Zarządzanie środkami trwałymi firmy

Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi w firmie – i właśnie w takim kontekście przedstawiamy osadzenie tego pojęcia i związanych z nim czynności w systemie Jira Service Management.

Grafika odsyłające na stronę opisującą rozwiązanie ITSM, fioletowe tło, biały przycisk z wezwaniem do działania: Sprawdź

Jira Service Management to zaawansowane oprogramowanie ITSM stworzone zgodnie z zasadami ITIL, które może obsługiwać bardzo wiele różnych procesów dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom. Opis tego rozwiązania oraz jego możliwości zamieściliśmy tutaj: IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL.

W niniejszym tekście skupimy się na procesie zarządzania środkami trwałymi w Jira Service Management; przedstawimy realne przykłady zastosowania na podstawie naszych dotychczasowych wdrożeń i doświadczeń oraz najważniejsze funkcjonalności typu „asset management”.

Jakimi środkami trwałymi można zarządzać w Jira Service Management?

Jira Service Management umożliwia zarządzanie dowolnymi środkami trwałymi – sprawdzi się zarówno do zarządzania mieniem typu:

  • Wyposażenie administracyjne (meble, sprzęt kuchenny, klimatyzatory, wyposażenie poszczególnych pokoi),
  • Sprzęt IT (komputery, telefony, monitory itp.),
  • Flota samochodowa
  • Maszyny
  • Komponenty produkcyjne
  • Stany magazynowe

Jak i do mniej oczywistych zasobów, takich jak np.:

  • Software – dystrybucja licencji na oprogramowanie, aplikacje.
  • Umowy – rejestracja umów z klientami i funkcjonalności spełniające rolę CRM.

Jak wyglądają przygotowania?
– organizacja środków trwałych w Jira Service Management- CMDB

Czynnikiem decydującym o poprawności działania procesów związanych z zarządzaniem środkami trwałymi jest odpowiednie przygotowanie CMDB czyli bazy danych zarządzania konfiguracją (ang. Configuration Management Database). To właśnie w CMDB muszą znaleźć się wszystkie informacje dotyczące zasobów, którymi firma chce zarządzać za pomocą Jira Service Management. W bazie danych muszą znaleźć się:

  • Relacje pomiędzy zasobami przedstawione w formie drzewka, dzięki któremu określona zostanie struktura organizacji, a środki trwałe zostaną odpowiednio skategoryzowane i w ten sposób wprowadzone do systemu.

2. Screenshot przedstawiający relację pomiędzy zasobami w procesie Asset Management osadzonym w systemie Jira Service Management. Pokazuje rodzaj zasobów np. pracownicy a pod nimi urządzenia, dzielące się dalej na: telefon, laptop, klimatyzator. Obok każdego słowa w nawiasie widnieje liczba odpowiadająca posiadanym przez firmę zasobom.

  • Atrybuty zasobów – parametry, które mają być widoczne w formatce pojedynczego zasobu; np.: model, numer identyfikacyjny produktu (IMEI), waga, pracownik, który go posiada, data wydania, data przysługującej wymiany oraz wszelkie inne informacje, które powinny dotyczyć danego środka.
  • Struktura lokalizacji – informacje o tym gdzie znajdują się przedmioty; Jira Service Management umożliwia wprowadzenie bardzo szczegółowych danych, dzięki którym szybko można dotrzeć nie tylko do konkretnego budynku oraz pomieszczenia ale także bardziej precyzyjnie określonego miejsca np. konkretnego biurka lub konkretnej półki w magazynie.
  • Struktura organizacyjna – struktura firmy: wprowadzenie wszystkich działów, osób, które w nich pracują oraz zależności między nimi (kto jest czyim przełożonym).

Przygotowanie CMDB jest konieczne do poprawnego działania procesu zarządzania środkami trwałymi w Jira Service Management czy jakimkolwiek innym systemie. Analitycy biznesowi TTPSC pomagają klientom precyzyjnie i sprawnie przebrnąć przez tę część przygotowań.

Przykłady czynności i procesów, które można przenieść do Jira Service Management

Tak, jak wspominaliśmy na początku tekstu, Jira Service Management może obsługiwać bardzo wiele procesów, ułatwiając firmie codzienne funkcjonowanie i usprawniając różne czynności. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów związanych z zarządzaniem środkami trwałymi:

Obsługa incydentów

Czyli inaczej mówiąc: umożliwienie pracownikom zgłaszania problemów dotyczących sprzętu. W momencie gdy np. pracownikowi popsuje się telefon komórkowy, może on za pomocą systemu utworzyć odpowiednie zgłoszenie – z dostępnej w formatce listy wybiera rodzaj sprzętu (np. telefony służbowe), a następnie wskazuje co nie działa (konkretny model) i o jaki problem chodzi; po zapisaniu wszystkich informacji odpowiednia osoba (np. serwisant) otrzymuje powiadomienie o nowym zgłoszeniu, a status tego konkretnego telefonu ulega zmianie na informujący o potencjalnej awarii (statusy także są określane wcześniej, na etapie przygotowań dokumentacji oraz CMDB, niezbędnych do wdrożenia procesu).

  • Dzięki kilku kliknięciom pracownik zgłasza usterkę, o której serwisant (lub zespół serwisantów) dowiaduje się niemal w tym samym momencie.
  • Mechanizmy automatyzacji umożliwiają natychmiastowe przypisanie do zgłoszenia odpowiedniej osoby, która ma zająć się usterką (np. na podstawie lokalizacja zgłaszającego).
  • Wraz ze stworzeniem zgłoszenia w bazie CMDB automatycznie zostaje odnotowana zmiana stanu środka (assetu).

3. Przykład zgłoszenia związanego z zasobami (assetami) firmy, screenshot z systemu Jira Service Management, zawiera informację na temat zgłoszenia przez klienta problemu z funkcjonowaniem strony internetowej – aplikacje, strony www także mogą być traktowane jako zasoby posiadane przez firmę i być ujęte w procesie Asset Management.

Inwentaryzacja sprzętu

W Jira Service Management możliwe jest zaimplementowanie procesu, który usprawni inwentaryzację sprzętu – jest to przydatne zwłaszcza w takich firmach, w których przez długi czas zarządzanie środkami trwałymi odbywało się poza środowiskiem IT. Możemy wprowadzić funkcjonalność polegającą na potwierdzaniu przez każdego pracownika, że posiada konkretny przedmiot. Dzięki temu firma szybko zgromadzi i uzupełni spis mienia.

Zakupy i wymiana sprzętu

W jaki sposób przeprowadzić zakup i wymianę sprzętu w Jira Service Management? Wbrew pozorom wcale nie musi to być bardzo skomplikowane, zazwyczaj proces zamyka się w kilku prostych czynnościach:

  1. Pracownik tworzy zgłoszenie z informacją, że posiada laptop (lub inny sprzęt), którego data wymiany właśnie nadeszła lub minęła.
  2. Zgłoszenie trafia do odpowiedniego zespołu (załóżmy, że jest to dział IT); osoba, która chce się zająć tym tematem sama przypisuje się do zadania lub zostaje określona automatycznie – zależnie od konfiguracji i potrzeb firmy.
  3. Osoba z działu IT tworzy zamówienie nowego sprzętu dla pracownika a zgłoszenie przechodzi w stan oczekiwania.
  4. Gdy sprzęt trafia do firmy, zgłoszenie zostaje odblokowane do rozwiązania.
  5. Pracownik działu IT wydaje sprzęt. W chwili rozwiązywania zgłoszenia do pracownika automatycznie przypisany zostaje nowo wydany sprzęt. Dotychczas posiadany laptop pozostaje nieprzypisany.

Zgłoszenie może zostać stworzone automatycznie w momencie, gdy wygasa termin umowy/gwarancji/wymiany. Zgłoszenie może być także automatycznie przypisywane do konkretnego działu, zespołu lub osoby.

4. Screenshot przedstawiający przykład zgłoszenia dotyczącego zarządzania umowami w systemie Jira Service Management, pokazuje zgłoszenie o nazwie „odnowienie umowy” i jest jednocześnie zadaniem do wykonania dla osoby, której to zgłoszenie zostanie przypisane.

