Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych pracowników w swoich organizacjach. Dzięki połączeniu możliwości systemu Jira Service Management oraz Confluence (i odpowiedniej konfiguracji obu) wdrażamy kompleksowe środowisko, w którym obsłużony zostanie proces rekrutacji, począwszy od wystawienia wniosku o zapotrzebowanie na pracownika, przez wieloetapowy onboarding uwzględniający np. szkolenia i zarządzanie sprzętem.

Zatrudnianie pracowników to wieloetapowy proces wymagający współpracy kadry kierowniczej, zespołu HR oraz działu zajmującego się zarządzaniem sprzętem firmowym czy organizacją szkoleń. Każdy kolejny krok związany z zatrudnieniem oraz stopień rozbudowania procesu zależy od wielkości i specyfiki firmy. Poniższy opis warto więc traktować jako przykład, a nie ścisły szablon, według którego implementujemy procesy HR w systemie Jira.

Digitalizacja procesów biznesowych, w tym także rekrutacji, wymaga dokładnego określenia każdej czynności, etapów oraz różnych scenariuszy, które tworzą całościowy przebieg zdarzeń. Jest to działanie wyjściowe, dzięki któremu możemy zaimplementować w systemie odpowiednie ścieżki przepływu informacji. Zespół analityków TT PSC pomaga klientom w określeniu najważniejszych, wyjściowych danych, a zespół administratorów dba o odpowiednią konfigurację środowiska.

Więcej na temat naszego sposobu współpracy z firmami: Wdrożenia.

Proces rekrutacyjny – dlaczego w systemie Jira?

Środowisko rozwiązań Atlassian (Jira + dodatki + inne systemy producenta) posiada tę przewagę, że można je systematycznie rozwijać, przenosząc stopniowo wszystkie procesy biznesowe do jednego ekosystemu. Dzięki temu pracownicy nie muszą uczyć się nowych programów, używać różnych aplikacji do różnych czynności a firma nie musi każdorazowo szukać nowych rozwiązań, których nie można zintegrować z pozostałymi.

Zaawansowane możliwości konfiguracyjne – możliwość przeniesienia do systemu kolejnych procesów biznesowych i rozwoju środowiska,

• jeden, spójny ekosystem – brak konieczności uczenia się różnych aplikacji do różnych zadań,
• jasny przepływ informacji między pracownikami,
• automatyzacje odciążające z powtarzających się zadań,
• możliwość bezprzestojowej pracy zdalnej – pracownik potrzebuje tylko połączenia z Internetem.

Rekrutacja w systemie Jira Service Management + Confluence – przygotowania

1. Baza danych dla zespołu HR w Confluence

Po pierwsze, musimy zapewnić zespołowi HR odpowiednią bazę danych, w której mogą organizować treści w przystępny dla siebie sposób. Proponujemy wykorzystać do tego system Confluence, w którym można stworzyć przestrzenie dedykowane i dostępne tylko dla wybranych zespołów. Baza dla zespołu HR może zawierać na przykład:

• Sekcje tematyczne przenoszące do stron, które zawierają więcej informacji.

• Strony agregujące instrukcje, procedury, obowiązujące przepisy czy inne informacje, którym HR posługuje się w codziennej pracy.

• Aktywne przyciski akcji, które inicjują proces i przenoszą użytkownika od razu do zadania tworzonego w systemie Jira – dzięki temu posiadamy płynny przepływ między dwoma systemami, co dla pracownika jest znaczącym ułatwieniem pracy.

Confluence stał się dla naszego zespołu główną bazą informacji, w której możemy znaleźć wszystkie potrzebne materiały i archiwizować dokumenty. Jest wyjściowym punktem dla wielu naszych codziennych czynności, w tym także do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Confluence i Jira pozwalają nam na płynny przepływ informacji z kadrą zarządzającą oraz administracją i zespołem IT. Wszystkie czynności składające się na zatrudnienie i wdrożenie nowego pracownika odbywają się w tym środowisku. Jest to dla nas duże ułatwienie, ponieważ możemy śledzić każdy etap działania i wiemy, co zostało już zrobione, co jest już w toku, a co dopiero się zadzieje w kontekście np. onboardingu

– Anna Wdowiak, Chief People Officer w Transition Technologies PSC.

