Zarządzanie środkami trwałymi firmy
Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi w firmie – i właśnie w takim kontekście przedstawiamy osadzenie tego pojęcia i związanych z nim czynności w systemie Jira Service Management.
Jira Service Management to zaawansowane oprogramowanie ITSM stworzone zgodnie z zasadami ITIL, które może obsługiwać bardzo wiele różnych procesów dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom. Opis tego rozwiązania oraz jego możliwości zamieściliśmy tutaj: IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL.
W niniejszym tekście skupimy się na procesie zarządzania środkami trwałymi w Jira Service Management; przedstawimy realne przykłady zastosowania na podstawie naszych dotychczasowych wdrożeń i doświadczeń oraz najważniejsze funkcjonalności typu „asset management”.
Jakimi środkami trwałymi można zarządzać w Jira Service Management?
Jira Service Management umożliwia zarządzanie dowolnymi środkami trwałymi – sprawdzi się zarówno do zarządzania mieniem typu:
- Wyposażenie administracyjne (meble, sprzęt kuchenny, klimatyzatory, wyposażenie poszczególnych pokoi),
- Sprzęt IT (komputery, telefony, monitory itp.),
- Flota samochodowa
- Maszyny
- Komponenty produkcyjne
- Stany magazynowe
Jak i do mniej oczywistych zasobów, takich jak np.:
- Software – dystrybucja licencji na oprogramowanie, aplikacje.
- Umowy – rejestracja umów z klientami i funkcjonalności spełniające rolę CRM.
Jak wyglądają przygotowania?
– organizacja środków trwałych w Jira Service Management- CMDB
Czynnikiem decydującym o poprawności działania procesów związanych z zarządzaniem środkami trwałymi jest odpowiednie przygotowanie CMDB czyli bazy danych zarządzania konfiguracją (ang. Configuration Management Database). To właśnie w CMDB muszą znaleźć się wszystkie informacje dotyczące zasobów, którymi firma chce zarządzać za pomocą Jira Service Management. W bazie danych muszą znaleźć się:
- Relacje pomiędzy zasobami przedstawione w formie drzewka, dzięki któremu określona zostanie struktura organizacji, a środki trwałe zostaną odpowiednio skategoryzowane i w ten sposób wprowadzone do systemu.
- Atrybuty zasobów – parametry, które mają być widoczne w formatce pojedynczego zasobu; np.: model, numer identyfikacyjny produktu (IMEI), waga, pracownik, który go posiada, data wydania, data przysługującej wymiany oraz wszelkie inne informacje, które powinny dotyczyć danego środka.
- Struktura lokalizacji – informacje o tym gdzie znajdują się przedmioty; Jira Service Management umożliwia wprowadzenie bardzo szczegółowych danych, dzięki którym szybko można dotrzeć nie tylko do konkretnego budynku oraz pomieszczenia ale także bardziej precyzyjnie określonego miejsca np. konkretnego biurka lub konkretnej półki w magazynie.
- Struktura organizacyjna – struktura firmy: wprowadzenie wszystkich działów, osób, które w nich pracują oraz zależności między nimi (kto jest czyim przełożonym).
Przygotowanie CMDB jest konieczne do poprawnego działania procesu zarządzania środkami trwałymi w Jira Service Management czy jakimkolwiek innym systemie. Analitycy biznesowi TTPSC pomagają klientom precyzyjnie i sprawnie przebrnąć przez tę część przygotowań.
Przykłady czynności i procesów, które można przenieść do Jira Service Management
Tak, jak wspominaliśmy na początku tekstu, Jira Service Management może obsługiwać bardzo wiele procesów, ułatwiając firmie codzienne funkcjonowanie i usprawniając różne czynności. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów związanych z zarządzaniem środkami trwałymi:
Obsługa incydentów
Czyli inaczej mówiąc: umożliwienie pracownikom zgłaszania problemów dotyczących sprzętu. W momencie gdy np. pracownikowi popsuje się telefon komórkowy, może on za pomocą systemu utworzyć odpowiednie zgłoszenie – z dostępnej w formatce listy wybiera rodzaj sprzętu (np. telefony służbowe), a następnie wskazuje co nie działa (konkretny model) i o jaki problem chodzi; po zapisaniu wszystkich informacji odpowiednia osoba (np. serwisant) otrzymuje powiadomienie o nowym zgłoszeniu, a status tego konkretnego telefonu ulega zmianie na informujący o potencjalnej awarii (statusy także są określane wcześniej, na etapie przygotowań dokumentacji oraz CMDB, niezbędnych do wdrożenia procesu).
- Dzięki kilku kliknięciom pracownik zgłasza usterkę, o której serwisant (lub zespół serwisantów) dowiaduje się niemal w tym samym momencie.
- Mechanizmy automatyzacji umożliwiają natychmiastowe przypisanie do zgłoszenia odpowiedniej osoby, która ma zająć się usterką (np. na podstawie lokalizacja zgłaszającego).
- Wraz ze stworzeniem zgłoszenia w bazie CMDB automatycznie zostaje odnotowana zmiana stanu środka (assetu).
