Po zakończonym procesie rekrutacji (który także może być osadzony w systemie Jira, o czym piszemy TUTAJ) przychodzi czas na wdrożenie pracownika, czyli onboarding, który często (choć to się zmienia!) kojarzony jest z chaosem komunikacyjnym i lekkim zagubieniem nowej osoby. Nie musi tak być – digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji. Dzięki temu firma z powodzeniem realizować wizję idealnego przyjęcia kolejnego specjalisty do swoich zespołów. Poniżej przedstawiamy przykład organizacji procesu onboardingu w systemie Jira zintegrowanym z Confluence.

Digitalizacja onboardingu – dlaczego warto?

Wdrożenie pracownika prowadzone w sposób cyfrowy, z wykorzystaniem systemu Jira oraz Confluence, jest podzielone na etapy oraz zadania, a te z kolei są przypisane do osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Korzyści z takiego sposobu działania to m.in:

  • Czytelna ścieżka działania – wszyscy wiedzą, kiedy przyjdzie kolej na ich część (np. dział IT wie, gdy nowa osoba kończy szkolenie BHP i spodziewa się jej przyjścia po sprzęt, więc może przygotować go odpowiednio wcześnie).
  • Wgląd do postępów realizacji zadań związanych z onboardingiem danego pracownika.
  • Łatwe zarządzanie środkami trwałymi firmy – od razu wiadomo, kiedy i jaki sprzęt otrzymał pracownik oraz ile zostało do dyspozycji w zasobach przedsiębiorstwa.
  • Możliwość dzielenia się dokumentami oraz ich archiwizacji.
  • Zdigitalizowana forma organizacji szkoleń.
  • Krótszy czas przebiegu całego procesu.

Wdrożenie pracownika krok po kroku

Zacznijmy od tego, z jakich czynności może* składać się onboarding pracownika (*każda firma działa w inny sposób, więc ten sam proces wdrażany u różnych klientów zawsze przebiega trochę inaczej; poniższą rozpiskę prosimy traktować jako przykład, a nie sztywne ramy – Jira i inne rozwiązania Atlassian można skonfigurować zgodnie ze specyficznym nazewnictwem, kolejnością działań i innymi wymaganiami przedsiębiorstwa).

Onboarding pracownika – etapy:

  1. Oprowadzenie po biurze.
  2. Przekazanie karty lub kodu dostępu do biura.
  3. Przedstawienie pracownika jego zespołowi.
  4. Zapoznanie pracownika z regulaminami i instrukcjami.
  5. Szkolenie z BHP.
  6. Wydanie komputera i telefonu firmowego.
  7. Włączenie pracownika do intranetu firmowego wraz z prezentacją najważniejszych przestrzeni.
  8. Szkolenie dotyczące podróży służbowych.
  9. Szkolenie z raportowania czasu pracy.
  10. Prezentacja benefitów i warunków korzystania z nich.
  11. Prezentacja firmowej księgi znaków i materiałów marketingowych.
  12. Ankieta z oceną onboardingu.

Onboarding w systemie Jira – jak to wygląda?

Z procesem onboardingu ściśle powiązane jest zarządzanie środkami trwałymi w Jira i funkcjonalności, jakie Jira Service Management zyskała dzięki połączeniu jej z dodatkiem Insight Asset Management (więcej na ten temat: Atlassian+Mindville), a także możliwości, jakie daje system Confluence oraz odpowiednio dobrane aplikacje uatrakcyjniające jego działanie.

Zacznijmy od początku:

1. Rozpoczęcie nowego procesu onboardingowego

Pracownik działu HR tworzy w systemie nowe zgłoszenie onboardingowe, uzupełniając w nim wszystkie dane zatrudnionego pracownika. Formularz z danymi może zawierać takie informacje, jak:

  • Opiekun ze strony HR nowo zatrudnionej osoby;
  • Przełożony;
  • Adres firmy (siedziba główna);
  • Adres filii, w której będzie pracowała dana osoba (lub informacja o trybie pracy zdalnej);
  • Dział, do którego należy pracownik;
  • Stanowisko;
  • Sprzęt firmowy, jaki powinien dostać pracownik;
  • Lokalizacja jego stanowiska pracy (budynek, pokój, biurko);
  • Czy dodatkowe informacje takie jak np.: aspiracje zawodowe, hobby, czy alergie pokarmowe).

Poniżej prezentujemy przykład formularza onboardingowego, który inicjuje w systemie wszystkie czynności związane z wdrożeniem nowego pracownika w firmie (przykład nieco różni się od naszej powyższej rozpiski, ponieważ tak jak wspomnieliśmy wcześniej, szablon formularza można skonfigurować zgodnie z potrzebami klienta):

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający początek procesu onboardingowego zaimplementowanego w tym systemie. Na zrzucie ekranu widać stronę startową Help Center oraz opcję Onboard Employee, na którą wskazuje kursor myszy

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający początek procesu onboardingowego zaimplementowanego w tym systemie. Na zrzucie ekranu widać formatkę zgłoszenia z okienkami do wpisania danych nowego pracownika, daty rozpoczęcia pracy czy przełożonego.
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

2. Automatycznie tworzone zadania dla odpowiednich osób

Wypełnienie formularza inicjującego proces onboardingu (patrz punkt 1), zakończone naciśnięciem akcji „utwórz/create” generuje automatycznie listę zadań, które składają się na wdrożenie pracownika w danej firmie – jest to konfigurowane na etapie implementacji procesu.

