Jeszcze kilka tygodni temu, mało kto powiedziałby, że własnoręczne podpisanie umowy może być kłopotliwe. A jednak. Stało się. Wybuch pandemii spowodował, że wiele czynności jakie do tej pory były zupełnie rutynowe okazały się, ogólnie ujmując, kłopotliwe logistycznie. Rynek nienawidzi pustki i zazwyczaj za narastającymi problemami szybko zaczynają pojawiać się rozwiązania. Wzrost popularności podpisów elektronicznych nabrał tempa – prognozuje się, że rynek tego typu rozwiązań będzie rósł średnio o ponad 20% rocznie osiągając wartość blisko 7 mld USD w 2025r. Rynek rynkiem, ale czy faktycznie jest to warte zachodu? I czy to nie jest kolejna z tych rzeczy, które po ustaniu pandemii staną się nam zbędne? A może całe te podpisy są po prostu zbyt skomplikowane dla przeciętnego zjadacza chleba? Chętnie podzielę się moimi doświadczeniami w tym temacie. Zapraszam do lektury:)
Podpis podpisowi nie równy
Zacznijmy od początku. Pierwszą rzeczą jaką musimy przyswoić jest nomenklatura. Mało porywające, ale niezmiernie istotne. Krótko ujmując – podpis elektroniczny to nie to samo co podpis cyfrowy. Bardzo często określenia te używane są zamiennie jednak w wymiarze technicznym i prawnym oznaczają coś innego. O ile podpis elektroniczny jest pewnego rodzaju znacznikiem wyrażającym intencję podpisania dokumentu przez określoną osobę, to podpis cyfrowy odwołuje się do szczególnej technologii (kryptografia klucza publicznego), na bazie, której podpis elektroniczny może być zaimplementowany. Innymi słowy, podpis cyfrowy służy do zabezpieczenia informacji zawartych w podpisie elektronicznym. Co więcej, istnieją trzy poziomy podpisów elektronicznych:
- Podpis elektroniczny,
- Zaawansowany podpis elektroniczny,
- Kwalifikowany podpis elektroniczny.
Nasuwa się oczywiście pytanie jaki podpis powinniśmy wybrać? Standardowy podpis elektroniczny jest najprostszy i najbardziej powszechny. Podpis kwalifikowany z kolei, wymaga wyboru nie tylko dostawcy platformy, ale także TSP (Trusted Service Provider) oraz certyfikatu (tutaj z kolei możemy być zaskoczeni różnymi formami potwierdzania naszej tożsamości). Brzmi skomplikowanie. Sprawa się nieco klaruje, kiedy weźmiemy pod uwagę, że od 2016 roku polskie prawo zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym. Oznacza to tyle, że jeśli chcemy wygodnie (i zgodnie z prawem!) podpisywać większość dokumentów z jakimi mamy do czynienia w organizacji to podpis kwalifikowany powinien być domyślnym wyborem. Otwiera to możliwość integracji procesów wymagających złożenia podpisu własnoręcznego do puli procesów realizowany w sposób cyfrowy. Tym samym, uwalnia nas to od ograniczeń logistycznych, zwiększa nasze możliwości automatyzacji, a co za tym idzie, poprawia odporność biznesu na różnego typu sytuacje wyjątkowe. I o to nam w końcu chodzi.
Sam podpis to dopiero początek
Wiemy już, że potrzebujemy kwalifikowanego podpisu elektronicznego co pociąga za sobą konieczność wyboru platformy, TSP i certyfikatu. Dobra wiadomość jest taka, że większość dostawców współpracuje z TSP, a ci z dostawcami certyfikatów, więc z dużym prawdopodobieństwem załatwimy wszystko „w jednym okienku”. Czyli załatwione i temat mamy z głowy? Niezupełnie:) Jeśli znajdziemy się w tym miejscu to jest to już całkiem dobrze. Ale może być jeszcze lepiej.
System obsługi podpisów elektronicznych jest jedynie kolejnym narzędziem w naszych rękach. Kluczowa jest jego adaptacja do naszej organizacji i integracja z wykorzystywanymi systemami i procesami. Najważniejsze są trzy aspekty:
- Standaryzacja – dodając kolejne narzędzie zwiększamy złożoność naszych procesów oraz musimy nauczyć pracowników jak z niego korzystać. System elektronicznych podpisów powinien być uzupełnieniem sytemu na którym opieramy główne procesy w organizacji i nie powinien wprowadzać dodatkowej komplikacji z punktu widzenia użytkowników.
- Bezpieczeństwo – każdy system stanowi kolejny punkt, który należy weryfikować pod względem bezpieczeństwa oraz zachowania integralności, dostępności i poufności danych. Kontrolowanie dostępu i przepływu informacji do systemu jest tutaj kluczowe.
