Software zur Reisekostenabrechnung – Jira

Die Reisekostenabrechnung ist ein Prozess, den Unternehmen auf möglichst komplexe und automatisierte Weise durchlaufen möchten. Das TTPSC Atlassian Team hat bewiesen, dass ein richtig konfigurierter Jira in dieser Rolle hervorragend funktioniert.

 Transition Technologies PSC ist Platin-Partner der Marke Atlassian und hat den Enterprise Status. Die Aktivitäten des Unternehmens beziehen sich auf die Konfiguration, Implementierung und Erweiterung von Atlassian Produkten mithilfe proprietärer Apps. Dies erfordert ein starkes Team, das sich nur mit diesem Bereich befasst. Die TTPSC Atlassian Team besteht aus fast 50 Experten, die sowohl einfache Aufträge für beispielsweise Lizenzverkäufe oder Softwareerneuerung als auch komplexe Projekte ausführen – die Übertragung des Prozesses im Zusammenhang mit der Reisekostenabrechnung an das Jira System war einer von ihnen.

Reisekostenabrechnung in Jira

Die richtige Konfiguration des Jira Systems und die Auswahl geeigneter Add-Ons ermöglichen die Implementierung von Funktionen im Programm für das Management, das HR Team und die Benutzer, die Anträge einreichen. Jede Gruppe hat die Rechte und Fähigkeiten entsprechend ihren Pflichten. Das Jira-System kann somit zum Hauptwerkzeug für die Abrechnung von Geschäftsreisen werden. Die wichtigsten Abschnitte:

• Abgabe von Abwesenheitserklärungen
• Geschäftsreisen, einschließlich:
  • Einreichung eines Antrags auf Geschäftsreisen
  • Reisekostenabrechnung
  • Tagegeldberechnung
  • Bilanzierung von „Kilometern“
  • Antrag auf Vorschuss
  • Abrechnung von Sonstigen Geschäftskosten
• Lieferanten und Empfänger (einschließlich zusätzlicher spezifischer Funktionen)

Dem System können auch keine Einstellungen fehlen, die sich ausschließlich auf Benutzer beziehen: sie können ihre Kontoeinstellungen ändern, prüfen, welchen Projekten sie zugewiesen sind, wie viele Anmeldungen nicht geschlossen sind und zu welchen Gruppen sie gehören. Sie haben die Möglichkeit, die Sprache, in der sie das System verwenden möchten, und die Verfügbarkeit festzulegen – also ob die von ihnen erstellten Elemente standardmäßig für alle sichtbar sind oder nicht (sie können sie auch beim Erstellen eines bestimmten Objekts ändern). Im Rest des Textes werden wir kurz die wichtigsten Schritte im Zusammenhang mit der Berichterstattung und Reisekostenabrechnung in Jira beschreiben.

 Antrag auf Delegation im Jira System

 Die Bilanzierung von Geschäftsreisen beginnt damit, dass der Mitarbeiter einen Antrag auf Delegation stellt. In Jira haben wir es als separates Projekt behandelt, für das der Benutzer den Anwendungstyp angibt. Wir nannten es „Reise- und Geschäftskosten“, während die Art der Anwendung „Geschäftsreisebestellung“ ist. Natürlich kann der Name beliebig sein – das Wichtigste ist, den besten Sinn und Zweck der Funktionalität widerzuspiegeln.

Für die Einreichung eines Antrags auf Delegation in Jira muss der Mitarbeiter alle wichtigen Informationen angeben, z.B. Land und Stadt, Bestimmungsort, Abfahrts- und Rückreisedatum, Transport und Kosten. Personen, die weitere Informationen wünschen, möchten oder dazu aufgefordert werden, können diese in die Beschreibung der Anwendung mit Anhängen aufnehmen. Eine weitere Option ist der Antrag auf Vorauszahlung. Wir haben ein separates, einfaches Formular erstellt, mit dem der Antrag von der Finanzabteilung geprüft werden kann.

Das Speichern des ausgefüllten Antrags auf Delegation ist die vorletzte Phase im Zusammenhang mit dem Senden des Antrags. Die Daten sind bereits eingegeben und können noch bearbeitet werden. Wenn der Mitarbeiter bereits über alles sicher ist, wählt er den Befehl „Zur Genehmigung senden“ – die Anforderung zur Delegierung geht dann an den Vorgesetzten.

WICHTIG! Eine Geschäftsreise ist mit der Abwesenheit eines Mitarbeiters im Büro verbunden. Deshalb haben wir eine zusätzliche Lösung implementiert, die Verwirrung vermeidet. Der Benutzer meldet das Datum der Abwesenheit und definiert seinen Stellvertreter. Dank dessen werden alle seine Aufgaben für diesen Zeitraum automatisch der angegebenen Person zugewiesen.

