Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości Vacation Manager

Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności drukowania czegokolwiek to marzenie niejednego przedsiębiorcy. Jeśli Twoja firma korzysta z systemu Jira, wdrożenie funkcjonalności związanych z zarządzaniem urlopami będzie stosunkowo proste – wystarczy dodatek Vacation Manager for Jira.

Firmy, które (jeszcze 😉) nie korzystają z rozwiązań Atlassian  także zachęcamy do przeczytania tego tekstu. Niezmiennie rekomendujemy ekosystem Atlassian do obsługi procesów biznesowych (Jira Software, Jira Core), obsługi klientów (Jira Service Desk), a także jako rozwiązanie typu intranet/extranet (Confluence i połączenie Linchpin + Confluence). Jesteśmy w stanie stworzyć spójne środowisko pracy, które z biegiem czasu może być rozwijane za pomocą specjalnych aplikacji lub usługi custom developmentu (funkcjonalności na życzenie).

Vacation Manager – program do zarządzania urlopami

Nasi specjaliści stworzyli już serię dodatków, dzięki którym możemy oferować przydatne i praktyczne rozwiązania zaimplementowane w środowisku Jira i Confluence. Jednym z nich jest Vacation Manager for Jira, który zdobywa coraz większą popularność wraz z rosnącym zainteresowaniem przenoszenia procesów biznesowych do systemów IT.

To właśnie dzięki niemu, możemy oferować naszym klientom sprawdzone rozwiązanie do zarządzania urlopami w firmie.

Aplikacja umożliwia m.in:

  • Tworzenie wniosków urlopowych i przesyłanie ich do akceptacji przełożonego;
  • Zgłaszanie wolnych dni oraz godzin z dokładnością do 30 minut;
  • Wyznaczanie zastępstwa na czas nieobecności;
  • Akceptacja/odrzucenie/prośba o kolejne informacje lub anulowanie wcześniej zaakceptowanego wniosku (menu przełożonego);
  • Dostęp do statystyk dni urlopowych – użytkownicy widzą ilość dostępnych oraz wykorzystanych dni urlopowych, ich przełożeni widzą dodatkowo statystyki swoich zespołów, a zespół HR ma dostęp do rozszerzonych statystyk wszystkich użytkowników (oraz np. przekrojowo, poprzez typ urlopu)
  • Wyświetlanie bezpośrednio w systemie Jira informacji o tym, że dany użytkownik jest na urlopie, dzięki dodatkowemu komunikatowi;
  • Elastyczny sposób konfiguracji kalendarzy – każdy użytkownik może mieć przypisany inny kalendarz dni wolnych od pracy oraz inny wymiar czasu pracy (domyślnie jest to 8h dziennie)

Dzięki aplikacji Vacation Manager wszystkie etapy procesu związanego z zarządzaniem urlopami odbywają się w Jira. Wykorzystując narzędzie zintegrowane z Jira, firma nie ponosi kosztów związanych z wdrożeniem oraz obsługą zewnętrznego systemu. Zespół HR nie musi martwić się o papierową obsługę wniosków i wprowadzanie ich do systemu ponieważ pracownicy sami zgłaszają urlopy, a przełożeni mogą od razu podejmować decyzje w sprawie wniosków. Dla pracowników korzystających z Jira każdego dnia, korzystanie z aplikacji Vacation Manager jest intuicyjne i tak samo proste jak tworzenie zwykłego zadania w każdym innym projekcie.

Ułatwienie dla pracowników, kadry zarządzającej i HR

Vacation Manager for Jira posiada szereg funkcjonalności (najważniejsze wymieniliśmy wyżej), które są przypisane trzem głównym grupom osób pełniących kluczowe role w procesie zarządzania urlopami. Aplikacja została stworzona tak, aby odpowiednio pogrupować opcje przypisane do każdej z tych grup w celu uporządkowania działań. (Nie może przecież dojść np. do sytuacji, gdy jeden pracownik współrzędny rangą innemu, akceptuje mu wniosek lub ma wgląd do informacji o urlopach całego działu). Vacation Manager for Jira uwzględnia zróżnicowanie ról w procesie zarządzania urlopami, dlatego różne menu posiadają:

  • Pracownicy firmy– wszystkie osoby, które zgłaszają urlop.
  • Kadra zarządzająca– przełożeni, którzy podejmują decyzję dot. wniosków urlopowych.
  • Zespół HR czuwający nad wprowadzeniem wszystkich, niezbędnych danych; monitorujący statystyki.

Każda z tych grup posiada oddzielne menu z możliwościami typowymi dla swoich obowiązków.

Vacation Manager for Jira menu for different groups

User Menu. Pracownik może:

  • Zgłaszać wnioski urlopowe z uwzględnieniem swojego zastępcy.

 

create vacation document with substitute, Vacation Manager for Jira

 

  • Przeglądać wszystkie zgłoszone wnioski i ich statusy (zaakceptowane/odrzucone), a także wnioski w wersji roboczej, które nie zostały jeszcze wysłane do zatwierdzenia.

 

 all vacation documents view in Vacation Manager for Jira

  • Przeglądać swoje statystyki i planować urlop z uwzględnieniem dni wolnych z przypisanego kalendarza

Vacation Manager for Jira user statistics

 

Supervisor Menu. Opcje dla przełożonego:

  • Lista wniosków do zatwierdzenia. Przełożony ma dostęp do wszystkich dokumentów urlopowych swojego zespołu; może zatwierdzić wniosek od razu, poprosić o więcej informacji (np. wskazanie lub zmianę osoby na zastępstwo), odrzucić wniosek albo anulować go już po jego wcześniejszym zaakceptowaniu.

