Styring af afholdelsen af ferie i Jira. Oplev mulighederne i Vacation Manager

Et program til styring af afholdelsen af ferie, der er let at bruge, ikke kræver særlige økonomiske ressourcer, og som samtidig giver mulighed for at gennemføre hele processen uden at skulle udprinte noget som helst – en drøm for mange virksomhedsledere. Hvis din virksomhed gør brug af Jira-systemet, vil implementeringen af feriestyringsfunktionaliteter være relativt enkel – det er tilstrækkeligt at installere tilføjelsen Vacation Manager.

Vi opfordrer også virksomheder, der (endnu 😉) ikke bruger Atlassian-løsninger til at læse denne tekst. Vi anbefaler til stadighed Atlassian-økosystemet til forvaltning af forretningsprocesser (Jira Service Management), kundeservicen (Confluence og kombinationen Linchpin + Confluence ). Vi er i stand til at skabe et sammenhængende arbejdsmiljø, der kan udvikles over tid ved hjælp af specifikke applikationer eller custom development-tjenesten (functionalities on demand).

Vacation Manager – program til styring af afholdelsen af ferie

Vores specialister har allerede skabt en række tilføjelser, som gør, at vi kan tilbyde en række nyttige og praktiske løsninger implementeret i Jira- og Confluence-miljøet. En af dem er . Vacation Manager for Jira, der vinder mere og mere popularitet sammen med den voksende interesse for at overføre forretningsprocesser til IT-systemer. Det er på grund af det, at vi kan tilbyde vores kunder en gennemprøvet løsning til styring af ferie i virksomheden.

Applikationen gør det bl.a. muligt:

At oprette ferieanmodninger og sende dem til godkendelse hos den overordnede;
At rapportere fridage og -timer med en nøjagtighed på 30 minutter;
At udpege en stedfortræder i medarbejderens fravær;
At acceptere/afvise/anmode om yderligere information eller annullere en tidligere godkendt anmodning (overordnedes menu);
Adgang til statistik over feriedage – brugere kan se antallet af tilgængelige og brugte feriedage, deres overordnede kan derudover se statistik fra deres hold, og HR-teamet har adgang til udvidet statistik over alle brugere (og f.eks. tværsnitsdata, efter ferietypen)
Visning af information direkte i Jira-systemet om, at en given bruger er på ferie, ved hjælp af en yderligere besked;
Fleksibel konfiguration af kalendere – hver bruger kan tildeles sin egen kalender med fridage og individuel arbejdstid (som standard er det 8 timer om dagen).

Takket være Vacation Manager finder alle faser af feriestyringsprocessen sted i Jira. Ved hjælp af de værktøjer, der er integreret i Jira, påføres virksomheden ikke omkostninger i forbindelse med implementering og drift af det eksterne system. HR-teamet behøver ikke at bekymre sig om behandling af papiransøgninger eller indtastning af disse i systemet, for det er medarbejderne, der selv ansøger om ferie og deres overordnede kan straks træffe beslutninger om ansøgningerne. For medarbejdere, der bruger Jira i det daglige, er brugen af Vacation Manager intuitiv og lige så enkel som at oprette en almindelig opgave i ethvert andet projekt.

Lettelse for medarbejdere, ledelse og HR

Vacation Manager for Jira indeholder en række funktionaliteter (de vigtigste er nævnt ovenfor), der er tildelt til de tre hovedgrupper af medarbejdere, der spiller nøgleroller i styringen af ferieafholdelsen. For at holde styr på aktiviteterne er programmet udviklet til en korrekt gruppering af hver af disse grupper. (Det sker således ikke, at f.eks. en sideordnet medarbejder accepterer den andens ansøgning eller har adgang til oplysninger om ferie for hele afdelingen). Vacation Manager for Jira tager højde for mangfoldigheden af roller i feriestyringsprocessen, hvorfor der er forskellige menuer for:

Virksomhedens ansatte – alle personer, der anmelder ferie.
Ledelse – overordnede, der træffer beslutninger om ferieanmodninger.
HR-teamet, der fører tilsyn med indtastning af alle nødvendige oplysninger og følger statistikker.

