Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model działania, m.in. dzięki narzędziom marki Atlassian, które zapewniają efektywny przepływ informacji z każdego miejsca na świecie. W tekście przedstawimy kilka sprawdzonych programów, dzięki którym praca zdalna przebiega bez przestojów, nie zakłócając realizacji projektów. Wśród nich znajdują się flagowe systemy marki, takie jak Jira oraz Confluence.
Jira – system idealny do pracy zdalnej
Dostęp do prowadzonych projektów
Przeniesienie procesów biznesowych do systemu Jira przynosi wiele wymiernych korzyści, wśród których rzadko przywoływana jest możliwość realizacji działań podczas tzw. „home office”. Na pierwszy plan wysuwają się zwykle: monitorowanie postępów pracy oraz czasochłonności poszczególnych zadań, przejrzysty przepływ informacji, podział procesów na etapy zgodnie ze specyfiką firmy oraz dostarczenie zespołom narzędzia, dzięki któremu mogą działać wspólnie. Bardzo istotnym atutem systemu okazuje się także to, że firma korzystająca z oprogramowania Jira może z dnia na dzień przejść na model pracy zdalnej. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy konieczne jest niemal natychmiastowe odesłanie pracowników do domów, ze względów bezpieczeństwa – tak, jak miało to miejsce w ostatnich dniach.
To prawda, że nie wszystko można załatwić zdalnie, natomiast obecnie prowadzimy tak wiele działań za pomocą rozwiązań IT, że nie obawiamy się spadku efektywności pracy naszych zespołów. Jira oraz Confluence zapewniają nam stały dostęp do wszystkich projektów i możliwość komfortowego kontynuowania realizacji zadań. Oczywiście korzystamy także z komunikatorów, maila, telefonów i innych rozwiązań. Jesteśmy w stałym kontakcie. Jedyne czego nam brakuje, to rozmowy na żywo, bo zwyczajnie się lubimy. Z tym niestety musimy się na razie pogodzić. – Konrad Dróżka, Chief Revenue Officer w Transition Technologies PSC.
Komunikacja i baza materiałów
Jira umożliwia użytkownikowi tworzenie zadań dla siebie lub dla wybranej osoby z zespołu; obserwowanie zadań innych pracowników, komentowanie ich – np. w celu przekazania najnowszych ustaleń. System pozwala na dodawanie załączników, edytowanie treści, wysyła też powiadomienia o zmianie statusu i aktualizacji. Każda osoba zaangażowana w dany projekt może monitorować wprowadzane zmiany, odnieść się do nich oraz dodawać informacje o własnych postępach.
Dla osób ceniących kontakt bezpośredni, Jira może wydawać się nieprzyjazna i kojarzyć się z „korpo” zwyczajami, jednak gdy chcemy przejść na pracę zdalną, lub zwyczajnie jesteśmy w delegacji i musimy polegać na naszych systemach, dostęp do zestawu narzędzi, który pozwala nam dotrzeć do wszystkich potrzebnych informacji, okazuje się bezcenny. Jira daje nam m.in. możliwość powrotu do przeszłych zadań, odszukania dawno zapomnianego wątku, czy dotarcia do potrzebnych plików. Confluence umożliwia dodatkowo przechowywanie i współdzielenie np. dokumentacji, czy innych materiałów. Nie wyobrażam sobie już teraz pracy wyłącznie z plikami zapisanymi na dysku i informacjami z maili. – dodaje Piotr Tokarski, Business Unit Manager w Transition Technologies PSC, dział Atlassian.
Korzyści z przeniesienia procesów do systemu Jira:
- Pełny obraz projektów i działań podejmowanych w firmie.
- Możliwość rzetelnej oceny pracochłonności poszczególnych zadań.
- Raporty i statystyki dotyczące prowadzonych projektów.
- Możliwość pracy z każdego miejsca na świecie.
- Automatyzacje usprawniające przebieg procesów biznesowych.
- Zaawansowane możliwości konfiguracyjne – oprogramowanie sprawdzi się w niemal każdej branży.
- Możliwość rozbudowy systemu zgodnie z rosnącymi potrzebami firmy.
- Usprawnienie pracy zespołów; dostarczenie pracownikom oprogramowania, które porządkuje pracę i ułatwia komunikację (przez wywoływanie, dodawanie do obserwujących, komentowanie czy dzielenie się zawartością zadań).
Dodatkowe atuty:
- Oprogramowanie jest stale aktualizowane przez producenta.
- Rozwiązanie jest sprawdzone tysiące użytkowników na całym świecie.
- System jest skalowalny i elastyczny – dzięki licznym dodatkom z Atlassian Marketplace można rozszerzać jego funkcjonalności.
