Home / Blog / Atlassian / Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence
_Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence
autor
Katarzyna Głąb, Senior Business Analyst
28 marca 2024
Czas czytania: 9 minut
Po zakończonym procesie rekrutacji (który także może być osadzony w systemie Jira, o czym piszemy TUTAJ) przychodzi czas na wdrożenie pracownika, czyli onboarding, który często (choć to się zmienia!) kojarzony jest z chaosem komunikacyjnym i lekkim zagubieniem nowej osoby. Nie musi tak być – digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji. Dzięki temu firma z powodzeniem realizować wizję idealnego przyjęcia kolejnego specjalisty do swoich zespołów. Poniżej przedstawiamy przykład organizacji procesu onboardingu w systemie Jira zintegrowanym z Confluence.
Digitalizacja onboardingu – dlaczego warto?
Wdrożenie pracownika prowadzone w sposób cyfrowy, z wykorzystaniem systemu Jira oraz Confluence, jest podzielone na etapy oraz zadania, a te z kolei są przypisane do osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Korzyści z takiego sposobu działania to m.in:
Czytelna ścieżka działania – wszyscy wiedzą, kiedy przyjdzie kolej na ich część (np. dział IT wie, gdy nowa osoba kończy szkolenie BHP i spodziewa się jej przyjścia po sprzęt, więc może przygotować go odpowiednio wcześnie).
Wgląd do postępów realizacji zadań związanych z onboardingiem danego pracownika.
Łatwe zarządzanie środkami trwałymi firmy – od razu wiadomo, kiedy i jaki sprzęt otrzymał pracownik oraz ile zostało do dyspozycji w zasobach przedsiębiorstwa.
Możliwość dzielenia się dokumentami oraz ich archiwizacji.
Zdigitalizowana forma organizacji szkoleń.
Krótszy czas przebiegu całego procesu.
Wdrożenie pracownika krok po kroku
Zacznijmy od tego, z jakich czynności może* składać się onboarding pracownika (*każda firma działa w inny sposób, więc ten sam proces wdrażany u różnych klientów zawsze przebiega trochę inaczej; poniższą rozpiskę prosimy traktować jako przykład, a nie sztywne ramy – Jira i inne rozwiązania Atlassian można skonfigurować zgodnie ze specyficznym nazewnictwem, kolejnością działań i innymi wymaganiami przedsiębiorstwa).
Onboarding pracownika – etapy:
Oprowadzenie po biurze.
Przekazanie karty lub kodu dostępu do biura.
Przedstawienie pracownika jego zespołowi.
Zapoznanie pracownika z regulaminami i instrukcjami.
Szkolenie z BHP.
Wydanie komputera i telefonu firmowego.
Włączenie pracownika do intranetu firmowego wraz z prezentacją najważniejszych przestrzeni.
Szkolenie dotyczące podróży służbowych.
Szkolenie z raportowania czasu pracy.
Prezentacja benefitów i warunków korzystania z nich.
Prezentacja firmowej księgi znaków i materiałów marketingowych.
Ankieta z oceną onboardingu.
Onboarding w systemie Jira – jak to wygląda?
Z procesem onboardingu ściśle powiązane jest zarządzanie środkami trwałymi w Jira i funkcjonalności, jakie Jira Service Management zyskała dzięki połączeniu jej z dodatkiem Insight Asset Management (więcej na ten temat: Atlassian+Mindville), a także możliwości, jakie daje system Confluence oraz odpowiednio dobrane aplikacje uatrakcyjniające jego działanie.
Zacznijmy od początku:
1. Rozpoczęcie nowego procesu onboardingowego
Pracownik działu HR tworzy w systemie nowe zgłoszenie onboardingowe, uzupełniając w nim wszystkie dane zatrudnionego pracownika. Formularz z danymi może zawierać takie informacje, jak:
Opiekun ze strony HR nowo zatrudnionej osoby;
Przełożony;
Adres firmy (siedziba główna);
Adres filii, w której będzie pracowała dana osoba (lub informacja o trybie pracy zdalnej);
Dział, do którego należy pracownik;
Stanowisko;
Sprzęt firmowy, jaki powinien dostać pracownik;
Lokalizacja jego stanowiska pracy (budynek, pokój, biurko);
Czy dodatkowe informacje takie jak np.: aspiracje zawodowe, hobby, czy alergie pokarmowe).
