W ostatnich miesiącach w zasadzie każda organizacja musiała postawić sobie co najmniej kilka oczywistych, wydawałoby się, i niezwykle istotnych w nowej sytuacji pytań. Jak zadbać o bezpieczeństwo ludzi? Jak zminimalizować ryzyko zakażeń bez ograniczania swobody pracownika? Jak zapewnić działanie firmy w nowych warunkach? Wydaje się, że w Transition Technologies PSC udało nam się znaleźć bardzo proste odpowiedzi na większość tych pytań.
Praca zdalna nie na zawsze
Praca zdalna w firmach technologicznych to nic nowego, tym niemniej – kiedy staje się koniecznością, perspektywy przebywania wciąż w jednym miejscu z punktu widzenia osoby, jak i zarządzania zadowoleniem i efektywnością pracownika z perspektywy firmy zaczynają nabierać nowych znaczeń i wymagać nowych rozwiązań. Nie inaczej było u nas.
Wyniki ankiet i feedback zbierany od pracowników szybko zaczęły pokazywać, że praca zdalna nie jest rozwiązaniem dla każdego. Już po miesiącu izolacji, na jasno sformułowane pytanie “Czy dobrze pracuje Ci się zdalnie” odpowiedzi pracowników naszych polskich biur wskazały, że kwestii miejsca pracy nie można ignorować.
rys. Odpowiedzi pracowników biur TTPSC w Białymstoku, Kielcach, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Zielonej Górze.
Jasne stało się, że w ramach możliwości aktualnych prawnych musimy sprawnie zacząć umożliwiać warunki pracy, które pozwolą naszym ludziom na skuteczną pracę w warunkach na tyle komfortowych, na ile pozwala sytuacja.
Nowy reżim sanitarny stał się wyzwaniem, któremu należało sprostać aby pracownicy mogli korzystać z przestrzeni biurowych, a TTPSC powinno zapewnić im pełne bezpieczeństwo. Szybko stworzono procedury bezpieczeństwa i standardy zachowań, jednak, w naturalny sposób wdrożenie ich bez skutecznego narzędzia pozwalającego na komunikację i interakcję z pracownikami okazało się kolejnym wyzwaniem.
Sytuacja wymagała, aby narzędzie, które zastosujemy było szybkie do wdrożenia, łatwo modyfikowalne w przypadku zmian polityk bezpieczeństwa oraz dawało wgląd w sytuację “na żywo” oraz możliwość reagowania na zachodzące zmiany. Właśnie z tych względów zdecydowaliśmy się na wykorzystanie Microsoft Power Apps.
Postanowiliśmy przetestować również pozostałe elementy platformy Power i sprawdzić, czy rzeczywiście są skuteczne w szybkim mapowaniu, wsparciu wykonania oraz analizie procesów biznesowych – a w naszym przypadku – zarządzania zespołami i administracyjnym. Przede wszystkim zaś – chcieliśmy sprawdzić, czy stworzymy narzędzie, które jest w stanie nadążyć za nami.
Jak to działa?
Wprowadzenie dodatkowego narzędzia w ramach organizacji zazwyczaj wymaga czasu oraz zasobów niezbędnych do utrzymania docelowego rozwiązania. Chodzi tutaj przede wszystkim o bezpieczeństwo danych, obsługę polityk korporacyjnych oraz łatwość dostępu do samego rozwiązania. Wymienione wyżej kryteria spełnia platforma Microsoft Power, którą wykorzystaliśmy do zrealizowania zadania.
Całość rozwiązania składa się z czterech składowych:
- Power Apps (wersja Standard)
- Power Automate (wersja Standard)
- Sharepoint Online
- Power BI (raporty)
Dla szybkiego dostarczenia projektu istotne było, żeby docelowe rozwiązanie nie generowało dodatkowych kosztów licencyjnych – wszystkie funkcje musiały działać w podstawowej wersji licencyjnej.
