Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT PSC udowodnił, że w tej roli świetnie sprawdza się odpowiednio skonfigurowana Jira.
Transition Technologies PSC jest Platynowym Partnerem marki Atlassian, posiada także status Enterprise. Działalność firmy związana z konfiguracją, implementacją oraz rozszerzaniem produktów Atlassian za pomocą autorskich aplikacji wymaga silnego zespołu, który zajmuje się wyłącznie tym obszarem. Dział TT PSC Atlassian to blisko 50 ekspertów, którzy realizują zarówno proste zamówienia dotyczące np. sprzedaży licencji czy odnowienia oprogramowania jak i skomplikowane projekty – przeniesienie procesu związanego z rozliczaniem delegacji do systemu Jira, było jednym z nich.
Rozliczanie delegacji w Jira
Odpowiednia konfiguracja systemu Jira oraz wybór właściwych rozszerzeń umożliwia zaimplementowanie w programie funkcjonalności zarówno dla kadry zarządzającej, zespołu HR jak i użytkowników składających wnioski. Każda grupa otrzymuje uprawnienia i możliwości zgodne z pełnionymi obowiązkami. System Jira może dzięki temu stać się głównym narzędziem do rozliczania wyjazdów służbowych. Najważniejsze sekcje:
• Składanie deklaracji nieobecności
• Podróże i wyjazdy służbowe, w tym:
o Zgłaszanie wniosku o delegacje
o Rozliczenie delegacji
o Kalkulacja dodatkowej diety
o Rozliczanie kilometrówki
o Wniosek o zaliczkę
o Rozliczanie innych wydatków służbowych
• Dostawcy i odbiorcy (w tym dodatkowe, specyficzne funkcjonalności)
W systemie nie może też zabraknąć ustawień związanych stricte z użytkownikami: mogą zmieniać ustawienia swojego konta, sprawdzać, do jakich projektów są przypisani, ile mają niezamkniętych zgłoszeń, a także, do jakich grup należą. Posiadają możliwość ustawienia języka, w jakim chcą korzystać z systemu oraz dostępności – tzn. tego, czy tworzone przez nich elementy będą domyślnie widoczne dla wszystkich, czy też nie (mogą zmieniać to także na etapie tworzenia konkretnego obiektu). W dalszej części tekstu opiszemy krótko najważniejsze kroki związane ze zgłaszaniem oraz rozliczaniem delegacji w Jira.
Wniosek o delegację w systemie Jira
Rozliczanie wyjazdów służbowych rozpoczyna się od złożenia przez pracownika wniosku o delegację; w Jira potraktowaliśmy to jako osobny projekt, do którego użytkownik określa typ zgłoszenia; nazwaliśmy go „Podróże i wydatki służbowe”, natomiast typ zgłoszenia to „polecenie wyjazdu służbowego”. Oczywiście nazwa może być dowolna – najważniejsze, żeby oddawała jak najlepiej sens i cel funkcjonalności.
Złożenie wniosku o delegację w Jira wymaga od pracownika określenia wszystkich kluczowych informacji, takich jak m.in. kraj oraz miasto, cel podróży, data wyjazdu oraz powrotu, transport i koszty. Osoby, które lubią, chcą lub są proszone o przekazanie większej ilości informacji, mogą umieścić je w opisie zgłoszenia wraz z załącznikami. Dodatkową opcją jest wniosek o wypłatę zaliczki – stworzyliśmy do tego osobną, prostą formatkę, dzięki której zgłoszenie trafia do rozpatrzenia przez dział finansów.
Zapisanie uzupełnionego wniosku o delegację to przedostatni etap związany z wysłaniem zgłoszenia – dane są już wprowadzone i można je jeszcze edytować. Jeśli pracownik jest już wszystkiego pewny, wybiera komendę „wyślij do akceptacji” – wniosek o delegację trafia wtedy do przełożonego.
Ważne!
Wyjazd służbowy wiąże się z nieobecnością pracownika w biurze, dlatego wdrożyliśmy dodatkowe rozwiązanie, które pozwala uniknąć nieporozumień. Użytkownik zgłasza datę nieobecności i określa swojego zastępcę – dzięki temu jego zadania na ten okres, zostają automatycznie przydzielone do wskazanej osoby.