Poniżej prezentujemy przykład formularza onboardingowego, który inicjuje w systemie wszystkie czynności związane z wdrożeniem nowego pracownika w firmie (przykład nieco różni się od naszej powyższej rozpiski, ponieważ tak jak wspomnieliśmy wcześniej, szablon formularza można skonfigurować zgodnie z potrzebami klienta):
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU
2. Automatycznie tworzone zadania dla odpowiednich osób
Wypełnienie formularza inicjującego proces onboardingu (patrz punkt 1), zakończone naciśnięciem akcji „utwórz/create” generuje automatycznie listę zadań, które składają się na wdrożenie pracownika w danej firmie – jest to konfigurowane na etapie implementacji procesu.
Warto wiedzieć:
Lista zadań może być różna a zależeć np. od: zespołu/projektu, do którego zatrudniony został pracownik, stanowiska, siedziby firmy, rodzaju zatrudnienia lub innych wytycznych wskazanych przez firmę.
System generuje automatycznie listę zadań kierując się informacjami uzupełnianymi przez pracownika zespołu HR w pierwszym, inicjującym proces etapie.
Zadania mogą być automatycznie przypisane do konkretnych pracowników lub kierowników zespołów, którzy przydzielą personalnie specjalistów do każdego zadania. Możliwe jest także przypisanie zadań bardziej ogólnie, do zespołu, w którego obrębie pracownicy sami przypiszą się do wykonania danych czynności.
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU
Powyższy screen prezentuje prostą, krótką listę zadań typu: stworzenie konta pracownika w systemie Jira, przypisanie sprzętu firmowego czy zorganizowanie stanowiska pracy. Tak, jak wspominaliśmy we wstępie tego tekstu, te zadania zależą od potrzeb firmy.
Scenariusze działań, ustawienia, powiązania i zależności są definiowane na początku współpracy z klientem. Wszystkie też można z biegiem czasu zmienić lub zoptymalizować, gdyby zaszła taka potrzeba.
Zawartość poszczególnych zadań:
Indywidualna konfiguracja dotyczy także każdego zadania związanego z onboardingiem – inne wartości należy uzupełnić w zgłoszeniu dotyczącym sprzętu firmowego, a inne np. w zadaniu związanym ze szkoleniem BHP. Każde zadanie musi zawierać istotne informacje, które są z nim związane i każde może inicjować dodatkowe, potrzebne czynności do wykonania oraz aktualizować informacje w różnych projektach po tym, jak zostaną wykonane.
Przykład: Przypisanie sprzętu firmowego do pracownika
Formatka zadania zawiera: typ zgłoszenia, dane pracownika i powiązanie z głównym zadaniem onboardingowym oraz jego profilem w systemie, model laptopa, opis zawierający dodatkowe informacje, osobę przypisaną do zadania, osobę czuwająca nad całym procesem.
Ważne!
Zadanie może zostać stworzone automatycznie, natomiast kolejne wartości powinien skontrolować pracownik. System może np. przypisać pierwszy dostępny z puli laptop, który posiada w rejestrze, a pracownik działu IT po konsultacji z przełożonym nowo zatrudnianej osoby, dokona zmiany. Wprowadzenie kroku „zamówienia” sprzętu pozwala na uniknięcie chaosu – zamówienia musi dokonać pracownik odpowiedniego działu, po upewnieniu się, że wszystkie dane są prawidłowe. Zamówienie automatycznie zaktualizuje spis środków trwałych w firmie (przypominamy, że zarządzanie środkami trwałymi w Jira to wygodne i optymalne rozwiązanie).
