– na podstawie wdrożenia GK TT

Grupa Kapitałowa Transition Technologies zatrudnia obecnie blisko 1000 pracowników działających w szeroko pojętej branży nowych technologii. GK TT składa się z wielu poziomów organizacyjnych tak, aby możliwa była skuteczna i efektywna dywersyfikacja oferty oraz rozwój każdego obszaru. Przy tak złożonej strukturze szczególnie ważna jest płynna komunikacja między działami, zespołami i pracownikami. Dział TT PSC Atlassian zrealizował w 2012 roku wdrożenie narzędzia Confluence dla całej grupy. Na przestrzeni lat obserwujemy stały wzrost popularności tego rozwiązania wśród naszych pracowników, co dobrze obrazuje użyteczność produktu marki Atlassian.

Twórz, dziel się, współpracuj

Czym jest Confluence? Najprościej mówiąc jest to wewnętrzna platforma dla firm, służąca do wymiany wiedzy, materiałów, pomysłów, plików, planów – wszystkiego, czym chcą się dzielić między sobą pracownicy. System umożliwia tworzenie osobnych przestrzeni tematycznych (spaces) składających się z mniejszych składowych, czyli stron (pages). Pojedyncza strona przypomina blogpost, a jej zawartość zależy w zasadzie wyłącznie od potrzeb użytkownika. Może się na niej znaleźć tekst wpisany w samym Confluence, plik do pobrania, plik zaczytany tak, aby wyświetlał się do razu na stronie, harmonogram pracy zespołu lub inne, bardziej zaawansowane i rozbudowane treści. To, jak będzie wyglądała i co będzie zawierała strona zależy od tego, jaki szablon i dodatkowe elementy (tzw. makra – w podstawowej wersji systemu jest ich ponad 30) wybierze użytkownik . Dostęp do przestrzeni oraz poszczególnych stron może być otwarty dla wszystkich użytkowników (czyli wszystkich pracowników firmy, w której wdrożony jest system) lub ograniczony do wybranej grupy osób. Restrykcje może nakładać administrator systemu oraz autor danej podstrony. Osoby, które mają dostęp do danej strony mogą ją komentować lub edytować (chyba, że osoba zarządzająca stroną, ustawi brak możliwości edycji).

 

Confluence przykład Przykład strony stworzonej w systemie Confluence

Confluence korzyści

Rozwój Confluence w GK TT

Confluence to system, który stanowi współdzieloną bazę informacji, materiałów i plików. Dzięki temu pracownicy nie gubią otrzymanych ani wysłanych załączników, nie muszą używać poczty ani komunikatorów do wymieniania się materiałami; mogą przechowywać pliki, dzielić się pomysłami, komentować propozycje innych osób i przeprowadzać „burzę mózgów” w obrębie systemu, w którym wszystko jest przechowywane i archiwizowane po to, aby można było łatwo znaleźć i wrócić do potrzebnych danych. Korzyści wynikające z takiego rozwiązania szybko dostrzegł i wdrożył u siebie zespół TT PSC Atlassian.

Zajmujemy się implementacją narzędzi Atlassian, więc musimy znać je jak własną kieszeń. Bardzo szybko zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu Confluence dla naszego działu. Zespół TTPSC Atlassian jako pierwszy w GK TT zaczął konfigurować i poszerzać możliwości administracyjne oraz korzystać z typowo użytkowych funkcjonalności m.in. do tworzenia notatek, gromadzenia dokumentacji, budowania bazy potrzebnych plików, a także współtworzenia stron służących np. do umawiania się poza pracą, czy dzielenia zabawnymi momentami. Confluence szybko stał się dla nas ważnym narzędziem. Zarekomendowaliśmy to rozwiązanie Grupie Kapitałowej TT i po około roku wdrożyliśmy je dla całej organizacji. – Piotr Tokarski, Bussiness Unit Manager w Transition Technologies PSC.

Początkowo z systemu korzystał tylko dział TT PSC (obecnie odrębna spółka-córka). Wdrożenie Confluence dla pozostałych części organizacji odbywało się stopniowo, na przestrzeni całego roku. Wiązało się to z koniecznością zaprezentowania wybranego narzędzia i przekonania do niego pracowników. Głównym „hamulcem” była konieczność zmiany przyzwyczajeń, obawa przed trudnością obsługi nowego rozwiązania i przeniesieniem procesów do innego środowiska.

