Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy, analitycy, eksperci od PRu czy Employer Brandingu. Listy można właściwie nie zamykać –  wszystko zależy od tego, jakie projekty są lub będą realizowane. I choć zespół składa się z różnych osób, to każdej z nich przyświeca ten sam cel: wykonać swoją pracę dobrze oraz na czas, a ponadto na bieżąco zarządzać swoją (choć nie tylko) listą zadań.  Dlatego specyfika pracy zespołu marketingowego wymaga intuicyjnego i efektywnego narzędzia do zarządzania działaniami zespołu oraz monitorowania i raportowania rezultatów.

Narzędzie dla wymagających

Na rynku pojawiło się sporo narzędzi, które mają pomóc zespołom marketingowym w codziennej pracy. Problem pojawia się jeden. Zespół zespołowi nierówny! Tak naprawdę w większości przypadków marketingowcy potrzebują narzędzia, które nie będzie im oddane do użytkowania w zamkniętej, słabo rozwijającej się formie. Z naszego doświadczenia wynika, że większość zespołów marketingowych potrzebuje systemu, który można ciągle rozwijać, konfigurować i dostosowywać do potrzeb projektowych. Niby proste, ale z drugiej strony niewiele firm wpadło na pomysł stworzenia czegoś uniwersalnego, rozwojowego i intuicyjnego.

Dla potrzeb naszego zespołu idealnym rozwiązaniem stała się Jira Core, którą całkowicie dostosowaliśmy do swoich wymagań. Część rzeczy zdefiniowaliśmy jeszcze przed implementacją systemu (mowa o funkcjonalnościach, czy chociażby odpowiednich polach do uzupełnienia, które później przydadzą się do wyciągania raportów); część rozbudowaliśmy lub zmieniliśmy później, bo jak wiadomo – wiele rzeczy wychodzi w praniu. Zanim jednak omówimy funkcjonaliści Jira Core warto zdać sobie sprawę z tego, z jakimi problemami na co dzień borykają się zespoły marketingowe.

Jira dla marketingu, Transition Technologies PSC Atlassian

Najczęstsze problemy zespołów marketingowych

Zapewne nie uda nam się przedstawić wszystkich trudności, ale podczas rozmów z innymi specjalistami powtarzały się poszczególne punkty, które postaramy się uwypuklić. Jednym z nich była duża liczba projektów do zrealizowania oraz bieżący monitoring postępów pracy.

Posiadanie w zespole grafika czy specjalisty od contentu nie powoduje, że pracuje on wyłącznie w jednym projekcie. Oczywiście może się zdarzyć, że nasz pracownik jest z góry przypisany do jednego przedsięwzięcia, ale jest to sytuacja idealna. Zarówno w zespołach marketingowych wewnątrz konkretnych firm lub po prostu w agencjach specjaliści realizują jednocześnie kilka projektów. I o ile sam specjalista może samodzielnie zarządzać swoimi zadaniami, o tyle jego przełożony (który musi skupić się na zarządzaniu pracą całego zespołu oraz na wszystkich – lub większości – projektach) potrzebuje narzędzia, które umożliwi mu nie tylko koordynowanie pracy ludzi, ale również monitorowanie postępów.

Jira dla zespołów nietechnicznych, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

 

Jira Core umożliwia monitorowanie zadań każdego pracownika, co pozwala osobom zarządzającym na bieżąco oceniać, czy jego członek zespołu nie jest przygnieciony ilością zadań. Dobrze wiemy, że w działach marketingu pewne tematy pojawiają się znienacka i muszą być zrealizowane w trybie ekspresowym. W takim przypadku możliwość oceny dostępności danego pracownika staje się kluczowa.

Jeśli już jesteśmy przy ilości zadań oraz obciążeniu członków zespołu to kolejnym problemem pracy marketingowców staje się priorytetyzacja działań (pomijam fakt, że w dzisiejszych czasach każdy chce, aby jego zlecenie lub projekt wykonać w pierwszej kolejności ). Jak wiemy – z taką ilością zadań, z jaką zmagają się zespoły marketingowe, nie da się zadowolić każdego (choć moje subiektywne zdanie na ten temat jest takie, że marketing ma robić ludziom dobrze – jakkolwiek by to nie brzmiało!) Dlatego tak ważnym jest, aby ustalać realne terminy realizacji i móc na bieżąco informować specjalistów o priorytetach.