Warto wiedzieć:

  • Lista zadań może być różna a zależeć np. od: zespołu/projektu, do którego zatrudniony został pracownik, stanowiska, siedziby firmy, rodzaju zatrudnienia lub innych wytycznych wskazanych przez firmę.
  • System generuje automatycznie listę zadań kierując się informacjami uzupełnianymi przez pracownika zespołu HR w pierwszym, inicjującym proces etapie.
  • Zadania mogą być automatycznie przypisane do konkretnych pracowników lub kierowników zespołów, którzy przydzielą personalnie specjalistów do każdego zadania. Możliwe jest także przypisanie zadań bardziej ogólnie, do zespołu, w którego obrębie pracownicy sami przypiszą się do wykonania danych czynności.
Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający utworzone zgłoszenie z danymi pracownika. Na zrzucie ekranu widać wszystkie informacje o pracowniku, jego stanowisku a także podlinkowane zadania, które musi przejść w ramach procesu onboardingu.
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

Powyższy screen prezentuje prostą, krótką listę zadań typu: stworzenie konta pracownika w systemie Jira, przypisanie sprzętu firmowego czy zorganizowanie stanowiska pracy. Tak, jak wspominaliśmy we wstępie tego tekstu, te zadania zależą od potrzeb firmy.

Scenariusze działań, ustawienia, powiązania i zależności są definiowane na początku współpracy z klientem. Wszystkie też można z biegiem czasu zmienić lub zoptymalizować, gdyby zaszła taka potrzeba.

Zawartość poszczególnych zadań:

Indywidualna konfiguracja dotyczy także każdego zadania związanego z onboardingiem – inne wartości należy uzupełnić w zgłoszeniu dotyczącym sprzętu firmowego, a inne np. w zadaniu związanym ze szkoleniem BHP. Każde zadanie musi zawierać istotne informacje, które są z nim związane i każde może inicjować dodatkowe, potrzebne czynności do wykonania oraz aktualizować informacje w różnych projektach po tym, jak zostaną wykonane.

Przykład: Przypisanie sprzętu firmowego do pracownika

Formatka zadania zawiera: typ zgłoszenia, dane pracownika i powiązanie z głównym zadaniem onboardingowym oraz jego profilem w systemie, model laptopa, opis zawierający dodatkowe informacje, osobę przypisaną do zadania, osobę czuwająca nad całym procesem.

Ważne!

Zadanie może zostać stworzone automatycznie, natomiast kolejne wartości powinien skontrolować pracownik. System może np. przypisać pierwszy dostępny z puli laptop, który posiada w rejestrze, a pracownik działu IT po konsultacji z przełożonym nowo zatrudnianej osoby, dokona zmiany. Wprowadzenie kroku „zamówienia” sprzętu pozwala na uniknięcie chaosu – zamówienia musi dokonać pracownik odpowiedniego działu, po upewnieniu się, że wszystkie dane są prawidłowe. Zamówienie automatycznie zaktualizuje spis środków trwałych w firmie (przypominamy, że zarządzanie środkami trwałymi w Jira to wygodne i optymalne rozwiązanie).

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający jedno z zadań związanych z procesem onboardingu, jego tytuł brzmi Assign comupter to Sarah Penn i jest związany z czynnością przekazania sprzętu nowemu pracownikowi. Dział IT otrzymuje to zadanie wraz z opisem potrzeb pracownika. Opis przygotowuje przełożony nowego pracownika lub wyznaczona do tego osoba z zespołu HR.

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający dodatkowe okno do utworzenia zamówienia na komputer dla nowego pracownika. W oknie „computer from inventory” po rozpoczęciu wpisywania nazwy producenta, wyświetla się lista dostępnych zasobów firmowych. Pracownik wybiera konkretny model.
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

Przykład: przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający zadanie związane z obowiązkowymi szkoleniami, jakie musi przejść nowy pracownik. Znajdują się tam nazwy szkoleń i odnośniki do nich oraz termin, w którym wszystkie muszą zostać wykonane.
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

*Szkolenia w Jira+Confluence

Ważne!
Zalecamy naszym klientom integrację procesu onboardingu z systemem Confluence, dzięki czemu możliwe jest bardziej przyjazne i czytelne komunikowanie np. szkoleń czy odsyłanie pracownika do potrzebnych dla niego informacji. Confluence zintegrowany z dodatkiem Linchpin tworzy nowoczesny intranet przypominający kanały social media i pozwalający np. na tworzenie wydarzeń oraz prowadzenie zapisów.

