Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy, analitycy, eksperci od PRu czy Employer Brandingu. Listy można właściwie nie zamykać – wszystko zależy od tego, jakie projekty są lub będą realizowane. I choć zespół składa się z różnych osób, to każdej z nich przyświeca ten sam cel: wykonać swoją pracę dobrze oraz na czas, a ponadto na bieżąco zarządzać swoją (choć nie tylko) listą zadań. Dlatego specyfika pracy zespołu marketingowego wymaga intuicyjnego i efektywnego narzędzia do zarządzania działaniami zespołu oraz monitorowania i raportowania rezultatów.
Narzędzie dla wymagających
Na rynku pojawiło się sporo narzędzi, które mają pomóc zespołom marketingowym w codziennej pracy. Problem pojawia się jeden. Zespół zespołowi nierówny! Tak naprawdę w większości przypadków marketingowcy potrzebują narzędzia, które nie będzie im oddane do użytkowania w zamkniętej, słabo rozwijającej się formie. Z naszego doświadczenia wynika, że większość zespołów marketingowych potrzebuje systemu, który można ciągle rozwijać, konfigurować i dostosowywać do potrzeb projektowych. Niby proste, ale z drugiej strony niewiele firm wpadło na pomysł stworzenia czegoś uniwersalnego, rozwojowego i intuicyjnego.
Dla potrzeb naszego zespołu idealnym rozwiązaniem stała się Jira Core, którą całkowicie dostosowaliśmy do swoich wymagań. Część rzeczy zdefiniowaliśmy jeszcze przed implementacją systemu (mowa o funkcjonalnościach, czy chociażby odpowiednich polach do uzupełnienia, które później przydadzą się do wyciągania raportów); część rozbudowaliśmy lub zmieniliśmy później, bo jak wiadomo – wiele rzeczy wychodzi w praniu. Zanim jednak omówimy funkcjonaliści Jira Core warto zdać sobie sprawę z tego, z jakimi problemami na co dzień borykają się zespoły marketingowe.
Najczęstsze problemy zespołów marketingowych
Zapewne nie uda nam się przedstawić wszystkich trudności, ale podczas rozmów z innymi specjalistami powtarzały się poszczególne punkty, które postaramy się uwypuklić. Jednym z nich była duża liczba projektów do zrealizowania oraz bieżący monitoring postępów pracy.
Posiadanie w zespole grafika czy specjalisty od contentu nie powoduje, że pracuje on wyłącznie w jednym projekcie. Oczywiście może się zdarzyć, że nasz pracownik jest z góry przypisany do jednego przedsięwzięcia, ale jest to sytuacja idealna. Zarówno w zespołach marketingowych wewnątrz konkretnych firm lub po prostu w agencjach specjaliści realizują jednocześnie kilka projektów. I o ile sam specjalista może samodzielnie zarządzać swoimi zadaniami, o tyle jego przełożony (który musi skupić się na zarządzaniu pracą całego zespołu oraz na wszystkich – lub większości – projektach) potrzebuje narzędzia, które umożliwi mu nie tylko koordynowanie pracy ludzi, ale również monitorowanie postępów.
Jira Core umożliwia monitorowanie zadań każdego pracownika, co pozwala osobom zarządzającym na bieżąco oceniać, czy jego członek zespołu nie jest przygnieciony ilością zadań. Dobrze wiemy, że w działach marketingu pewne tematy pojawiają się znienacka i muszą być zrealizowane w trybie ekspresowym. W takim przypadku możliwość oceny dostępności danego pracownika staje się kluczowa.
Jeśli już jesteśmy przy ilości zadań oraz obciążeniu członków zespołu to kolejnym problemem pracy marketingowców staje się priorytetyzacja działań (pomijam fakt, że w dzisiejszych czasach każdy chce, aby jego zlecenie lub projekt wykonać w pierwszej kolejności ). Jak wiemy – z taką ilością zadań, z jaką zmagają się zespoły marketingowe, nie da się zadowolić każdego (choć moje subiektywne zdanie na ten temat jest takie, że marketing ma robić ludziom dobrze – jakkolwiek by to nie brzmiało!) Dlatego tak ważnym jest, aby ustalać realne terminy realizacji i móc na bieżąco informować specjalistów o priorytetach.
