_Usprawnienie procesów i komunikacji w Solaris Bus & Coach   

Zarządzanie zgłoszonymi punktami, zmianami i zadaniami dla Solaris Bus & Coach

Solaris Bus & Coach to europejski lider produkcji autobusów i trolejbusów z blisko 30 letnim doświadczeniem. Pojazdy Solaris Bus & Coach są wykorzystywane na całym świecie jako środki transportu publicznego; firma wyprodukowała ich już ponad 23 000, zdobywając liczne nagrody za jakość i innowacyjność.

TT PSC współpracuje z Solaris Bus & Coach nad rozwojem systemów Atlassian w obszarach biznesowych od 2017 roku. Solaris Bus & Coach dostarcza produkty najwyższej jakości i dba o wysoki poziom zadowolenia klientów z oferowanych usług. Dotyczy to nie tylko obszaru technologicznego czy produkcyjnego, ale także wewnętrznych procesów w firmie; one również przekładają się na wysoką jakość, której odbiorcą są kontrahenci Solaris Bus & Coach. Klient postanowił zwiększyć efektywność procesów wspierających dostarczanie usług, w tym zarządzanie zmianą. Proces obejmuje wszystkie czynności związane z przekazaniem pojazdu: od momentu opuszczenia autobusu z linii produkcyjnej do odbioru przez klienta.

Wyzwania i potrzeby

Solaris Bus & Coach rozwija się bardzo dynamicznie, dbając o zachowanie najwyższych standardów zarówno produkcji jak i procesów biznesowych. Firma postanowiła wyjść krok wprzód i przygotować własne procesy pod kątem skalowalności. Dotychczas do realizacji różnych czynności wykorzystywano głównie wiadomości poczty elektronicznej i współdzielone dokumenty do komunikacji oraz przekazywania danych.

Po analizie zdecydowano, że warto wprowadzić usprawnienia takie, jak:

• Ewidencjonowanie zgłoszeń.
• Śledzenie postępów realizacji zgłoszeń.
• Usprawnienie komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu, którzy reprezentują ponad 10 różnych ról z obszaru biznesu, produkcji i technologii.
• Tworzenie raportów i statystyk będących podstawą podejmowania decyzji.
• Przeanalizowanie procesu i identyfikacja jego wąskich gardeł w celu potencjalnego usprawnienia.
• Skrócenie czasu procedowania odbioru pojazdu.
• Automatyzacja czynności manualnych, w tym także podwójnego wpisywania danych.

Dostarczone rozwiązanie i przebieg prac

Solaris Bus & Coach wykorzystuje dostarczone rozwiązanie do obsługi zadań zgłaszanych zarówno przez partnerów oraz serwisantów z zewnątrz, jak i tych zidentyfikowanych wewnętrznie. System pozwala na przetwarzanie tych zgłoszeń zgodnie z ustalonymi procedurami, procesami i regułami biznesowymi obowiązującymi w organizacji.

Projekt rozpoczął się od warsztatów analitycznych, które doprowadziły do stworzenia dokumentacji biznesowej i architektury rozwiązania. Klient dążył do maksymalnej automatyzacji procesów, aby uwolnić czas na ważniejsze zadania. TT PSC zarekomendowało ulepszenia i automatyzacje, obejmujące zarówno nowe, jak i istniejące procesy. W trakcie konfiguracji i implementacji obie strony ściśle współpracowały, dostosowując rozwiązanie do zmieniających się warunków biznesowych

Dodatkowo nowe rozwiązanie zostało zintegrowane z istniejącym procesem wytwórczym oprogramowania, przygotowanym wcześniej przez TT PSC. To kluczowe połączenie procesów wzmacnia efektywność organizacji, gdyż wzajemnie oddziałują na siebie.

W projekcie wykorzystana została technologia Atlassian z wykorzystaniem:

• Jira Service Management
• ScriptRunner for Jira
• Status Time Reports Free

Oraz rozwiązania developerskie związane z integracjami systemu z aplikacjami firm trzecich.

Rezultaty

Solaris Bus & Coach zyskało rozwiązanie, dzięki któremu:

• Firma dysponuje jednym narzędziem do obsługi zgłoszeń, a praca z nimi jest uporządkowana i ustandaryzowana.
• Komunikacja pomiędzy wieloma działami firmy została usprawniona, jest w pełni transparentna.
• Raporty i statystyki dostarczają rzetelnych informacji o postępach prac, obłożeniu zadaniami zespołów technicznych, charakterze zgłoszeń i ich skali, usprawniając procesy decyzyjne
• Osoby realizujące zadania mają szybki wgląd w dane o kontraktach i kontraktowanych pojazdach bez konieczności przełączania się pomiędzy systemami.

Wypowiedź eksperta Solaris Bus&Coach