- Zespół TTPSC oferuje pełne spektrum usług związanych z konfiguracją, implementacją oraz utrzymaniem środowiska Atlassian.
Jira w różnych odsłonach, dla zaspokojenia wszystkich potrzeb
Pisząc „Jira” nie wskazujemy na żadną konkretną wersję oprogramowania mimo, że Atlassian wyróżnia kilka odmian tego systemu. Dlaczego? Odpowiedź jest dość prosta: każda z nich jest wysoce konfigurowalna i może zostać dostosowana do różnych potrzeb biznesowych. Jako bazę wybieramy tę, która jest najbliższa pożądanym przez klienta funkcjonalnościom, a następnie dostosowujemy ją do wymagań. Niemniej warto mieć świadomość tego, jak producent różnicuje system Jira:
Jira Core
System Jira Core można określić mianem tego najbardziej podstawowego, który jest dedykowany szeroko pojętemu „biznesowi” czyli każdej firmie, która potrzebuje narzędzia do zarządzania pracą. Jira Core umożliwia przeniesienie zadań i procesów firmowych do środowiska IT. Ta wersja wraz z odpowiednimi dodatkami bez problemu zaspokoi potrzeby zespołów sprzedażowych, marketingowych, działu HR….każdego, któremu zależy na posiadaniu przestrzeni do tworzenia zadań, monitorowania postępów, dzielenia się feedbackiem, czy wyciągania wniosków z przeprowadzonych działań na podstawie realnych, zapisanych w systemie danych.
Najważniejsze funkcjonalności: zarządzanie projektami i zadaniami; ustawianie priorytetów; śledzenie statusów; możliwość dodawania załączników oraz komentowania zadań; możliwość wprowadzenia w formatce zadania dokładnie takich pól, jakich potrzebuje firma; hierarchizacja zadań dzięki subtaskom; obrazowe pokazywanie połączeń między zadaniami (dzięki dodatkowi Issue Links Viewer możemy na prostych grafach pokazywać zależności między taskami), szereg automatyzacji ułatwiających codzienną pracę. A przede wszystkim: elastyczność konfiguracji pozwalająca na dopasowanie systemu do potrzeb firmy.
Jira Software
Jira Software został wyposażony w opcje potrzebne zespołom programistycznym. Ta wersja systemu umożliwia prowadzenie rozbudowanych projektów developerskich metodyką waterfall (kaskadowo) lub agile (zwinnie); posiada odpowiednie tablice, dzięki którym praca przebiega w sposób uporządkowany i transparentny dla wszystkich zaangażowanych działów. Jira Software świetnie współdziała z innymi narzędziami Atlassian przeznaczonymi do pracy z kodem, o czym piszemy w dalszej części tekstu zatytułowanej „Rozwiązania Atlassian dla zespołów DevOps”.
Najważniejsze funkcjonalności: funkcjonalności Jira Core + funkcjonalności typowe dla zespołów developerskich pozwalające na pracę z kodem.
Jira Service Management
Jira Service Management to rozwiązanie dedykowane firmom zajmującym się obsługą klientów zewnętrznych a także każdemu przedsiębiorstwu, które prowadzi działania na liniach pracownicy – dział IT/ pracownicy – administracja lub potrzebuje rozwiązania do zarządzania np. zasobami, aktywami, magazynem, czy innymi środkami stałymi. (*Mamy doświadczenie także we wdrażaniu Jira Service Management do obsługi umów, z funkcjonalnościami związanymi z CRM; w takiej roli oprogramowanie świetnie się sprawdza i nie ma żadnych przeszkód do używania go w ten sposób; na rynku są dostępne odpowiednie dodatki umożliwiające właśnie taką konfigurację o czym chętnie opowiemy – zapraszamy do kontaktu!). Jira Service Management można określić mianem zaawansowanego heldpesku, który został stworzony zgodnie z najlepszymi praktykami sformułowanymi w zbiorze ITIL, co potwierdza certyfikat.
Najważniejsze funkcjonalności: funkcjonalności Jira Core + mierzenie oraz możliwość zatrzymania SLA (czasu, który upływa od momentu zgłoszenia do momentu rozwiązania problemu/prośby), Customer Portal, kolejkowanie zgłoszeń, integracja z bazą wiedzy (co umożliwia wprowadzenie usługi typu „self-service” dla klientów), zarządzanie incydentami i problemami oraz wiele innych. Zachęcamy do zapoznania się z naszymi tekstami:
Jira Align
Jira Align to wersja systemu, która pokrywa funkcjonalności Project Management dla największych organizacji, w których zarządzanie projektami jest bardzo rozbudowane i wielopoziomowe. Umożliwia zarządzanie metodyką zwinną wszystkimi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Funkcjonalności z zakresu PMO można pokryć także m.in. dodatkiem Big Picture, który z powodzeniem wdrażamy u naszych klientów. Posiadamy certyfikowanych trenerów prowadzących szkolenia z użytkowania tej aplikacji w środowisku Atlassian.