Rozliczanie wyjazdów służbowych w Jira
Delegacje nieodzownie wiążą się z kosztami i koniecznością ich poprawnego rozliczenia – proces wcale nie musi być długotrwały i trudny. Dzięki odpowiedniej konfiguracji wszystkie czynności można przeprowadzić w oprogramowaniu Jira – co pozwala skrócić czas obiegu dokumentów, a informacje pozostają w systemie. „Omijamy” też konieczność szukania osób decyzyjnych w biurze i generowania dodatkowych druków.
Rozliczenie delegacji w Jira jest możliwe, gdy wniosek o delegację otrzyma status „oczekuje rozliczenia” (ponownie podkreślamy, że nazwy mogą brzmieć inaczej). W formularzu pojawia się przycisk „Rozlicz delegację”, który przenosi użytkownika do odpowiedniej formatki i powoduje zmianę statusu wniosku na „W trakcie rozliczenia”.
Ważne!
Status „oczekuje na rozliczenie” to ostatni status PRZED wyjazdem służbowym. Pracownik zmienia status na „rozlicz delegację” po powrocie.
Na powyższym screenie widoczne są przykładowe pola do uzupełnienia w procesie rozliczenia delegacji. To, jakie informacje powinny znaleźć się w formularzu, zostaje ustalone z klientem w momencie omawiania potrzeb związanych z programem – wdrażamy rozwiązania zgodne z wymaganiami klienta.
Ważne!
Biorąc pod uwagę delegacje zagraniczne, zaimplementowaliśmy w systemie Jira przeliczanie walutowe (kursy pobierane są z Narodowego Banku Polskiego). Program wyświetla kwotę do wypłaty w walucie kraju, w którym odbyła się delegacja oraz w walucie, w jakiej rozlicza się firma.
Po uzupełnieniu przez pracownika wszystkich okienek, formatka może zostać zapisana (z możliwością edycji) lub od razu wysłana do akceptacji.
Środowisko zostało skonfigurowane tak, że po naciśnięciu przycisku „do akceptacji” zliczane są wszystkie wydatki; użytkownik otrzymuje informację o wysokości dziennej stawki diety, o tym ile diety zostało mu przyznane (zliczając czas delegacji) oraz ile zostało z niej odliczone. Na podstawie tych wartości oraz ewentualnej zaliczki, wyliczana jest kwota do zapłaty. Krzysztof Stefański, Atlassian Specialist, Transition Technologies PSC
Jeśli po wyliczeniu, użytkownik widzi kwotę ujemną, musi zwrócić pieniądze do kasy lub na firmowy rachunek bankowy. Wniosek o delegację zostaje automatycznie zamknięty i oznaczony jako „rozliczony” po akceptacji rozliczenia przez dział finansów.
Program do delegacji, dodatkowe funkcjonalności
Powyższy opis dotyczy podstawowej czynności związanej z rozliczaniem delegacji: składanie wniosku o delegację, wnioskowanie o zaliczkę oraz rozliczanie delegacji po powrocie. Wiemy jednak, że w większości firm to nie wystarczy. W systemie Jira można z powodzeniem wdrożyć dodatkowe funkcjonalności, takie jak np.
• Kalkulacja dodatkowej diety – konieczne w przypadku gdy podczas jednej delegacji pracownik przebywał w więcej niż jednym państwie. W takiej sytuacji musi stworzyć dodatkowe wnioski, dla każdego z odwiedzonych krajów oraz powiązać je z wcześniejszym rozliczeniem.
• Rozliczenie kilometrówki – obowiązuje w przypadku każdego wyjazdu służbowego. Rozliczenie kilometrówki w Jira potraktowaliśmy jako osobny formularz (typ zgłoszenia), który należy powiązać z wnioskiem o rozliczenie całości delegacji.
• Wnioskowanie o fakturę
• Wyszukiwanie wniosków – jedna z przydatniejszych funkcjonalności zarówno z punktu widzenia pracowników, działu HR jak i managementu.
Optymalizacja procesów biznesowych
Jeśli Twoja firma szuka rozwiązań, które usprawnią obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami (w szerokim tego słowa znaczeniu, bez względu na branżę), zapraszamy do kontaktu. Dobrze skonfigurowane narzędzia Atlassian spełnią nawet wygórowane oczekiwania i specyficzne potrzeby.