognitiven Sitzungen wurden wir oft nach einer weiteren beliebten Add-On von Jira im Bereich Projektmanagement gefragt – Portfolio für Jira von Atlassian. Daher ist es an dieser Stelle erwähnenswert, dass man noch vor einigen Monaten in Portfolio für Jira investieren könnte (von Aufgrund seiner Funktionalität und Popularität), empfehlen wir BigPicture heute allen unseren Kunden auf mutige Weise, da es eine bessere grafische Visualisierung, eine intuitivere Benutzeroberfläche und eine größere Funktionalität bietet.
Der große Vorteil von BigPicture ist außerdem, dass der Hersteller ein polnisches Unternehmen ist, mit dem wir in ständigem Kontakt stehen und auf schnelle Unterstützung in Notsituationen zählen können. Der wichtigste Vorteil ist jedoch die Dynamik der Entwicklung und die Berücksichtigung der Bedürfnisse und Wünsche der Benutzer. Wenn man die Entwicklung beider Add-Ons in den letzten Jahren beobachtet, ist klar, dass BigPicture definitiv führend ist. Immerhin ist Portfolio for Jira bei diesem Zusammenprall nicht chancenlos. Es verfügt weiterhin über eine einzigartige Funktionalität, die eine halbautomatische (mit entsprechender vorheriger manueller Konfiguration) Aufgabenplanung ermöglicht und diese Mitarbeitern und Releases zuweist. Es gibt Unternehmen, die diese Funktionalität zu schätzen wissen und sich für das Add-On von Atlassian entscheiden, obwohl ich vermute, dass selbst diese Funktionalität in ein paar bis mehreren Monaten für Portfolio for Jira kein Unterscheidungsmerkmal mehr sein wird.
Der Implementierungsprozess
Die Implementierung neuer Lösungen in einer Organisation ist nie einfach. Nach Meinung der meisten ist das Beste das, was bereits getestet wurde, und jede neue Idee, auch wenn sie sich vor dem Hintergrund neuer Initiativen abhebt und akzeptiert wurde, muss noch einen langen Weg zurücklegen, bevor ein echter Erfolg angekündigt werden kann. Unsere Aufgabe ist es, die Implementierung reibungslos durchzuführen. Unter dieser Annahme haben wir einen Plan entwickelt, den wir bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden erfolgreich anwenden.
- Fortbildungs- und Analytischworkshop
Sehr wichtig, wenn nicht der wichtigste Teil des gesamten Unternehmens. Der Workshop ist ein direktes Gespräch mit Menschen, die Benutzer und Nutznießer des Tools sein werden. Die Anforderungen der ersteren sind für die entsprechende Konfiguration der Software sehr wichtig. Durch Hinzufügen der Anforderungen der zweiten Gruppe können wir ein Lösungskonzept entwerfen, das die Implementierung der erforderlichen Prozesse und das Berichten der erwarteten Daten ermöglicht. Wir nennen das auch Fortbildungswerkstatt. Es umfasst Schulungen in der vorgeschlagenen Software, die die Kommunikation erheblich erleichtern. Es ist viel einfacher, über Lösungen zu sprechen, wenn jeder im Raum genau weiß, worüber er spricht, und es visualisieren kann. - Systemimplementierung in einer festgelegten Konfiguration
Basierend auf den Ergebnissen des Workshops wird das System installiert und konfiguriert. Diese Aktivitäten werden manchmal von den Mitarbeitern des Kunden ausgeführt, was besonders wichtig ist, wenn das System letztendlich von jemandem innerhalb des Unternehmens verwaltet werden soll und daher umfassende Kenntnisse über die Implementierung haben sollte. In anderen Fällen führen wir diese Arbeiten selbst aus und stellen dem Kunden das Ergebnis zusammen mit der vollständigen Dokumentation zur Verfügung. - Praktischer Teil unter Anleitung eines Experten
Wir glauben, dass ein sehr wichtiger Aspekt der Implementierung darin besteht, die neue Software so bald wie möglich zu verwenden. Sobald die Vereinbarungen umgesetzt sind, ermutigen wir unsere Kunden, ihre ersten Projekte unter dem erfahrenen Auge unserer Mitarbeiter zu konfigurieren. Die Fähigkeit, regelmäßig Fragen zu stellen, bedeutet, dass die Integration reibungslos verläuft und das in Workshops und Schulungen erworbene Wissen schnell durch die Praxis unterstützt wird. - Kurzfristige Unterstützung nach der Implementierung
Zu diesem Zeitpunkt beginnen wir mit der Remote-Zusammenarbeit mit dem Kunden und unterstützen die Mitarbeiter innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens mit neuen Tools und Prozessen. Die Größe eines solchen Supports hängt von der Größe der Implementierung ab, schwankt jedoch normalerweise um 5 Werktage, um innerhalb von 3 Wochen nach der Implementierung der Produktion verwendet zu werden. - Langfristige Unterstützung nach der Implementierung
Nach den ersten drei Wochen beginnt sich das Systemwissen zu stabilisieren und der Support wird immer weniger benötigt, weshalb wir den Umfang reduzieren. In den meisten Fällen beträgt die Nutzungsdauer 5 Werktage innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung des kurzfristigen Supports. Dank dieses Ansatzes kümmern wir uns von Anfang bis Ende umfassend um die Umsetzung. Der Kunde wird mit einem Problem nie allein gelassen und kann sich immer auf unsere Hilfe verlassen, und wir haben die Zufriedenheit, dass eine Aufgabe gut erledigt und eine weitere erfolgreiche Implementierung durchgeführt wurde.
Zusammenfassung
Vor anderthalb Jahren hörten wir oft die Frage: „Kann man das wirklich in Jira machen?“ Heutzutage sind nicht viele Menschen überrascht, wie funktional und flexibel das System ist, und das einzige Hindernis für Softwareänderungen ist die Zurückhaltung, zu einem anderen Tool zu wechseln und ihre Gewohnheiten zu ändern. Wenn Sie mindestens eine Information aus diesem Artikel entnehmen müssen, lautet diese wie folgt:
Die Atlassian-Tool-Umgebung (hauptsächlich Jira, Confluence und BigPicture) kann als umfassendes Tool-Set zur Unterstützung von PMO in einer Organisation verwendet werden.
Wir wissen, dass nicht alle Veränderungen gut und nicht alle einfach sind, aber wir wissen auch, dass es sich immer lohnt, die neuen Möglichkeiten und ihre Stärken und Schwächen in Betracht zu ziehen, was wir nachdrücklich befürworten.
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