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU
Przykład: przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU
*Szkolenia w Jira+Confluence
Ważne! Zalecamy naszym klientom integrację procesu onboardingu z systemem Confluence, dzięki czemu możliwe jest bardziej przyjazne i czytelne komunikowanie np. szkoleń czy odsyłanie pracownika do potrzebnych dla niego informacji. Confluence zintegrowany z dodatkiem Linchpin tworzy nowoczesny intranet przypominający kanały social media i pozwalający np. na tworzenie wydarzeń oraz prowadzenie zapisów.
Ważne! Po zapisaniu się pracownik otrzymuje email z potwierdzeniem oraz wydarzeniem do dodania w kalendarzu
Szkolenia można dodatkowo podzielić na cykle, a te na poszczególne sesje treningowe w konkretnych terminach, na które zapisani są uczestnicy.
Zespół organizujący szkolenia może posiadać osobny projekt w systemie Jira+Confluence, dzięki któremu sprawnie:
koordynuje działania,
kontroluje koszty,
sprawdza frekwencję,
oraz gromadzi oceny pracowników z każdego wydarzenia.
Szkolenia to ważny aspekt nie tylko onboardingu, ale całego employer brandingu, czyli dbałości o komfort i rozwój pracowników. Środowisko Atlassian można dostosować do potrzeb organizacji i wprowadzić np. konieczność akceptacji udziału pracownika w szkoleniu firmowym przez jego przełożonego lub elementy grywalizacji takie jak automatyczne przypisanie punktów za udział w szkoleniu, które są zbierane na poczet nagrody od firmy. Ułatwia też zdecydowanie śledzenie kosztów i optymalne rozdzielanie budżetu na szkolenia dla wszystkich działów firmy – Katarzyna Głąb, Senior Business Analyst w Transition Technologies
PSC.
Realizacja zadań i przebieg procesu
Dla lepszego uporządkowania zadań można podzielić je na poszczególne dni tak, żeby było wiadomo, co musi zostać wykonane w jakiej kolejności. Przykład takiego podziału:
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU
Realizacja zadań jest także widoczna na liście w głównym, wyjściowym zgłoszeniu onboardingowym, co może wyglądać tak:
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU
Po zakończeniu wszystkich zadań związanych z onboardingiem pracownika osoba koordynująca działania (zazwyczaj jest to osoba z działu HR) oznacza cały zbiór jako „Zrobione/Done”. Nasz nowy pracownik przeszedł pełną ścieżkę wdrożenia.
Podsumowanie
Podsumowując, onboarding w Jira + Confluence jest ściśle związany z:
Zarządzaniem środkami trwałymi firmy.
Zarządzaniem szkoleniami i dostępem do treści firmowych.
Wdrożenie procesu onboardingu w ekosystemie rozwiązań Atlassian pozwala na:
Integrację z różnymi innymi narzędziami.
Elastyczność i indywidualną konfigurację procesu zgodnie z potrzebami firmy.
Rozwój środowiska i stopniowe dodawanie do niego kolejnych procesów biznesowych bez konieczności wprowadzania osobnych programów o innym interfejsie i sposobie obsługi.
Wgląd do wyników i raportów każdego projektu. Automatyzacje, które odciążają z powtarzających się zadań.
Uporządkowanie pracy: przed wdrożeniem firma musi określić scenariusze działania oraz przepływy informacji, co później owocuje bardzo sprawnym działaniem. Wszystkie procesy można z biegiem czasu usprawnić lub zmienić, jeśli firma będzie tego potrzebować.
Im większa firma, tym trudniej zapanować nad złożonymi procesami, które są ze sobą powiązane. Onboarding wymaga współpracy różnych osób z różnych zespołów oraz nienagannej komunikacji między nimi. Digitalizacja tego procesu powinna być priorytetem dla firm, które wdrażają nowych pracowników długo i chaotycznie, otrzymując później złe opinie od ankietowanych osób. Jest to też ważne dla przedsiębiorstw, które szybko się rozwijają i prowadzą wytężone działania rekrutacyjne, aby szybko pozyskać nowe osoby do prowadzonych projektów – im sprawniej i szybciej wprowadzą nowych specjalistów do firmy, tym szybciej będą mogli zająć się działaniami dla klientów. Zapraszamy do kontaktu wszystkie osoby, które uważają, że ich przedsiębiorstwo potrzebuje usprawnienia procesu onboardingu. Jesteśmy do dyspozycji!