Inwentaryzacja sprzętu
W Jira Service Management możliwe jest zaimplementowanie procesu, który usprawni inwentaryzację sprzętu – jest to przydatne zwłaszcza w takich firmach, w których przez długi czas zarządzanie środkami trwałymi odbywało się poza środowiskiem IT. Możemy wprowadzić funkcjonalność polegającą na potwierdzaniu przez każdego pracownika, że posiada konkretny przedmiot. Dzięki temu firma szybko zgromadzi i uzupełni spis mienia.
Zakupy i wymiana sprzętu
W jaki sposób przeprowadzić zakup i wymianę sprzętu w Jira Service Management? Wbrew pozorom wcale nie musi to być bardzo skomplikowane, zazwyczaj proces zamyka się w kilku prostych czynnościach:
- Pracownik tworzy zgłoszenie z informacją, że posiada laptop (lub inny sprzęt), którego data wymiany właśnie nadeszła lub minęła.
- Zgłoszenie trafia do odpowiedniego zespołu (załóżmy, że jest to dział IT); osoba, która chce się zająć tym tematem sama przypisuje się do zadania lub zostaje określona automatycznie – zależnie od konfiguracji i potrzeb firmy.
- Osoba z działu IT tworzy zamówienie nowego sprzętu dla pracownika a zgłoszenie przechodzi w stan oczekiwania.
- Gdy sprzęt trafia do firmy, zgłoszenie zostaje odblokowane do rozwiązania.
- Pracownik działu IT wydaje sprzęt. W chwili rozwiązywania zgłoszenia do pracownika automatycznie przypisany zostaje nowo wydany sprzęt. Dotychczas posiadany laptop pozostaje nieprzypisany.
Zgłoszenie może zostać stworzone automatycznie w momencie, gdy wygasa termin umowy/gwarancji/wymiany. Zgłoszenie może być także automatycznie przypisywane do konkretnego działu, zespołu lub osoby.
Rejestr umów, mini CRM
Obieg dokumentów oraz funkcjonalności związane z monitorowaniem stanu i ilości różnego rodzaju umów, może posłużyć firmie do uporządkowania działań wewnętrznych, a także do przeniesienia do systemu Jira informacji związanych z kontraktami podpisywanymi przez klientów. W ten sposób Jira Service Management spełni rolę systemu CRM. Zdarzyło nam się zaimplementować takie funkcjonalności w firmach klientów i z powodzeniem obserwować jak sprawnie przebiegają wszystkie działania oraz jak bardzo mogą być szczegółowe mimo, że dodatki typu asset management nie kojarzą się z rozwiązaniami CRM.
- Do systemu możemy wprowadzić: dane klientów, informacje dotyczące umów (terminy, kwoty, inne parametry).
- Jako „asset” można potraktować także usługi zakontraktowane na umowie.
- System umożliwia zbieranie danych w statystyki i raporty podsumowujące pracę.
- Możliwe jest także tworzenie wykresów z danymi np. za dany miesiąc ( np. ilość wprowadzonych, odnowionych, zrealizowanych, odrzuconych umów )
- System może m.in. wysyłać przypomnienia o terminie wygaśnięcia umowy oraz automatycznie tworzyć i przypisywać zgłoszenia do odpowiedniej osoby (opiekuna umowy określonego wcześniej w CMDB).
Dystrybucja licencji
Kolejny przykład zastosowania procesu „asset management” w Jira Service Management to dystrybucja licencji – tak jak w przypadku umów, możemy wprowadzić odpowiednie terminy i mechanizmy automatyzacji ułatwiające kontrolę nad dystrybucją licencji na oprogramowanie dla pracowników lub klientów.
Onboarding
Proces zarządzania mieniem w Jira Service Management daje ogromne możliwości, zależne od potrzeb a czasem także kreatywności zespołów, które potrzebują usprawnień. Jednym z kolejnych przykładów zastosowania procesu „asset management” w oprogramowaniu marki Atlassian jest onboarding pracownika – posiadając spis sprzętu, możemy szybko przypisać do nowej osoby odpowiednie urządzenia. Co więcej, możliwe jest przygotowanie domyślnego zestawu „startowego” dla każdego, nowo zatrudnionego pracownika wraz z datą wymiany poszczególnych jego elementów. Dzięki temu dział IT we współpracy z zespołem HR może szybko wprowadzić nową osobę i zorganizować jej stanowisko pracy. Całość można zintegrować z danymi o środkach trwałych działu administracji (tak, żeby ten dział także dostał powiadomienie o wydaniu sprzętu oraz miał do tego wgląd); a dzięki określonej odpowiednio strukturze firmy, informacje o wydanym sprzęcie dotrą także do przełożonego nowego pracownika.
- Możliwość przygotowania „pakietu startowego” dla nowych pracowników.