Najważniejsze funkcjonalności: funkcjonalności Jira Core + funkcjonalności typowe dla PMO, monitorowanie postępów pracy, dokładne analizy oraz raporty. Rozbudowane środowisko, dla największych graczy na rynku.
Jak wygląda wdrożenie systemu Jira w firmie?
Ilość informacji przekazanych do tej pory wydaje się przytłaczająca? Początkowa chęć wdrożenia systemu w firmie przygasła? Uspokajamy! Nie oczekujemy od naszych klientów specjalistycznej wiedzy na temat narzędzi Atlassian. To co musimy poznać, to realne potrzeby firmy związane z przebiegiem czynności oraz działań, które mają zostać przeniesione do środowiska Jira wspartego dodatkowymi (odpowiednimi) aplikacjami.
Wdrożenie to dla nas CAŁOŚCIOWY proces związany z implementacją systemu Jira w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że ściśle współpracujemy z klientem na etapie przygotowawczym; przeprowadzamy wstępną konsultację, a następnie serię rozmów oraz analizę biznesową, dzięki której gromadzimy szczegółowe wymagania będące dla nas niezbędnymi wytycznymi do podjęcia dalszych prac. Jeśli chodzi o samą instalację, konfigurację oraz utrzymanie – klient nie musi się o nic martwić, ponieważ zapewniamy pełne spektrum usług. Dbamy o to, aby dostarczyć w pełni funkcjonalne rozwiązania zgodne z oczekiwaniami oraz potrzebami naszych zleceniodawców. Wychodzimy naprzeciw, dzieląc się rekomendacjami popartymi dużym doświadczeniem. Zapewniamy także kompleksowe wsparcie techniczne (upgrade, update, migracja, support w przypadku problemów).
Pełen opis tego, w jaki sposób pracujemy, z podziałem na kolejne kroki i wyjaśnieniem przebiegu prac, zamieściliśmy na naszej stronie. Serdecznie zapraszamy:
Confluence – wspólna przestrzeń, do której zawsze można wrócić
Współdzielona baza wiedzy
Confluence to system, który spełnia rolę firmowego Intranetu. Często określamy ten program mianem „współdzielonej bazy wiedzy”, ponieważ to wyrażenie najlepiej oddaje jego charakter. Confluence umożliwia tworzenie i edytowanie treści tak, jak w programach tekstowych, natomiast dostęp do nich mogą mieć wszyscy pracownicy firmy lub tylko wybrane osoby (użytkownik definiuje to nakładając odpowiednie restrykcje na tworzoną przez siebie stronę). Confluence może służyć także jako „kontener” plików wyświetlanych bezpośrednio w programie lub załączanych jako krótki link z zawartością do pobrania. Dzięki temu pracownicy nie muszą polegać wyłącznie na zawartości swoich dysków – mogą zawsze wrócić do materiałów, które są im potrzebne; mogą też odnaleźć pliki dodawane do Confluence przez innych użytkowników; dzielić się poszczególnymi stronami z zespołem, przechowywać, odpowiednio opisywać i archiwizować potrzebne dane.
Wspólna przestrzeń pracowników
Bardzo często Confluence spełnia rolę miejsca, w którym gromadzona jest dokumentacja, instrukcje, wzory umów, szablony graficzne, zdjęcia oraz zawartość związana np. z obszarem HR oraz employer brandingu, tj.: ogłoszenia dotyczące akcji i imprez firmowych, regulaminy pracownicze, opisy benefitów, czy wręcz całe procesy on-boardingowe. To, w jaki sposób zostanie wykorzystany Confluence zależy w głównej mierze od potrzeb użytkowników. Podstawowe funkcje narzędzia w połączeniu z odrobiną kreatywności, mogą zaowocować naprawdę ciekawymi rozwiązaniami.