Zobacz także: Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników

2. Określenie struktury powiązań pracowników i sprzętu

Wyjściowym działaniem dla wdrożenia procesu rekrutacji będzie określenie zależności i ról pracowników np.:

• jakie osoby wchodzą w skład kadry kierowniczej i mogą wystawiać zapotrzebowanie na zatrudnienia nowych pracowników
• kto należy do zespołu HR, do których takie zapotrzebowanie ma dotrzeć,
• kto powinien być przypisany do przygotowania komputera dla nowego pracownika,
• kto prowadzi szkolenia.

Ważne jest też stworzenie powiązań między zasobami, np.:

• jakie urządzenia posiada firma,
• jakich producentów są to sprzęty,
• jakiego modelu,
• gdzie się znajdują itp.

Dzięki temu możliwe stanie się połączenie np. zgłoszenia o przygotowanie stanowiska pracy od razu z informacją o ilości posiadanego sprzętu lub konieczności zamówienia nowego. Dzięki temu wprowadzone zostaną automatyzacje, które ułatwią i przyspieszą wszystkie czynności.

Więcej informacji na temat bazy CMBD i zarządzania zasobami znajduje się w tekście: Asset Management w Jira Service Management.

3. Określenie etapów procesu i przepływu informacji

Proces rekrutacji, (tak jak każdy proces, który firma chce zdigitalizować) początkowo musi zostać podzielony na etapy i różne scenariusze działania. Konieczne jest też zdefiniowanie, kto powinien brać w nim udział i jakie restrykcje należy nałożyć na dostęp do informacji, które będą w nim przetwarzane. Zazwyczaj nie jest to trudne, ponieważ firmy, które chcą przenieść określone czynności do systemu IT, wiedzą doskonale jak one wyglądają i jakie problemy powinny przy okazji zaadresować tak, aby usprawnić pracę. Nasz zespół zazwyczaj przygotowuje propozycję, którą później udoskonalamy, dopasowując model przepływu danych do potrzeb klienta.

– Magdalena Kwaczyńska, Delivery Manager w Transition Technologies PSC.

Ważną kwestią początkowych ustaleń jest także wygląd zgłoszeń.
To, jakie nagłówki czy dane do wyboru znajdują się w zgłoszeniu, jest ustalane na początku współpracy – zespół TT PSC zbiera od klienta informacje dotyczące przebiegu procesu i potrzeb związanych np. z tym, jakie informacje, na jakim etapie są potrzebne określonym zespołom. Dzięki temu klient zyskuje taki wygląd zgłoszeń, który ułatwia, a nie komplikuje codzienną pracę w jego firmie.

Zgłoszenie zapotrzebowania na nowego pracownika może wymagać podania takich danych jak:

• Osoba zgłaszająca zapotrzebowanie,
• Nazwa stanowiska,
• Dział, do którego poszukiwany jest pracownik,
• Opis zakresu obowiązków,
• Rodzaj zatrudnienia,
• Wysokość wynagrodzenia,
• Dodatkowe informacje (np. przydatne do stworzenia ogłoszenia o pracę na portale internetowe).

Przykład:

Rekrutacja w systemie Jira Service Management + Confluence – czynności, krok po kroku

1. Zgłoszenie zapotrzebowania na nowego pracownika

Proces rekrutacji nowego pracownika jest inicjowany przez kadrę zarządzającą – menadżer zgłasza zapotrzebowania na nowego pracownika poprzez stworzenie zgłoszenia, które przypisuje do odpowiedniego projektu; zgłoszenie może być zatytułowane np. „Rekrutacja” lub (tak jak na screenie wyżej) „Hiring Request”; menadżer uzupełnia w nim wszystkie dane, które potrzebne są zespołowi HR do wystawienia ogłoszenia o pracę. Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu formatki zgłoszenia trafia ono jednocześnie do panelu osoby wystawiającej zgłoszenie jak i do panelu zespołu HR, do którego należy następny krok.

2. Wystawienie ogłoszenia rekrutacyjnego

Zespół HR otrzymuje powiadomienie mailowe o nowym zgłoszeniu i może przejść do niego bezpośrednio z wiadomości za pomocą hiperłącza. Kierownik zespołu może przypisać konkretną osobę do zgłoszenia tak, aby było jasne, kto ma się nim zająć. W niektórych firmach osoby z zespołu przypisują się do zadań samodzielnie.

