Asset Management am Jira Service Management

– Vermögensverwaltung des Unternehmens

 Asset Management bedeutet „Vermögensverwaltung“ und ist häufig mit der Verwaltung von finanziellen Vermögenswerten verbunden. Es kann sich jedoch auch auf die Verwaltung des Anlagevermögens im Unternehmen beziehen – und in diesem Zusammenhang stellen wir die Einbettung dieses Konzepts und der damit verbundenen Aktivitäten in das Jira Service Management System vor.

Jira Service Management ist eine fortschrittliche ITSM Software, die nach ITIL Prinzipien erstellt wurde und dank umfangreicher Funktionen viele verschiedene Prozesse unterstützen kann. Eine Beschreibung dieser Lösung und ihrer Möglichkeiten finden Sie hier: IT Service Management für Unternehmen. ITIL-zertifizierter Service Desk.

In diesem Text konzentrieren wir uns auf den Prozess der Verwaltung des Anlagevermögens am Jira Service Management. Wir werden reale Anwendungsbeispiele präsentieren, die auf unseren früheren Implementierungen und Erfahrungen sowie den wichtigsten Funktionen des Typs „Asset Management“ basieren.

Welches Anlagevermögen kann am Jira Service Management verwaltet werden?

Mit Jira Service Management kann man jedes Anlagevermögen verwalten – es funktioniert sowohl für die Verwaltung der folgenden Vermögenswerte:

Administrative Ausrüstung (Möbel, Küchengeräte, Klimaanlagen, individuelle Raumausstattung),

  • IT Hardware (Computer, Telefone, Monitore usw.),
  • Fahrzeugflotte
  • Mashinen
  • Produktionskomponenten
  • Lagerbestände

Sowie für weniger offensichtlichen Ressourcen wie:

  • Software – Verteilung von Software- oder Anwendungslizenzen.
  • Verträge – Registrierung von Verträgen mit Kunden und Funktionen, die die Rolle von CRM erfüllen.

Wie sehen die Vorbereitungen aus?
 – Organisation des Anlagevermögens am Jira Service Management – CMDB

 Der entscheidende Faktor für den korrekten Betrieb von Prozessen im Zusammenhang mit der Verwaltung des Anlagevermögens ist die ordnungsgemäße Vorbereitung der CMDB – der Konfigurationsmanagementdatenbank (Eng. Configuration Management Database). In CMDB müssen alle Informationen zu den Ressourcen gefunden werden, die das Unternehmen mithilfe von Jira Service Management verwalten möchte. Die Datenbank muss Folgendes enthalten:

  • Beziehungen zwischen Ressourcen, die in Form eines Baums dargestellt werden, dank derer die Organisationsstruktur bestimmt wird, und Sachanlagen werden ordnungsgemäß kategorisiert und somit in das System eingegeben.

asset management am jira service desk

  • Ressourcenattribute – Parameter, die in einer einzelnen Ressourcenform sichtbar sein sollen; z. B. Modell, Produktidentifikationsnummer (IMEI), Gewicht, Mitarbeiter, der sie besitzt, Ausstellungsdatum, Austauschdatum und alle anderen Informationen, die für die Maßnahme gelten sollten.
  • Standortstruktur – Informationen darüber, wo sich die Artikel befinden; mit dem Jira Service Management kann man sehr detaillierte Daten eingeben, mit denen man nicht nur ein bestimmtes Gebäude und einen bestimmten Raum, sondern auch einen genau definierten Ort, z. B. einen bestimmten Schreibtisch oder ein Regal in einem Lagerhaus, schnell erreichen kann.
  • Organisationsstruktur – Unternehmensstruktur: Einführung aller Abteilungen, Personen, die in ihnen arbeiten, und Beziehungen zwischen ihnen (wer ist ihr Vorgesetzter).

 

Die Vorbereitung der CMDB ist für den ordnungsgemäßen Betrieb des Anlageverwaltungsprozesses in Jira Service Management oder einem anderen System erforderlich. TTPSC Business Analysten helfen Kunden, diesen Teil der Vorbereitungen präzise und effizient durchzuführen.

Beispiele für Aufgaben und Prozesse, die an Jira Service Management übertragen werden können

Wie wir bereits am Anfang des Textes geschrieben haben, kann Jira Service Managementviele Prozesse abwickeln, was es dem Unternehmen erleichtert, täglich zu arbeiten und verschiedene Aktivitäten zu verbessern. Nachfolgend einige Beispiele für die Verwaltung des Anlagevermögens:

Behandlung von Vorfällen

 Mit anderen Worten: Mitarbeiter können Hardwareprobleme melden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Mobiltelefon ausfällt, kann er mithilfe des Systems eine entsprechende Benachrichtigung erstellen. Aus der im Format verfügbaren Liste wählt er den Gerätetyp (z. B. Diensttelefone) aus und gibt dann an, was nicht funktioniert (bestimmtes Modell) und wo das Problem liegt.  Nach dem Speichern aller Informationen erhält die entsprechende Person (z. B. ein Servicetechniker) eine Nachricht über eine neue Benachrichtigung, und der Status dieses bestimmten Telefons ändert sich in eine Information über einen möglichen Fehler (Status werden auch früher in der Phase der Erstellung der Dokumentation und der CMDB festgelegt, die zur Implementierung des Prozesses erforderlich sind).

  • Mit wenigen Klicks meldet ein Mitarbeiter einen Fehler, den ein Servicetechniker (oder ein Serviceteam) fast gleichzeitig feststellt.
  • Mit Automatisierungsmechanismen kann man dem Bericht sofort die entsprechende Person zuweisen, die den Fehler beheben soll (z. B. basierend auf dem Standort der Person, die den Fehler meldet).
  • Mit der Erstellung der Benachrichtigung in der CMDB Datenbank wird automatisch eine Änderung des Status des Assets aufgezeichnet.

Inventar der Ausrüstung

 Am Jira Service Management ist es möglich, einen Prozess zu implementieren, der das Hardwareinventar verbessert. Dies ist besonders nützlich in solchen Unternehmen, in denen die Verwaltung von Anlagevermögen lange Zeit außerhalb der IT Umgebung stattfand. Wir können die Funktionalität einführen, mit der bestätigt wird, dass jeder Mitarbeiter einen bestimmten Artikel hat. Dank dessen sammelt und vervollständigt das Unternehmen schnell das Inventar.

Kauf und Austausch von Geräten

Wie kauft und ersetzt man Geräte am Jira Service Management? Dies muss nicht sehr kompliziert sein, normalerweise wird der Prozess in wenigen einfachen Schritten abgeschlossen:

  1. Der Mitarbeiter erstellt eine Benachrichtigung mit der Information, dass er einen Laptop (oder ein anderes Gerät) hat, dessen Austauschdatum gerade eingetroffen ist oder abgelaufen ist.
  2. Die Benachrichtigung geht an das entsprechende Team (vorausgesetzt, es handelt sich um eine IT Abteilung). Die Person, die sich mit diesem Thema befassen möchte, wird entweder der Aufgabe selbst zugewiesen oder automatisch bestimmt – abhängig von der Konfiguration und den Anforderungen des Unternehmens.
  3. Eine Person aus der IT Abteilung erstellt einen Auftrag für neue Geräte für den Mitarbeiter und die Anforderung wird in den ausstehenden Zustand versetzt.
  4. Wenn das Gerät an das Unternehmen geht, wird die Anwendung zur Lösung entsperrt.
  5. Ein IT Mitarbeiter stellt Geräte aus. Wenn die Anwendung aufgelöst wird, wird das neu freigegebene Gerät automatisch dem Mitarbeiter zugewiesen. Der vorhandene Laptop bleibt nicht zugewiesen.

Die Benachrichtigung kann automatisch erstellt werden, wenn die Vertrags-/Garantie-/Umtauschfrist abläuft. Der Bericht kann auch automatisch einer bestimmten Abteilung, einem bestimmten Team oder einer bestimmten Person zugewiesen werden.

Vertragsregister, Mini CRM

Die Verbreitung von Dokumenten und Funktionen zur Überwachung des Status und der Anzahl verschiedener Vertragsarten kann zur Organisation interner Aktivitäten sowie zur Übertragung von Informationen zu von Kunden unterzeichneten Verträgen an das Jira System verwendet werden. Auf diese Weise erfüllt Jira Service Management die Rolle eines CRM Systems. Wir haben solche Funktionen in den Unternehmen unserer Kunden implementiert und erfolgreich beobachtet, wie effizient alle Aktivitäten ausgeführt werden und wie detailliert sie sein können, obwohl Asset Management Add-Ons nicht mit CRM Lösungen verbunden sind.

  • Wir können in das System: Kundendaten, Informationen zu Verträgen (Fristen, Beträge, andere Parameter) eingeben.
  • Vertragliche Dienstleistungen können auch als „Asset“ betrachtet werden.
  • Das System ermöglicht die Datenerfassung in Statistiken und Berichten, in denen die Arbeit zusammengefasst wird.
  • Es ist auch möglich, Diagramme mit Daten zu erstellen, z. B. für einen bestimmten Monat (z. B. Anzahl der eingeführten, erneuerten, abgeschlossenen, abgelehnten Verträge).
  • Das System kann beispielsweise Erinnerungen an das Ablaufdatum des Vertrags senden und automatisch Benachrichtigungen erstellen und der entsprechenden Person (zuvor in CMDB angegebener Vertragsvormund) zuweisen.

 Verteilung von Lizenzen

 Ein weiteres Beispiel für die Verwendung des „Asset Management“-Prozesses bei Jira Service Management ist die Lizenzverteilung. Genau wie bei Verträgen können wir geeignete Fristen und Automatisierungsmechanismen einführen, um die Kontrolle über die Verteilung von Softwarelizenzen an Mitarbeiter oder Kunden zu erleichtern.

Onboarding

 Der Immobilienverwaltungsprozess am Jira Service Management bietet enorme Möglichkeiten, abhängig von den Anforderungen und manchmal auch der Kreativität von Teams, die verbessert werden müssen. Ein weiteres Beispiel für die Verwendung des „Asset Management“-Prozesses in der Atlassian Software ist das Onboarding von Mitarbeitern. Mit dem Gerätebestand können wir der neuen Person schnell geeignete Geräte zuweisen. Darüber hinaus ist es möglich, für jeden neu eingestellten Mitarbeiter einen Standard Starter Kit zusammen mit dem Datum des Austauschs der einzelnen Elemente zu erstellen. Dank dessen kann die IT Abteilung in Zusammenarbeit mit dem HR Team schnell eine neue Person vorstellen und ihre Arbeitsposition organisieren. Das Ganze kann in Daten zum Anlagevermögen der Verwaltungsabteilung integriert werden (so dass diese Abteilung auch über die Freigabe von Geräten informiert wird und Zugriff darauf hat). Und dank der richtig definierten Unternehmensstruktur erreichen Informationen über die freigegebenen Geräte auch den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters.

  • Möglichkeit der Vorbereitung eines „Starterpakets“ für neue Mitarbeiter.
  • Keine Suche mehr nach Verantwortlichen für das Gerät, ständige Überprüfung der Verfügbarkeit, Verschiebung der Frist für die Lieferung des Geräts und Unterzeichnung des Papierbelegs (der Mitarbeiter bestätigt den Erhalt des Geräts im Jira System)
  • Relevante Abteilungen/Personen können Anforderungen für Geräte erstellen, sodass Sie Einkäufe planen können. Mit der entsprechenden Anwendung wird der aktuelle Ressourcenstatus aufgezeichnet: wie viele Laptops auf Lager sind, wie viele neue Mitarbeiter gemeldet wurden. Eine Benachrichtigung wird auch gesendet, wenn der Status unter das Mindestniveau fällt.
  • Alle Daten werden in einem kohärenten System gesammelt und aktualisiert. Die Struktur und die verfügbaren Geräte, die zuvor in CMDB vorbereitet wurden, gewährleisten einen geordneten Informationsfluss.

Flottenmanagement

Jira kann zusammen mit Add-Ons, die die Funktionalität des „Asset Managements“ abdecken, zur Verwaltung des Fahrparks des Unternehmens verwendet werden. Auf diese Weise kann überprüft werden, wem ein bestimmtes Auto zugewiesen ist (wer es verwendet), wer sich um ein bestimmtes Fahrzeug kümmert (wer sein Vorgesetzter ist), wie oft dieses Auto bereits repariert wurde, welche Mängel gemeldet wurden und ob es sich derzeit auf einer Geschäftsreise befindet und wenn ja – in welchem. *Die Einbettung des Fahrzeugflottenmanagementprozesses in das Jira System kann Teil des Delegationsmanagementprozesses in der Atlassian Umgebung sein.

Welche Funktionalitäten bieten Jira Service Management + Asset Management Add-Ons?

 Ein Unternehmen, das sich für die Implementierung des Jira-Systems zur Verwaltung des Unternehmensvermögens entscheidet, kann sich auf Folgendes verlassen:

  • Akzeptanzprozesse in Übereinstimmung mit der Organisationsstruktur – unabhängig vom Stadium der Abhängigkeit; das System übernimmt den mehrstufigen Akzeptanzpfad. Beispiel: Mitarbeiter -> Abteilungsleiter -> IT Direktor -> Geschäftsführer
  • Geeignete Berichtspfade für verschiedene Parameter – der Berichtspfad kann für verschiedene Fälle und Parameter unterschiedlich sein. In der Vorbereitungs- und Konfigurationsphase werden wir so viele Arten von Pfaden wie nötig einführen. Ein Unternehmen muss sich nicht auf ein Betriebsszenario beschränken.
  • Erinnerungen an Ablaufdaten – z. B. an das Ablaufdatum der Garantie, des Vertrags, der Lizenz oder z. B. das Datum der Überprüfung (im Fall einer Fahrzeugflotte) oder das Datum des Austauschs der Ausrüstung durch eine neue.
  • Überwachung von Geräteausfällen – dank Fehlerberichten können Berichte über Geräteausfälle und schnelle Maßnahmen im Falle einer fehlerhaften Charge erstellt werden.
  • Echtzeit Verfolgung von Geräten (Assets) – alle Ressourcen haben den aktuellen Status. Es ist also bekannt, ob sie verwendet werden, von wem sie verwendet werden, wann sie zuletzt gewartet wurden usw.
  • Automatisierungen: z. B. automatische Anfrage für neue Geräte, wenn der Lagerbestand auf einen bestimmten Schwellenwert fällt; automatische Zuordnung von Tickets zu geeigneten Personen; Senden von Benachrichtigungen über bevorstehende Termine (Austausch, Bewertungen), automatische Erstellung von Diagrammen mit Gerätedaten.
  • Permanenter Einblick in die Informationen, wo sich das Gerät befindet – die Möglichkeit zu überprüfen: wo sich das Gerät befindet; bei wessen Benutzer; wo genau im Büro; oder z. B. wer eine Lizenz für welche Software hat.

 Welche Asset Management Add-Ons empfehlen wir?

 Die Antwort auf diese Frage hängt von vielen Faktoren ab – vor allem von den Anforderungen des Unternehmens, dem Grad der Prozessentwicklung, der Gesamtgröße der Implementierung und der Spezifität des Prozesses in einer bestimmten Organisation. Die Add-Ons, die wir im Rahmen der Verwaltung des Anlagevermögens definitiv empfehlen können, sind:

  • Insight Asset Management von Mindville + Scriptrunner by Adaptavist
  • Stagil Assets von Stagil + Scriptrunner by Adaptavist

Die Verwaltung des Anlagevermögens im Jira System kann nicht nur während des täglichen Betriebs des Unternehmens äußerst hilfreich sein, sondern auch, um Aufzeichnungen über das Anlagevermögen und den Lagerbestand zu führen, die von jeder Organisation benötigt und benötigt werden. Asset Management ist ein Prozess, der unterschiedlich aussehen und unterschiedliche Ressourcen umfassen kann – von einfachen Geräten bis hin zu Verträgen. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, mit der Sie die für Mitarbeiter gekauften Geräte steuern können, überwachen Sie den aktuellen Status jedes Geräts und kontaktieren Sie uns. Jira Service Management + geeignete Add-Ons sind die Antwort auf die Bedürfnisse von Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Es funktioniert sowohl im Corporate Business als auch in Produktionslinien.

Asset Management am Jira Wir garantieren:
  • Analytischer Workshop; Vorbereitung der CMDB.
  • Vorbereitung der für die Implementierung erforderlichen Dokumentation.
  • Empfehlungen für relevante Add-Ons.
  • Umfassende Umsetzung eines kohärenten Umfelds.
  • Schulungen für Benutzer und Administratoren.
  • Ein umfassendes Angebot an technischen Supportleistungen.
  • Hosting, Lizenzen, Support.

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