W naszej firmie Confluence znalazł szerokie zastosowanie i jest wykorzystywany na co dzień, przez różne zespoły. Wśród nich prym wiodą działy nietechniczne, które potrzebują platformy do dzielenia się informacjami, wiedzą oraz pomysłami. W działaniach employer brandingowych Confluence umożliwia szybkie dotarcie do wszystkich pracowników oraz zebranie od nich feedbacku np. poprzez dodanie linku do ankiety. Dzięki integracji z dodatkiem Linchpin wykorzystujemy to narzędzie także do tworzenia eventów np. szkoleń. W Confluence posiadamy m.in. opis struktury firmy, kalendarz wydarzeń, w których pracownicy chcieliby wziąć udział czy informacje na temat poszukiwanych specjalistów w ramach rekrutacji. W Confluence gromadzimy przydatne pliki, co w takiej sytuacji jak praca zdalna, staje się niezwykle ważnym udogodnieniem. – Anna Michalska, specjalista ds. marketingu w Transition Technologies PSC.
Jesteśmy firmą IT więc większość naszych zespołów to specjaliści techniczni, którzy na co dzień korzystają również z systemu Confluence. W zespole developerskim wykorzystujemy Confluence w codziennej pracy do zarządzania dokumentami wewnętrznymi jak również do komunikacji z klientem. Dzięki temu posiadamy centralne miejsce ich przetrzymywania i zarządzania. Dużym atutem jest możliwość równoległej edycji i wersjonowania – nic nie ginie, można prześledzić pełen cykl życia dokumentu i wprowadzanych zmian oraz edytować dokumenty, notatki i instrukcje na żywo, przez wiele osób. Ponadto rezygnując z tradycyjnych metod (jak np. email) – na rzecz Confluence – zyskujemy transparentność – wszystkie ważne notatki i dokumenty nie giną lokalnie na dyskach czy kontach pocztowych – są dostępne online w każdej chwili i dla każdego (o odpowiednich uprawnieniach rzecz jasna ). Sporym udogodnieniem są też gotowe szablony stron (jak np. retro po ukończonym sprincie, spis wymagań projektowych, czy też analiza swot i wiele innych) – dzięki którym oszczędzamy czas, eliminując odtwórczą pracę, skupiając się zaś na najważniejszym – treści. Wspomniana wcześniej komunikacja z klientami również jest usprawniona dzięki użyciu Confluence – całą dokumentację projektową utrzymujemy na publicznie udostępnionych przestrzeniach z naszego serwera – korzystając z całej palety udogodnień przy jej tworzeniu oferowanych przez Confluence (można tu wspomnieć też o blog postach – jako wygodnym sposobie komunikowania o nowościach). Dodajmy do tego ścisłe sprzęgnięcie Confluence z systemem Jira (choćby przez wyświetlanie linkowanych zgłoszeń czy wykresów) oraz elastyczność w konfiguracji dodatków i makr (przykładowo korzystamy również z makra Staffing Timeline naszego autorstwa) – a otrzymamy elastyczne i wygodne narzędzie do pracy nad dokumentami (i nie tylko!) jakim jest Confluence. – Michał Dubel, Development Team Manager w Transition Technologies PSC.
Najważniejsze zalety z wdrożenia Confluence, to:
- Posiadanie współdzielonej bazy wiedzy dla pracowników w firmie.
- Stały dostęp do plików, materiałów, dokumentacji – pracownik nie musi mieć ich na dysku, żeby do nich dotrzeć. Wystarczy, że są wgrane do systemu.
- Możliwość tworzenia treści bezpośrednio w Confluence.
- Możliwość ograniczania widoku dla wybranej grupy osób (restrykcje).
- Możliwość tworzenia osobnych przestrzeni dla poszczególnych działów i ustrukturyzowanie treści.
- Funkcjonalności typowe dla intranetu.
- Wiele opcji dodatkowych, dzięki możliwościom konfiguracyjnym.
- Możliwość pracy zdalnej z dostępem do wszystkich potrzebnych danych.
Dodatkowe atuty:
- Confluence może służyć za kanał komunikacji ogólnofirmowej.
- System jest integrowalny z innymi narzędziami marki Atlassian.
- W Atlassian Marketplace dostępne są dodatki rozszerzające jego funkcjonalności.
- Zespół TTPSC oferuje pełne spektrum usług związanych z konfiguracją, implementacją oraz utrzymaniem środowiska Atlassian.
Rozwiązania marki Atlassian = spójny ekosystem
Bezpieczeństwo i wydajność
Rozwiązania marki Atlassian są ze sobą w pełni integrowalne, a co więcej – ich funkcjonalności można rozbudować dzięki dedykowanym aplikacjom. To właśnie elastyczność rozwiązań Atlassian i zaawansowane możliwości konfiguracyjne sprawiają, że każda branża, dział czy zespół, mogą z nich efektywnie korzystać. Przeniesienie działań firmowych do ekosystemu zbudowanego z Jira oraz innych narzędzi australijskiego producenta to inwestycja w sprawniejsze funkcjonowanie biznesu, a także – jak się okazuje – w dostarczenie pracownikom systemu, który sprawdzi się w sytuacji kryzysowej.