Po dokładnym zapoznaniu się z informacjami pracownik zespołu HR:

• Prosi menadżera o uzupełnienie lub dookreślenie niektórych kwestii, jeśli nie są jasne – może to zrobić indywidualnie, kontaktując się z osobą, która stworzyła zgłoszenie lub prosząc o to w komentarzu pod zgłoszeniem.
• Wystawia ogłoszenie rekrutacyjne, bazując na otrzymanych informacjach.

*Ogłoszenie jest wystawiane na portalach rekrutacyjnych, z których korzysta firma; nie są one zintegrowane z systemem Jira.

3. Śledzenie otwartych rekrutacji

Zespół HR aktualizuje statusy otwartych rekrutacji, uzupełnia je o CV rekrutujących osób i inne informacje w systemie Confluence tak, aby dostęp do danych miała tylko kadra zarządzająca oraz pozostałe osoby z zespołu HR. W ten sposób firma może w czytelny sposób centralizować dane dotyczące rekrutacji zarówno bieżących, jak i przeszłych.

4. Statystyki dotyczące otwartych rekrutacji

Oprócz informacji typowo opisowych oraz plików z CV kandydatów, w Confluence możemy stworzyć także sekcję ze statystykami prowadzonych rekrutacji, na której widoczne takie dane jak m.in:

• Ilość ogłoszeń rekrutacyjnych w danym statusie: ile jest zamkniętych, wstrzymanych, anulowanych czy aktywnych
• Zestawienie w/w ilości w ujęciu procentowym
• Krótkie podsumowanie wszystkich ogłoszeń: nazwa stanowiska, ilość chętnych, lokalizacja biura, obszar zatrudnienia, projekt, status, osoba prowadząca po stronie HR, osoba zgłaszająca, data końcowa rekrutacji i/lub inne informacje zawarte w zgłoszeniu o rekrutację, które firma chce monitorować lub widzieć dodatkowo na dashboardzie z podsumowaniem:

Raporty dotyczące rekrutacji mogą być znacznie bardziej rozbudowane i szczegółowe, zależnie od skomplikowania procesu oraz ilości wprowadzanych informacji do systemu. 

5. Po wybraniu kandydata: wnioskowanie o umowę

Proces rekrutacji nie kończy się wyborem nowego pracownika. Po rozmowach kwalifikacyjnych konieczne jest wykonanie wszystkich czynności związanych z faktycznym zatrudnieniem, a jedną z nich jest przygotowanie umowy. Jednym z rozwiązań dotyczące tej kwestii jest stworzenie dedykowanego rodzaju zgłoszenia, dzięki któremu menadżer wnioskuje o odpowiednie dokumenty dla nowego pracownika. Podczas wdrażania procesu rekrutacji dbamy o to, aby w systemie odzwierciedlić także cały proces onboardingowy.

Wniosek o umowę (zgłoszenie w systemie Jira) może zawierać elementy takie jak np.:

• Dane kontaktowe kandydata
• Nazwa stanowiska
• Poziom stanowiska (np. Junior)
• Dział, w którym będzie pracował
• Specjalizacja
• Rodzaj umowy
• Wysokość wynagrodzenia
• Ilość godzin pracy przypadający na 1 dzień roboczy (np. cały etat, pół etatu itp.)
• Wymiar czasowy umowy (np. rok, czas nieokreślony)
• Data, od której umowa zacznie obowiązywać
• Przełożony
• Lokalizacja biura.

Poniżej przedstawiamy przykład rozbudowanego wniosku o umowę dla nowego pracownika, który będzie miał odzwierciedlenie w dużych firmach działających w wielu różnych lokalizacjach i obszarach. Przypominamy jednocześnie, że formatki w systemie Jira są tworzone indywidualnie i będą zawierać takie informacje, jakich potrzebuje organizacja.

Ważne! Otwarte zgłoszenia o umowę można obserwować dodatkowo na generycznej stronie w systemie Confluence. Dzięki temu menadżerowie i zespół HR może szybko sprawdzić, na jakim etapie jest każda umowa lub u kogo proces się zatrzymał.

Przykładowy obieg związany z przygotowaniem umowy o pracę:

Proces rekrutacji w Twoim przedsiębiorstwie jest nieuporządkowany lub zdecentralizowany? Twoja firma korzysta z systemu Jira i nie chcesz inwestować w inne narzędzia? A może po prostu masz pytania dotyczące możliwości prezentowanego rozwiązania? Zapraszamy do kontaktu!