Ilość użytkowników oraz tworzonych przez nich przestrzeni i stron rosła razem z wprowadzeniem systemu w kolejnych działach firmy. W 2013 roku w systemie istniało 50 przestrzeni, rok później było ich już 168, w 2017 roku liczba wzrosła do 355. Największy pik odnotowaliśmy w 2018 roku, gdy przestrzeni było aż 425; obecnie – po usunięciu tych, które nie są już są potrzebne, GK TT posiada 361 „spaces” i aż 99 070 stron!

Confluence statystyka

Confluence w firmie

Confluence – opinie:

Confluence to narzędzie pomagające w zebraniu informacji w jednym miejscu i ułatwiające współpracę różnych zespołów w obrębie firmy. Jego główne zalety to: łatwość w obsłudze, wyszukiwarka, wersjonowanie oraz restrykcje zakładane na strony.

Wyszukiwarka w Confluence pozwala nie tylko na sprawne zdobycie informacji znajdujących się na poszczególnych stronach ale również przeszukiwanie załączników. Dzięki temu możemy znaleźć potrzebne treści nawet jeśli znajdują się w załączonym pliku .pdf czy .docx, oczywiście zgodnie z zachowaniem uprawnień dostępu do informacji. Przy okazji warto wspomnieć, że uprawnienia określają m.in. kto może tworzyć/usuwać treści, dodawać załączniki czy komentować. System daje też możliwość nałożenia restrykcji na konkretne strony co pozwala sprecyzować kto może daną stronę otworzyć lub edytować.

Ważną funkcjonalnością jest tzw. wersjonowanie – po zmianach wprowadzanych na stronie, zostaje ona zapisana jako nowa wersja. Dzięki temu można przeglądać poprzednie wersje strony i porównywać je ze sobą. Confluence wersjonuje także załączniki, co pozwala na sprawdzenie kto, kiedy i jaką wprowadził zmianę w dołączonych plikach. Te funkcjonalności Confluence należą wg mnie do jednych z najbardziej przydatnych i lubianych przez użytkowników. System nie byłby tak popularny gdyby nie łatwość jego obsługi; osoby z działów nietechnicznych korzystają z niego bardzo sprawnie, niejednokrotnie prezentując treść w Conlufence w sposób nie tylko przyjazny dla oka, ale także kreatywny.

– Krzysztof Stefański, ekspert ds. rozwiązań marki Atlassian w Transition Technologies PSC.

 

Confluence jest świetną bazą wiedzy dla pracowników; dział HR zamieszcza w nim m.in. podstawowe informacje dotyczące procesów zachodzących w organizacji, takie jak np. zgłaszanie delegacji, urlopów, wnioskowanie o okulary, czy też polecenia pracownicze. System jest wykorzystywany także do innych celów. Nasza firma zamieszcza w nim m.in. newsletter z aktualnościami i powitania nowych pracowników na pokładzie. Confluence jest również bardzo pomocny w budowaniu bazy informacji dla zespołów i projektów.
Według mnie, największym plusem tego narzędzia jest łatwość w użytkowaniu, przejrzystość oraz posiadanie wszystkich potrzebnych materiałów w jednym miejscu
– Anna Wdowiak, HR Manager w Transition Technologies PSC.

 

Dzięki Confluence porządek w plikach wygląda jakby robiła go sama Marie Condo. To narzędzie pozwoliło mi zebrać i odpowiednio pogrupować dokumenty potrzebne działowi sprzedaży. Wcześniej poszukiwania np. aktualnego wzoru oferty, czy ostatniej zaakceptowanej przez prawnika wersji umowy zajmowały przerażającą ilość czasu i angażowały wiele osób, które musiały odpisywać na łańcuszki maili typu: „Kto ma szablon umowy wdrożeniowej?” – „Ja mam, ale nie wiem czy aktualny” itd, itp. Od kiedy używamy Confluence możemy w łatwy sposób udostępniać sobie szablony i wzory dokumentów; przestaliśmy przekopywać się przez maile; nie musimy też zapisywać wszystkich plików na dysku lokalnym – wystarczy, że są w Confluence.

