0
(0)
Asset Management i Jira Service Management

– Forvaltning af virksomhedens aktiver

Asset Management betyder “forvaltning af aktiver” og er ofte forbundet med forvaltning af finansielle aktiver; udtrykket kan dog også henvise til forvaltning af alle anlægsaktiver i virksomheden – og det er i denne sammenhæng, vi præsenterer konceptet og de hertil relaterede aktiviteter i Jira Service Management-systemet.

Jira Service Management er en avanceret ITSM-software udviklet i overensstemmelse med ITIL-principperne, som takket være sin omfattende funktionalitet kan understøtte en lang række forskellige processer. En beskrivelse af løsningsmodellen og dens muligheder kan ses her: : IT Service Management for business. Service desk with the ITIL certificate.

I denne tekst vil vi fokusere på processen med forvaltning af aktiver i Jira Service Management; vi vil præsentere konkrete eksempler på anvendelsen baseret på vores tidligere implementeringer og erfaringer såvel som de vigtigste “asset management”-funktionaliteter.

Hvilke aktiver kan man forvalte i Jira Service Management?

  • Kontorindretning (møbler, køkkenudstyr, klimaanlæg, indretning af enkelte lokaler),
  • IT-udstyr (computere, telefoner, skærme osv.),
  • Bilflåde
  • Maskiner
  • Produktionskomponenter
  • Lagerbeholdning

Samt mindre indlysende ressourcer, såsom:

  • Software – distribution af softwarelicenser, apps.
  • Kontrakter – registrering af kontrakter med kunder og funktionaliteter, der spille rollen som CRM.

Hvordan ser forberedelserne ud?

– organisering af anlægsaktiver i Jira Service Management – CMDB

Den afgørende faktor for den korrekte drift af processerne forbundet med styring af anlægsaktiver er en korrekt forberedelse af CMDB, dvs. konfigurationsstyringsdatabaser (eng. Configuration Management Database). Det er netop CMDB, der skal indeholde alle oplysninger om de ressourcer, som virksomheden ønsker at forvalte ved hjælp af Jira Service Management. Databasen skal omfatte:

  • Forholdet mellem ressourcer præsenteret i form af et træ, som giver en definition af organisationens struktur, ligesom anlægsaktiverne vil blive kategoriseret korrekt og således indlæst i systemet.

 

structure, CMDB, Jira Service desk, asset management

 

 

    • Ressourcernes egenskaber – parametre, der skal være synlige i form af en enkelt ressource; f.eks. model, produktets identifikationsnummer (IMEI), vægt, den medarbejder, der råder over det, dato for udlevering, dato for eventuel udskiftning og enhver anden information, der skal gælde for det pågældende aktiv.
    • Lokationsstruktur – information om, hvor genstandene er placeret; Jira Service Management gør det muligt at indtaste meget detaljerede oplysninger, som gør at man hurtigt kan finde frem til en bestemt bygning og et værelse, men også et mere præcist defineret sted, f.eks. et specifikt skrivebord eller en specifik hylde på et lager.
    • Organisationsstruktur – virksomhedens struktur: indtastning af alle afdelinger, de personer, der arbejder i dem samt forholdet mellem disse (hvem er hvis overordnede).

Forberedelsen af CMBD er nødvendig for den korrekte drift af processen med styring af anlægsaktiver i Jira Service Management eller ethvert andet system. TTPSC forretningsanalytikere hjælper kunder med præcist og effektivt at komme igennem denne del af forberedelserne.

Eksempler på aktiviteter og processer, der kan overføres til Jira Service Management

Som vi nævnte i begyndelsen af ​​teksten, kan Jira Service Management håndtere en stor mængde processer, som gør virksomhedens daglige drift nemmere og strømliner forskellige aktiviteter. Nedenfor vises en række eksempler på forvaltning af anlægsaktiver:

Håndtering af hændelser

Med andre ord: at gøre det muligt for medarbejderne at rapportere problemer vedrørende udstyr. Når en medarbejder f.eks. konstaterer, at vedkommendes mobiltelefon ikke virker, kan medarbejderen ved hjælp af systemet oprette en relevant rapport – fra en rulleliste vælges udstyrstypen (f.eks. arbejdstelefoner) og herefter angives, hvad der ikke fungerer (en bestemt model), og hvad problemet er; når alle oplysninger er lagret, modtager den relevante person (f.eks. servicetekniker) en meddelelse om en ny anmeldelse, og status for denne bestemte telefon ændres til information om en potentiel fejl (statusser fastlægges også tidligere, på tidspunktet for udarbejdelse af dokumentationen og CMDB, der er nødvendige for at implementere processen).

  • Med et par klik rapporterer medarbejderen en fejl, som serviceteknikeren (eller teamet af serviceteknikere) informeres om på næsten samme tid.
  • Automatiseringsmekanismer gør det muligt straks at tildele rapporten en passende person, der skal håndtere fejlen (f.eks. baseret på anmelderens placering).
  • Sammen med den oprettede anmeldelse i CMDB, registreres den ændrede status på aktivet (asset) automatisk.

Incidentin Jira Service Desk, screen, example, asset management

Opgørelse af udstyr

I Jira Service Management er det muligt at implementere en proces, der effektiviserer opgørelsen af udstyr – det er især nyttigt i sådanne virksomheder, hvor forvaltningen af ​​anlægsaktiver i en længere periode er blevet foretaget uden for IT-miljøet. Vi kan introducere en funktionalitet, hvorved hver medarbejder bekræfter, at han har en bestemt genstand. Takket være dette vil virksomheden hurtigt indsamle og afslutte opgørelsen af inventaret.

Køb og udskiftning af udstyr

Hvordan køber og udskifter man udstyr i Jira Service Management? Det behøver ikke at være særlig kompliceret, normalt kan processen afsluttes i et par enkle trin:

  1. Medarbejderen opretter en anmeldelse om, at han har en bærbar computer (eller andet udstyr), hvis udskiftningsdato lige er indtruffet eller er udløbet.
  2. Meddelelsen sendes til det relevante team (lad os antage, at det er en IT-afdeling); den person, der ønsker at beskæftige sig med dette emne, påtager sig opgaven eller udvælges automatisk – afhængigt af konfigurationen og virksomhedens behov.
  3. En person fra IT-afdelingen opretter en ordre på nyt udstyr til medarbejderen, og anmeldelsen får status som afventende.
  4. Når virksomheden modtager udstyret, bliver anmeldelsen låst op med henblik på gennemførelse.
  5. Medarbejderen fra It-afdelingen udleverer udstyret. I forbindelse med gennemførelse af anmeldelsen udleveres medarbejderen det nye udstyr. Den hidtidige bærbare computer vil fortsat ikke være tildelt til nogen.

Anmeldelsen kan oprettes automatisk, når kontrakten/garantien/fristen for udskiftning udløber. Anmeldelsen kan også automatisk tildeles en bestemt afdeling, team eller person

issue agreement in jira service desk, asset management

Register over kontrakter, mini CRM

Virksomheden kan anvende cirkulationen af ​​dokumenter og funktionaliteter i forbindelse med overvågning af status og mængde af forskellige typer kontrakter, til at få overblik over interne aktiviteter, og også til at overføre oplysninger relateret til de af kunderne underskrevne kontrakter til Jira-systemet. På denne måde vil Jira Service Management spille rollen som CRM-system. Vi har lejlighedsvis implementeret sådanne funktionaliteter i kunders virksomheder og har haft mulighed for at observere, hvor effektivt alle aktiviteter forløber med en imponerende detaljeringsgrad, selvom tilføjelser som asset management ikke normalt forbindes med CRM-løsninger.

  • I systemet kan vi indtaste: kundeoplysninger, information om kontrakter (frister, beløb, andre parametre).
  • Aftalte tjenesteydelser fra en kontrakt kan også behandles som et “asset”.
  • Systemet gør det muligt at indsamle data som statistikker og rapporter, der opsummerer arbejdet.
  • Det er også muligt at oprette diagrammer på basis af data, f.eks. for en given måned (f.eks. antallet af indtastede, fornyede, gennemførte eller afviste kontrakter)
  • Systemet kan bl.a. sende påmindelser om kontraktens udløbsdato og automatisk oprette anmeldelser, som tildeles til den relevante person (kontraktansvarlig tidligere angivet i CMDB).

agreement, mini CRM in Jira Service Desk, agreement management

Distribution af licenser

Endnu et eksempel på anvendelse af “asset management”-processen i Jira Service Management er distribution af licenser – som i tilfælde med kontrakter kan vi indtaste adækvate frister og automatiseringsmekanismer, der letter kontrollen med distributionen af ​​softwarelicenser til ansatte eller kunder.

Onboarding

Forvaltningsprocessen for aktiver i Jira Service Management giver enorme muligheder, som afhænger af behov og undertiden også kreativiteten hos de teams, der har behov for effektiviseringer. Et af de næste eksempler på anvendelse af ​​”asset management”-processen i Atlassian-softwaren er onboarding af en medarbejder – med rådighed over en udstyrsliste, kan vi hurtigt tildele relevant udstyr til en ny medarbejder. Derudover er det muligt at forberede et standard “startsæt” til hver nyansat medarbejder sammen med datoen for udskiftning af de enkelte elementer. På denne måde kan IT-afdelingen i samarbejde med HR-teamet hurtigt indføre en ny medarbejder og organisere vedkommendes arbejdsplads. Det hele kan integreres med administrationsafdelingens oplysninger om anlægsaktiver (således at denne afdeling også modtager anmeldelse om udlevering af udstyr og har indsigt i dette); ved hjælp af den definerede virksomhedsstruktur når information om det udleverede udstyr også videre til den nye medarbejders overordnede.

  • Mulighed for at udarbejde et standard “startsæt” til nye medarbejdere.
  • Slut med at søge efter personer, der er ansvarlige for udstyret, løbende tjekke dets tilgængelighed, udsætte datoen for levering af enheder og underskrive papirkvitteringer for modtagelse af dokumenter (medarbejderen bekræfter modtagelsen af ​​udstyret i Jira-systemet)
  • Relevante afdelinger/personer kan oprette anmeldelser om behov for udstyr, hvilket gør det muligt at planlægge køb. Ved hjælp af en designeret applikation registreres den aktuelle beholdning: hvor mange bærbare computere er på lager, hvor mange nye medarbejdere er anmeldt; der vil også blive sendt en e-mail-meddelelse, hvis beholdningen falder til under minimumsniveauet.
  • Alle oplysninger indsamles og opdateres i et sammenhængende system; strukturen og tilgængelige enheder er forudgående angivet i CMBD, hvilket sikrer en velorganiseret informationsstrøm.

Forvaltning af bilflåden

Sammen med tilføjelser, der dækker “asset management”-funktionaliteter, kan Jira anvendes til at styre virksomhedens bilflåde. Ved hjælp af dette kan man tjekke: til hvem den givne bil er tildelt (hvem der bruger den), hvem der tager sig af det angivne køretøj (hvem der er dets supervisor), hvor mange gange bilen er blevet repareret, hvilke fejl der er rapporteret, om den i øjeblikket er på forretningsrejse og i bekræftende fald – hvilken. *Integrering af bilflådens forvaltning i Jira-systemet kan være en del af forvaltningsprocessen for forretningsrejser i Atlassian-miljøet.

 

Hvilken funktionalitet sikrer Jira Service Management + ”asset management”-udvidelse?

En virksomhed, der beslutter sig for at implementere Jira-systemet til forvaltning af virksomhedens aktiver, kan regne med:

  • Godkendelsesprocesser i overensstemmelse med organisationsstrukturen – uanset hvor avanceret forholdet er; systemet håndterer en flertrins godkendelsessti; eksempel: medarbejder -> afdelingsleder -> IT-direktør -> virksomhedens direktør
  • Relevante anmeldelsesstier til forskellige parametre – anmeldelsesstien kan være anderledes for forskellige tilfælde og parametre. I forberedelses- og installationsfasen indtaster vi så mange stityper, som vi har brug for. Virksomheden behøver ikke at være begrænset til et enkelt scenarie.
  • Påmindelser om udløbsdatoer – f.eks. datoen for udløb af ​​garantien, kontrakten, licensen eller f.eks. datoen for bilsyn (i tilfælde af en bilflåde) eller datoen for udskiftning af udstyr med nyt.
  • Overvågning af udstyrsfejl – takket være fejlrapporter er det muligt at køre rapporter om fejl på udstyret og hurtig handling f.eks. i tilfælde af en defekt batch.
  • Sporing af status for enheder (assets) i realtid – alle ressourcer har en aktuel status; så vi ved, om de bruges, af hvem de bruges, hvornår de sidst blev serviceret osv.
  • Automationer:eks. automatisk anmeldelse af en ordre på et nyt udstyr, hvis lagerbeholdningen falder til et bestemt niveau; automatisk overdragelse af rapporter til relevante personer; afsendelse af meddelelser om kommende tidsfrister (for udskiftning, syn), automatisk oprettelse af grafer med oplysninger om udstyret.
  • Konstant adgang til information om, hvor udstyret befinder sig – muligheden for at tjekke: hvor enheden befinder sig; hos hvilken bruger; nøjagtigt hvor på kontoret; eller f.eks. hvem der har en licens til hvilken software.

 

Hvilke udvidelser anbefaler vi til forvaltning af aktiver?

Svaret på dette spørgsmål afhænger af mange faktorer – først og fremmest af virksomhedens behov, ​​processernes kompleksitetsgrad, implementeringens samlede størrelse og de specifikke forhold ved ​​en given proces i den bestemte organisation. Udvidelser, som vi utvivlsomt vil anbefale i forbindelse med forvaltning af anlægsaktiver, er:

  • Insight Asset Management af Mindville + Scriptrunner by Adaptavist
  • Stagil Assets af Stagil + Scriptrunner by Adaptavist

Forvaltning af anlægsaktiver i Jira-systemet kan vise sig at være yderst nyttig, ikke kun i den daglige drift af virksomheden, men også til at føre de af enhver organisation nødvendige og påkrævede fortegnelser over anlægsaktiver og inventarfortegnelse.. Asset Management er en proces, der kan præsentere sig forskelligt og vedrøre forskellige ressourcer – fra enkelt udstyr til kontrakter. Kontakt os, hvis du er ude efter en løsning, der giver dig mulighed for at kontrollere det udstyr, der er købt til medarbejderne og overvåge den enkelte enheds aktuelle tilstand. Jira Service Management + passende udvidelser er svaret på behovene hos virksomheder fra forskellige brancher; det fungerer både i kontorlandskaber og på produktionslinjer.

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

Share this article with your friends!

Asset Management i Jira Vi sikrer:
  • Nøjagtig undersøgelse af virksomhedens krav; analytisk erfaring; forberedelse af CMBD.
  • Forberedelse af den nødvendige dokumentation til implementering.
  • Anbefalinger af passende udvidelser.
  • Kompleks implementering af et sammenhængende miljø.
  • Kursusforløb for brugere og administratorer.
  • Et fuldt spektrum af ydelser inden for teknisk support
  • Hosting, licenser, support.
  • Løbende kontakt og gode relationer.

Kontakt os:

atlassian@ttpsc.pl

Tomasz Pawlak, Transition Technologies PSC, Atlassian Platinum Partner, BDM

Tomasz Pawlak

Business Development Manager

M: +48 661 800 754

E: tomasz.pawlak@ttpsc.pl

Se også:

Kundeportal i JSM

Mere

ITSM JSM

Mere

Jira Service Management – helpdesk-software til virksomheder

Mere

IMPORTANT!

  • License support for Atlassian Server systems will expire in February 2024
  • You can upgrade your existing licenses till 2022
  • Atlassian is focusing on Cloud and Data Center – do not wait! Plan migration by choosing one of those two options and be sure that you will be able to develop your infrastructures in future

CONTACT US and do not worry – we will prepare best strategy for your company!