Przedsiębiorstwa, które decydują się na przeniesienie działań do systemów IT zwykle tego nie żałują, nawet jeśli koszt wydaje się początkowo duży. Dzięki takiemu posunięciu firma zyskuje kontrolę nad prowadzonymi projektami, uporządkowanie pracy, dostęp do wszystkich podjętych zadań, możliwość gromadzenia danych przekładanych później na raporty oraz analizy, a także dostęp do systemu z każdego miejsca na świecie, bez zakłócenia pracy; z pełnym dostępem do wszystkich ważnych informacji.
Zagrożenie związane z koronawirusem postawiło przedsiębiorstwa w trudnej sytuacji. Na szczęście te, które mogą prowadzić działania zdalnie, bez konieczności fizycznej pracy, mają szansę zapewnić swoim pracownikom warunki do długotrwałej pracy z domu, bez kontaktu z innymi. Każdej firmie polecamy zaopatrzenie się w narzędzia, które zapewnią w podobnych sytuacjach komfortowy dostęp do danych oraz sprawną komunikację. – podsumowuje Tomasz Pabich, Project Manager w Transition Technologies PSC, dział Atlassian.
Korzyści biznesowe
Jira i Confluence to systemy stworzone z myślą o łączeniu pracy zespołów i uporządkowaniu ich działań. Wdrożenie oprogramowania marki Atlassian przynosi firmie korzyści, które przekładają się na efektywniejszą pracę i przejrzysty przepływ informacji.
Jak wygląda wdrożenie Jira i Confluence w firmie?
- Zgłoś się do certyfikowanych specjalistów TTPSC.
- Opowiedz o swoich potrzebach biznesowych.
- Pozwól nam przeprowadzić warsztat analityczny, na podstawie którego ocenimy zakres działań oraz przygotujemy ofertę.
- Wdrożenie przeprowadzają nasi eksperci. Zapewniamy także wsparcie oraz pełen zakres innych usług np. szkolenia, tworzenie funkcjonalności na życzenie, migracje czy hosting.
- Chętnie zarekomendujemy dodatkowe rozwiązania, które zoptymalizują przebieg procesów w systemie Jira i obejmiemy opieką supportową całą instancję tak, aby klient nie musiał się o nic martwić.
Produkty marki Atlassian można dostosować do potrzeb niemal każdej branży – jeśli potrafisz określić jakie procesy zachodzą w Twojej firmie i chcesz je przenieść do środowiska IT, powinieneś poznać ofertę australijskiego producenta i zgłosić się do oficjalnego Partnera marki. W takim wypadku, specjaliści przeprowadzą szczegółową konsultację, dokonają analizy biznesowej i zaproponują odpowiednie rozwiązania oraz ich modyfikacje w celu pokrycia wszystkich pożądanych funkcjonalności.
Rozwiązania Atlassian dla zespołów DevOps
Dla każdego zespołu zaangażowanego w tworzenie aplikacji
Istnieje branża, dla której Atlassian posiada gotowe zestawy produktów, które odpowiadają na jej specyficzne potrzeby – są to zespoły programistyczne. Z myślą o nich powstała Jira Software oraz takie narzędzia jak: Bitbucket, Bamboo, Crucible oraz Fisheye. Każde z nich ułatwia pracę z kodem: jego przechowywanie, przeglądanie, poprawianie, testowanie, optymalizację i działania CI/CD.
Wszystkie te narzędzia służą usprawnieniu pracy nad tworzeniem oprogramowania na każdym etapie projektu; są przeznaczone dla wszystkich zespołów zaangażowanych w proces. Całą ich grupę określa się mianem narzędzi idealnie spełniających ideę DevOps (development and operations), ponieważ łączą pracę różnych specjalistów tworząc jedno, spójne środowisko minimalizujące ryzyko długotrwałych przestojów spowodowanych np. brakiem komunikacji/oczekiwaniem na informację odnośnie postępu prac/ brakiem wiedzy na temat statusu zadań.
Oprócz funkcjonalności związanych z zarządzaniem projektami, narzędzia Atlassian usprawniają poszczególne, czasochłonne czynności takie jak m.in. wyłapywanie błędów w kodzie, pracę nad poprawą poszczególnych linijek, śledzenie zmian oraz ich historii czy przeprowadzanie testów.
