Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT PSC udowodnił, że w tej roli świetnie sprawdza się odpowiednio skonfigurowana Jira.
Transition Technologies PSC jest Partnerem marki Atlassian, posiada także status Enterprise. Działalność firmy związana z konfiguracją, implementacją oraz rozszerzaniem produktów Atlassian za pomocą autorskich aplikacji wymaga silnego zespołu, który zajmuje się wyłącznie tym obszarem. Dział TT PSC Atlassian to blisko 50 ekspertów, którzy realizują zarówno proste zamówienia dotyczące np. sprzedaży licencji czy odnowienia oprogramowania jak i skomplikowane projekty – przeniesienie procesu związanego z rozliczaniem delegacji do systemu Jira, było jednym z nich.
Odpowiednia konfiguracja systemu Jira oraz wybór właściwych rozszerzeń umożliwia zaimplementowanie w programie funkcjonalności zarówno dla kadry zarządzającej, zespołu HR jak i użytkowników składających wnioski. Każda grupa otrzymuje uprawnienia i możliwości zgodne z pełnionymi obowiązkami. System Jira może dzięki temu stać się głównym narzędziem do rozliczania wyjazdów służbowych. Najważniejsze sekcje:
• Składanie deklaracji nieobecności
• Podróże i wyjazdy służbowe, w tym:
o Zgłaszanie wniosku o delegacje
o Rozliczenie delegacji
o Kalkulacja dodatkowej diety
o Rozliczanie kilometrówki
o Wniosek o zaliczkę
o Rozliczanie innych wydatków służbowych
• Dostawcy i odbiorcy (w tym dodatkowe, specyficzne funkcjonalności)
W systemie nie może też zabraknąć ustawień związanych stricte z użytkownikami: mogą zmieniać ustawienia swojego konta, sprawdzać, do jakich projektów są przypisani, ile mają niezamkniętych zgłoszeń, a także, do jakich grup należą. Posiadają możliwość ustawienia języka, w jakim chcą korzystać z systemu oraz dostępności – tzn. tego, czy tworzone przez nich elementy będą domyślnie widoczne dla wszystkich, czy też nie (mogą zmieniać to także na etapie tworzenia konkretnego obiektu). W dalszej części tekstu opiszemy krótko najważniejsze kroki związane ze zgłaszaniem oraz rozliczaniem delegacji w Jira.
Rozliczanie wyjazdów służbowych rozpoczyna się od złożenia przez pracownika wniosku o delegację; w Jira potraktowaliśmy to jako osobny projekt, do którego użytkownik określa typ zgłoszenia; nazwaliśmy go „Podróże i wydatki służbowe”, natomiast typ zgłoszenia to „polecenie wyjazdu służbowego”. Oczywiście nazwa może być dowolna – najważniejsze, żeby oddawała jak najlepiej sens i cel funkcjonalności.
Złożenie wniosku o delegację w Jira wymaga od pracownika określenia wszystkich kluczowych informacji, takich jak m.in. kraj oraz miasto, cel podróży, data wyjazdu oraz powrotu, transport i koszty. Osoby, które lubią, chcą lub są proszone o przekazanie większej ilości informacji, mogą umieścić je w opisie zgłoszenia wraz z załącznikami. Dodatkową opcją jest wniosek o wypłatę zaliczki – stworzyliśmy do tego osobną, prostą formatkę, dzięki której zgłoszenie trafia do rozpatrzenia przez dział finansów.
Zapisanie uzupełnionego wniosku o delegację to przedostatni etap związany z wysłaniem zgłoszenia – dane są już wprowadzone i można je jeszcze edytować. Jeśli pracownik jest już wszystkiego pewny, wybiera komendę „wyślij do akceptacji” – wniosek o delegację trafia wtedy do przełożonego.
Ważne!
Wyjazd służbowy wiąże się z nieobecnością pracownika w biurze, dlatego wdrożyliśmy dodatkowe rozwiązanie, które pozwala uniknąć nieporozumień. Użytkownik zgłasza datę nieobecności i określa swojego zastępcę – dzięki temu jego zadania na ten okres, zostają automatycznie przydzielone do wskazanej osoby.
Delegacje nieodzownie wiążą się z kosztami i koniecznością ich poprawnego rozliczenia – proces wcale nie musi być długotrwały i trudny. Dzięki odpowiedniej konfiguracji wszystkie czynności można przeprowadzić w oprogramowaniu Jira – co pozwala skrócić czas obiegu dokumentów, a informacje pozostają w systemie. „Omijamy” też konieczność szukania osób decyzyjnych w biurze i generowania dodatkowych druków.
Rozliczenie delegacji w Jira jest możliwe, gdy wniosek o delegację otrzyma status „oczekuje rozliczenia” (ponownie podkreślamy, że nazwy mogą brzmieć inaczej). W formularzu pojawia się przycisk „Rozlicz delegację”, który przenosi użytkownika do odpowiedniej formatki i powoduje zmianę statusu wniosku na „W trakcie rozliczenia”.
Ważne!
Status „oczekuje na rozliczenie” to ostatni status PRZED wyjazdem służbowym. Pracownik zmienia status na „rozlicz delegację” po powrocie.
Na powyższym screenie widoczne są przykładowe pola do uzupełnienia w procesie rozliczenia delegacji. To, jakie informacje powinny znaleźć się w formularzu, zostaje ustalone z klientem w momencie omawiania potrzeb związanych z programem – wdrażamy rozwiązania zgodne z wymaganiami klienta.
Ważne!
Biorąc pod uwagę delegacje zagraniczne, zaimplementowaliśmy w systemie Jira przeliczanie walutowe (kursy pobierane są z Narodowego Banku Polskiego). Program wyświetla kwotę do wypłaty w walucie kraju, w którym odbyła się delegacja oraz w walucie, w jakiej rozlicza się firma.
Po uzupełnieniu przez pracownika wszystkich okienek, formatka może zostać zapisana (z możliwością edycji) lub od razu wysłana do akceptacji.
Środowisko zostało skonfigurowane tak, że po naciśnięciu przycisku „do akceptacji” zliczane są wszystkie wydatki; użytkownik otrzymuje informację o wysokości dziennej stawki diety, o tym ile diety zostało mu przyznane (zliczając czas delegacji) oraz ile zostało z niej odliczone. Na podstawie tych wartości oraz ewentualnej zaliczki, wyliczana jest kwota do zapłaty. Krzysztof Stefański, Atlassian Specialist, Transition Technologies PSC
Jeśli po wyliczeniu, użytkownik widzi kwotę ujemną, musi zwrócić pieniądze do kasy lub na firmowy rachunek bankowy. Wniosek o delegację zostaje automatycznie zamknięty i oznaczony jako „rozliczony” po akceptacji rozliczenia przez dział finansów.
Powyższy opis dotyczy podstawowej czynności związanej z rozliczaniem delegacji: składanie wniosku o delegację, wnioskowanie o zaliczkę oraz rozliczanie delegacji po powrocie. Wiemy jednak, że w większości firm to nie wystarczy. W systemie Jira można z powodzeniem wdrożyć dodatkowe funkcjonalności, takie jak np.
• Kalkulacja dodatkowej diety – konieczne w przypadku gdy podczas jednej delegacji pracownik przebywał w więcej niż jednym państwie. W takiej sytuacji musi stworzyć dodatkowe wnioski, dla każdego z odwiedzonych krajów oraz powiązać je z wcześniejszym rozliczeniem.
• Rozliczenie kilometrówki – obowiązuje w przypadku każdego wyjazdu służbowego. Rozliczenie kilometrówki w Jira potraktowaliśmy jako osobny formularz (typ zgłoszenia), który należy powiązać z wnioskiem o rozliczenie całości delegacji.
• Wnioskowanie o fakturę
• Wyszukiwanie wniosków – jedna z przydatniejszych funkcjonalności zarówno z punktu widzenia pracowników, działu HR jak i managementu.
Jeśli Twoja firma szuka rozwiązań, które usprawnią obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami (w szerokim tego słowa znaczeniu, bez względu na branżę), zapraszamy do kontaktu. Dobrze skonfigurowane narzędzia Atlassian spełnią nawet wygórowane oczekiwania i specyficzne potrzeby.
Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji. Dzięki temu firma z powodzeniem realizować wizję idealnego przyjęcia kolejnego specjalisty do swoich zespołów. Przedstawiamy przykład organizacji procesu onboardingu w systemie Jira zintegrowanym z Confluence.
Wśród aplikacji do zarządzania projektami można znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem projektów. Nasz tekst kierujemy do osób, które chcą wprowadzić porządek do zarządzania pracą, scentralizować procesy i zyskać jedno środowisko do prowadzenia wielu czynności. Przedstawiamy najważniejsze funkcjonalności systemu Jira Cloud zintegrowanego z aplikacją Structure oraz Structure.Gantt firmy ALM Works.
Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania testami oraz pracami programistycznymi, przez systemy pozwalające na zwinne (lub kaskadowe) zarządzanie projektami, aż po możliwości digitalizacji procesów biznesowych w tym administracyjnych oraz ITSM. Zgodnie z najnowszymi danymi, Atlassian posiada już ponad 200 tysięcy klientów na całym świecie a jego wartość rynkowa jest szacowana na ponad 60 mld dolarów. Osiągnięcie i utrzymanie takich wyników wiąże się z elastycznością i dostosowaniem oferty do potrzeb zmieniającego się świata. Obecnie Atlassian razem ze swoimi klientami wchodzi w nową erę – Cloud i stopniowo wygasza swoje systemy w wersji Server.
Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z resztą jedno z haseł wyszukiwanych w Google). Jeśli szukacie intranetu/extranetu, który będzie funkcjonalny, intuicyjny, zaawansowany pod względem konfiguracji oraz przyjazny od strony wizualnej, polecamy połączenie, jakie daje system Confluence marki Atlassian z dodatkiem Linchpin firmy Seibert Media.
Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych pracowników w swoich organizacjach. Dzięki połączeniu możliwości systemu Jira Service Management oraz Confluence (i odpowiedniej konfiguracji obu) wdrażamy kompleksowe środowisko, w którym obsłużony zostanie proces rekrutacji, począwszy od wystawienia wniosku o zapotrzebowanie na pracownika, przez wieloetapowy onboarding uwzględniający np. szkolenia i zarządzanie sprzętem.
Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi w firmie – i właśnie w takim kontekście przedstawiamy osadzenie tego pojęcia i związanych z nim czynności w systemie Jira Service Management.
Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM dla swojej firmy? Poznaj odpowiedzi i sprawdzone rozwiązanie z oferty naszej strategicznego partnera.
Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania IT, tworzy je samodzielnie. Wzrasta więc nie tyle zapotrzebowanie na systemy umożliwiające tworzenie oprogramowania, co na rozwiązania automatyzujące i przyspieszające cały proces.
Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom na zgłaszanie usterek, potrzeb oraz problemów, które trafiają do odpowiedniej linii wsparcia. Portal Klienta w Jira Service Management to narzędzie stale aktualizowane przez producenta, skalowane, posiadające certyfikaty potwierdzające zgodność ITIL, a przede wszystkim – łatwe w obsłudze.
Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem i wsparciem produktów Atlassian w wersji Server, dziś (9 listopada 2020) natomiast ogłoszony został rebranding Jira Service Desk na Jira Service Management. Klienci otrzymają złożony, kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami. Do tej pory Jira Service Desk była wzbogacana o istotne funkcjonalności za pomocą dodatków, teraz będzie je posiadała domyślnie. To bardzo duży krok w kierunku zaspokojenia potrzeb klientów biznesowych.
Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie utrzymania jest takie samo dla obu opcji hostingowych? Przedstawiamy najważniejsze różnice między systemem Jira Cloud a Jira Server - warto je poznać przed podjęciem decyzji związanej z implementacją lub migracją oprogramowania dla swojej firmy.
Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie? Jak się do nich przygotować? Na te pytania odpowiadam w dalszej części tekstu – zapraszam do czytania.
Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i w jaki sposób efektywnie (i zwinnie) prowadzić projekty? Przedstawiamy zbiór informacji, który każda osoba związana w jakikolwiek sposób z technologiami, powinna poznać. Mamy nadzieję, że uznacie je za wartościowe oraz godne polecenia. Zapraszamy do komentowania, a w przypadku pytać szczegółowych – do kontaktu
Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało się jasne, że w dłuższej perspektywie nie jest możliwe utrzymanie centralnego ZSZ (w którego skład obok standardów ISO9001, ISO20000, OHSAS wchodził także ISO27001). Należało działać.
Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model działania, m.in. dzięki narzędziom marki Atlassian, które zapewniają efektywny przepływ informacji z każdego miejsca na świecie. W tekście przedstawimy kilka sprawdzonych programów, dzięki którym praca zdalna przebiega bez przestojów, nie zakłócając realizacji projektów. Wśród nich znajdują się flagowe systemy marki, takie jak Jira oraz Confluence.
Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy, analitycy, eksperci od PRu czy Employer Brandingu. Listy można właściwie nie zamykać - wszystko zależy od tego, jakie projekty są lub będą realizowane. I choć zespół składa się z różnych osób, to każdej z nich przyświeca ten sam cel: wykonać swoją pracę dobrze oraz na czas.
Wychodzimy naprzeciw profesjonalnym praktykom zarządzania projektami w polskich przedsiębiorstwach, oferując kompleksową usługę realizacji PMO w środowisku narzędzi Atlassian. Oferujemy zestaw sprawdzonych narzędzi, które usprawniają procesy w firmach – konfigurujemy rozwiązania PMO zgodnie z potrzebami biznesu.
Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts of transforming your company culture”, natomiast Mirosław Żyszczyński, Technical Support Team Leader, ponownie został zaproszony przez australijskiego producenta jako jedna z najaktywniejszych osób tworzących społeczność skupioną wokół Atlassian.
Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane do zarządzania projektami o różnym przeznaczeniu. Jednym z przykładów nietypowego (na pierwszy rzut oka) zastosowania środowiska Jira jest Customer Relationship Management.
Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści i zobacz zrzuty ekranu z rozwiązania, a także przykładowe ścieżki przepływu dokumentów w firmie. Zapraszamy!
Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system można rozszerzyć o dodatkowe funkcjonalności do raportowania i ewidencji czasu pracy.
Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności drukowania czegokolwiek to marzenie niejednego przedsiębiorcy. Jeśli Twoja firma korzysta z systemu Jira, wdrożenie funkcjonalności związanych z zarządzaniem urlopami będzie stosunkowo proste – wystarczy dodatek Vacation Manager for Jira.
Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w Wiedniu, z jakich części składało się wydarzenie i jak oceniają je specjaliści TTPSC?
– na podstawie wdrożenia GK TT Grupa Kapitałowa Transition Technologies zatrudnia obecnie blisko 1000 pracowników działających w szeroko pojętej branży nowych technologii. GK TT składa się z wielu poziomów organizacyjnych tak, aby możliwa była skuteczna i efektywna dywersyfikacja oferty oraz rozwój każdego obszaru. Przy tak złożonej strukturze szczególnie ważna jest płynna komunikacja między działami, zespołami […]
Atlassian Summit to coroczne wydarzenie organizowane przez australijskiego producenta systemów do zarządzania pracą, z których najpopularniejsze to Jira i Confluence. Tegoroczna impreza przyciągnęła ponad 4,5 tysiąca osób związanych w marką. Przygotowaliśmy krótkie podsumowanie dotyczące najważniejszych tematów i zmian ogłoszonych przez naszego strategicznego partnera biznesowego. Co dzieje się w Vegas, zostaje w … W tym roku […]
Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na prowadzenie projektów programistycznych. Po przeszło 10 latach wiemy już, że DevOps przynosi wymierne korzyści, usprawniając pracę nad tworzeniem aplikacji.
Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian. Jira Data Center to zaawansowane rozwiązanie dla firm, które dodatkowo potrzebują gwarancji nieprzerwanej pracy systemu.
Zarządzanie projektami biznesowymi Zarządzanie portfelem projektów to duże wyzwanie dla każdej organizacji; wymaga stałej kontroli nad wyznaczonymi zadaniami oraz ogólnym przepływem pracy. Na szczęście istnieją narzędzia, które świetnie sprawdzają się w tej roli i umożliwiają efektywne kierowaniem nawet najbardziej rozbudowanymi projektami Podczas kwietniowej konferencji Portfolio Experience w Warszawie przedstawię rozwiązania PMO osadzone w Jira. Uczestnicy […]
Jednym z obszarów, w których działa nasza spółka jest implementacja systemów oraz narzędzi marki Atlassian dla klientów biznesowych. Dział, który się tym zajmuje posiada stopień partnerstwa z producentem, a od niedawna także wyróżnienie „Enterprise”. Status ten oznacza, że jesteśmy w stanie zmierzyć się z najbardziej rozbudowanymi wdrożeniami dla największych firm na rynku. Potwierdzone kompetencje Otrzymanie […]
DevOps to pojęcie, które staje się modne ale wciąż nie jest do końca zrozumiałe. Atlassian jako światowy producent systemów do zarządzania projektami i procesami w firmach, stara się rozprzestrzenić myślenie DevOps’owe i uczy, w jaki sposób opowiadać o tym klientom. Poznaj główne założenia idei DevOps i zacznij wdrażać ją w swojej firmie. DevOps to […]
Zarządzanie pracą w taki sposób, aby wszystkie procesy przebiegały płynnie jest tym trudniejsze, im większa staje się firma. Z jednej strony właściciel cieszy się z rozwoju biznesu, z drugiej widzi piętrzące się wyzwania organizacyjne. Jira to system, który zapewnia dobry przepływ pracy milionom użytkowników na całym świecie. Transition Technologies PSC oferuje wdrożenie oprogramowania i dodatki […]
_Jira to nie tylko „bugtracker” Biuro Zarządzania Projektami, nazywane często angielskim akronimem PMO (Project Management Office), to jednostka organizacyjna, która jest obecna w coraz większej ilości firm w Polsce. Każda firma prowadząca kilkanaście projektów jednocześnie zaczyna dostrzegać potrzebę posiadania centralnej jednostki pomagającej edukować ludzi, standaryzować procesy i szablony oraz skupiać całą swoją uwagę, na […]
Transition Technologies PSC od 2012 roku jest oficjalnym partnerem firmy Atlassian. Nasze doświadczenie oraz profesjonalizm w zakresie wsparcia, utrzymania oraz dostosowywania narzędzi tej australijskiej korporacji zostały docenione nie tylko przez rodzime przedsiębiorstwa, czego namacalnym przykładem jest współpraca z jedną z największych na świecie firm z sektora sprzedaży bezpośredniej. Amway – wyjątkowe amerykańskie przedsiębiorstwo założone przez […]
Zostańmy w kontakcie
Skontaktuj się