- Koniec z szukaniem osób odpowiedzialnych za sprzęt, sprawdzaniem jego dostępności na bieżąco, przesuwaniem terminu dostarczenia urządzeń i podpisywania papierowych dokumentów odbioru (pracownik potwierdza odbiór sprzętu w systemie Jira)
- Odpowiednie działy/osoby mogą tworzyć zgłoszenia z zapotrzebowaniem na sprzęt, dzięki czemu możliwe jest planowanie zakupów. Dzięki odpowiedniej aplikacji, odnotowany zostanie bieżący stan zasobów: ile jest na stanie laptopów, ilu zgłoszono nowych pracowników; wysłany zostanie także mail z powiadomieniem jeśli stan spadnie poniżej minimalnego poziomu.
- Wszystkie dane zgromadzone i aktualizowane w spójnym systemie; struktura oraz dostępne urządzenia sporządzone wcześniej w CMDB zapewniają uporządkowany przepływ informacji.
Zarządzanie flotą samochodową
Jira wraz z dodatkami pokrywającymi funkcjonalności „asset management” może być używana do zarządzania flotą samochodową firmy. Dzięki temu możliwe staje się sprawdzenie: do kogo przypisany jest dany samochodów (kto go używa), kto dba o dany pojazd (kto jest jego opiekunem), ile razy ten samochód był już w naprawie, jakie zgłaszano usterki, czy aktualnie jest w podróży służbowej a jeśli tak – to w jakiej. *Osadzenie procesu zarządzania flotą samochodową w systemie Jira może stanowić część procesu zarządzania delegacjami w środowisku Atlassian.
Jakie funkcjonalności zapewnia Jira Service Management + dodatki typu „asset management”?
Firma, która zdecyduje się na wdrożenie systemu Jira do zarządzania mieniem firmy, może liczyć na:
- Procesy akceptacji zgodne ze strukturą organizacyjną – niezależnie od stopnia zaawansowania zależności; system obsłuży wielostopniową ścieżkę akceptacji; przykład: pracownik -> kierownik działu -> dyrektor IT -> prezes firmy
- Odpowiednie ścieżki zgłoszeń dla różnych parametrów – ścieżka zgłoszenia może przebiegać inaczej dla różnych przypadków i parametrów. Na etapie przygotowań i konfiguracji, wprowadzimy tak wiele rodzajów ścieżek, ile będzie potrzebne. Firma nie musi się ograniczać do jednego scenariusza działania.
- Przypomnienia o wygasających terminach – np. o dacie kończącej się gwarancji, umowy, licencji czy np. dacie przeglądu (w przypadku floty samochodowej) lub terminie wymiany sprzętu na nowy.
- Monitorowanie awaryjności sprzętu – dzięki zgłoszeniom usterek, możliwe jest prowadzenie raportów dotyczących awaryjności urządzeń i szybkie działanie w przypadku np. wystąpienia wadliwej partii.
- Śledzenie stanu urządzeń (assetów) w czasie rzeczywistym – wszystkie zasoby posiadają aktualne statusy; wiadomo więc czy są używane, przez kogo są używane, kiedy były serwisowane po raz ostatni
- Automatyzacje np. automatyczne zgłoszenie na zamówienie nowego sprzętu, jeśli stan magazynowy spada do określonego progu; automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób; wysyłanie powiadomień o zbliżających się terminach (wymiany, przeglądu), automatyczne tworzenie wykresów z danymi dotyczącymi sprzętu.
- Stały wgląd do informacji gdzie znajduje się dany sprzęt – możliwość sprawdzenia: w jakiej lokalizacji znajduje się urządzenie; u którego użytkownika; w którym dokładnie miejscu w biurze; lub np. kto posiada licencję na jakie oprogramowanie.
Jakie dodatki do zarządzania aktywami rekomendujemy?
Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników – przede wszystkim od potrzeb firmy, stopnia rozbudowania procesów, całościowej wielkości wdrożenia oraz specyfiki danego procesu w konkretnej organizacji. Dodatkami, które na pewno możemy polecić w kontekście procesu zarządzania środkami trwałymi, są:
- Insight Asset Management firmy Mindville + Scriptrunner by Adaptavist
- Stagil Assets firmy Stagil + Scriptrunner by Adaptavist
Zarządzanie środkami trwałymi w systemie Jira może okazać się niezwykle pomocne nie tylko podczas codziennego funkcjonowania firmy ale także do prowadzenia ewidencji środków trwałych i inwentaryzacji, które są niezbędne i wymagane od każdej organizacji. Asset Management to proces, który może wyglądać różnie i dotyczyć różnych zasobów – od prostego sprzętu, po umowy. Jeśli szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci kontrolować sprzęt kupowany dla pracowników, monitorować aktualny stan każdego urządzenia, zgłoś się do nas. Jira Service Management + odpowiednie dodatki to odpowiedź na potrzeby przedsiębiorstw z różnych branż; sprawdzi się zarówno w biznesie korporacyjnym jak i na liniach produkcyjnych.
Zobacz także:
- ITSM: Zarządzanie środkami trwałymi i bazą konfiguracji – rola Asset Managera
- ITSM: Najczęstsze wyzwania podczas wdrożenia
- ITSM: Analiza biznesowa. 4. Najczęściej spotykane wyzwania