Rejestr umów, mini CRM

Obieg dokumentów oraz funkcjonalności związane z monitorowaniem stanu i ilości różnego rodzaju umów, może posłużyć firmie do uporządkowania działań wewnętrznych, a także do przeniesienia do systemu Jira informacji związanych z kontraktami podpisywanymi przez klientów. W ten sposób Jira Service Management spełni rolę systemu CRM. Zdarzyło nam się zaimplementować takie funkcjonalności w firmach klientów i z powodzeniem obserwować jak sprawnie przebiegają wszystkie działania oraz jak bardzo mogą być szczegółowe mimo, że dodatki typu asset management nie kojarzą się z rozwiązaniami CRM.

    • Do systemu możemy wprowadzić: dane klientów, informacje dotyczące umów (terminy, kwoty, inne parametry).
    • Jako „asset” można potraktować także usługi zakontraktowane na umowie.
    • System umożliwia zbieranie danych w statystyki i raporty podsumowujące pracę.
    • Możliwe jest także tworzenie wykresów z danymi np. za dany miesiąc ( np. ilość wprowadzonych, odnowionych, zrealizowanych, odrzuconych umów )
    • System może m.in. wysyłać przypomnienia o terminie wygaśnięcia umowy oraz automatycznie tworzyć i przypisywać zgłoszenia do odpowiedniej osoby (opiekuna umowy określonego wcześniej w CMDB).

5. Screenshot z systemu Jira Service Management przedstawiający zgłoszenie zatytułowane „umowa dla TT PSC” wraz z informacjami na temat typu umowy (standard), okres limitu (miesięczny) i usług (zmiana).

Dystrybucja licencji

Kolejny przykład zastosowania procesu „asset management” w Jira Service Management to dystrybucja licencji – tak jak w przypadku umów, możemy wprowadzić odpowiednie terminy i mechanizmy automatyzacji ułatwiające kontrolę nad dystrybucją licencji na oprogramowanie dla pracowników lub klientów.

Onboarding

Proces zarządzania mieniem w Jira Service Management daje ogromne możliwości, zależne od potrzeb a czasem także kreatywności zespołów, które potrzebują usprawnień. Jednym z kolejnych przykładów zastosowania procesu „asset management” w oprogramowaniu marki Atlassian jest onboarding pracownika – posiadając spis sprzętu, możemy szybko przypisać do nowej osoby odpowiednie urządzenia. Co więcej, możliwe jest przygotowanie domyślnego zestawu „startowego” dla każdego, nowo zatrudnionego pracownika wraz z datą wymiany poszczególnych jego elementów. Dzięki temu dział IT we współpracy z zespołem HR może szybko wprowadzić nową osobę i zorganizować jej stanowisko pracy. Całość można zintegrować z danymi o środkach trwałych działu administracji (tak, żeby ten dział także dostał powiadomienie o wydaniu sprzętu oraz miał do tego wgląd); a dzięki określonej odpowiednio strukturze firmy, informacje o wydanym sprzęcie dotrą także do przełożonego nowego pracownika.

      • Możliwość przygotowania „pakietu startowego” dla nowych pracowników.
      • Koniec z szukaniem osób odpowiedzialnych za sprzęt, sprawdzaniem jego dostępności na bieżąco, przesuwaniem terminu dostarczenia urządzeń i podpisywania papierowych dokumentów odbioru (pracownik potwierdza odbiór sprzętu w systemie Jira)
      • Odpowiednie działy/osoby mogą tworzyć zgłoszenia z zapotrzebowaniem na sprzęt, dzięki czemu możliwe jest planowanie zakupów. Dzięki odpowiedniej aplikacji, odnotowany zostanie bieżący stan zasobów: ile jest na stanie laptopów, ilu zgłoszono nowych pracowników; wysłany zostanie także mail z powiadomieniem jeśli stan spadnie poniżej minimalnego poziomu.
      • Wszystkie dane zgromadzone i aktualizowane w spójnym systemie; struktura oraz dostępne urządzenia sporządzone wcześniej w CMDB zapewniają uporządkowany przepływ informacji.