Vacation Manager for Jira workflow

!Ważne: Kierownik projektów/menadżer oraz osoby z zespołu HR – jeśli  należą do jakiegoś zespołu, posiadają też zakładkę „user menu” i mogą zgłaszać wnioski urlopowe tak, jak każdy inny pracownik.

 HR Management

Zespół HR posiada dedykowaną zakładkę, którą umożliwia:

  • Tworzenie zespołów czyli grup użytkowników, którzy posiadają tego samego przełożonego, należą do tego samego projektu i działu.  Tworzenie zespołów pomaga przede wszystkim śledzić statystyki i tworzyć harmonogram pracy.

add new team in Vacation Manager for Jira

 

 

edit team in Vacation Manager for Jira

 

  • Przypisywanie dni wolnych do danego pracownika (konieczne na początku pracy z Vacation Managerem oraz przy wprowadzaniu do systemu nowo zatrudnionych pracowników; zespół HR musi uzupełnić ilość dni wolnych jakie przysługują każdej osobie; ta opcja jest wykorzystywana także w momencie gdy pracownik otrzymuje np. urlop macierzyński).

adding vacation days to users in Vacation Manager for Jira

 

  • Holiday Schemes – możliwość wgrania kalendarza dni wolnych od pracy (import z pliku) lub ręczne oznaczanie dni wolnych, np. świąt państwowych lub religijnych. Pracownik nie musi się martwić o to, że oznaczone dni świąteczne we wniosku urlopowym, wpłyną na pulę jego dni wolnych.

 

 

  • Workweek Schemes– wprowadzenie jakie dni w tygodniu są pracujące, a jakie nie – dla całej firmy lub dla poszczególnych zespołów/ pracowników osobno (np. jeśli ktoś pracuje w soboty, a wolne ma w poniedziałki).

 workweek scheme example in Vacation Manager for Jira

 

  • Śledzenie statystyk – zespół HR może sprawdzić statystyki poprzez wybór typu zgłaszanych urlopów (by vacation type) lub sprawdzić statystyki danego użytkownika (by user). Pozwala to weryfikować wykorzystanie urlopów np. gdy pracownik do końca roku powinien wykorzystać zaległy urlop.

statistics by vacation type in Vacation Manager for Jira

personal statistics in Vacation Manager for Jira

 

 Typu urlopów

Vacation Manager for Jira pozwala zdefiniować różne typu urlopów, które może zgłosić pracownik (typ urlopu = typ zgłoszenia w Jira). Ustawienia zostają wprowadzone przez administratora, dla całej organizacji. Dodatek umożliwia wprowadzenie:

  • Urlop dzienny (liczony w ilościach dni)

daily periode type in Vacation Manager for Jira

 

  •  Urlop pół-dniowy (pracownik wybiera, którą połowę dnia chce mieć wolną).

halfday periode type in Vacation Manager for Jira

 

  • Urlop godzinowy (pracownik może zgłosić wniosek o 30 minut lub kilka/kilkanaście godzin wolnych)hourly periode type in Vacation Manager in Jira

Dlaczego właśnie Vacation Manager for Jira?

  • Aplikacja jest zintegrowana z systemem Jira – firma może obsługiwać swoje procesy w jednym środowisku; jeśli już korzysta z oprogramowania Jira, inwestycja w aplikację będzie niższa niż koszt osobnego rozwiązania.
  • Jeśli pracownicy znają już system Jira, korzystanie z Vacation Manager będzie dla nich intuicyjne; firma oszczędzi czas i środki, które musiałaby przeznaczyć na szkolenia.
  • Zarządzanie urlopami w spójnym systemie jest ułatwieniem dla CAŁEJ organizacji; eliminowane są łańcuszki maili, konieczność drukowania wniosków i frustracja z powodu braku dostępu do statystyk dni wolnych.
  • Dodatek jest stale aktualizowany, nasi specjaliści są otwarci na komunikację i ewentualne uwagi.
  • Gwarantujemy darmowy okres korzystania z dodatku, w celu jego samodzielnego przetestowania

Zarządzanie urlopami, choć brzmi trywialnie, wymaga wykonania szeregu czynności, które poza systemem zajmują dużo czasu i często wprowadzają zamęt. Vacation Manager for Jira rozwiązuje problemy komunikacyjne i sprawia, że cały proces przebiega szybko, wszystkie dane są przejrzyste i zgromadzone w jednym miejscu.

Zarządzanie urlopami w Jira Oferujemy:
  • 30-dni bezpłatnego korzystania z testowej wersji dodatku Vacation for Jira (z możliwością przedłużenia).
  • Dedykowany portal dla klientów
  • Zespół ekspertów,  który odpowiednio skonfiguruje oraz wdroży proces zarządzania urlopami (oraz inne procesy back-office’owe) w firmie klienta.

Skontaktuj się z nami:

atlassian@ttpsc.pl

Magdalena Pach Transition Technologies PSC Atlassian

Magdalena Pach

Customer Consultant for Business Solutions

M: +48 785 140 933

E: magdalena.pach@ttpsc.pl