- Identyfikowalność – wykorzystanie zewnętrznej platformy do podpisów bez integracji z systemami wewnętrznymi może spowodować, że stracimy (jako organizacja) widoczność i możliwość monitorowania (a tym samym dalszej optymalizacji) realizowanych w ten sposób procesów.
Jak to działa w praktyce?
Wszystkie te trzy kwestie można zaadresować poprzez integrację platformy podpisów elektronicznych z cyfrowymi procesami i przepływem pracy. Uzyskanie podpisu staje się kolejnym krokiem w realizacji procesu, który przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi może być w dużym stopniu zautomatyzowany. Pracownicy skupiają się w takim wypadku na celu biznesowym zamiast na pojedynczych krokach, sposobie ich realizacji (wysłać maila, zadzwonić czy może napisać na Teams?) i koordynacji kolejnych kroków bez pełnego obrazu tego co jest faktycznie potrzebne.
Przykłady? Proces zatrudniania. Oprócz działań związanych z weryfikacją warunków umowy, stworzenia konta domenowego, przypisania do odpowiednich projektów w systemie raportowania czasu pracy, zaplanowania onboardingu i szkoleń BHP czy przygotowaniem umowy musimy zadbać o jej podpisanie. W scenariuszu, gdzie wykorzystujemy zewnętrzny system do podpisów narażamy się na to, że:
- różne osoby będą w różny sposób realizowały ten krok (pojawia się problem lokalnych szablonów umów, możliwość pominięcia któregoś z dokumentów i inne),
- dane mogą być przesyłane bez odpowiedniego zabezpieczenia za pomocą maili,
- tracimy możliwość monitorowania przepływu informacji i statusu procesów.
Włączenie podpisu jako krok w przepływie procesu eliminuje nam te problemy.
Inny przykład? Zawieranie umów z kontrahentami. Umowy powinny zostać zweryfikowane pod względem prawnym i zgodności z wymaganiami. Klasyczny przepływ wymagający akceptacji przed podpisaniem. Jeśli osoba odpowiedzialna za podpisanie umowy, otrzymuje mailowe powiadomienie o wymaganym podpisie – skąd ma mieć pewność, że dokument przeszedł weryfikację? Ponownie, integrując system podpisów elektronicznych z odpowiednim przepływem jesteśmy w stanie w wygodny sposób nie tylko złożyć podpis, ale także kontrolować realizację procesu jak i weryfikować jaka była jego historia.
System, który ułatwia wdrożenie
W przypadku TTPSC systemem, na którym opieramy cyfryzację jest Jira. System daje ogromne możliwości do tworzenia dedykowanych przepływów pracy, widoków i raportów. Procesy podpisów elektronicznych opieramy na rozwiązaniu naszego partnera – OneSpan. System ten udostępnia wygodne API do integracji, które wykorzystaliśmy z poziomu Jiry i przepływów dedykowanych procesom wewnętrznym. Dla obsługi dokumentów niestandardowych wykorzystujemy generyczny moduł (z którym komunikują się te dedykowane) który pozwala na koordynowanie procesu podpisywania dokumentów przez określoną grupę odbiorców definiowanych przez zgłaszającego zadanie. W ten sposób, nie tylko uniknęliśmy wdrażania pracowników do korzystania z kolejnego narzędzia, ale także zachowujemy kontrolę nad przesyłaniem informacji (jedno konto wymiany danych pomiędzy OneSpan Sign a Jira) oraz zapewniamy identyfikowalność procesów i przepływu pracy.
Integracja i co dalej?
Krótko mówiąc: monitorowanie, zarządzanie i optymalizacja. Tak, cyfrowa transformacja daje nam to wszystko w pakiecie. Mamy bardzo wysoki poziom transparentności realizacji procesów w zakresie:
- ilościowym – ile procesów zostało zrealizowanych, z jakim rezultatem, jak długo trwały, jak się rozkładają względem działów/zespołów itp.,
- jakościowym – jakie problemy pojawiły się podczas realizacji, dlaczego niektóre zespoły inaczej realizują ten sam proces, gdzie pojawiają się najczęściej problemy)
Działania operacyjne stają się łatwe w koordynacji, a tym samym możemy mierzyć w kontrolowanych warunkach wdrażane zmiany pod kątem ich skuteczności i wpływu na organizację.
W ten sposób nie tylko spowodowaliśmy, że nasza organizacja stała się odporniejsza na czynniki zewnętrzne (stajemy się mniej zależni od logistyki) i stabilniejsza (jesteśmy w stanie utrzymać stałe tempo pracy), ale też przyspiesza to kolejne działania związane z optymalizacją procesów wewnętrznych.