Hver af disse grupper har en separat menu med indstillinger, der er typiske for deres opgaver.

User Menu. Medarbejderen kan:

Indsende ferieanmodninger under hensyntagen til sin afløser.

Se alle indsendte anmodninger og deres status (godkendt/afvist) samt udkast til anmodninger, der endnu ikke er blevet fremsendt til godkendelse.

Se sine statistikker, og planlægge sin ferie under hensyntagen til fridagene i den tildelte kalender

Supervisor Menu. Muligheder for overordnede:

Liste over ansøgninger til godkendelse. Overordnede har adgang til alle sit teams feriedokumenter; han kan godkende anmodningen med det samme, bede om flere oplysninger (f.eks. angivelse eller udskiftning af afløseren), afvise anmodningen eller annullere den efter dens godkendelse.

!Vigtigt: Projektleder/leder og personer fra HR-teamet – hvis de hører til et team, har de også en “user menu”-fane og kan indsende ferieanmodninger ligesom enhver anden medarbejder.

HR Management

HR-teamet har en ekstra fane, der tillader:

Oprettelse af teams, dvs. grupper af brugere, der har den samme manager, hører til det samme projekt og afdeling. Opbygningen af teams hjælper primært med at følge statistik og oprette en arbejdsplan.

Tildeling af fridage til en given medarbejder (nødvendigt i begyndelsen af arbejdet med Vacation Manager og ved indtastning af nye medarbejdere til systemet; HR-teamet skal udfylde det antal fridage, som hver person har ret til; denne mulighed bruges også, når medarbejderen får f.eks. barselsorlov).

Holiday Schemes – muligheden for at uploade en kalender med fridage (import fra en fil) eller manuelt markere fridage, f.eks. nationale eller religiøse helligdage. Medarbejderen behøver ikke at bekymre sig om, at den markerede helligdage i ferieansøgningen vil påvirke antallet af fridage.

Workweek Schemes – indtastning af hvilke ugedage er arbejdsdage, og hvilke der ikke er – for hele virksomheden eller for enkelte teams/ansatte separat (f.eks. hvis nogen arbejder på lørdage og har fri på mandage).

Statistiksporing – HR-teamet kan tjekke statistikkerne ved at vælge den rapporterede ferietype (by vacation type) eller tjekke statistikkerne for en given bruger (by user).

Ferietyper

Vacation Manager for Jira giver mulighed for at definere forskellige typer ferie, som en medarbejder kan anmelde (som nye typer af anmeldelser i Jira). Indstillingerne indføres af administratoren for hele organisationen.

Eksempler:

Heldags ferie (talt i antallet af dage)

Halvdags ferie (medarbejderen vælger hvilken halvdel af dagen han vil tage fri)

Et par timers ferie (medarbejderen kan ansøge om 30 minutters fri eller flere timers fri)

Hvorfor Vacation Manager for Jira?

Applikationen er integreret i Jira-systemet – virksomheden kan betjene alle processer i et miljø; hvis den allerede bruger Jira, vil investeringen i applikationen være lavere end omkostningerne ved en separat løsning.
Hvis medarbejderne allerede kender Jira-systemet, vil brug af Vacation Manager være intuitiv; virksomheden vil spare tid og ressourcer, der ellers ville blive brugt på oplæring.
Feriestyring i et sammenhængende system letter HELE organisationen; kædemailene, behovet for at udskrive anmodninger og frustrationen over manglende adgang til statistikker over fridage forsvinder.
Tilføjelsen opdateres konstant, vores specialister er åbne for kommunikation og eventuelle bemærkninger.
Vi tilbyder en gratis periode for brugen af tilføjelsen, så det er muligt at gennemprøve det.

Selv om det forekommer trivielt, kræver feriestyring en række aktiviteter, der tager meget tid uden for systemet og ofte skaber forvirring. Vacation Manager for Jira løser kommunikationsproblemerne og gør, at hele processen foregår hurtigt, alle oplysninger er gennemsigtige og indsamlet på ét sted.