Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy, analitycy, eksperci od PRu czy Employer Brandingu. Listy można właściwie nie zamykać –  wszystko zależy od tego, jakie projekty są lub będą realizowane. I choć zespół składa się z różnych osób, to każdej z nich przyświeca ten sam cel: wykonać swoją pracę dobrze oraz na czas, a ponadto na bieżąco zarządzać swoją (choć nie tylko) listą zadań.  Dlatego specyfika pracy zespołu marketingowego wymaga intuicyjnego i efektywnego narzędzia do zarządzania działaniami zespołu oraz monitorowania i raportowania rezultatów.

Narzędzie dla wymagających

Na rynku pojawiło się sporo narzędzi, które mają pomóc zespołom marketingowym w codziennej pracy. Problem pojawia się jeden. Zespół zespołowi nierówny! Tak naprawdę w większości przypadków marketingowcy potrzebują narzędzia, które nie będzie im oddane do użytkowania w zamkniętej, słabo rozwijającej się formie. Z naszego doświadczenia wynika, że większość zespołów marketingowych potrzebuje systemu, który można ciągle rozwijać, konfigurować i dostosowywać do potrzeb projektowych. Niby proste, ale z drugiej strony niewiele firm wpadło na pomysł stworzenia czegoś uniwersalnego, rozwojowego i intuicyjnego.

Dla potrzeb naszego zespołu idealnym rozwiązaniem stała się Jira Core, którą całkowicie dostosowaliśmy do swoich wymagań. Część rzeczy zdefiniowaliśmy jeszcze przed implementacją systemu (mowa o funkcjonalnościach, czy chociażby odpowiednich polach do uzupełnienia, które później przydadzą się do wyciągania raportów); część rozbudowaliśmy lub zmieniliśmy później, bo jak wiadomo – wiele rzeczy wychodzi w praniu. Zanim jednak omówimy funkcjonaliści Jira Core warto zdać sobie sprawę z tego, z jakimi problemami na co dzień borykają się zespoły marketingowe.

Jira dla marketingu, Transition Technologies PSC Atlassian

Najczęstsze problemy zespołów marketingowych

Zapewne nie uda nam się przedstawić wszystkich trudności, ale podczas rozmów z innymi specjalistami powtarzały się poszczególne punkty, które postaramy się uwypuklić. Jednym z nich była duża liczba projektów do zrealizowania oraz bieżący monitoring postępów pracy.

Posiadanie w zespole grafika czy specjalisty od contentu nie powoduje, że pracuje on wyłącznie w jednym projekcie. Oczywiście może się zdarzyć, że nasz pracownik jest z góry przypisany do jednego przedsięwzięcia, ale jest to sytuacja idealna. Zarówno w zespołach marketingowych wewnątrz konkretnych firm lub po prostu w agencjach specjaliści realizują jednocześnie kilka projektów. I o ile sam specjalista może samodzielnie zarządzać swoimi zadaniami, o tyle jego przełożony (który musi skupić się na zarządzaniu pracą całego zespołu oraz na wszystkich – lub większości – projektach) potrzebuje narzędzia, które umożliwi mu nie tylko koordynowanie pracy ludzi, ale również monitorowanie postępów.

Jira dla zespołów nietechnicznych, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

 

Jira Core umożliwia monitorowanie zadań każdego pracownika, co pozwala osobom zarządzającym na bieżąco oceniać, czy jego członek zespołu nie jest przygnieciony ilością zadań. Dobrze wiemy, że w działach marketingu pewne tematy pojawiają się znienacka i muszą być zrealizowane w trybie ekspresowym. W takim przypadku możliwość oceny dostępności danego pracownika staje się kluczowa.

Jeśli już jesteśmy przy ilości zadań oraz obciążeniu członków zespołu to kolejnym problemem pracy marketingowców staje się priorytetyzacja działań (pomijam fakt, że w dzisiejszych czasach każdy chce, aby jego zlecenie lub projekt wykonać w pierwszej kolejności 😉). Jak wiemy – z taką ilością zadań, z jaką zmagają się zespoły marketingowe, nie da się zadowolić każdego (choć moje subiektywne zdanie na ten temat jest takie, że marketing ma robić ludziom dobrze – jakkolwiek by to nie brzmiało!) Dlatego tak ważnym jest, aby ustalać realne terminy realizacji i móc na bieżąco informować specjalistów o priorytetach.

  • Jira umożliwia określenie priorytetu danego zadania oraz ustawienie daty, do której to zadanie powinno zostać zrealizowane. Przełożony ma wgląd do projektów każdej osoby wchodzącej w skład jego zespołu; może generować statystyki pracy całego zespołu i obserwować wykresy, które tworzy system.

 Następną trudnością jest niewątpliwie bieżące śledzenie postępów prac. Nie tylko przez osoby koordynujące zespół, ale również przez samych specjalistów, którzy niejednokrotnie muszą ze sobą współpracować. Dotyczy to również sytuacji, w których marketingowcy współpracują z członkami innych działów. Ciężko jest nam tego punktu nie powiązać z komunikacją między ekspertami. Wszyscy wiemy, że na sukces wielu projektów składa się odpowiednia komunikacja. Jeśli jej nie ma, naprawdę ciężko jest zrealizować dane przedsięwzięcie na takim poziomie (często też w terminie!), na jakim pierwotnie sobie zakładaliśmy.

 

Jira dla zespołu marketingowego, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

 

Mówiąc o komunikacji mowa nie tylko o stałym informowaniu o statusie pracy, ale również o bieżącej wymianie i przepływie dokumentów. Ile to już razy zdarzało się, że ważne pliki gubiły się w czeluściach skrzynki mailowej lub innych systemach! Okazuje się, że zespoły projektowe potrzebują nie tylko miejsca, w których będą mogły przetrzymywać niezbędne materiały, ale także opcji przypisywania dokumentów do konkretnego zadania, projektu lub danej osoby. W tym wypadku pomocna okazuje się integracja systemu Confluence z oprogramowaniem Jira. Oba systemy pozwalają na szybkie wyszukiwanie informacji. Jeśli np. pracownik chce wrócić do plików związanych z zakończonymi już projektami, może to zrobić w szybki sposób, posługując się podstawową wyszukiwarką lub korzystając z bardziej zaawansowanych możliwości JQL.

  • Jira archiwizuje wszystkie tworzone zadania; można do nich wrócić korzystając z prostej wyszukiwarki lub zaawansowanych funkcjonalności JQL. Confluence to z kolei świetne narzędzie służące jako baza wiedzy oraz intranet dla firm.

Przeczytaj także: Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników

Z naszych doświadczeń wynika również, że systemy do zarządzania pracą zespołu nie pozwalają na pozostawianie kontaktów do osób z zewnątrz firmy. Mówimy tutaj o sytuacji, w której na przykład nasz specjalista realizuje projekt z agencją zewnętrzną, następnie idzie na urlop, a praca zostanie przekazana innemu specjaliście. Teoretycznie kontakt do osoby z zewnątrz może zostać przekazany w przesłanej notatce na skrzynkę mailową, ale co jeśli wiadomość zagubi się wśród innych wiadomości mailowych? My postanowiliśmy takich sytuacji unikać, dlatego podczas dodawania projektu/zadania dodaliśmy polę „Contacts”. Dzięki temu wraz z przekazanym zadaniem nowy specjalista otrzymuje pełny pakiet informacji i może śmiało przystąpić do dalszych działań – w tym do kontaktu z podmiotami zewnętrznymi.

  • Definiowanie pól w Jira zależy przede wszystkim od potrzeb zespołu, który będzie korzystał z systemu. Oprogramowanie jest na tyle elastyczne, że może być używane przez firmy z różnych branż.

Możliwości Jira Core w zarządzaniu pracą marketingowców

To, co przekonało nas do używania systemu Jira, to przede wszystkim fakt, że za pomocą tego narzędzia możemy koordynować praktycznie wszystkie projekty marketingowe  – od tworzenia contentu czy grafik po organizację konferencji lub innych branżowych eventów.

 zarządzanie marketingiem w Jira, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

Team leaderzy, managerowie, szefowie działów oraz wszyscy pracownicy mogą monitorować liczbę zadań przypisanych poszczególnym specjalistom lub sobie samym, na tablicy. Co więcej, każdy z członków zespołu może mieć inaczej zdefiniowaną tablicę! Jira ma służyć zespołowi, ale każdy zespół zasila pojedyncza jednostka, która posiada spersonalizowane potrzeby. Zatem, jeśli zależy nam na śledzeniu prostego procesu zarządzania zadaniami (tj. monitorowania tego co jest do zrobienia, tego jest już w trakcie realizacji lub zostało zakończone) możemy skorzystać z podstawowych funkcji narzędzia. Z doświadczenia jednak wiemy, że zespoły projektowe rozpracowują etapy realizacji na znacznie bardziej szczegółowe. Przykładowo niektóre z nich potrzebują wiedzieć, które taski przypisane do konkretnych osób przekroczyły swój deadline lub które zostały przyblokowane (z różnych względów). Tablicę możemy rozbudowywać dowolnie, wedle własnych potrzeb i standardów. Dodawać odpowiednie pola do uzupełnienia (obowiązkowe lub nie) oraz statusy pracy. Wszystko po to, aby zrealizować indywidualne potrzeby jednostki oraz całego teamu.

  • „Tablica” czyli „board” w Jira to widok, który także zależy od konfiguracji systemu. W projekcie marketingowym każda osoba widzi na swojej tablicy wszystkie zadania, które są do niej przypisane pogrupowane na: zadania do zrobienia, zadania w trakcie realizacji oraz wykonane zadania. Do tego prostego podziału można dodać znacznie więcej opcji, w zależności od potrzeb użytkowników.

To co jest szczególnie ważne, to możliwość szybkiego kontaktu z osobami, które zajmują się realizacją zadań. Do poszczególnych zadań można dodawać wszystkie zaangażowane w projekt osoby, dzięki czemu każdy członek zespołu jest informowany na bieżąco o postępie prac, dodanych plikach czy pojawiających się trudnościach. Komunikaty przychodzą automatycznie na skrzynkę mailową do zaangażowanych osób w poszczególny projekt – dzięki czemu unikamy sytuacji z otrzymywaniem niepotrzebnego spamu.

Jira umożliwia:

  • Przypisywanie do zadania osób, które następnie otrzymają powiadomienie w przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian w zadaniu (są to tzw. obserwujący).
  • Komentowanie zadań wraz z dodawaniem załączników.
  • Otrzymywanie notyfikacji mailowych w przypadku zmian wprowadzanych w zadaniu.
  • Graficzne zobrazowanie zależności między zadaniami, dzięki dodatkowi Issue Links Viewer for Jira.

Co więcej Jira Core jest uniwersalnym narzędziem, dlatego może śmiało z niej korzystać manager (do zarządzania pracy zespołu), jak i specjalista ds. PR, który z poziomu narzędzia może planować swoje działania na mniejsze, tworzyć kalendarz publikacji, a nawet informować konkretne osoby o tym, że potrzebuje ich wsparcia lub zaangażowania w realizacji zadania.

 Marketing w Jira, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum

Znalezienie optymalnego narzędzia do zarządzania pracą zespołu oraz zadaniami w ogóle nie jest łatwe, ale naszym zdaniem Jira Core jest ciekawą propozycją, którą warto uwzględnić podczas pierwszej fazy poszukiwań. Ogromnym plusem rozwiązania marki Atlassian, jest fakt, że można go stale rozbudowywać i personalizować, być w stałym kontakcie z członkami zespołu i na bieżąco reagować na postęp (lub jego brak) prac.

 

Jeśli jesteś zainteresowany implementacją systemu Jira w swojej firmie, skontaktuj się z nami! Jesteśmy Platynowym Partnerem marki Atlassian.

Tel.: 607 300 279

Email: atlassian@ttpsc.pl 

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 5 / 5. Vote count: 5

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.
Votre nom et prénom

_Wszystkie wpisy z tej kategorii

Migracja Jira Server do Jira Cloud

Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania testami oraz pracami programistycznymi, przez systemy pozwalające na zwinne (lub kaskadowe) zarządzanie projektami, aż po możliwości digitalizacji procesów biznesowych w tym administracyjnych oraz ITSM. Zgodnie z najnowszymi danymi, Atlassian posiada już ponad 200 tysięcy klientów na całym świecie a jego wartość rynkowa jest szacowana na ponad 60 mld dolarów. Osiągnięcie i utrzymanie takich wyników wiąże się z elastycznością i dostosowaniem oferty do potrzeb zmieniającego się świata. Obecnie Atlassian razem ze swoimi klientami wchodzi w nową erę – Cloud i stopniowo wygasza swoje systemy w wersji Server.
Czytaj dalej

Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem i wsparciem produktów Atlassian w wersji Server, dziś (9 listopada 2020) natomiast ogłoszony został rebranding Jira Service Desk na Jira Service Management. Klienci otrzymają złożony, kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami. Do tej pory Jira Service Desk była wzbogacana o istotne funkcjonalności za pomocą dodatków, teraz będzie je posiadała domyślnie. To bardzo duży krok w kierunku zaspokojenia potrzeb klientów biznesowych.
Czytaj dalej

Jira Cloud vs Jira Server

Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie utrzymania jest takie samo dla obu opcji hostingowych? Przedstawiamy najważniejsze różnice między systemem Jira Cloud a Jira Server - warto je poznać przed podjęciem decyzji związanej z implementacją lub migracją oprogramowania dla swojej firmy.
Czytaj dalej

BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie? Jak się do nich przygotować? Na te pytania odpowiadam w dalszej części tekstu – zapraszam do czytania.
Czytaj dalej

Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i w jaki sposób efektywnie (i zwinnie) prowadzić projekty? Przedstawiamy zbiór informacji, który każda osoba związana w jakikolwiek sposób z technologiami, powinna poznać. Mamy nadzieję, że uznacie je za wartościowe oraz godne polecenia. Zapraszamy do komentowania, a w przypadku pytać szczegółowych – do kontaktu
Czytaj dalej

Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało się jasne, że w dłuższej perspektywie nie jest możliwe utrzymanie centralnego ZSZ (w którego skład obok standardów ISO9001, ISO20000, OHSAS wchodził także ISO27001). Należało działać.
Czytaj dalej

Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model działania, m.in. dzięki narzędziom marki Atlassian, które zapewniają efektywny przepływ informacji z każdego miejsca na świecie. W tekście przedstawimy kilka sprawdzonych programów, dzięki którym praca zdalna przebiega bez przestojów, nie zakłócając realizacji projektów. Wśród nich znajdują się flagowe systemy marki, takie jak Jira oraz Confluence.
Czytaj dalej

Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy, analitycy, eksperci od PRu czy Employer Brandingu. Listy można właściwie nie zamykać - wszystko zależy od tego, jakie projekty są lub będą realizowane. I choć zespół składa się z różnych osób, to każdej z nich przyświeca ten sam cel: wykonać swoją pracę dobrze oraz na czas.
Czytaj dalej

Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts of transforming your company culture”, natomiast Mirosław Żyszczyński, Technical Support Team Leader, ponownie został zaproszony przez australijskiego producenta jako jedna z najaktywniejszych osób tworzących społeczność skupioną wokół Atlassian.
Czytaj dalej

Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w Wiedniu, z jakich części składało się wydarzenie i jak oceniają je specjaliści TTPSC?
Czytaj dalej

Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników

– na podstawie wdrożenia GK TT Grupa Kapitałowa Transition Technologies zatrudnia obecnie blisko 1000 pracowników działających w szeroko pojętej branży nowych technologii. GK TT składa się z wielu poziomów organizacyjnych tak, aby możliwa była skuteczna i efektywna dywersyfikacja oferty oraz rozwój każdego obszaru. Przy tak złożonej strukturze szczególnie ważna jest płynna komunikacja między działami, zespołami …
Czytaj dalej

Atlassian Summit 2019 – podsumowanie, trendy, zmiany

Atlassian Summit to coroczne wydarzenie organizowane przez australijskiego producenta systemów do zarządzania pracą, z których najpopularniejsze to Jira i Confluence. Tegoroczna impreza przyciągnęła ponad 4,5 tysiąca osób związanych w marką. Przygotowaliśmy krótkie podsumowanie dotyczące najważniejszych tematów i zmian ogłoszonych przez naszego strategicznego partnera biznesowego. Co dzieje się w Vegas, zostaje w … W tym roku …
Czytaj dalej

TT PSC Złotym Sponsorem konferencji Portfolio Experience 2019

Zarządzanie projektami biznesowymi Zarządzanie portfelem projektów to duże wyzwanie dla każdej organizacji; wymaga stałej kontroli nad wyznaczonymi zadaniami oraz ogólnym przepływem pracy. Na szczęście istnieją narzędzia, które świetnie sprawdzają się w tej roli i umożliwiają efektywne kierowaniem nawet najbardziej rozbudowanymi projektami Podczas kwietniowej konferencji Portfolio Experience w Warszawie przedstawię rozwiązania PMO osadzone w Jira. Uczestnicy …
Czytaj dalej

Transition Technologies PSC otrzymuje status Enterprise od marki Atlassian

Jednym z obszarów, w których działa nasza spółka jest implementacja systemów oraz narzędzi marki Atlassian dla klientów biznesowych. Dział, który się tym zajmuje posiada Platynowy stopień partnerstwa z producentem, a od niedawna także wyróżnienie „Enterprise”. Status ten oznacza, że jesteśmy w stanie zmierzyć się z najbardziej rozbudowanymi wdrożeniami dla największych firm na rynku. Potwierdzone kompetencje …
Czytaj dalej

DevOps – kultura, filozofia i model współpracy

DevOps to pojęcie, które staje się modne ale wciąż nie jest do końca zrozumiałe. Atlassian jako światowy producent systemów do zarządzania projektami i procesami w firmach, stara się rozprzestrzenić myślenie DevOps’owe i uczy, w jaki sposób opowiadać o tym klientom. Poznaj główne założenia idei DevOps i zacznij wdrażać ją w swojej firmie.   DevOps to …
Czytaj dalej

Zarządzanie czasem pracy i urlopami nigdy nie było prostsze. Aktualizacja Vacation Manager for Jira od Transition Technologies PSC Atlassian

Zarządzanie pracą w taki sposób, aby wszystkie procesy przebiegały płynnie jest tym trudniejsze, im większa staje się firma. Z jednej strony właściciel cieszy się z rozwoju biznesu, z drugiej widzi piętrzące się wyzwania organizacyjne. Jira to system, który zapewnia dobry przepływ pracy milionom użytkowników na całym świecie. Transition Technologies PSC oferuje wdrożenie oprogramowania i dodatki …
Czytaj dalej

Wsparcie obszaru zarządzania projektami przez środowisko Jira Atlassian

_Jira to nie tylko „bugtracker”   Biuro Zarządzania Projektami, nazywane często angielskim akronimem PMO (Project Management Office), to jednostka organizacyjna, która jest obecna w coraz większej ilości firm w Polsce. Każda firma prowadząca kilkanaście projektów jednocześnie zaczyna dostrzegać potrzebę posiadania centralnej jednostki pomagającej edukować ludzi, standaryzować procesy i szablony oraz skupiać całą swoją uwagę, na …
Czytaj dalej

Pniemy się ku górze – zdobywamy platynowy poziom partnerstwa!

Już od ponad 6 lat jesteśmy oficjalnym partnerem marki Atlassian, który zdobył zaufanie na światowych rynkach – dzięki wdrożeniom proponowanym przez australijskiego kolosa. Nasz doświadczony zespół specjalistów otrzymał właśnie platynowy poziom partnerstwa. Program partnerski Atlassian Przystąpienie firmy do programu partnerskiego pomaga klientom określić indywidualny poziom doświadczenia partnera (w tym poziom pracy z produktami Atlassian). W …
Czytaj dalej

Współpraca Transition Technologies PSC i Amway w zakresie wsparcia, utrzymania oraz dostaw oprogramowania firmy Atlassian

Transition Technologies PSC od 2012 roku jest oficjalnym partnerem firmy Atlassian. Nasze doświadczenie oraz profesjonalizm w zakresie wsparcia, utrzymania oraz dostosowywania narzędzi tej australijskiej korporacji zostały docenione nie tylko przez rodzime przedsiębiorstwa, czego namacalnym przykładem jest współpraca z jedną z największych na świecie firm z sektora sprzedaży bezpośredniej. Amway – wyjątkowe amerykańskie przedsiębiorstwo założone przez …
Czytaj dalej

_Zostańmy w kontakcie

Skontaktuj się