Zarządzanie projektami w Jira Cloud i Structure oraz Structure.Gantt
Wśród aplikacji do zarządzania projektami można znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem projektów. Nasz tekst kierujemy do osób, które chcą wprowadzić porządek do zarządzania pracą, scentralizować procesy i zyskać jedno środowisko do prowadzenia wielu czynności. Przedstawiamy najważniejsze funkcjonalności systemu Jira Cloud zintegrowanego z aplikacją Structure oraz Structure.Gantt firmy ALM Works.
Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania testami oraz pracami programistycznymi, przez systemy pozwalające na zwinne (lub kaskadowe) zarządzanie projektami, aż po możliwości digitalizacji procesów biznesowych w tym administracyjnych oraz ITSM. Zgodnie z najnowszymi danymi, Atlassian posiada już ponad 200 tysięcy klientów na całym świecie a jego wartość rynkowa jest szacowana na ponad 60 mld dolarów. Osiągnięcie i utrzymanie takich wyników wiąże się z elastycznością i dostosowaniem oferty do potrzeb zmieniającego się świata. Obecnie Atlassian razem ze swoimi klientami wchodzi w nową erę – Cloud i stopniowo wygasza swoje systemy w wersji Server.
Confluence + Linchpin. Nowoczesny i funkcjonalny Intranet dla firm
Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z resztą jedno z haseł wyszukiwanych w Google). Jeśli szukacie intranetu/extranetu, który będzie funkcjonalny, intuicyjny, zaawansowany pod względem konfiguracji oraz przyjazny od strony wizualnej, polecamy połączenie, jakie daje system Confluence marki Atlassian z dodatkiem Linchpin firmy Seibert Media.
System dla zespołu HR – rekrutacja pracowników w środowisku Jira i Confluence
Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych pracowników w swoich organizacjach. Dzięki połączeniu możliwości systemu Jira Service Management oraz Confluence (i odpowiedniej konfiguracji obu) wdrażamy kompleksowe środowisko, w którym obsłużony zostanie proces rekrutacji, począwszy od wystawienia wniosku o zapotrzebowanie na pracownika, przez wieloetapowy onboarding uwzględniający np. szkolenia i zarządzanie sprzętem.
Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi w firmie – i właśnie w takim kontekście przedstawiamy osadzenie tego pojęcia i związanych z nim czynności w systemie Jira Service Management.
IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL
Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM dla swojej firmy? Poznaj odpowiedzi i sprawdzone rozwiązanie z oferty naszej strategicznego partnera.
Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray
Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania IT, tworzy je samodzielnie. Wzrasta więc nie tyle zapotrzebowanie na systemy umożliwiające tworzenie oprogramowania, co na rozwiązania automatyzujące i przyspieszające cały proces.
Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA
Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom na zgłaszanie usterek, potrzeb oraz problemów, które trafiają do odpowiedniej linii wsparcia. Portal Klienta w Jira Service Management to narzędzie stale aktualizowane przez producenta, skalowane, posiadające certyfikaty potwierdzające zgodność ITIL, a przede wszystkim – łatwe w obsłudze.
Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości
Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem i wsparciem produktów Atlassian w wersji Server, dziś (9 listopada 2020) natomiast ogłoszony został rebranding Jira Service Desk na Jira Service Management. Klienci otrzymają złożony, kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami. Do tej pory Jira Service Desk była wzbogacana o istotne funkcjonalności za pomocą dodatków, teraz będzie je posiadała domyślnie. To bardzo duży krok w kierunku zaspokojenia potrzeb klientów biznesowych.
Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie utrzymania jest takie samo dla obu opcji hostingowych? Przedstawiamy najważniejsze różnice między systemem Jira Cloud a Jira Server - warto je poznać przed podjęciem decyzji związanej z implementacją lub migracją oprogramowania dla swojej firmy.