Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT PSC udowodnił, że w tej roli świetnie sprawdza się odpowiednio skonfigurowana Jira.

fioletowa grafika z białym tekstem, mówiąca o konieczności migracji systemu Jira lub innych produktów Atlassian w wersji Server i zachętą do kontaktu
migracja Jira, migracja Atlassian, systemy Atlassian migracja, koniec Jira Server

Transition Technologies PSC jest Partnerem marki Atlassian, posiada także status Enterprise. Działalność firmy związana z konfiguracją, implementacją oraz rozszerzaniem produktów Atlassian za pomocą autorskich aplikacji wymaga silnego zespołu, który zajmuje się wyłącznie tym obszarem. Dział TT PSC Atlassian to blisko 50 ekspertów, którzy realizują zarówno proste zamówienia dotyczące np. sprzedaży licencji czy odnowienia oprogramowania jak i skomplikowane projekty – przeniesienie procesu związanego z rozliczaniem delegacji do systemu Jira, było jednym z nich.

Rozliczanie delegacji w Jira

Odpowiednia konfiguracja systemu Jira oraz wybór właściwych rozszerzeń umożliwia zaimplementowanie w programie funkcjonalności zarówno dla kadry zarządzającej, zespołu HR jak i użytkowników składających wnioski. Każda grupa otrzymuje uprawnienia i możliwości zgodne z pełnionymi obowiązkami. System Jira może dzięki temu stać się głównym narzędziem do rozliczania wyjazdów służbowych. Najważniejsze sekcje:

• Składanie deklaracji nieobecności

• Podróże i wyjazdy służbowe, w tym:

o Zgłaszanie wniosku o delegacje
o Rozliczenie delegacji
o Kalkulacja dodatkowej diety
o Rozliczanie kilometrówki
o Wniosek o zaliczkę
o Rozliczanie innych wydatków służbowych

• Dostawcy i odbiorcy (w tym dodatkowe, specyficzne funkcjonalności)

W systemie nie może też zabraknąć ustawień związanych stricte z użytkownikami: mogą zmieniać ustawienia swojego konta, sprawdzać, do jakich projektów są przypisani, ile mają niezamkniętych zgłoszeń, a także, do jakich grup należą. Posiadają możliwość ustawienia języka, w jakim chcą korzystać z systemu oraz dostępności – tzn. tego, czy tworzone przez nich elementy będą domyślnie widoczne dla wszystkich, czy też nie (mogą zmieniać to także na etapie tworzenia konkretnego obiektu). W dalszej części tekstu opiszemy krótko najważniejsze kroki związane ze zgłaszaniem oraz rozliczaniem delegacji w Jira.

Wniosek o delegację w systemie Jira

Rozliczanie wyjazdów służbowych rozpoczyna się od złożenia przez pracownika wniosku o delegację; w Jira potraktowaliśmy to jako osobny projekt, do którego użytkownik określa typ zgłoszenia; nazwaliśmy go „Podróże i wydatki służbowe”, natomiast typ zgłoszenia to „polecenie wyjazdu służbowego”. Oczywiście nazwa może być dowolna – najważniejsze, żeby oddawała jak najlepiej sens i cel funkcjonalności.

screenshot z systemu Jira pokazujący możliwość utworzenia zgłoszenia w procesie rozliczania delegacji

Złożenie wniosku o delegację w Jira wymaga od pracownika określenia wszystkich kluczowych informacji, takich jak m.in. kraj oraz miasto, cel podróży, data wyjazdu oraz powrotu, transport i koszty. Osoby, które lubią, chcą lub są proszone o przekazanie większej ilości informacji, mogą umieścić je w opisie zgłoszenia wraz z załącznikami. Dodatkową opcją jest wniosek o wypłatę zaliczki – stworzyliśmy do tego osobną, prostą formatkę, dzięki której zgłoszenie trafia do rozpatrzenia przez dział finansów.

Zapisanie uzupełnionego wniosku o delegację to przedostatni etap związany z wysłaniem zgłoszenia – dane są już wprowadzone i można je jeszcze edytować. Jeśli pracownik jest już wszystkiego pewny, wybiera komendę „wyślij do akceptacji” – wniosek o delegację trafia wtedy do przełożonego.

zrzut ekranu z systemu Jira obsługującego proces rozliczania delegacji

Ważne! 

Wyjazd służbowy wiąże się z nieobecnością pracownika w biurze, dlatego wdrożyliśmy dodatkowe rozwiązanie, które pozwala uniknąć nieporozumień. Użytkownik zgłasza datę nieobecności i określa swojego zastępcę – dzięki temu jego zadania na ten okres, zostają automatycznie przydzielone do wskazanej osoby.

Rozliczanie wyjazdów służbowych w Jira

Delegacje nieodzownie wiążą się z kosztami i koniecznością ich poprawnego rozliczenia – proces wcale nie musi być długotrwały i trudny. Dzięki odpowiedniej konfiguracji wszystkie czynności można przeprowadzić w oprogramowaniu Jira – co pozwala skrócić czas obiegu dokumentów, a informacje pozostają w systemie. „Omijamy” też konieczność szukania osób decyzyjnych w biurze i generowania dodatkowych druków.