- Jira umożliwia określenie priorytetu danego zadania oraz ustawienie daty, do której to zadanie powinno zostać zrealizowane. Przełożony ma wgląd do projektów każdej osoby wchodzącej w skład jego zespołu; może generować statystyki pracy całego zespołu i obserwować wykresy, które tworzy system.
Następną trudnością jest niewątpliwie bieżące śledzenie postępów prac. Nie tylko przez osoby koordynujące zespół, ale również przez samych specjalistów, którzy niejednokrotnie muszą ze sobą współpracować. Dotyczy to również sytuacji, w których marketingowcy współpracują z członkami innych działów. Ciężko jest nam tego punktu nie powiązać z komunikacją między ekspertami. Wszyscy wiemy, że na sukces wielu projektów składa się odpowiednia komunikacja. Jeśli jej nie ma, naprawdę ciężko jest zrealizować dane przedsięwzięcie na takim poziomie (często też w terminie!), na jakim pierwotnie sobie zakładaliśmy.
Mówiąc o komunikacji mowa nie tylko o stałym informowaniu o statusie pracy, ale również o bieżącej wymianie i przepływie dokumentów. Ile to już razy zdarzało się, że ważne pliki gubiły się w czeluściach skrzynki mailowej lub innych systemach! Okazuje się, że zespoły projektowe potrzebują nie tylko miejsca, w których będą mogły przetrzymywać niezbędne materiały, ale także opcji przypisywania dokumentów do konkretnego zadania, projektu lub danej osoby. W tym wypadku pomocna okazuje się integracja systemu Confluence z oprogramowaniem Jira. Oba systemy pozwalają na szybkie wyszukiwanie informacji. Jeśli np. pracownik chce wrócić do plików związanych z zakończonymi już projektami, może to zrobić w szybki sposób, posługując się podstawową wyszukiwarką lub korzystając z bardziej zaawansowanych możliwości JQL.
- Jira archiwizuje wszystkie tworzone zadania; można do nich wrócić korzystając z prostej wyszukiwarki lub zaawansowanych funkcjonalności JQL. Confluence to z kolei świetne narzędzie służące jako baza wiedzy oraz intranet dla firm.
Przeczytaj także: Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników
Z naszych doświadczeń wynika również, że systemy do zarządzania pracą zespołu nie pozwalają na pozostawianie kontaktów do osób z zewnątrz firmy. Mówimy tutaj o sytuacji, w której na przykład nasz specjalista realizuje projekt z agencją zewnętrzną, następnie idzie na urlop, a praca zostanie przekazana innemu specjaliście. Teoretycznie kontakt do osoby z zewnątrz może zostać przekazany w przesłanej notatce na skrzynkę mailową, ale co jeśli wiadomość zagubi się wśród innych wiadomości mailowych? My postanowiliśmy takich sytuacji unikać, dlatego podczas dodawania projektu/zadania dodaliśmy polę „Contacts”. Dzięki temu wraz z przekazanym zadaniem nowy specjalista otrzymuje pełny pakiet informacji i może śmiało przystąpić do dalszych działań – w tym do kontaktu z podmiotami zewnętrznymi.
- Definiowanie pól w Jira zależy przede wszystkim od potrzeb zespołu, który będzie korzystał z systemu. Oprogramowanie jest na tyle elastyczne, że może być używane przez firmy z różnych branż.
Możliwości Jira Core w zarządzaniu pracą marketingowców
To, co przekonało nas do używania systemu Jira, to przede wszystkim fakt, że za pomocą tego narzędzia możemy koordynować praktycznie wszystkie projekty marketingowe – od tworzenia contentu czy grafik po organizację konferencji lub innych branżowych eventów.