 Screenshot z rozwiązania Confluence zintegrowanego z systemem Jira Service Management. Zrzut ekranu przedstawia trzy szkolenia w formie wydarzeń, na które pracownik może sam się zapisać. Są to trzy boksy z tytułem, datą, formułą (np. online), krótkim opisem i przyciskiem „Sign me up” umożliwiającym zapis

Ważne!
Po zapisaniu się pracownik otrzymuje email z potwierdzeniem oraz wydarzeniem do dodania w kalendarzu

Szkolenia można dodatkowo podzielić na cykle, a te na poszczególne sesje treningowe w konkretnych terminach, na które zapisani są uczestnicy.

Zespół organizujący szkolenia może posiadać osobny projekt w systemie Jira+Confluence, dzięki któremu sprawnie:

  • koordynuje działania,
  • kontroluje koszty,
  • sprawdza frekwencję,
  • oraz gromadzi oceny pracowników z każdego wydarzenia.

Szkolenia to ważny aspekt nie tylko onboardingu, ale całego employer brandingu, czyli dbałości o komfort i rozwój pracowników. Środowisko Atlassian można dostosować do potrzeb organizacji i wprowadzić np. konieczność akceptacji udziału pracownika w szkoleniu firmowym przez jego przełożonego lub elementy grywalizacji takie jak automatyczne przypisanie punktów za udział w szkoleniu, które są zbierane na poczet nagrody od firmy. Ułatwia też zdecydowanie śledzenie kosztów i optymalne rozdzielanie budżetu na szkolenia dla wszystkich działów firmy
– Katarzyna Głąb, Senior Business Analyst w Transition Technologies
PSC.

Realizacja zadań i przebieg procesu

Dla lepszego uporządkowania zadań można podzielić je na poszczególne dni tak, żeby było wiadomo, co musi zostać wykonane w jakiej kolejności. Przykład takiego podziału:

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający ścieżkę zadań następujących po sobie w ramach procesu onboardingu prowadzonego w tym systemie.
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

Realizacja zadań jest także widoczna na liście w głównym, wyjściowym zgłoszeniu onboardingowym, co może wyglądać tak:

Screenshot z rozwiązania Jira Service Management przedstawiający wszystkie zadania onboardingowe związane z danym pracownikiem oraz ich statusy – zrealizowane zadania są oznaczone jako DONE, a te, które jeszcze nie zostały rozpoczęte posiadają status „TO DO”
Source: https://youtu.be/WwLkeQPOvqU

Po zakończeniu wszystkich zadań związanych z onboardingiem pracownika osoba koordynująca działania (zazwyczaj jest to osoba z działu HR) oznacza cały zbiór jako „Zrobione/Done”. Nasz nowy pracownik przeszedł pełną ścieżkę wdrożenia.

Podsumowanie

Podsumowując, onboarding w Jira + Confluence jest ściśle związany z:

  • Zarządzaniem środkami trwałymi firmy.
  • Zarządzaniem szkoleniami i dostępem do treści firmowych.

Wdrożenie procesu onboardingu w ekosystemie rozwiązań Atlassian pozwala na:

  • Integrację z różnymi innymi narzędziami.
  • Elastyczność i indywidualną konfigurację procesu zgodnie z potrzebami firmy.
  • Rozwój środowiska i stopniowe dodawanie do niego kolejnych procesów biznesowych bez konieczności wprowadzania osobnych programów o innym interfejsie i sposobie obsługi.
  • Wgląd do wyników i raportów każdego projektu. Automatyzacje, które odciążają z powtarzających się zadań.
  • Uporządkowanie pracy: przed wdrożeniem firma musi określić scenariusze działania oraz przepływy informacji, co później owocuje bardzo sprawnym działaniem. Wszystkie procesy można z biegiem czasu usprawnić lub zmienić, jeśli firma będzie tego potrzebować.

Im większa firma, tym trudniej zapanować nad złożonymi procesami, które są ze sobą powiązane. Onboarding wymaga współpracy różnych osób z różnych zespołów oraz nienagannej komunikacji między nimi. Digitalizacja tego procesu powinna być priorytetem dla firm, które wdrażają nowych pracowników długo i chaotycznie, otrzymując później złe opinie od ankietowanych osób. Jest to też ważne dla przedsiębiorstw, które szybko się rozwijają i prowadzą wytężone działania rekrutacyjne, aby szybko pozyskać nowe osoby do prowadzonych projektów – im sprawniej i szybciej wprowadzą nowych specjalistów do firmy, tym szybciej będą mogli zająć się działaniami dla klientów. Zapraszamy do kontaktu wszystkie osoby, które uważają, że ich przedsiębiorstwo potrzebuje usprawnienia procesu onboardingu. Jesteśmy do dyspozycji!

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    Asset Management w Jira Service Management

    Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi…
    Czytaj dalej

    IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL

    Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA

    Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

    Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy,…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

    Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Program do rozliczania delegacji – Jira

    Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości aplikacji Vacation Manager

    Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się