System für das HR-Team – Personalbeschaffung von Mitarbeitern in der Jira und Confluence-Umgebung

Elektronische Personalbeschaffungsysteme und bewährte Personalbeschaffungstools werden zunehmend von professionellen Personalvermittlern und Unternehmen nachgefragt, die den Prozess der Einstellung neuer Mitarbeiter in ihren Organisationen rationalisieren wollen. Durch die Kombination der Funktionen von Jira Service Management und Confluence (und die richtige Konfiguration beider) können wir eine umfassende Umgebung implementieren, in der der Personalbeschaffungsprozess abgewickelt wird, beginnend mit der Ausgabe einer Anfrage für einen Mitarbeiter über einen mehrstufigen Onboarding-Prozess, der z. B. Schulungen und Ausrüstungsmanagement umfasst.

Die Einstellung von Mitarbeitern ist ein mehrstufiger Prozess, der die Zusammenarbeit zwischen der Unternehmensleitung, der Personalabteilung und der für die Verwaltung der Unternehmensausstattung oder die Organisation der Ausbildung zuständigen Abteilung erfordert. Jeder Schritt des Prozesses und sein Entwicklungsstand hängen von der Größe und den Besonderheiten des Unternehmens ab. Daher ist die folgende Beschreibung als Beispiel zu verstehen und nicht als strikte Vorlage, nach der die HR-Prozesse in Jira eingerichtet werden sollten.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Personalbeschaffung, erfordert eine genaue Definition jeder Aktivität, der einzelnen Phasen und der verschiedenen Szenarien, die den Gesamtablauf der Ereignisse bilden. Dies ist eine Output-Aktivität, die es uns ermöglicht, die entsprechenden Informationsflusswege im System zu implementieren. Das Analystenteam von TT PSC unterstützt den Kunden bei der Definition der wichtigsten Ausgangsdaten, und das Team der Administratoren kümmert sich um die entsprechende Konfiguration der Umgebung.

Lesen Sie mehr darüber, wie wir mit Unternehmen zusammenarbeiten: Implementierungen

Einstellungsprozess – warum im Jira-System?

Die Lösungsumgebung von Atlassian (Jira + Add-Ons + Systeme anderer Anbieter) hat den Vorteil, dass sie systematisch erweitert werden kann und alle Geschäftsprozesse schrittweise in ein Ökosystem überführt werden. Dadurch müssen die Mitarbeiter keine neuen Programme erlernen, unterschiedliche Anwendungen für unterschiedliche Tätigkeiten nutzen und das Unternehmen muss nicht nach neuen Lösungen suchen, die sich nicht mit den anderen integrieren lassen.

• erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten – Möglichkeit, spätere Geschäftsprozesse und Umgebungsentwicklung in das System zu übertragen,
• ein einziges, einheitliches Ökosystem – keine Notwendigkeit, verschiedene Anwendungen für unterschiedliche Aufgaben zu erlernen,
• klarer Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern,
• Automatisierungen zur Entlastung von sich wiederholenden Aufgaben,
• die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten – der Arbeitnehmer benötigt lediglich einen Internetanschluss.

Personalbeschaffung in Jira Service Management + Confluence – Vorbereitung

1. Datenbank für das HR-Team in Confluence

Zunächst müssen wir dem HR-Team eine geeignete Datenbank zur Verfügung stellen, in der es Inhalte in zugänglicher Form organisieren kann. Wir empfehlen, hierfür das Confluence-System zu verwenden, in dem Sie Bereiche erstellen können, die nur für bestimmte Teams zugänglich sind. Eine Datenbank für das HR-Team kann z. B. Folgendes enthalten:

• Themenabschnitte, die Sie zu Seiten mit weiteren Informationen führen:

• Seiten, die Anweisungen, Verfahren, geltende Vorschriften oder andere Informationen zusammenfassen, die die Personalabteilung bei ihrer täglichen Arbeit verwendet:

• Aktive Aktionsschaltflächen, die den Prozess einleiten und den Benutzer direkt zu der in Jira erstellten Aufgabe führen – dadurch haben wir einen reibungslosen Fluss zwischen zwei Systemen, was eine erhebliche Vereinfachung für den Mitarbeiter darstellt.