Implementacja projektu wraz z usprawnieniami zajęła 3 dni robocze. Tak szybki czas wdrożenia rozwiązania był możliwy ze względu na:
- gotowy mechanizm dystrybucji aplikacji – poprzez aplikację Power Apps
- łatwość wersjonowania aplikacji
- gotowe mechanizmy uwierzytelniające – Azure Active Directory
- prostotę integracji rozwiązania w ramach Office 365
Z perspektywy pracownika rozwiązanie uruchamiane jest z poziomu aplikacji Power Apps.
Następnie użytkownik wybiera datę i miejsce rezerwacji oraz zapoznaje się z zasadami bezpieczeństwa w budynku. Dodatkowo pracownicy posiadają informacje czy kolega z pokoju również jest danego dnia w biurze. Proces rejestracji został uproszczony tak, aby użytkownik mógł dokonać rezerwacji w mniej niż minutę.
Administracja wykorzystuje do celów raportowych narzędzie Power BI, które przedstawia dzienne wykorzystanie miejsc w biurze. Dodatkowo istnieje możliwość weryfikacji czy w danych pokojach/lokalizacjach nie dochodzi przekroczenia wytycznych.
W ramach subskrypcji Office 365 lub Dynamics 365, Microsoft udostępnia narzędzia Power Apps oraz Power Automate, które w podstawowej wersji nie generują dodatkowych kosztów licencyjnych czy utrzymania. Jeżeli posiadasz jedną z poniższych licencji, to na pewno możesz wykorzystać rozwiązanie Power Apps w swojej organizacji!
Co z tego wynika?
Pierwsza wersja aplikacji zajęła trzy dni – konsultacje z jej biznesowymi właścicielami (działy administracji i HR) – kolejny dzień, a po tygodniu – zakończyliśmy testowe wdrożenie. Dzisiaj aplikacja:
- umożliwia wszystkim pracownikom planowanie swojej obecności w biurze
- jest właśnie skalowana do wykorzystania w całej grupie Transition Technologies (ok. 3000 os.)
- pozwala na skuteczny bieżący monitoring ilości osób przebywających w naszych biurach
- pozwala na wizualizację danych statystycznych dotyczących wykorzystania powierzchni biurowej, analizę zachowań, opis trendów i wyciąganie wniosków.
Oczywiście, w pełni ocenimy skuteczność stworzonego przez nas rozwiązania dopiero po czasie, który pozwoli na wyciągnięcie głębszych wniosków, jednak na dziś wiemy, że:
- MS PowerApps pozwala na ultraszybkie tworzenie rozwiązań biznesowych w postaci aplikacji mobilnych i przeglądarkowych
- Power BI to sprawne narzędzie do wizualizacji danych z PowerApps
- Nasi pracownicy chętnie korzystają z prostych i działających rozwiązań
- Spodziewamy się, że działanie rozwiązania, które stworzyliśmy pomoże nam wyciągnąć dobre wnioski odnośnie wykorzystania przestrzeni biurowej w przyszłości, korzystając z wiarygodnego obrazu zachowań pracowników, który otrzymujemy w czasie rzeczywistym.
Coś dla świata!
Firmy technologiczne wiedzą, że dzielenie się wiedzą, doświadczeniem, ale także rozwiązaniami tworzy wartość dodaną i prowadzi do powstania korzystnych synergii. Dlatego postanowiliśmy, że chcemy udostępnić nasze rozwiązanie (w formie w jakiej z niego aktualnie korzystamy) dla wszystkich zainteresowanych nieodpłatnie – w zamian za możliwość publicznego poinformowania kto zdecyduje się na jego wykorzystanie.
Mamy świadomość, że czas w którym wszyscy się znajdujemy stawia wiele firm, zwłaszcza tych z długiem technologicznym do spłacenia, w trudnej sytuacji. Wierzymy, że dzieląc się rozwiązaniem rozwiązującym prosty problem, wesprzemy potencjał wszystkich, który nie będą musieli zużywać czasu na jego rozwiązanie we własnym zakresie.
Jeśli korzystasz w pracy z Microsoft Office i chcesz wykorzystać nasze rozwiązanie do zarządzania powierzchnią biurową – skontaktuj się z nami: