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Onboarding von Mitarbeitern in Jira und Confluence

Nach dem Einstellungsprozess (der auch in das Jira-System eingebettet werden kann – siehe HIER) kommt die Zeit für das Onboarding des Mitarbeiters, das oft (obwohl sich das ändert!) mit einem Kommunikationschaos und einer leichten Verwirrung des neuen Kandidaten verbunden ist. Das muss nicht sein – die Digitalisierung des Onboarding oder die Verlagerung der Aktivitäten in das IT-System ermöglicht gut strukturierte, transparente Abläufe, auf die das HR-Team, das Management und die Verwaltung zugreifen können. So kann das Unternehmen die Vision des Onboardings der nächsten Fachkraft in seinen Teams erfolgreich umsetzen. Im Folgenden stellen wir ein Beispiel für die Organisation des Onboarding-Prozesses im mit Confluence integrierten Jira-System vor.

Atlassian-Änderungen, Migration, in Jira eingebettete Lösungen

Digitalisierung des Onboarding – warum ist sie sinnvoll?

Das digitale Mitarbeiter-Onboarding mit Jira und Confluence ist in Phasen und Aufgaben unterteilt, die wiederum Personen zugewiesen werden, die für ihre Ausführung verantwortlich sind. Die Vorteile dieser Methode sind unter anderem:

  • Klare Handlungsabläufe – jeder weiß, wann er an der Reihe ist (z. B. weiß die IT-Abteilung, wann die neue Person mit der Gesundheits- und Sicherheitsschulung fertig ist und erwartet, dass sie sich um die Ausrüstung kümmert, so dass sie sich frühzeitig vorbereiten kann).
  • Einblicke in den Fortschritt der Aufgaben im Zusammenhang mit dem Onboarding eines bestimmten Mitarbeiters.
  • Einfache Verwaltung des Anlagevermögens des Unternehmens – es ist sofort bekannt, wann und welche Ausrüstung der Mitarbeiter erhalten hat und wie viel in den Ressourcen des Unternehmens noch vorhanden ist.
  • Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung und Archivierung von Dokumenten.
  • Digitalisierte Organisation von Schulungen.
  • Kürzere Durchlaufzeit für den gesamten Prozess.

Schrittweises Onboarding von Mitarbeitern

Jedes Unternehmen arbeitet anders, so dass ein und derselbe Prozess für verschiedene Kunden immer ein wenig anders aussieht; bitte verwenden Sie die folgende Liste als Beispiel und nicht als starres Gerüst – Jira und andere Atlassian-Lösungen können entsprechend der spezifischen Benennung, der Abfolge der Aktivitäten und anderer Unternehmensanforderungen konfiguriert werden.

Onboarding von Mitarbeitern – Schritte:

  1. Rundgang durch das Büro.
  2. Übergabe einer Bürozugangskarte oder eines Codes.
  3. Vorstellung des Mitarbeiters in seinem Team.
  4. Einweisung der Mitarbeiter in die Regeln und Vorschriften und Anweisungen.
  5. Schulungen zu Gesundheit und Sicherheit.
  6. Übergabe eines Computers und eines Geschäftstelefons.
  7. Einbeziehung des Mitarbeiters in das Intranet des Unternehmens mit einer Präsentation der wichtigsten Bereiche.
  8. Schulungen für Geschäftsreisen.
  9. Schulung zur Zeiterfassung.
  10. Darstellung der Leistungen und ihrer Bedingungen.
  11. Präsentation des Markenbuchs und der Marketingmaterialien des Unternehmens.
  12. Eine Umfrage zur Bewertung des Onboarding.

Jeder dieser Punkte wird sich im System widerspiegeln und hat oft auch einen eigenen, kürzeren Teilprozess, der ebenfalls auf die Tätigkeit des Unternehmens zugeschnitten ist.

Onboarding in Jira – wie sieht das aus?

Eng verbunden mit dem Onboarding-Prozess ist das Jira Asset Management und die Funktionalität, die das Jira Service Management durch die Kombination mit dem Add-on Insight Asset Management (mehr zu diesem Thema: Atlassian+Mindville) gewonnen hat, sowie die Möglichkeiten, die das Confluence-System und entsprechend ausgewählte Anwendungen bieten, die es noch attraktiver machen.

Fangen wir ganz am Anfang an:

1. Beginn eines neuen Onboarding-Prozesses

Ein HR-Mitarbeiter erstellt einen neuen Onboarding-Antrag im System, indem er alle Details des eingestellten Mitarbeiters ausfüllt. Das Datenformular kann Informationen enthalten wie:

  • HR-Vorgesetzter einer neu eingestellten Person;
  • Vorgesetzter;
  • Adresse des Unternehmens (Hauptsitz);
  • Die Adresse der Niederlassung, in der die Person arbeiten wird (oder Informationen über den Fernarbeitsmodus);
  • Die Abteilung, der der Mitarbeiter angehört;
  • Position;
  • Firmenausstattung, die ein Mitarbeiter erhalten sollte;
  • den Standort des Arbeitsplatzes (Gebäude, Raum, Schreibtisch);
  • Ob zusätzliche Informationen wie Berufswünsche, Hobbys oder Lebensmittelallergien).

Im Folgenden stellen wir ein Beispiel für ein Onboarding-Formular vor, das im System alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Onboarding eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen auslöst (das Beispiel unterscheidet sich geringfügig von unserer obigen Liste, da, wie bereits erwähnt, die Formularvorlage je nach Kundenbedarf konfiguriert werden kann):

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2. Automatisierte Erstellung von Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter

Das Ausfüllen des Formulars zur Einleitung des Onboarding-Prozesses (siehe Punkt 1), das durch Drücken der Aktionsschaltfläche „Create“ abgeschlossen wird, erzeugt automatisch eine Liste von Aufgaben, die den Einsatz eines Mitarbeiters in einem bestimmten Unternehmen ausmachen – dies wird in der Phase der Prozessimplementierung konfiguriert.

Was Sie wissen sollten:

  • Die Liste der Aufgaben kann variieren, z. B. je nach Team/Projekt, für das der Mitarbeiter eingestellt wurde, Position, Unternehmensstandort, Art der Beschäftigung oder anderen vom Unternehmen vorgegebenen Richtlinien.
  • Das System erstellt automatisch eine Liste von Aufgaben auf der Grundlage der Informationen, die der Mitarbeiter der Personalabteilung in der ersten, einleitenden Phase des Prozesses eingegeben hat.
  • Die Aufgaben können automatisch bestimmten Mitarbeitern oder Teamleitern zugewiesen werden, die den einzelnen Aufgaben Spezialisten zuordnen. Es ist auch möglich, Aufgaben allgemeiner einem Team zuzuweisen, in dem sich die Mitarbeiter selbst für die Durchführung bestimmter Tätigkeiten einsetzen.
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Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

Der obige Bildschirm zeigt eine einfache, kurze Liste von Aufgaben wie das Anlegen eines Mitarbeiterkontos in Jira, die Zuweisung von Betriebsmitteln oder die Organisation eines Arbeitsplatzes. Wie wir in der Einleitung zu diesem Text erwähnt haben, hängen diese Aufgaben von den Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Aktionsszenarien, Einstellungen, Verbindungen und Abhängigkeiten werden zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem Kunden definiert. Sie alle können bei Bedarf im Laufe der Zeit geändert oder optimiert werden.

Inhalt der einzelnen Aufgaben

Die individuelle Konfiguration gilt auch für jede Onboarding-Aufgabe – so müssen z. B. bei einem Antrag auf Unternehmensausrüstung andere Werte ausgefüllt werden als bei einer Aufgabe für Gesundheits- und Sicherheitsschulungen. Jede Aufgabe muss die relevanten Informationen enthalten, die mit ihr verbunden sind, und jede Aufgabe kann zusätzliche erforderliche Aktionen auslösen, die durchgeführt werden müssen, und die Informationen in verschiedenen Projekten aktualisieren, nachdem sie durchgeführt wurden.

Beispiel: Zuweisung von Betriebsmitteln an einen Mitarbeiter

Die Aufgabenvorlage enthält: die Art der Anfrage, die Daten des Mitarbeiters und die Verknüpfung mit der Haupt-Onboarding-Aufgabe und seinem Profil im System, das Modell des Laptops, eine Beschreibung mit zusätzlichen Informationen, die mit der Aufgabe betraute Person und die Person, die den gesamten Prozess überwacht.

Hinweis! Die Aufgabe kann automatisch erstellt werden, während die nachfolgenden Werte vom Mitarbeiter überprüft werden sollten. Das System kann z. B. den ersten verfügbaren Laptop im Register zuweisen, und der Mitarbeiter der IT-Abteilung nimmt nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten der neu eingestellten Person die Änderung vor. Durch die Einführung des Schritts „Bestellung“ der Geräte wird ein Chaos vermieden – die Bestellung muss von einem Mitarbeiter der betreffenden Abteilung vorgenommen werden, nachdem er sich vergewissert hat, dass alle Daten korrekt sind. Die Bestellung aktualisiert automatisch das Inventar des Anlagevermögens im Unternehmen (wir möchten Sie daran erinnern, dass die Vermögensverwaltung in Jira eine komfortable und optimale Lösung ist).

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Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

Beispiel: Durchführung von Pflichtschulungen

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Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

*Schulungen in Jira+Confluence

Hinweis!

Wir empfehlen unseren Kunden, den Onboarding-Prozess in das Confluence-System zu integrieren, was eine freundlichere und klarere Kommunikation ermöglicht, z. B. Schulungen oder die Weiterleitung von Mitarbeitern an die benötigten Informationen. Confluence integriert mit dem Linchpin-Add-on schafft ein modernes Intranet, das Social-Media-Kanälen ähnelt und z.B. die Erstellung von Veranstaltungen und Aufzeichnungen ermöglicht:

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Hinweis!
Nach der Anmeldung erhält der Mitarbeiter eine Bestätigungs-E-Mail und ein Ereignis, das er dem Kalender hinzufügen kann.

 

Die Ausbildung kann in Zyklen unterteilt werden, und diese Zyklen können in spezifische Ausbildungseinheiten zu bestimmten Terminen unterteilt werden, für die sich die Teilnehmer anmelden.

Das Team, das die Schulung organisiert, kann ein eigenes Projekt in Jira+Confluence haben, um:

  • die Aktivitäten effizient zu koordinieren,
  • die Kosten zu kontrollieren,
  • die Anwesenheit zu überprüfen,
  •  die Bewertungen der Mitarbeiter für jede Veranstaltung zu sammeln.

Schulungen sind nicht nur für das Onboarding, sondern auch für das Employer Branding insgesamt ein wichtiger Faktor. Die Atlassian-Umgebung kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden und zum Beispiel verlangen, dass Ihr Vorgesetzter die Teilnahme eines Mitarbeiters an einer Unternehmensschulung genehmigt oder Gamification-Elemente einführt, wie die automatische Vergabe von Punkten für die Teilnahme an einer Schulung, die dann als Belohnung vom Unternehmen gesammelt werden. Es erleichtert auch definitiv die Kostenverfolgung und die optimale Zuweisung des Schulungsbudgets für alle Unternehmensabteilungen

Katarzyna Głąb, Senior Business Analyst bei Transition Technologies PSC.

3. Aufgabenerfüllung und Prozessablauf

Um die Aufgaben besser zu organisieren, können Sie sie auf verschiedene Tage aufteilen, damit Sie wissen, was in welcher Reihenfolge erledigt werden muss. Ein Beispiel für eine solche Aufteilung:

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Die Erledigung von Aufgaben wird auch in der Hauptmeldung zum Onboarding aufgeführt, die wie folgt aussehen könnte:

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Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

 

Sobald alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Onboarding eines Mitarbeiters abgeschlossen sind, markiert die Person, die die Aktivitäten koordiniert (in der Regel eine Person aus der Personalabteilung), die gesamte Sammlung als „Done“. Unser neuer Mitarbeiter hat den gesamten Onboarding-Pfad durchlaufen ?

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Onboarding in Jira + Confluence eng mit den folgenden Punkten verbunden ist:

  • Die Verwaltung des Anlagevermögens des Unternehmens.
  • Die Verwaltung von Schulungen und der Zugang zu Unternehmensinhalten.

Die Implementierung des Onboarding-Prozesses in das Atlassian-Lösungsökosystem ermöglicht:

  • die Integration mit verschiedenen anderen Tools.
  • eine flexible und individuelle Konfiguration des Prozesses entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens.
  • die Erweiterung Ihrer Umgebung und die schrittweise Hinzufügung weiterer Geschäftsprozesse, ohne dass Sie eine separate Software mit einer anderen Oberfläche und Benutzererfahrung einführen müssen.
  • einen Einblick in die Ergebnisse und Berichte der einzelnen Projekte. Automatisierungen, die Sie von sich wiederholenden Aufgaben entlasten.
  • eine reibungslose Arbeit: Vor der Implementierung muss Ihr Unternehmen Handlungsszenarien und Informationsflüsse definieren, was dann zu einem sehr reibungslosen Ablauf führt. Alle Prozesse können im Laufe der Zeit gestrafft oder geändert werden, wenn das Unternehmen dies benötigt.

Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, komplexe, miteinander verknüpfte Prozesse zu steuern. Das Onboarding erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Personen aus unterschiedlichen Teams und eine tadellose Kommunikation zwischen ihnen. Die Digitalisierung dieses Prozesses sollte eine Priorität für Unternehmen sein, die neue Mitarbeiter lange und planlos einführen und später schlechtes Feedback von den Befragten erhalten. Auch für Unternehmen, die schnell wachsen und viele neue Mitarbeiter einstellen, ist es wichtig, neue Mitarbeiter schnell an Bord zu holen – je schneller und reibungsloser sie neue Fachkräfte an Bord holen können, desto schneller können sie die Aufgaben für ihre Kunden erledigen. Wir laden alle ein, sich mit uns in Verbindung zu setzen, die der Meinung sind, dass ihr Unternehmen den Onboarding-Prozess verbessern muss. Wir sind bereit zu helfen!

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