Zarządzanie flotą samochodową

Jira wraz z dodatkami pokrywającymi funkcjonalności „asset management” może być używana do zarządzania flotą samochodową firmy. Dzięki temu możliwe staje się sprawdzenie: do kogo przypisany jest dany samochodów (kto go używa), kto dba o dany pojazd (kto jest jego opiekunem), ile razy ten samochód był już w naprawie, jakie zgłaszano usterki, czy aktualnie jest w podróży służbowej a jeśli tak – to w jakiej. *Osadzenie procesu zarządzania flotą samochodową w systemie Jira może stanowić część procesu zarządzania delegacjami w środowisku Atlassian.

Jakie funkcjonalności zapewnia Jira Service Management + dodatki typu „asset management”?

Firma, która zdecyduje się na wdrożenie systemu Jira do zarządzania mieniem firmy, może liczyć na:

      • Procesy akceptacji zgodne ze strukturą organizacyjną – niezależnie od stopnia zaawansowania zależności; system obsłuży wielostopniową ścieżkę akceptacji; przykład: pracownik -> kierownik działu -> dyrektor IT -> prezes firmy
      • Odpowiednie ścieżki zgłoszeń dla różnych parametrów – ścieżka zgłoszenia może przebiegać inaczej dla różnych przypadków i parametrów. Na etapie przygotowań i konfiguracji, wprowadzimy tak wiele rodzajów ścieżek, ile będzie potrzebne. Firma nie musi się ograniczać do jednego scenariusza działania.
      • Przypomnienia o wygasających terminach – np. o dacie kończącej się gwarancji, umowy, licencji czy np. dacie przeglądu (w przypadku floty samochodowej) lub terminie wymiany sprzętu na nowy.
      • Monitorowanie awaryjności sprzętu – dzięki zgłoszeniom usterek, możliwe jest prowadzenie raportów dotyczących awaryjności urządzeń i szybkie działanie w przypadku np. wystąpienia wadliwej partii.
      • Śledzenie stanu urządzeń (assetów) w czasie rzeczywistym – wszystkie zasoby posiadają aktualne statusy; wiadomo więc czy są używane, przez kogo są używane, kiedy były serwisowane po raz ostatni
      • Automatyzacje np. automatyczne zgłoszenie na zamówienie nowego sprzętu, jeśli stan magazynowy spada do określonego progu; automatyczne przypisywanie zgłoszeń do odpowiednich osób; wysyłanie powiadomień o zbliżających się terminach (wymiany, przeglądu), automatyczne tworzenie wykresów z danymi dotyczącymi sprzętu.
      • Stały wgląd do informacji gdzie znajduje się dany sprzęt – możliwość sprawdzenia: w jakiej lokalizacji znajduje się urządzenie; u którego użytkownika; w którym dokładnie miejscu w biurze; lub np. kto posiada licencję na jakie oprogramowanie.

Jakie dodatki do zarządzania aktywami rekomendujemy?

Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników – przede wszystkim od potrzeb firmy, stopnia rozbudowania procesów, całościowej wielkości wdrożenia oraz specyfiki danego procesu w konkretnej organizacji. Dodatkami, które na pewno możemy polecić w kontekście procesu zarządzania środkami trwałymi, są:

      • Insight Asset Management firmy Mindville + Scriptrunner by Adaptavist
      • Stagil Assets firmy Stagil + Scriptrunner by Adaptavist

Zarządzanie środkami trwałymi w systemie Jira może okazać się niezwykle pomocne nie tylko podczas codziennego funkcjonowania firmy ale także do prowadzenia ewidencji środków trwałych i inwentaryzacji, które są niezbędne i wymagane od każdej organizacji. Asset Management to proces, który może wyglądać różnie i dotyczyć różnych zasobów – od prostego sprzętu, po umowy. Jeśli szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci kontrolować sprzęt kupowany dla pracowników, monitorować aktualny stan każdego urządzenia, zgłoś się do nas. Jira Service Management + odpowiednie dodatki to odpowiedź na potrzeby przedsiębiorstw z różnych branż; sprawdzi się zarówno w biznesie korporacyjnym jak i na liniach produkcyjnych.

Zobacz także:

 

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence

    Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji.…
    Czytaj dalej

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL

    Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA

    Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

    Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy,…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

    Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Program do rozliczania delegacji – Jira

    Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości aplikacji Vacation Manager

    Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się