Team leaderzy, managerowie, szefowie działów oraz wszyscy pracownicy mogą monitorować liczbę zadań przypisanych poszczególnym specjalistom lub sobie samym, na tablicy. Co więcej, każdy z członków zespołu może mieć inaczej zdefiniowaną tablicę! Jira ma służyć zespołowi, ale każdy zespół zasila pojedyncza jednostka, która posiada spersonalizowane potrzeby. Zatem, jeśli zależy nam na śledzeniu prostego procesu zarządzania zadaniami (tj. monitorowania tego co jest do zrobienia, tego jest już w trakcie realizacji lub zostało zakończone) możemy skorzystać z podstawowych funkcji narzędzia. Z doświadczenia jednak wiemy, że zespoły projektowe rozpracowują etapy realizacji na znacznie bardziej szczegółowe. Przykładowo niektóre z nich potrzebują wiedzieć, które taski przypisane do konkretnych osób przekroczyły swój deadline lub które zostały przyblokowane (z różnych względów). Tablicę możemy rozbudowywać dowolnie, wedle własnych potrzeb i standardów. Dodawać odpowiednie pola do uzupełnienia (obowiązkowe lub nie) oraz statusy pracy. Wszystko po to, aby zrealizować indywidualne potrzeby jednostki oraz całego teamu.
- „Tablica” czyli „board” w Jira to widok, który także zależy od konfiguracji systemu. W projekcie marketingowym każda osoba widzi na swojej tablicy wszystkie zadania, które są do niej przypisane pogrupowane na: zadania do zrobienia, zadania w trakcie realizacji oraz wykonane zadania. Do tego prostego podziału można dodać znacznie więcej opcji, w zależności od potrzeb użytkowników.
To co jest szczególnie ważne, to możliwość szybkiego kontaktu z osobami, które zajmują się realizacją zadań. Do poszczególnych zadań można dodawać wszystkie zaangażowane w projekt osoby, dzięki czemu każdy członek zespołu jest informowany na bieżąco o postępie prac, dodanych plikach czy pojawiających się trudnościach. Komunikaty przychodzą automatycznie na skrzynkę mailową do zaangażowanych osób w poszczególny projekt – dzięki czemu unikamy sytuacji z otrzymywaniem niepotrzebnego spamu.
Jira umożliwia:
- Przypisywanie do zadania osób, które następnie otrzymają powiadomienie w przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian w zadaniu (są to tzw. obserwujący).
- Komentowanie zadań wraz z dodawaniem załączników.
- Otrzymywanie notyfikacji mailowych w przypadku zmian wprowadzanych w zadaniu.
- Graficzne zobrazowanie zależności między zadaniami, dzięki dodatkowi Issue Links Viewer for Jira.
Co więcej Jira Core jest uniwersalnym narzędziem, dlatego może śmiało z niej korzystać manager (do zarządzania pracy zespołu), jak i specjalista ds. PR, który z poziomu narzędzia może planować swoje działania na mniejsze, tworzyć kalendarz publikacji, a nawet informować konkretne osoby o tym, że potrzebuje ich wsparcia lub zaangażowania w realizacji zadania.
Znalezienie optymalnego narzędzia do zarządzania pracą zespołu oraz zadaniami w ogóle nie jest łatwe, ale naszym zdaniem Jira Core jest ciekawą propozycją, którą warto uwzględnić podczas pierwszej fazy poszukiwań. Ogromnym plusem rozwiązania marki Atlassian, jest fakt, że można go stale rozbudowywać i personalizować, być w stałym kontakcie z członkami zespołu i na bieżąco reagować na postęp (lub jego brak) prac.
Jeśli jesteś zainteresowany implementacją systemu Jira w swojej firmie, skontaktuj się z nami! Jesteśmy Platynowym Partnerem marki Atlassian.
Tel.: 607 300 279
Email: atlassian@ttpsc.pl