Reisekostenabrechnung in Jira

 Delegationen sind notwendigerweise mit Kosten und der Notwendigkeit verbunden, diese korrekt zu regeln – der Prozess muss nicht langwierig und schwierig sein. Dank der richtigen Konfiguration können alle Vorgänge in der Jira Software ausgeführt werden, wodurch die Zeit für die Dokumentenzirkulation reduziert wird und Informationen im System verbleiben. Wir „vermeiden“ auch die Notwendigkeit, im Büro nach Entscheidungsträgern zu suchen und zusätzliche Drucke zu erstellen.

Die Abwicklung von Delegationen in Jira ist möglich, wenn der Antrag auf Delegation den Status „Ausstehende Abrechnung“ erhält (wir betonen erneut, dass die Namen unterschiedlich sein können). Die Schaltfläche „Delegierung abwickeln“ wird im Formular angezeigt, wodurch der Benutzer zum entsprechenden Formular wechselt und den Status der Anwendung in „Während der Abrechnung“ ändert.

WICHTIG! Der Status „Ausstehende Abrechnung“ ist der letzte Status VOR einer Geschäftsreise. Bei der Rückkehr ändert der Mitarbeiter den Status der Anwendung in „Delegierung abwickeln“.

Der obige Bildschirm zeigt Beispiele für Felder, die im Delegationsabrechnungsprozess ausgefüllt werden müssen. Welche Informationen in das Formular aufgenommen werden sollen, wird mit dem Kunden vereinbart, wenn die Anforderungen des Programms besprochen werden. Wir implementieren Lösungen gemäß den Anforderungen des Kunden.

WICHTIG! Unter Berücksichtigung ausländischer Delegationen haben wir in Jira eine Währungsumrechnung durchgeführt (Kurse werden von der Polnischen Nationalbank übernommen). Das Programm zeigt den zu zahlenden Betrag in der Währung des Landes an, in dem die Delegation stattgefunden hat, und in der Währung, in der das Unternehmen tätig ist.

Nachdem der Mitarbeiter alle Fenster ausgefüllt hat, kann das Formular gespeichert (mit der Möglichkeit der Bearbeitung) oder sofort zur Genehmigung gesendet werden.

Wir haben die Umgebung so konfiguriert, dass nach dem Klicken auf „Zur Annahme senden“ alle Ausgaben gezählt werden. Der Benutzer erhält Informationen über die Höhe des Tagegelds, wie viel Tagegeld ihm gewährt wurde (einschließlich der Zeit der Delegation) und wie viel abgezogen wurde. Basierend auf diesen Werten und etwaigen Vorauszahlungen wird der zu zahlende Betrag berechnet. – sagt Krzysztof Stefański, Atlassian Solutions Expert bei Transition Technologies PSC.

WICHTIG! Wenn der Benutzer nach der Berechnung den Betrag in Minus sieht, muss er das Geld an die Registrierkasse oder auf das Bankkonto des Unternehmens zurückzahlen.

Der Antrag auf Delegation wird automatisch geschlossen und als „gelöscht“ markiert, nachdem die Finanzabteilung die Abrechnung akzeptiert hat.

Software für die Delegation, zusätzliche Funktionen

Die obige Beschreibung gilt für die grundlegende Tätigkeit im Zusammenhang mit der Abrechnung von Delegationen: einreichen eines Antrags auf Delegation, Anfordern einer Vorauszahlung und Abrechnung der Delegation bei der Rückgabe. Wir wissen jedoch, dass dies in den meisten Unternehmen nicht ausreicht. Zusätzliche Funktionen können erfolgreich im Jira System implementiert werden, z. B.:

• Berechnung eines zusätzlichen Tagegelds – erforderlich, wenn sich ein Mitarbeiter während einer Delegation in mehr als einem Land befand. In dieser Situation muss er zusätzliche Anträge für jedes der besuchten Länder erstellen und diese mit der vorherigen Einigung verknüpfen.

• Abrechnung von Kilometern – gilt für jede Geschäftsreise. Wir haben die Kilometerabrechnung in Jira als separates Formular (Benachrichtigungstyp) behandelt, das dem Antrag auf Abrechnung der gesamten Delegation zugeordnet werden sollte.
  
• Rechnungsanfrage
  
• Suche nach Anfragen – eine der nützlicheren Funktionen aus Sicht von Mitarbeitern, Personalabteilung und Management.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Denken Sie daran, dass die aus Atlassian-Tools erstellte Umgebung die größtmögliche Anzahl von Prozessen im Unternehmen bedienen soll. Auf diese Weise wird der Workflow optimiert und die allgemeine Funktionsweise des Unternehmens verbessert. Die Reisekostenabrechnung im Jira System ist nur ein Teil des IT Ökosystems. Glücklicherweise sind Atlassian Lösungen so flexibel, dass sie bei steigenden Geschäftsanforderungen weiter konfiguriert und erweitert werden können.- Tomasz Pabich, Projekt Manager bei Transition Technologies PSC.

Wenn Ihr Unternehmen nach Lösungen sucht, die die Verbreitung von Dokumenten und das Projektmanagement verbessern (im weiteren Sinne, unabhängig von der Branche), kontaktieren Sie uns bitte. Richtig konfigurierte Atlassian Tools erfüllen selbst übermäßige Erwartungen und spezifische Anforderungen.