Praca zdalna dla zespołu programistów nie jest absolutnie żadnym wyzwaniem. Znacznie większym może okazać się komunikacja z innymi działami – jeśli w całej firmie tylko dział developerów działa w systemie IT, to tylko on może sprawnie i w całości przejść na „home office”. Inne zespoły oraz branże powinny brać przykład z dobrych praktyk zespołów programistycznych i nauczyć się polegać na środowiskach IT służących do prowadzenia projektów i przechowywania danych. Tylko w ten sposób firma może kontynuować swoje działania w takich sytuacjach, z jaką mierzymy się obecnie – dodaje Piotr Tokarski, Business Unit Manager w Transition Technologies PSC.
Inwestycja w jakość
- Jira Software – prowadź projekty metodyką waterfall lub agile, zależnie od przyjętego sposobu działania; korzystaj z przejrzystych tablic, obserwuj postęp pracy swoich zespołów i szybko reaguj na przestoje; Jira Software to świetne narzędzie spajające pracę developerów.
- Bamboo – Efektywnie zarządzaj kodem w repozytorium Git.
- Bitbucket – Usprawnij proces kompilacji i integracji kodu nawet w najbardziej rozbudowanych projektach.
- Crucible – przeglądaj, wyłapuj błędy i poprawiaj kod w znanych repozytoriach.
- Fisheye – weź pod lupę linijki kodu i szybciej wyłapuj błędy.
Trello – podstawowe opcje dla małych zespołów i nauczycieli
Jeśli szukacie rozwiązania, które nie wymaga długotrwałych przygotowań, analizy biznesowej ani skomplikowanego wdrożenia, wybierzcie Trello. Jest to aplikacja, dzięki której stworzycie współdzieloną tablicę zadań – każde z nich możecie opisać, przesunąć na dowolne miejsce w kolejce, a wszystkie pogrupować w kolumny, które dowolnie nazwiecie np. „do zrobienia”, „w trakcie”, „gotowe”. Trello nie obsługuje procesów biznesowych i nie można w przypadku tego programu mówić o kompleksowym rozwiązaniu dla firmy, czy jakimkolwiek przenoszeniu czynności biznesowych do systemu IT. Trello nie jest w żaden sposób współmierne systemowi Jira. To bardzo prosta aplikacja, która świetnie służy studentom, nauczycielom oraz uczniom do rozplanowania zajęć lub niewielkim zespołom np. do tworzenia harmonogramu publikacji w social media.
Trello – free, Business Class i Premium
Trello jest dostępne w trzech wariantach. Pierwszy z nich to opcja darmowa, która umożliwia stworzenie nielimitowanej ilości tablicy prywatnych ale posiada ograniczenie do 10 tablic dla zespołu; załączniki dodawane do zadań mogą mieć maksymalnie 10MB. Takie rozwiązanie nie sprawdzi się w przypadku dużej grupy projektowej, będzie natomiast idealne do celów prywatnych lub do dzielenia się nieskomplikowanymi zadaniami oraz informacjami w małych zespołach. Trello będzie także dużym ułatwieniem dla nauczycieli oraz wykładowców, którzy poszukują narzędzia do sprawnego prowadzenia zajęć online. Dzięki Trello mogą przydzielać uczniom zadania i obserwować ich postępy.
Business Class posiada gotowe szablony tablic, z których można w szybki i łatwy sposób skorzystać; dodatkowo nie ogranicza ilości tablic dla zespołów, a dostawca zapewnia wsparcie mailowe w przypadku wystąpienia problemów lub pytań. Pojedynczy załącznik może mieć w tej opcji 250MB, a karty (zadania) posiadają niestandardowe pola, które dają więcej możliwości co do uporządkowania i uzupełnienia treści o szczegóły. Użytkownicy mogą wizualizować harmonogram prac włączając widok kalendarza z zadaniami przypisanymi do dat; oznaczać lokalizację, czy integrować tablicę z innymi aplikacjami (np. Dropbox). Trello Business Class posiada także wbudowane mechanizmy automatyzacji prostych czynności np. określanie reguł związanych z wysyłaniem poleceń do użytkowników oraz powiadomień email.
Trello Premium to oferta dla zespołów składających się minimum ze stu osób. Oprócz funkcjonalności dostępnych w ramach Business Class, posiada więcej opcji administracyjnych oraz tych związanych z bezpieczeństwem danych. Administratorzy posiadają więcej uprawnień i większą kontrolę nad aplikacją. Mogą np. zmienić widoczność na tablicach publicznych i zarządzać uprawnieniami na poziomie całej organizacji.
Trello dla firm, plusy:
- Pracownicy mogą tworzyć tablice zadań dla siebie oraz dla całego zespołu.
- Zadania można grupować w kolumny ułatwiające rozróżnienie np. między tym co zostało już zrobione, zadaniami w trakcie oraz tematami „to do”.
