figure
18 czerwca 2019

Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników

– na podstawie wdrożenia GK TT

 

Grupa Kapitałowa Transition Technologies zatrudnia obecnie blisko 1000 pracowników działających w szeroko pojętej branży nowych technologii. GK TT składa się z wielu poziomów organizacyjnych tak, aby możliwa była skuteczna i efektywna dywersyfikacja oferty oraz rozwój każdego obszaru. Przy tak złożonej strukturze szczególnie ważna jest płynna komunikacja między działami, zespołami i pracownikami. Dział TT PSC Atlassian zrealizował w 2012 roku wdrożenie narzędzia Confluence dla całej grupy. Na przestrzeni lat obserwujemy stały wzrost popularności tego rozwiązania wśród naszych pracowników, co dobrze obrazuje użyteczność produktu marki Atlassian.

 

Twórz, dziel się, współpracuj

Czym jest Confluence? Najprościej mówiąc jest to wewnętrzna platforma dla firm, służąca do wymiany wiedzy, materiałów, pomysłów, plików, planów – wszystkiego, czym chcą się dzielić między sobą pracownicy. System umożliwia tworzenie osobnych przestrzeni tematycznych (spaces) składających się z mniejszych składowych, czyli stron (pages). Pojedyncza strona przypomina blogpost, a jej zawartość zależy w zasadzie wyłącznie od potrzeb użytkownika. Może się na niej znaleźć tekst wpisany w samym Confluence, plik do pobrania, plik zaczytany tak, aby wyświetlał się do razu na stronie, harmonogram pracy zespołu lub inne, bardziej zaawansowane i rozbudowane treści. To, jak będzie wyglądała i co będzie zawierała strona zależy od tego, jaki szablon i dodatkowe elementy (tzw. makra – w podstawowej wersji systemu jest ich ponad 30) wybierze użytkownik . Dostęp do przestrzeni oraz poszczególnych stron może być otwarty dla wszystkich użytkowników (czyli wszystkich pracowników firmy, w której wdrożony jest system) lub ograniczony do wybranej grupy osób. Restrykcje może nakładać administrator systemu oraz autor danej podstrony. Osoby, które mają dostęp do danej strony mogą ją komentować lub edytować (chyba, że osoba zarządzająca stroną, ustawi brak możliwości edycji).

 

Confluence przykład Przykład strony stworzonej w systemie Confluence

Confluence korzyści

 

Rozwój Confluence w GK TT

Confluence to system, który stanowi współdzieloną bazę informacji, materiałów i plików. Dzięki temu pracownicy nie gubią otrzymanych ani wysłanych załączników, nie muszą używać poczty ani komunikatorów do wymieniania się materiałami; mogą przechowywać pliki, dzielić się pomysłami, komentować propozycje innych osób i przeprowadzać „burzę mózgów” w obrębie systemu, w którym wszystko jest przechowywane i archiwizowane po to, aby można było łatwo znaleźć i wrócić do potrzebnych danych. Korzyści wynikające z takiego rozwiązania szybko dostrzegł i wdrożył u siebie zespół TT PSC Atlassian.

 

Zajmujemy się implementacją narzędzi Atlassian, więc musimy znać je jak własną kieszeń. Bardzo szybko zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu Confluence dla naszego działu. Zespół TTPSC Atlassian jako pierwszy w GK TT zaczął konfigurować i poszerzać możliwości administracyjne oraz korzystać z typowo użytkowych funkcjonalności m.in. do tworzenia notatek, gromadzenia dokumentacji, budowania bazy potrzebnych plików, a także współtworzenia stron służących np. do umawiania się poza pracą, czy dzielenia zabawnymi momentami. Confluence szybko stał się dla nas ważnym narzędziem. Zarekomendowaliśmy to rozwiązanie Grupie Kapitałowej TT i po około roku wdrożyliśmy je dla całej organizacji. – Piotr Tokarski, Bussiness Unit Manager w Transition Technologies PSC.

 

Początkowo z systemu korzystał tylko dział TT PSC (obecnie odrębna spółka-córka). Wdrożenie Confluence dla pozostałych części organizacji odbywało się stopniowo, na przestrzeni całego roku. Wiązało się to z koniecznością zaprezentowania wybranego narzędzia i przekonania do niego pracowników. Głównym „hamulcem” była konieczność zmiany przyzwyczajeń, obawa przed trudnością obsługi nowego rozwiązania i przeniesieniem procesów do innego środowiska.

 

Ilość użytkowników oraz tworzonych przez nich przestrzeni i stron rosła razem z wprowadzeniem systemu w kolejnych działach firmy. W 2013 roku w systemie istniało 50 przestrzeni, rok później było ich już 168, w 2017 roku liczba wzrosła do 355. Największy pik odnotowaliśmy w 2018 roku, gdy przestrzeni było aż 425; obecnie – po usunięciu tych, które nie są już są potrzebne, GK TT posiada 361 „spaces” i aż 99 070 stron!

Confluence statystyka

Confluence w firmie

Confluence – opinie:

Confluence to narzędzie pomagające w zebraniu informacji w jednym miejscu i ułatwiające współpracę różnych zespołów w obrębie firmy. Jego główne zalety to: łatwość w obsłudze, wyszukiwarka, wersjonowanie oraz restrykcje zakładane na strony.

 

Wyszukiwarka w Confluence pozwala nie tylko na sprawne zdobycie informacji znajdujących się na poszczególnych stronach ale również przeszukiwanie załączników. Dzięki temu możemy znaleźć potrzebne treści nawet jeśli znajdują się w załączonym pliku .pdf czy .docx, oczywiście zgodnie z zachowaniem uprawnień dostępu do informacji. Przy okazji warto wspomnieć, że uprawnienia określają m.in. kto może tworzyć/usuwać treści, dodawać załączniki czy komentować. System daje też możliwość nałożenia restrykcji na konkretne strony co pozwala sprecyzować kto może daną stronę otworzyć lub edytować.

 

Ważną funkcjonalnością jest tzw. wersjonowanie – po zmianach wprowadzanych na stronie, zostaje ona zapisana jako nowa wersja. Dzięki temu można przeglądać poprzednie wersje strony i porównywać je ze sobą. Confluence wersjonuje także załączniki, co pozwala na sprawdzenie kto, kiedy i jaką wprowadził zmianę w dołączonych plikach. Te funkcjonalności Confluence należą wg mnie do jednych z najbardziej przydatnych i lubianych przez użytkowników. System nie byłby tak popularny gdyby nie łatwość jego obsługi; osoby z działów nietechnicznych korzystają z niego bardzo sprawnie, niejednokrotnie prezentując treść w Conlufence w sposób nie tylko przyjazny dla oka, ale także kreatywny.

– Krzysztof Stefański, ekspert ds. rozwiązań marki Atlassian w Transition Technologies PSC.

 

 

Confluence jest świetną bazą wiedzy dla pracowników; dział HR zamieszcza w nim m.in. podstawowe informacje dotyczące procesów zachodzących w organizacji, takie jak np. zgłaszanie delegacji, urlopów, wnioskowanie o okulary, czy też polecenia pracownicze. System jest wykorzystywany także do innych celów. Nasza firma zamieszcza w nim m.in. newsletter z aktualnościami i powitania nowych pracowników na pokładzie. Confluence jest również bardzo pomocny w budowaniu bazy informacji dla zespołów i projektów.
Według mnie, największym plusem tego narzędzia jest łatwość w użytkowaniu, przejrzystość oraz posiadanie wszystkich potrzebnych materiałów w jednym miejscu
– Anna Wdowiak, HR Manager w Transition Technologies PSC.

 

Dzięki Confluence porządek w plikach wygląda jakby robiła go sama Marie Condo. To narzędzie pozwoliło mi zebrać i odpowiednio pogrupować dokumenty potrzebne działowi sprzedaży. Wcześniej poszukiwania np. aktualnego wzoru oferty, czy ostatniej zaakceptowanej przez prawnika wersji umowy zajmowały przerażającą ilość czasu i angażowały wiele osób, które musiały odpisywać na łańcuszki maili typu: „Kto ma szablon umowy wdrożeniowej?” – „Ja mam, ale nie wiem czy aktualny” itd, itp. Od kiedy używamy Confluence możemy w łatwy sposób udostępniać sobie szablony i wzory dokumentów; przestaliśmy przekopywać się przez maile; nie musimy też zapisywać wszystkich plików na dysku lokalnym – wystarczy, że są w Confluence.

Osobiście najbardziej lubię przestrzenie, w których zebraliśmy informacje wspomagające proces sprzedaży. I nie chodzi tu tylko o pliki. Utworzyliśmy także strony, na których znajdują się np. opisy dotyczące tego, jakie informacje powinniśmy uzyskać od klienta, aby rozpoznać jego potrzeby oraz spis trudnych pytań i linki do dokumentacji. Dzięki funkcji obserwowania przestrzeni, na bieżąco dostajemy powiadomienia związane z aktualizacją lub pojawieniem się nowych treści. W naszym dziale świetnie sprawdza się także harmonogram urlopów stworzony w Confluence dzięki dodatkowi Staffing Timeline by TTPSC. . Dzięki temu nie muszę chodzić do szefa zespołu naszych administratorów i pytać, kto jest w tej chwili wolny i może zając się klientem. Dla mnie to duża oszczędność czasu i szybki dostęp do informacji. – Marzena Maćkowska, Menadżer Operacyjny w Transistion Technologies PSC.

Confluence dla firm

Wdrożenie Confluence w firmie przynosi korzyści związane z lepszą organizacją pracy, oszczędnością czasu wynikającą z posiadania obszernej bazy potrzebnych dokumentów, a w połączeniu z systemem Jira oraz innymi narzędziami marki Atlassian, daje jeszcze więcej, rozbudowanych możliwości. Podstawowe zalety płynące z wdrożenia systemu Confluence w firmie, to:

Zalety Confluence

 

Rozwiązania dla biznesu

Ekosystemy dla firm, zbudowane z narzędzi Atlassian to rozwiązania sprawdzone przez setki tysięcy użytkowników na całym świecie; są to produkty na tyle elastyczne, że można je dostosować odpowiednio do potrzeb każdej branży. Najbardziej znanymi systemami marki Atlassian jest oprogramowanie Jira (dostępne w wersjach: podstawowej czyli Jira Core, dedykowanej zespołom developerów – Jira Software, przeznaczonej dla firm potrzebujących rozwiązań typu helpdesk – Jira Service Desk, a od niedawna także Jira Align, która posiada rozwiązania do zaawansowanego zarządzania portfelem projektów) oraz opisany wyżej Confluence. Oba te systemy świetnie ze sobą współdziałają, tworząc dla firmy środowisko do obsługi procesów (Jira) oraz połączoną z nim bazę wiedzy (Confluence).

Jira and Confluence

Dodatkowe, specyficzne funkcjonalności wynikające z charakteru danego biznesu, są tworzone za pomocą pozostałych narzędzi marki Atlassian, dodatków tworzonych przez partnerów marki dostępnych na Atlassian Marketplace lub dzięki aplikacjom pisanym konkretnie i tylko dla danego klienta. Zespół TTPSC Atlassian w codziennej pracy korzysta ze wszystkich tych możliwości, oferując korzystne ceny, wiedzę i zaangażowanie zespołu certyfikowanych specjalistów.

 

Poznaj ofertę i skontaktuj się z nami!

Tel.: 607 300 279

 

Email: atlassian@ttpsc.pl

 

Jak podobał ci się ten post?

Kliknij na gwiazdkę, aby ocenić!

Średnia ocena: / 5. Liczba głosów:

Zostaw komentarz (0 komentarzy)

Napisz opinię…
W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.
Twoje imię i nazwisko

    Kontakt

    Transition Technologies PSC Sp. z o.o.
    Polska, Łódź 90-361, ul. Piotrkowska 276
    NIP 729-271-23-88

    tel.: +48 42 664 97 20
    fax: +48 42 664 97 30

    contact@ttpsc.com