Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence

Po zakończonym procesie rekrutacji (który także może być osadzony w systemie Jira, o czym piszemy TUTAJ) przychodzi czas na wdrożenie pracownika, czyli onboarding, który często (choć to się zmienia!) kojarzony jest z chaosem komunikacyjnym i lekkim zagubieniem nowej osoby. Nie musi tak być – digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji. Dzięki temu firma z powodzeniem realizować  wizję idealnego przyjęcia kolejnego specjalisty do swoich zespołów. Poniżej przedstawiamy przykład organizacji procesu onboardingu w systemie Jira zintegrowanym z Confluence.

Digitalizacja onboardingu – dlaczego warto?

Wdrożenie pracownika prowadzone w sposób cyfrowy, z wykorzystaniem systemu Jira oraz Confluence,  jest podzielone na etapy oraz zadania, a te z kolei są przypisane do osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Korzyści z takiego sposobu działania to m.in:

• Czytelna ścieżka działania – wszyscy wiedzą, kiedy przyjdzie kolej na ich część (np. dział IT wie, gdy nowa osoba kończy szkolenie BHP i spodziewa się jej przyjścia po sprzęt, więc może przygotować go odpowiednio wcześnie).
• Wgląd do postępów realizacji zadań związanych z onboardingiem danego pracownika.
• Łatwe zarządzanie środkami trwałymi firmy – od razu wiadomo, kiedy i jaki sprzęt otrzymał pracownik oraz ile zostało do dyspozycji w zasobach przedsiębiorstwa.
• Możliwość dzielenia się dokumentami oraz ich archiwizacji.
• Zdigitalizowana forma organizacji szkoleń.
• Krótszy czas przebiegu całego procesu.

Wdrożenie pracownika krok po kroku

Zacznijmy od tego, z jakich czynności może* składać się onboarding pracownika (*każda firma działa w inny sposób, więc ten sam proces wdrażany u różnych klientów zawsze przebiega trochę inaczej; poniższą rozpiskę prosimy traktować jako przykład, a nie sztywne ramy – Jira i inne rozwiązania Atlassian można skonfigurować zgodnie ze specyficznym nazewnictwem, kolejnością działań i innymi wymaganiami przedsiębiorstwa).

Onboarding pracownika – etapy:

1. Oprowadzenie po biurze.
2. Przekazanie karty lub kodu dostępu do biura.
3. Przedstawienie pracownika jego zespołowi.
4. Zapoznanie pracownika z regulaminami i instrukcjami.
5. Szkolenie z BHP.
6. Wydanie komputera i telefonu firmowego.
7. Włączenie pracownika do intranetu firmowego wraz z prezentacją najważniejszych przestrzeni.
8. Szkolenie dotyczące podróży służbowych.
9. Szkolenie z raportowania czasu pracy.
10. Prezentacja benefitów i warunków korzystania z nich.
11. Prezentacja firmowej księgi znaków i materiałów marketingowych.
12. Ankieta z oceną onboardingu.

Onboarding w systemie Jira – jak to wygląda?

Z procesem onboardingu ściśle powiązane jest zarządzanie środkami trwałymi w Jira i funkcjonalności, jakie Jira Service Management zyskała dzięki połączeniu jej z dodatkiem Insight Asset Management (więcej na ten temat: Atlassian+Mindville), a także możliwości, jakie daje system Confluence oraz odpowiednio dobrane aplikacje uatrakcyjniającego jego działanie.

Zacznijmy od początku:

1. Rozpoczęcie nowego procesu onboardingowego

Pracownik działu HR tworzy w systemie nowe zgłoszenie onboardingowe, uzupełniając w nim wszystkie dane zatrudnionego pracownika. Formularz z danymi może zawierać takie informacje, jak:

• Opiekun ze strony HR nowo zatrudnionej osoby;
• Przełożony;
• Adres firmy (siedziba główna);
• Adres filii, w której będzie pracowała dana osoba (lub informacja o trybie pracy zdalnej);
• Dział, do którego należy pracownik;
• Stanowisko;
• Sprzęt firmowy, jaki powinien dostać pracownik;
• Lokalizacja jego stanowiska pracy (budynek, pokój, biurko);
• Czy dodatkowe informacje takie jak np.: aspiracje zawodowe, hobby, czy alergie pokarmowe).

Poniżej prezentujemy przykład formularza onboardingowego, który inicjuje w systemie wszystkie czynności związane z wdrożeniem nowego pracownika w firmie (przykład nieco różni się od naszej powyższej rozpiski, ponieważ tak jak wspomnieliśmy wcześniej, szablon formularza można skonfigurować zgodnie z potrzebami klienta):

2. Automatycznie tworzone zadania dla odpowiednich osób

Wypełnienie formularza inicjującego proces onboardingu (patrz punkt 1), zakończone naciśnięciem akcji „utwórz/create” generuje automatycznie listę zadań, które składają się na wdrożenie pracownika w danej firmie – jest to konfigurowane na etapie implementacji procesu.

Warto wiedzieć:

• Lista zadań może być różna a zależeć np. od: zespołu/projektu, do którego zatrudniony został pracownik, stanowiska, siedziby firmy, rodzaju zatrudnienia lub innych wytycznych wskazanych przez firmę.
• System generuje automatycznie listę zadań kierując się informacjami uzupełnianymi przez pracownika zespołu HR w pierwszym, inicjującym proces etapie.
• Zadania mogą być automatycznie przypisane do konkretnych pracowników lub kierowników zespołów, którzy przydzielą personalnie specjalistów do każdego zadania. Możliwe jest także przypisanie zadań bardziej ogólnie, do zespołu, w którego obrębie pracownicy sami przypiszą się do wykonania danych czynności.

Scenariusze działań, ustawienia, powiązania i zależności są definiowane na początku współpracy z klientem. Wszystkie też można z biegiem czasu zmienić lub zoptymalizować, gdyby zaszła taka potrzeba.

Zawartość poszczególnych zadań:

Indywidualna konfiguracja dotyczy także każdego zadania związanego z onboardingiem – inne wartości należy uzupełnić w zgłoszeniu dotyczącym sprzętu firmowego, a inne np. w zadaniu związanym ze szkoleniem BHP. Każde zadanie musi zawierać istotne informacje, które są z nim związane i każde może inicjować dodatkowe, potrzebne czynności do wykonania oraz aktualizować informacje w różnych projektach po tym, jak zostaną wykonane.

Przykład: Przypisanie sprzętu firmowego do pracownika

Formatka zadania zawiera: typ zgłoszenia, dane pracownika i powiązanie z głównym zadaniem onboardingowym oraz jego profilem w systemie, model laptopa, opis zawierający dodatkowe informacje, osobę przypisaną do zadania, osobę czuwająca nad całym procesem.

Ważne!

Zadanie może zostać stworzone automatycznie, natomiast kolejne wartości powinien skontrolować pracownik. System może np. przypisać pierwszy dostępny z puli laptop, który posiada w rejestrze, a pracownik działu IT po konsultacji z przełożonym nowo zatrudnianej osoby, dokona zmiany. Wprowadzenie kroku „zamówienia” sprzętu pozwala na uniknięcie chaosu – zamówienia musi dokonać pracownik odpowiedniego działu, po upewnieniu się, że wszystkie dane są prawidłowe. Zamówienie automatycznie zaktualizuje spis środków trwałych w firmie (przypominamy, że zarządzanie środkami trwałymi w Jira to wygodne i optymalne rozwiązanie).

Przykład: przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń

*Szkolenia w Jira+Confluence

Ważne!

Zalecamy naszym klientom integrację procesu onboardingu z systemem Confluence, dzięki czemu możliwe jest bardziej przyjazne i czytelne komunikowanie np. szkoleń czy odsyłanie pracownika do potrzebnych dla niego informacji. Confluence zintegrowany z dodatkiem Linchpin tworzy nowoczesny intranet przypominający kanały social media i pozwalający np. na tworzenie wydarzeń oraz prowadzenie zapisów.

Ważne!

Po zapisaniu się pracownik otrzymuje email z potwierdzeniem oraz wydarzeniem do dodania w kalendarzu.

Szkolenia można dodatkowo podzielić na cykle, a te na poszczególne sesje treningowe w konkretnych terminach, na które zapisani są uczestnicy.

Zespół organizujący szkolenia może posiadać osobny projekt w systemie Jira+Confluence, dzięki któremu sprawnie:

• koordynuje działania,
• kontroluje koszty,
• sprawdza frekwencję,
•  oraz gromadzi oceny pracowników z każdego wydarzenia.

Szkolenia to ważny aspekt nie tylko onboardingu, ale całego employer brandingu, czyli dbałości o komfort i rozwój pracowników. Środowisko Atlassian można dostosować do potrzeb organizacji i wprowadzić np. konieczność akceptacji udziału pracownika w szkoleniu firmowym przez jego przełożonego lub elementy grywalizacji takie jak automatyczne przypisanie punktów za udział w szkoleniu, które są zbierane na poczet nagrody od firmy. Ułatwia też zdecydowanie śledzenie kosztów i optymalne rozdzielanie budżetu na szkolenia dla wszystkich działów firmy
– Katarzyna Głąb, Senior Business Analyst w Transition Technologies PSC.

Realizacja zadań i przebieg procesu

Dla lepszego uporządkowania zadań można podzielić je na poszczególne dni tak, żeby było wiadomo, co musi zostać wykonane w jakiej kolejności. Przykład takiego podziału:

Realizacja zadań jest także widoczna na liście w głównym, wyjściowym zgłoszeniu onboardingowym, co może wyglądać tak:

Po zakończeniu wszystkich zadań związanych z onboardingiem pracownika osoba koordynująca działania (zazwyczaj jest to osoba z działu HR) oznacza cały zbiór jako „Zrobione/Done”. Nasz nowy pracownik przeszedł pełną ścieżkę wdrożenia.

Podsumowanie

Podsumowując, onboarding w Jira + Confluence jest ściśle związany z:

• Zarządzaniem środkami trwałymi firmy.
• Zarządzaniem szkoleniami i dostępem do treści firmowych.

Wdrożenie procesu onboardingu w ekosystemie rozwiązań Atlassian pozwala na:

• Integrację z różnymi innymi narzędziami.
• Elastyczność i indywidualną konfigurację procesu zgodnie z potrzebami firmy.
• Rozwój środowiska i stopniowe dodawanie do niego kolejnych procesów biznesowych bez konieczności wprowadzania osobnych programów o innym interfejsie i sposobie obsługi.
• Wgląd do wyników i raportów każdego projektu. Automatyzacje, które odciążają z powtarzających się zadań.
• Uporządkowanie pracy: przed wdrożeniem firma musi określić scenariusze działania oraz przepływy informacji, co później owocuje bardzo sprawnym działaniem. Wszystkie procesy można z biegiem czasu usprawnić lub zmienić, jeśli firma będzie tego potrzebować.

Im większa firma, tym trudniej zapanować nad złożonymi procesami, które są ze sobą powiązane. Onboarding wymaga współpracy różnych osób z różnych zespołów oraz nienagannej komunikacji między nimi. Digitalizacja tego procesu powinna być priorytetem dla firm, które wdrażają nowych pracowników długo i chaotycznie, otrzymując później złe opinie od ankietowanych osób. Jest to też ważne dla przedsiębiorstw, które szybko się rozwijają i prowadzą wytężone działania rekrutacyjne, aby szybko pozyskać nowe osoby do prowadzonych projektów – im sprawniej i szybciej wprowadzą nowych specjalistów do firmy, tym szybciej będą mogli zająć się działaniami dla klientów. Zapraszamy do kontaktu wszystkie osoby, które uważają, że ich przedsiębiorstwo potrzebuje usprawnienia procesu onboardingu. Jesteśmy do dyspozycji!