- Użytkownicy mogą korzystać z szablonów tablic (*w wersji Business Class i Premium).
- Korzystanie z Trello jest bardzo proste, nie wymaga szkoleń; aplikacja posiada intuicyjny interfejs.
- Trello można określić mianem wirtualnych „post-in notes”, które ułatwiają uporządkowanie zadań i komunikację.
Trello dla firm, minusy:
- Ograniczone możliwości jeśli chodzi o zarządzanie zadaniami.
- Brak możliwości rozbudowania systemu tak, aby obsługiwał pełne procesy biznesowe.
- Narzędzie nie jest rozwojowe; jest uzupełnieniem aplikacji ułatwiających pracę; nie można go natomiast nazwać systemem IT.
- Nie zaspokoi potrzeb zespołów, które szukają profesjonalnych i zaawansowanych rozwiązań do zarządzania projektami.
- Nie posiada tablic kanban ani scrum; nie posiada opcji „workflow”; działania są „jednowymiarowe”.
Trello dla nauczycieli
- Tworzenie tablic zadań dla uczniów.
- Monitorowanie postępów; aktualizacja załączników z zadaniami.
- Narzędzie łatwe w instalacji i obsłudze.
- Trello Business Class dla nauczycieli jest dostępne za darmo.
Trello w porównaniu do systemu Jira..? Nie ma takiego porównania. Trello to prosta aplikacja, Jira to rozbudowany system do obsługi procesów biznesowych. Trello bardzo obrazowo grupuje zadania, natomiast to także można zrobić w systemie Jira. Osobiście rekomendowałabym Trello wyłącznie bardzo małym firmom, które w czasie konieczności przejścia na pracę zdalną szukają szybkiego rozwiązania do stworzenia wspólnej przestrzeni dla pracowników i miejsca, w którym będą widoczne zadania. Aplikacja będzie też wsparciem dla pracowników instytucji edukacyjnych na czas zamknięcia szkół oraz uczelni. We wszystkich innych przypadkach, lepszy będzie system, który daje możliwości dopasowania do potrzeb konkretnej firmy, automatyzacji oraz posiada potencjał na rozwój – mówi Magdalena Kwaczyńska, Business Analyst w Transition Technologies PSC.
Trello dla firm, licencje
Jako Partner marki Atlassian posiadamy licencje na wszystkie rozwiązania marki -w tym także Trello. W przypadku zainteresowania tą aplikacją, lub chęci zadania dodatkowych pytań, służmy pomocą!
Co jeszcze ułatwia pracę zdalną?
Praca zdalna do tej pory kojarzyła się z przywilejem – umożliwiała pracę z dowolnej lokazliacji, pozwalając na dalekie podróże lub zmianę miejsca zamieszkania bez konieczności zmiany firmy. W obliczu zagrożenia związanego z koronawirusem, praca z domu stała się absolutną koniecznością i przestała być utożsamiana z wygodą. Sytuacja zmieniła się na tyle diametralnie, że przedsiębiorstwa, które do tej pory nie oferowały możliwości pracy zdalnej, muszą się przystosować do nowych warunków. Poniżej przedstawiamy popularne rozwiązania, o których warto sobie przypomnieć w obecnej sytuacji:
VPN
Wirtualna sieć prywatna czyli najprościej mówiąc, zabezpieczone połączenie Internetowe dla pracowników danej firmy. VPN umożliwia dostęp do takich zasobów jak np. Intranet. Firmy, które oferowały pracę zdalną, a także takie prowadzące działalność w różnych krajach (z częstymi delegacjami) z pewnością posiadają skonfigurowaną sieć VPN. Pozostałe prawdopodobnie szybko nadrobią ten brak.
Komunikatory
Prawdziwe zbawienie komunikacyjne! Slack, Skype, Microsoft Teams, Messenger, WhatsApp – to tylko przykłady najpopularniejszych komunikatorów, które ułatwiają nam codzienne funkcjonowanie. Naszym firmowym narzędziem jest pakiet Microsoft Teams, dzięki któremu możemy organizować telekonferencje nawet w dużych grupach. Rozmowy z opcją widoku z kamery wpływają pozytywnie na samopoczucie pracowników, którzy z na co dzień są przyzwyczajeni do pracy w biurze.