  • Jira umożliwia określenie priorytetu danego zadania oraz ustawienie daty, do której to zadanie powinno zostać zrealizowane. Przełożony ma wgląd do projektów każdej osoby wchodzącej w skład jego zespołu; może generować statystyki pracy całego zespołu i obserwować wykresy, które tworzy system.

 Następną trudnością jest niewątpliwie bieżące śledzenie postępów prac. Nie tylko przez osoby koordynujące zespół, ale również przez samych specjalistów, którzy niejednokrotnie muszą ze sobą współpracować. Dotyczy to również sytuacji, w których marketingowcy współpracują z członkami innych działów. Ciężko jest nam tego punktu nie powiązać z komunikacją między ekspertami. Wszyscy wiemy, że na sukces wielu projektów składa się odpowiednia komunikacja. Jeśli jej nie ma, naprawdę ciężko jest zrealizować dane przedsięwzięcie na takim poziomie (często też w terminie!), na jakim pierwotnie sobie zakładaliśmy.

 

Jira dla zespołu marketingowego, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

 

Mówiąc o komunikacji mowa nie tylko o stałym informowaniu o statusie pracy, ale również o bieżącej wymianie i przepływie dokumentów. Ile to już razy zdarzało się, że ważne pliki gubiły się w czeluściach skrzynki mailowej lub innych systemach! Okazuje się, że zespoły projektowe potrzebują nie tylko miejsca, w których będą mogły przetrzymywać niezbędne materiały, ale także opcji przypisywania dokumentów do konkretnego zadania, projektu lub danej osoby. W tym wypadku pomocna okazuje się integracja systemu Confluence z oprogramowaniem Jira. Oba systemy pozwalają na szybkie wyszukiwanie informacji. Jeśli np. pracownik chce wrócić do plików związanych z zakończonymi już projektami, może to zrobić w szybki sposób, posługując się podstawową wyszukiwarką lub korzystając z bardziej zaawansowanych możliwości JQL.

  • Jira archiwizuje wszystkie tworzone zadania; można do nich wrócić korzystając z prostej wyszukiwarki lub zaawansowanych funkcjonalności JQL. Confluence to z kolei świetne narzędzie służące jako baza wiedzy oraz intranet dla firm.

Przeczytaj także: Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników

Z naszych doświadczeń wynika również, że systemy do zarządzania pracą zespołu nie pozwalają na pozostawianie kontaktów do osób z zewnątrz firmy. Mówimy tutaj o sytuacji, w której na przykład nasz specjalista realizuje projekt z agencją zewnętrzną, następnie idzie na urlop, a praca zostanie przekazana innemu specjaliście. Teoretycznie kontakt do osoby z zewnątrz może zostać przekazany w przesłanej notatce na skrzynkę mailową, ale co jeśli wiadomość zagubi się wśród innych wiadomości mailowych? My postanowiliśmy takich sytuacji unikać, dlatego podczas dodawania projektu/zadania dodaliśmy polę „Contacts”. Dzięki temu wraz z przekazanym zadaniem nowy specjalista otrzymuje pełny pakiet informacji i może śmiało przystąpić do dalszych działań – w tym do kontaktu z podmiotami zewnętrznymi.

  • Definiowanie pól w Jira zależy przede wszystkim od potrzeb zespołu, który będzie korzystał z systemu. Oprogramowanie jest na tyle elastyczne, że może być używane przez firmy z różnych branż.

Możliwości Jira Core w zarządzaniu pracą marketingowców

To, co przekonało nas do używania systemu Jira, to przede wszystkim fakt, że za pomocą tego narzędzia możemy koordynować praktycznie wszystkie projekty marketingowe  – od tworzenia contentu czy grafik po organizację konferencji lub innych branżowych eventów.

 zarządzanie marketingiem w Jira, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Solution Partner

Team leaderzy, managerowie, szefowie działów oraz wszyscy pracownicy mogą monitorować liczbę zadań przypisanych poszczególnym specjalistom lub sobie samym, na tablicy. Co więcej, każdy z członków zespołu może mieć inaczej zdefiniowaną tablicę! Jira ma służyć zespołowi, ale każdy zespół zasila pojedyncza jednostka, która posiada spersonalizowane potrzeby. Zatem, jeśli zależy nam na śledzeniu prostego procesu zarządzania zadaniami (tj. monitorowania tego co jest do zrobienia, tego jest już w trakcie realizacji lub zostało zakończone) możemy skorzystać z podstawowych funkcji narzędzia. Z doświadczenia jednak wiemy, że zespoły projektowe rozpracowują etapy realizacji na znacznie bardziej szczegółowe. Przykładowo niektóre z nich potrzebują wiedzieć, które taski przypisane do konkretnych osób przekroczyły swój deadline lub które zostały przyblokowane (z różnych względów). Tablicę możemy rozbudowywać dowolnie, wedle własnych potrzeb i standardów. Dodawać odpowiednie pola do uzupełnienia (obowiązkowe lub nie) oraz statusy pracy. Wszystko po to, aby zrealizować indywidualne potrzeby jednostki oraz całego teamu.

  • „Tablica” czyli „board” w Jira to widok, który także zależy od konfiguracji systemu. W projekcie marketingowym każda osoba widzi na swojej tablicy wszystkie zadania, które są do niej przypisane pogrupowane na: zadania do zrobienia, zadania w trakcie realizacji oraz wykonane zadania. Do tego prostego podziału można dodać znacznie więcej opcji, w zależności od potrzeb użytkowników.

To co jest szczególnie ważne, to możliwość szybkiego kontaktu z osobami, które zajmują się realizacją zadań. Do poszczególnych zadań można dodawać wszystkie zaangażowane w projekt osoby, dzięki czemu każdy członek zespołu jest informowany na bieżąco o postępie prac, dodanych plikach czy pojawiających się trudnościach. Komunikaty przychodzą automatycznie na skrzynkę mailową do zaangażowanych osób w poszczególny projekt – dzięki czemu unikamy sytuacji z otrzymywaniem niepotrzebnego spamu.

Jira umożliwia:

  • Przypisywanie do zadania osób, które następnie otrzymają powiadomienie w przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian w zadaniu (są to tzw. obserwujący).
  • Komentowanie zadań wraz z dodawaniem załączników.
  • Otrzymywanie notyfikacji mailowych w przypadku zmian wprowadzanych w zadaniu.
  • Graficzne zobrazowanie zależności między zadaniami, dzięki dodatkowi Issue Links Viewer for Jira.

Co więcej Jira Core jest uniwersalnym narzędziem, dlatego może śmiało z niej korzystać manager (do zarządzania pracy zespołu), jak i specjalista ds. PR, który z poziomu narzędzia może planować swoje działania na mniejsze, tworzyć kalendarz publikacji, a nawet informować konkretne osoby o tym, że potrzebuje ich wsparcia lub zaangażowania w realizacji zadania.

 Marketing w Jira, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum

Znalezienie optymalnego narzędzia do zarządzania pracą zespołu oraz zadaniami w ogóle nie jest łatwe, ale naszym zdaniem Jira Core jest ciekawą propozycją, którą warto uwzględnić podczas pierwszej fazy poszukiwań. Ogromnym plusem rozwiązania marki Atlassian, jest fakt, że można go stale rozbudowywać i personalizować, być w stałym kontakcie z członkami zespołu i na bieżąco reagować na postęp (lub jego brak) prac.

 

Jeśli jesteś zainteresowany implementacją systemu Jira w swojej firmie, skontaktuj się z nami! Jesteśmy Platynowym Partnerem marki Atlassian.

Tel.: 607 300 279

Email: atlassian@ttpsc.pl 

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 5 / 5. Vote count: 5

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence

    Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji.…
    Czytaj dalej

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    Asset Management w Jira Service Management

    Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi…
    Czytaj dalej

    IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL

    Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA

    Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

    Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Program do rozliczania delegacji – Jira

    Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości aplikacji Vacation Manager

    Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się