Rozliczenie delegacji w Jira jest możliwe, gdy wniosek o delegację otrzyma status „oczekuje rozliczenia” (ponownie podkreślamy, że nazwy mogą brzmieć inaczej). W formularzu pojawia się przycisk „Rozlicz delegację”, który przenosi użytkownika do odpowiedniej formatki i powoduje zmianę statusu wniosku na „W trakcie rozliczenia”.

Ważne!

Status „oczekuje na rozliczenie” to ostatni status PRZED wyjazdem służbowym. Pracownik zmienia status na „rozlicz delegację” po powrocie.

Wyliczanie delegacji przez system Jira, screenshot z opisywanego oprogramowania

Na powyższym screenie widoczne są przykładowe pola do uzupełnienia w procesie rozliczenia delegacji. To, jakie informacje powinny znaleźć się w formularzu, zostaje ustalone z klientem w momencie omawiania potrzeb związanych z programem – wdrażamy rozwiązania zgodne z wymaganiami klienta.

Ważne!

Biorąc pod uwagę delegacje zagraniczne, zaimplementowaliśmy w systemie Jira przeliczanie walutowe (kursy pobierane są z Narodowego Banku Polskiego). Program wyświetla kwotę do wypłaty w walucie kraju, w którym odbyła się delegacja oraz w walucie, w jakiej rozlicza się firma.

Po uzupełnieniu przez pracownika wszystkich okienek, formatka może zostać zapisana (z możliwością edycji) lub od razu wysłana do akceptacji.

Środowisko zostało skonfigurowane tak, że po naciśnięciu przycisku „do akceptacji” zliczane są wszystkie wydatki; użytkownik otrzymuje informację o wysokości dziennej stawki diety, o tym ile diety zostało mu przyznane (zliczając czas delegacji) oraz ile zostało z niej odliczone. Na podstawie tych wartości oraz ewentualnej zaliczki, wyliczana jest kwota do zapłaty. Krzysztof Stefański, Atlassian Specialist, Transition Technologies PSC

Jeśli po wyliczeniu, użytkownik widzi kwotę ujemną, musi zwrócić pieniądze do kasy lub na firmowy rachunek bankowy. Wniosek o delegację zostaje automatycznie zamknięty i oznaczony jako „rozliczony” po akceptacji rozliczenia przez dział finansów.

Program do delegacji, dodatkowe funkcjonalności

Powyższy opis dotyczy podstawowej czynności związanej z rozliczaniem delegacji: składanie wniosku o delegację, wnioskowanie o zaliczkę oraz rozliczanie delegacji po powrocie. Wiemy jednak, że w większości firm to nie wystarczy. W systemie Jira można z powodzeniem wdrożyć dodatkowe funkcjonalności, takie jak np.

Kalkulacja dodatkowej diety – konieczne w przypadku gdy podczas jednej delegacji pracownik przebywał w więcej niż jednym państwie. W takiej sytuacji musi stworzyć dodatkowe wnioski, dla każdego z odwiedzonych krajów oraz powiązać je z wcześniejszym rozliczeniem.

screenshot z systemu Jira pokazujący możliwość utworzenia zgłoszenia w procesie rozliczania delegacji
Rozliczenie kilometrówki – obowiązuje w przypadku każdego wyjazdu służbowego. Rozliczenie kilometrówki w Jira potraktowaliśmy jako osobny formularz (typ zgłoszenia), który należy powiązać z wnioskiem o rozliczenie całości delegacji.

zrzut ekranu z systemu Jira pokazujący rozliczanie kilometrówki w procesie zarządzania delegacjami, obrazek ilustruje opisywane w tekście rozwiązanie

Wnioskowanie o fakturę

Zgłoszenie wniosku o fakturę w systemie Jira, zrzut ekranu z opisywanego w tekście rozwiązania do rozliczania delegacji

Wyszukiwanie wniosków – jedna z przydatniejszych funkcjonalności zarówno z punktu widzenia pracowników, działu HR jak i managementu.

Optymalizacja procesów biznesowych

Jeśli Twoja firma szuka rozwiązań, które usprawnią obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami (w szerokim tego słowa znaczeniu, bez względu na branżę), zapraszamy do kontaktu. Dobrze skonfigurowane narzędzia Atlassian spełnią nawet wygórowane oczekiwania i specyficzne potrzeby.

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 0 / 5. Vote count: 0

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence

    Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji.…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie projektami w Jira Cloud i Structure oraz Structure.Gantt

    Wśród aplikacji do zarządzania projektami można znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem…
    Czytaj dalej

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    Confluence + Linchpin. Nowoczesny i funkcjonalny Intranet dla firm

    Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z…
    Czytaj dalej

    System dla zespołu HR – rekrutacja pracowników w środowisku Jira i Confluence

    Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych…
    Czytaj dalej

    Asset Management w Jira Service Management

    Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi…
    Czytaj dalej

    IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL

    Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA

    Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

    Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy,…
    Czytaj dalej

    Project Management Office w Twojej firmie

    Wy­cho­dzi­my na­prze­ciw pro­fe­sjo­nal­nym prak­ty­kom za­rzą­dza­nia pro­jek­ta­mi w pol­skich przed­się­bior­stwach, ofe­ru­jąc kom­plek­so­wą usłu­gę re­ali­za­cji PMO w śro­do­wi­sku na­rzę­dzi Atlas­sian. Oferujemy zestaw sprawdzonych narzędzi, które…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

    Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości aplikacji Vacation Manager

    Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się