Zespół marketingowy w TT PSC to mieszanka osobowości oraz kompetencji różnych osób, które łączy jedna wspólna cecha – lubimy kontakt bezpośredni i pracę z biura. Nasz team spotyka się w pełnym składzie dwa razy w tygodniu, aby omówić status prowadzonych projektów. Gdy ktoś z nas ma jakiś problem, najczęściej prosi o spotkanie, bo takie kwestie najlepiej rozwiązywać w cztery (lub więcej!) oczy. Na co dzień często wychodzimy na krótkie spacery, bo to pozwala nam w przyjemny sposób omówić nurtujące nas kwestie. Praca zdalna na dłuższą metę jest wyzwaniem nawet dla nas! Powoduje spore ograniczenia i zmusza nas do przystosowania się do bieżącej sytuacji – nawet jeśli pracujemy w firmie IT. Dzięki Microsoft Teams możemy się nie tylko zobaczyć, ale także omówić aktualne działania i zwyczajnie, po ludzku, pożartować, opowiedzieć o tym, co się u nas dzieje i poczuć namiastkę atmosfery, która zwykle towarzyszy nam w biurze. Dla nas to bardzo ważne, bo praca zdalna mocno ogranicza relacje międzyludzkie, więc musimy starać się je pielęgnować na odległość – Sonia Dynarska, Marketing Team Lead w Transition Technologies PSC.
Komunikator służy nam także do kontaktowania się z klientami, dla których prowadzimy działania. Dzięki połączeniu jakie daje nam Internet możemy bez przeszkód kontynuować rozpoczęte wcześniej czynności oraz szybko odpowiadać na nowe zapytania.
Praca zdalna w żaden sposób nie blokuje projektów, które już prowadzimy. Teraz cała komunikacja odbywa się „online” ale nie jest to dla nas nowość. Mamy już doświadczenie m.in. w prowadzeniu szkoleń online oraz w omawianiu projektów z klientami podczas regularnych telekonferencji. Z kolei zespół administratorów działa w środowisku Atlassian naszych klientów – robią to równie efektywnie z biura, jak i z domów, ponieważ posiadają wszystkie niezbędne dostępy. Raz jeszcze chciałbym podkreślić, że przeniesienie procesów do środowiska IT to lepsze i wydajniejsze rozwiązanie niż tradycyjny obieg dokumentów, czy rozproszenie na wiele różnych aplikacji. – dodaje Tomasz Pabich, Project Manager w Transition Technologies PSC.
Team Viewer
Zespół TTPSC Atlassian przeprowadził dotychczas wiele różnych integracji między aplikacjami a środowiskiem Atlassian, w tym także integrację systemu Jira Service Management z programem Team Viewer, który umożliwia zdalny dostęp do pulpitu innej osoby. Programy tego typu to świetne rozwiązanie dla serwisantów IT – dzięki nim mogą pomóc zdalnie użytkownikowi, który ma problem np. z zalogowaniem się do aplikacji lub jakimś błędem systemu. Wspomniana integracja programu Team Viewer z systemem Jira Service Management to właśnie takie, dodatkowe udogodnienie dla działu wsparcia IT.
*Team Viewer umożliwia specjaliście IT dostęp do pulpitu osoby, która zgłosi problem. Oczywiście konieczne jest wprowadzenie przez użytkownika odpowiedniego, wygenerowanego jednorazowo hasła. Program posiada odpowiednie zabezpieczenia, dzięki którym nikt niepowołany nie dostanie się tam, gdzie nie powinien.
*Integracja środowiska Atlassian z innymi aplikacjami nie jest dla nas żadnym problemem. Specjaliści TTPSC Atlassian kompleksowo zajmują się konfiguracją systemów marki w taki sposób, aby w pełni odpowiadały na potrzeby klienta. Posiadamy certyfikaty potwierdzające nasze kompetencje, doświadczenie poparte listami referencyjnymi oraz zespoły specjalistów, które poradzą sobie z każdym wyzwaniem: od analizy biznesowej, przez implementację oraz administrację, aż po custom development.
Chcesz wiedzieć więcej? Zajrzyj na stronę: https://ttpsc.com/pl/atlassian/ i skontaktuj się z nami!
Przeczytaj także:
Firma Transition Technologies PSC posiada szerokie portfolio produktów, usług i platform związanych z nowoczesnymi technologiami usprawniającymi funkcjonowanie przedsiębiorstw o różnych profilach biznesowym. Wśród nich na uwagę zasługuje m.in. platforma IoT ThingWorx, która umożliwia ciągłość pracy produkcyjnej nawet podczas kwarantanny. Brzmi intrygująco? Przeczytajcie nasz tekst, a dowiecie się w jaki sposób jesteśmy w stanie zminimalizować straty produkcyjne podczas epidemii:
Dowiedz się więcej o tym, jakie mamy podejście do pracy zdalnej oraz jak prowadzimy komunikację wewnętrzną w czasie, gdy wszystkie nasze biura przeszły na model home office:
