Dokumentenmanagement-System bei Jira – digitale Transformation für Verwaltung, Buchhaltung, Büro und mehr

Die digitale Transformation, d.h. die Digitalisierung von Prozessen in einem Unternehmen, um diese zu vereinheitlichen und zu verschlanken, betrifft auch die Dokumente. Dieser Bereich ist so wichtig, dass man begonnen hat, ihn unter einem eigenen Namen zu bezeichnen: Dokumentenmanagement-System (DMS). Dieser Begriff umfasst alle Aktivitäten und Lösungen, die es ermöglichen, die Arbeit im Zusammenhang mit Dokumenten auf die IT-Umgebung zu übertragen. Das DMS umfasst u. a. die Archivierung, die Möglichkeit, Dokumente in elektronischer Form an die zuständigen Personen in einem Unternehmen zu übermitteln, und die Überwachung des Fortschritts jeder Tätigkeit, die z. B. zur Erlangung einer entsprechenden Unterschrift führt. Das DMS kann auch durch die Erstellung elektronischer Unterschriften und viele andere kleinere Funktionen ergänzt werden, die das Gedeihen der am Dokumentenprozess beteiligten Abteilungen in einem Unternehmen erleichtern.

Traditionelles Dokumentenmanagement-System in einem Unternehmen – Nachteile:

Dienstag (oder ein beliebiger anderer Wochentag) 10:00 Uhr – Frau Heike vom Sekretariat holt die Post ab, die an verschiedene Personen im Unternehmen adressiert ist, darunter auch an den Marketing Manager, und legt sie im Sekretariat ab, wo jeder Mitarbeiter (natürlich unter ihrem wachsamen Auge) die Post abholen kann. Heike weiß, dass sie den Marketing Manager über die abzuholenden Briefe informieren sollte, und sie hat vor, dies zu tun. Doch gerade als sie die Post abholt, hört sie mindestens zwei Telefonanrufe. Kaum hat sie die Pakete weggelegt, fragen drei Teilnehmer einer Schulung in der Firmenzentrale nach dem Weg zum Konferenzraum, gefolgt von zwei anderen, die melden, dass ihnen der Kaffee ausgegangen ist, und gleich danach bittet einer der Manager darum, das Büro für den Empfang von Geschäftspartnern vorzubereiten. Frau Heike kümmert sich um alles, was ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert, und ein per Post versandtes Dokument wird vergessen. Nach zwei Tagen kommt der Marketing Manager ins Büro und ist besorgt über die lange Wartezeit auf die Dokumente. Wie Sie sich denken können, ist die Angelegenheit dringend, und er fühlt sich aufgrund der Verzögerung zunehmend gestresst und unzufrieden. In dem Paket befindet sich ein Vertrag, den er der Buchhaltung zur Vervollständigung der relevanten Daten und anschließend dem Vorstandsvorsitzenden zur Unterschrift vorlegen muss. In der Buchhaltungsabteilung wird das Dokument ebenfalls nicht vorrangig behandelt, da sich auf dem Schreibtisch ein Stapel anderer Verträge befindet. Der Marketing Manager bat die Buchhaltungsabteilung, das Dokument direkt an den CEO weiterzuleiten, aber Jack aus der Buchhaltung konnte dies nicht persönlich tun, da er es eilig hatte, das Spiel seines Sohnes zu sehen, und bat Frau Heike, dies zu tun. Das Dokument ging irgendwo auf dem Weg verloren und alle vergaßen es. Alle bis auf den Marketing Manager, der zwei Tage später den CEO fragte, ob er die Vereinbarung abholen könne. Natürlich hat ihn das Dokument nie erreicht… An dieser Stelle können wir unsere hypothetische Geschichte bereits beenden, denn dank dieses kleinen Beispiels wissen wir, welche Probleme das traditionelle Modell im Zusammenhang mit der Ausführung von Dokumenten hat.

Dokumente im herkömmlichen Dokumentenmanagement-System:

1. Sie gehen verloren. Papier kann, wie alles andere auch, verloren gehen, unter einen Schrank fallen oder versehentlich in den Müll geworfen werden.
2. Sie erinnern uns nicht daran, dass sie existieren. Sie liegen in einem Stapel anderer Ausdrucke, während den in das System eingegebenen Dokumenten hohe Priorität eingeräumt werden kann. Wichtig ist, dass diese Dokumente nie übersehen werden, da das System eine Benachrichtigung über die Eingabe des Dokuments und die bevorstehende Frist sendet.
3. Es ist nicht immer klar, wer sie besitzt – die Dokumente zirkulieren physisch zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens, und es ist schwierig, genau zu verfolgen, wo sie sich befinden.
4. Man weiß nie, in welchem Stadium der Umsetzung sich das Dokument befindet – hat es die richtige Person erreicht? Wurde es genehmigt, abgelehnt oder müssen vielleicht Änderungen vorgenommen werden? In einem herkömmlichen Dokumentenmanagement-System können wir das nicht so einfach überprüfen.
5. Es ist schwierig, Dokumentenzusammenfassungen zu erstellen – natürlich kann man sie manuell in einer einzigen Sammlung zusammenfassen, aber das ist viel schwieriger als mit einem Dokumentenmanagement-System.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Papierdokument manuell „von Hand zu Hand“ weitergereicht werden muss, was bei der Arbeit an verschiedenen Orten (einschließlich Fernarbeit) besonders mühsam ist und zu Verwirrung führen kann. DMS setzt voraus, dass die Papierdokumente digitalisiert werden, dass sie in Umlauf gebracht werden und dass der Prozess in elektronischer Form abgewickelt wird, während die Papierformulare im Archiv aufbewahrt werden.

Beispiele für Dokumente, die Teil des traditionellen Dokumentenmanagement-System s in jedem Unternehmen, auch in kleinen, sind und erfolgreich durch DMS abgedeckt werden könnten:

• Rechnung für Plakate/Marketingmaterial,
• Informationen des Gebäudeeigentümers über Mieterhöhungen,
• einen Strafzettel wegen Geschwindigkeitsüberschreitung beim Fahren eines Firmenwagens,
• einen Anhang zum Vertrag mit dem Unterauftragnehmer, der Arbeiten für eine bestimmte Abteilung der Organisation ausführt.

Dokumentenmanagement-System – Vorteile:

Die Investition in ein DMS-System (es sei darauf hingewiesen, dass DMS auch die elektronische Rechnungsverwaltung umfassen kann) wird die oben genannten Probleme lösen und zusätzliche Vorteile bringen. Alle Dokumente befinden sich an einem Ort, auf den die an der Umsetzung beteiligten Abteilungen Zugriff haben. Auch der Dokumentenfluss selbst wird im System abgebildet.

Important!

Bei der Übertragung von Geschäftsprozessen in Jira passen wir die Funktionalitäten, Namen und das gesamte Funktionsmodell des Programms immer an die Bedürfnisse des Kundenunternehmens an. Jira ist ein so flexibles System, dass wir darin mehrstufige Genehmigungspfade für Dokumente abbilden können. Unsere Erfahrung in der fortgeschrittenen Konfiguration und Anpassung, die durch Zertifikate und Kundenreferenzen bestätigt wird, ermöglicht es uns, auch die fortgeschrittensten Implementierungen durchzuführen.

Das DMS-System bietet:

• Klarer und transparenter Einblick in jede Phase der Dokumentenabwicklung.
• Automatisierungen, die die Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben entlasten.
• Benachrichtigungen, damit kein Dokument ignoriert wird, verloren geht oder überfällig ist.
• Bessere Kommunikation zwischen den Teams, die an der Bearbeitung von Dokumenten beteiligt sind, da der Status und der Stand des Prozesses leicht zu überprüfen sind; es ist auch bekannt, wer mit der Genehmigung oder anderen notwendigen Maßnahmen überfällig ist.
• Digitalisierung von Papierdokumenten – das spart Platz und verringert den Papierverbrauch, außerdem wird der Zugriff erleichtert.
• Kombinieren Sie zusammengehörige Dokumente und erstellen Sie Bescheinigungen.
• Dokumentenorganisation mit mehrstufiger Dateiorganisation.
• Vollständige Datenarchivierung.

DMS in Jira

Die Verwaltung von Dokumenten (einschließlich Rechnungen) in einem Unternehmen kann mit Jira erfolgreich umgesetzt werden, da es sich um eine Umgebung handelt, die für die Verwaltung von Aufgaben entwickelt wurde, die den gesamten Geschäftsprozess ausmachen. Das Jira-System kann an verschiedene Geschäftstätigkeiten angepasst werden, einschließlich DMS und für verschiedene Branchen; jeder von ihnen hat eine andere Spezifität der Tätigkeit und unterschiedliche Bedürfnisse, was für uns kein Hindernis ist, denn Jira ist ein flexibles Werkzeug, das an jeden Geschäftskunden individuell angepasst werden kann.

Für wen?

Daher können wir das Dokumentenmanagement-System (einschließlich der elektronischen Rechnungsverwaltung) z.B. in einem Büro (Gemeinde, Stadt, für eine der Abteilungen oder für die gesamte Organisation), für die Buchhaltung, Verwaltung, den Einkauf, Sekretariat oder die Personal-, Finanz- und/oder Lohnabteilungen in jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche, implementieren.

Welche Dokumenttypen werden unterstützt?

• Dazu können beispielsweise gehören:
• Einkaufsrechnungen,
• Verträge,
• NDAs,
• eingehende Angebote,
• offizielle Schreiben,
• Verwaltungsschreiben,
• Geldbußen.

Was wird dadurch ermöglicht?

Vor allem: ein effizientes und transparentes Dokumentenmanagement im Unternehmen und eine breit angelegte Dokumentendigitalisierung. Das bedeutet einfachen Zugriff auf Dateien, definierte Pfade für den Umgang mit verschiedenen Arten von Dokumenten, Datensicherheit durch den Anbieter (Sicherheit in Bezug auf die Wartung der Instanz z.B. in der Cloud) und interne Sicherheit durch Beschränkungen des Zugriffs auf Dokumente. Die spezifischen Funktionen, die als Teil des DMS in Jira implementiert werden können, werden im weiteren Verlauf des Textes aufgeführt.

Wie wird DMS in Jira im Kundenunternehmen implementiert?

Die Übertragung von Geschäftsprozessen auf die IT-Umgebung erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden und die Definition aller Komponenten und Szenarien im Zusammenhang mit dem Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Wir unterteilen unsere Arbeit in mehrere Phasen, von denen die wichtigsten Aktivitäten sind:

1. Festlegung von Arbeitsabläufen für jede Art von Dokumenten, die im Unternehmen ausgeführt werden – welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge stattfinden.
2. Festlegen, wer das Dokument in jeder Ausführungsphase erhalten soll (typischerweise für DMS unterstützt Jira 6 Zugriffsebenen für Benutzer: Administrator, Melder, Ausführender, Genehmigender, Beobachter, Archivierer).
3. Besprechung aller Funktionalitäten, die das Unternehmen haben möchte – das Analystenteam von TT PSC berät über die besten Lösungen auf der Grundlage früherer Erfahrungen; dank dessen sind wir in der Lage, den mit der Anpassung verbundenen Arbeitsaufwand zu bestimmen, damit das DMS alle Anforderungen erfüllt (z.B. ein Modul für das Anbringen elektronischer Unterschriften, mehrstufige Genehmigungswege oder zusätzliche Felder für die Eingabe detaillierter Informationen über das Dokument).
4. Erstellung einer Testversion und deren Validierung vor der tatsächlichen Umsetzung.

Weitere Informationen über unsere Arbeitsweise finden Sie hier: Implementierungen.

DMS in Jira – wie sieht es aus?

Jira ermöglicht die Modellierung des Informations- und Dokumentenflusses, d.h. die Konfiguration von Workflows zur Abbildung der in einem Unternehmen ablaufenden Prozesse. Jedes Dokument wird dem System als eine auszuführende Aufgabe zusammen mit der zugehörigen Aufgabe übergeben:

• Status (zum Beispiel: zu tun, in Bearbeitung, erledigt),
• Priorität (hoch/mittel/niedrig),
• die dem Dokument zugewiesene Person (in jeder Phase kann es sich um eine andere Person handeln, je nach der Dokumentenverwaltung im Unternehmen, z. B. ist eine andere Person für die Genehmigung des Dokuments und eine andere für die Eingabe in das Buchhaltungssystem zuständig. Im Falle von Personen, die Dokumente genehmigen, ist es sinnvoll, Stellvertreter zu benennen, so dass sich im Falle von Abwesenheit die entsprechenden Personen um die Dokumente kümmern),
• das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde (im Falle des DMS ist dies das Datum, an dem das Dokument in das System eingegeben wurde),
• das Datum, bis zu dem das Dokument ausgeführt werden muss (z. B. bei einer Rechnung ist das Ausführungsdatum das Überweisungsdatum, d. h. wenn die Zahlung bis zum letzten Tag des Monats erfolgen muss, muss sie mindestens zwei Tage im Voraus erfolgen, und dies ist das Ausschlussdatum für das Dokument).

sowie andere notwendige Informationen, z. B:

• die Angabe der Art des Dokuments (Kauf/NDA/Rechnung),
• eine Zusammenfassung und eine Beschreibung, um den Inhalt des Dokuments verständlich zu machen,
• den Absender des Dokuments,
• digitale Form des Dokuments (Anhänge) ,
• eine Liste von Abteilungen, aus der Sie wählen können, damit Sie bestimmen können, welcher Abteilung das Dokument zugeordnet werden soll,
• Empfänger – ein Feld, in das Sie ihn eingeben können.

Bitte beachten Sie! Die oben angezeigten Felder werden für das Unternehmen angepasst und können nach der von der Organisation angenommenen Nomenklatur benannt werden. Es gibt also so viele Felder, wie das Unternehmen benötigt, und sie werden so benannt, wie der Kunde es vorgibt. Sie werden auch für Personen mit unterschiedlichen Rollen im Prozess unterschiedlich sein – leicht unterschiedliche Informationen müssen von der Person ausgefüllt werden, die das Dokument in das System eingibt, und andere von z.B. einem Vorgesetzten oder einer Person, die für die Archivierung des Dokuments verantwortlich ist.

Das Dokument in Form einer Aufgabe wird an die nachfolgenden Personen gesendet, entsprechend dem Weg und den Bedingungen, die von der Organisation vorgegeben werden.

Ein Beispiel: Nachdem die Person, die ein Dokument registriert hat, alle Informationen in das Formular eingetragen hat, wählt sie den Befehl „SENDEN“, wodurch die Aufgabe (das Dokument) an die nächste Stufe, d.h. an die Person, die sie ausführt, gesendet wird. Dieser wiederum ergänzt alles mit weiteren Daten und wählt den Befehl „PRÜFEN“. Das Dokument geht weiter und wird schließlich, nachdem es alle Phasen durchlaufen hat, im System archiviert.

Important!

• In der Anfangsphase der Zusammenarbeit mit dem Kunden wird festgelegt, wie viele Personen im Unternehmen am Dokumentenmanagement-System beteiligt sind und welche Ebenen für die Umsetzung der Dokumente erforderlich sind.
• Der Belegstatus ändert sich automatisch, wenn der Beleg zum nächsten Schritt übergeht (z. B. von der Belegerfassung zur Genehmigung, von der Genehmigung zur Buchung oder zur Datenvervollständigung usw.). Andererseits wird die Priorität von den Benutzern zugewiesen und kann während des Workflows geändert werden.
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Das Jira-System ermöglicht es unter anderem auch, den Verlauf jeder Aufgabe zu verfolgen, so dass wir überprüfen können, was genau mit einem bestimmten Dokument bisher geschehen ist, z. B:

• wer das Dokument in das System eingegeben hat und wann,
• der den Absender gewechselt hat,
• wer das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat (und warum).

Aus der Historie können Sie u. a. ablesen, wie lange das Dokument auf seine Genehmigung gewartet hat.

PRIORITÄTENSETZUNG:

• Das System unterstützt die Eingabe einer Priorität (z. B. niedrig/mittel/hoch), die während des Dokumenten-Workflows geändert werden kann.

DOKUMENTENGENEHMIGUNG

Das System unterstützt:

• Übermittlung des Dokuments zur Genehmigung mit der Möglichkeit, eine Begründung beizufügen,
• Auswahl eines Benutzers, der das Dokument genehmigen kann,
• Erzwingen der Genehmigung von Dokumenten, die dies erfordern.