Osobiście najbardziej lubię przestrzenie, w których zebraliśmy informacje wspomagające proces sprzedaży. I nie chodzi tu tylko o pliki. Utworzyliśmy także strony, na których znajdują się np. opisy dotyczące tego, jakie informacje powinniśmy uzyskać od klienta, aby rozpoznać jego potrzeby oraz spis trudnych pytań i linki do dokumentacji. Dzięki funkcji obserwowania przestrzeni, na bieżąco dostajemy powiadomienia związane z aktualizacją lub pojawieniem się nowych treści. W naszym dziale świetnie sprawdza się także harmonogram urlopów stworzony w Confluence dzięki dodatkowi Staffing Timeline by TTPSC. . Dzięki temu nie muszę chodzić do szefa zespołu naszych administratorów i pytać, kto jest w tej chwili wolny i może zając się klientem. Dla mnie to duża oszczędność czasu i szybki dostęp do informacji. – Marzena Maćkowska, Menadżer Operacyjny w Transistion Technologies PSC.

Confluence dla firm

Wdrożenie Confluence w firmie przynosi korzyści związane z lepszą organizacją pracy, oszczędnością czasu wynikającą z posiadania obszernej bazy potrzebnych dokumentów, a w połączeniu z systemem Jira oraz innymi narzędziami marki Atlassian, daje jeszcze więcej, rozbudowanych możliwości. Podstawowe zalety płynące z wdrożenia systemu Confluence w firmie, to:

Zalety Confluence

Rozwiązania dla biznesu

Ekosystemy dla firm, zbudowane z narzędzi Atlassian to rozwiązania sprawdzone przez setki tysięcy użytkowników na całym świecie; są to produkty na tyle elastyczne, że można je dostosować odpowiednio do potrzeb każdej branży. Najbardziej znanymi systemami marki Atlassian jest oprogramowanie Jira (dostępne w wersjach: podstawowej czyli Jira Core, dedykowanej zespołom developerów – Jira Software, przeznaczonej dla firm potrzebujących rozwiązań typu helpdesk – Jira Service Management, a od niedawna także Jira Align, która posiada rozwiązania do zaawansowanego zarządzania portfelem projektów) oraz opisany wyżej Confluence. Oba te systemy świetnie ze sobą współdziałają, tworząc dla firmy środowisko do obsługi procesów (Jira) oraz połączoną z nim bazę wiedzy (Confluence).

Jira and Confluence

Dodatkowe, specyficzne funkcjonalności wynikające z charakteru danego biznesu, są tworzone za pomocą pozostałych narzędzi marki Atlassian, dodatków tworzonych przez partnerów marki dostępnych na Atlassian Marketplace lub dzięki aplikacjom pisanym konkretnie i tylko dla danego klienta. Zespół TTPSC Atlassian w codziennej pracy korzysta ze wszystkich tych możliwości, oferując korzystne ceny, wiedzę i zaangażowanie zespołu certyfikowanych specjalistów.

 

Poznaj ofertę i skontaktuj się z nami!

Tel.: 607 300 279

Email: atlassian@ttpsc.pl

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 5 / 5. Vote count: 7

No votes so far! Be the first to rate this post.

W przypadku naruszenia Regulaminu Twój wpis zostanie usunięty.

    _Wszystkie wpisy z tej kategorii

    Onboarding pracownika w systemie Jira i Confluence

    Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji.…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie projektami w Jira Cloud i Structure oraz Structure.Gantt

    Wśród aplikacji do zarządzania projektami można znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem…
    Czytaj dalej

    Migracja Jira Server do Jira Cloud

    Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania…
    Czytaj dalej

    Confluence + Linchpin. Nowoczesny i funkcjonalny Intranet dla firm

    Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z…
    Czytaj dalej

    System dla zespołu HR – rekrutacja pracowników w środowisku Jira i Confluence

    Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych…
    Czytaj dalej

    Asset Management w Jira Service Management

    Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi…
    Czytaj dalej

    IT Service Management dla firm. Service desk z certyfikatem ITIL

    Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM…
    Czytaj dalej

    Testy automatyczne i manualne – platforma do zarządzania testami bazująca na Jira Software + Xray

    Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania…
    Czytaj dalej

    Portal Klienta w Jira Service Management: zgłoszenia, automatyzacje, baza wiedzy, SLA

    Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom…
    Czytaj dalej

    Jira Service Desk zmienia się w Jira Service Management. Nowa nazwa, więcej możliwości

    Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem…
    Czytaj dalej

    Jira Cloud vs Jira Server

    Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie…
    Czytaj dalej

    BigPicture 8.0 – nowa, lepsza wersja dodatku PMO do systemu Jira Software

    Wielkimi krokami zbliża się premiera nowej odsłony dodatku do zarządzania projektami i budowania PMO w Jira, aplikacji BigPicture by SoftwarePlant. Jakie zmiany przyniesie?…
    Czytaj dalej

    Agile. Wszystko co musisz wiedzieć o metodyce zwinnej

    Czym właściwie jest agile? Jak to się wszystko zaczęło? Jakie zasady charakteryzują tę metodykę działania, czym różni się ona od podejścia tradycyjnego i…
    Czytaj dalej

    Jak Jira i Confluence pomagają w zbudowaniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji?

    Przełom czerwca i lipca 2019 był dla nas intensywny. Ze względu na coraz bardziej dynamiczny rozwój spółek w Grupie Kapitałowej TT, stopniowo stawało…
    Czytaj dalej

    Jakie programy do pracy zdalnej wybrać?

    Możliwość pracy z domu w czasie zagrożenia koronawirusem nie jest już przywilejem, a koniecznością. Pracownicy Transition Technologies PSC sprawnie przeszli na taki model…
    Czytaj dalej

    Jira Core – narzędzie do skutecznego zarządzania pracą i prowadzenia projektów dla zespołu marketingowego

    Dobry zespół marketingowy składa się z osób, które posiadają różne, uzupełniające się umiejętności; są to: specjaliści od contentu, SEO, kampanii płatnych, graficy, developerzy,…
    Czytaj dalej

    Project Management Office w Twojej firmie

    Wy­cho­dzi­my na­prze­ciw pro­fe­sjo­nal­nym prak­ty­kom za­rzą­dza­nia pro­jek­ta­mi w pol­skich przed­się­bior­stwach, ofe­ru­jąc kom­plek­so­wą usłu­gę re­ali­za­cji PMO w śro­do­wi­sku na­rzę­dzi Atlas­sian. Oferujemy zestaw sprawdzonych narzędzi, które…
    Czytaj dalej

    Atlassian Summit 2020 – będziemy tam!

    Po dwuletniej przerwie wracamy na Atlassian Summit jako sponsorzy wydarzenia. Tomasz Pabich, Project Manager, przedstawi w Las Vegas prelekcję „The dos and don’ts…
    Czytaj dalej

    Jira jako system CRM

    Jira marki Atlassian to system znany na całym świecie; kojarzony głównie z rozwiązaniami dla zespołów programistycznych. Narzędzie to może być z powodzeniem wykorzystywane…
    Czytaj dalej

    Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

    Elektroniczny Obieg Dokumentów to podstawa digitalizacji procesów biznesowych. Zobacz, w jaki sposób możliwe jest przekazywanie oraz archiwizacja dokumentów w systemie Jira. Poznaj korzyści…
    Czytaj dalej

    Rozliczanie czasu pracy. Timesheets w systemie Jira

    Rozliczanie czasu pracy w Jira? Żaden problem! Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania marki Atlassian, nie musisz inwestować w nowe rozwiązania – system…
    Czytaj dalej

    Program do rozliczania delegacji – Jira

    Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych to proces, który firmy chcą przechodzić w możliwie jak najmniej skomplikowany oraz jak najbardziej zautomatyzowany sposób. Zespół TT…
    Czytaj dalej

    Zarządzanie urlopami w Jira. Poznaj możliwości aplikacji Vacation Manager

    Program do zarządzania urlopami, który jest prosty w obsłudze, nie wymaga dużych nakładów finansowych, a do tego pozwala przeprowadzić cały proces bez konieczności…
    Czytaj dalej

    Atlassian Open 2019 – newsy i wrażenia

    Mocny nacisk na rozwiązania chmurowe, aktualizacje oraz nowości a także szerzenie idei bycia „open” – co działo się podczas Atlassian Open 2019 w…
    Czytaj dalej

    DevOps – od trendu do standardu

    Idea DevOps pojawiła się w branży IT już w 2009 roku i od tego czasu systematycznie wkracza do światowych przedsiębiorstw jako sposób na…
    Czytaj dalej

    Jira Data Center – rozwiązanie, które nie zawodzi. Czym jest i dlaczego warto w nie zainwestować?

    Każda organizacja potrzebuje środowiska, w którym może osadzić swoje procesy oraz nimi zarządzać. Idealnym narzędziem jest do tego Jira oraz pozostałe produkty Atlassian.…
    Czytaj dalej

    _Zostańmy w kontakcie

    Skontaktuj się