Confluence ist zur Hauptinformationsbasis für unser Team geworden, wo wir alle notwendigen Materialien und Archivdokumente finden können. ‚Es ist der Ausgangspunkt für viele unserer täglichen Aktivitäten, auch für den Einstellungsprozess. Confluence und Jira ermöglichen uns einen reibungslosen Informationsfluss mit dem Management, der Verwaltung und dem IT-Team. Alle Aktivitäten, die zur Einstellung und Implementierung eines neuen Mitarbeiters gehören, finden in dieser Umgebung statt. Das ist sehr praktisch für uns, da wir jede Phase der Aktivität verfolgen können und wissen, was bereits getan wurde, was bereits im Gange ist und was z. B. im Rahmen des Onboarding noch ansteht.
– Anna Wdowiak, Chief People Officer bei Transition Technologies PSC.

Sehen Sie auch: Confluence von Atlassian – Reviews und die wichtigsten Funktionalitäten aus Anwendersicht

2. Festlegen der Verbindungsstruktur von Mitarbeitern und Hardware

Die erste Maßnahme zur Durchführung des Einstellungsverfahrens besteht darin, die Abhängigkeiten und Rollen der Mitarbeiter zu definieren, z. B. :

• welche Personen Teil des Managementteams sind und Einstellungsanträge für neue Mitarbeiter stellen können
• der Teil des HR-Teams ist, an das sich eine solche Forderung richten soll,
• wer damit beauftragt werden sollte, einen Computer für einen neuen Mitarbeiter vorzubereiten,
• wer für die Ausbildung verantwortlich ist.

Es ist auch wichtig, Verbindungen zwischen den Ressourcen herzustellen, z. B.:

• die Hardware, über die das Unternehmen verfügt,
• die Hersteller,
• spezifische Modelle,
• wo sie sind

usw.

So wird es möglich sein, z.B. einen Antrag auf Vorbereitung eines Arbeitsplatzes mit einer sofortigen Information über den Umfang der vorhandenen Ausrüstung oder die Notwendigkeit der Bestellung neuer Hardware zu verbinden. Auf diese Weise wird eine Automatisierung eingeführt, die alle Tätigkeiten einfacher und schneller machen wird.

Weitere Informationen über CMBD und Asset Management finden Sie im Text: Asset Management am Jira Service Management

3. Identifizierung von Prozessschritten und Informationsfluss

Der Personalbeschaffungsprozess muss (wie jeder Prozess, den ein Unternehmen digitalisieren möchte) zunächst in Phasen und verschiedene Handlungsszenarien unterteilt werden. Außerdem muss festgelegt werden, wer daran beteiligt sein soll und welche Beschränkungen für den Zugang zu den Informationen, die darin verarbeitet werden, gelten sollen. In der Regel ist das nicht schwierig, denn Unternehmen, die bestimmte Tätigkeiten auf ein IT-System übertragen wollen, wissen sehr gut, wie diese aussehen und welche Probleme sie angehen sollten, um die Arbeit zu verbessern. Unser Team macht in der Regel einen ersten Vorschlag, den wir später verfeinern, indem wir das Datenflussmodell an die Bedürfnisse des Kunden anpassen.
– Magdalena Kwaczyńska, Delivery Manager bei Transition Technologies PSC.

Auch die Gestaltung der Anträge ist ein wichtiges Thema, das zunächst festgelegt werden muss.

Die Auswahl der Rubriken oder Daten, die in die Meldung aufgenommen werden sollen, wird zu Beginn der Zusammenarbeit festgelegt – das Team von TT PSC sammelt Informationen vom Kunden über den Ablauf des Prozesses und die Bedürfnisse, z. B. über die Art der Informationen, die bestimmte Teams in bestimmten Phasen benötigen. Dadurch erhält der Kunde ein solches Design der Anwendungen, das die täglichen Aufgaben in seinem Unternehmen erleichtert und nicht verkompliziert.

Für die Beantragung eines neuen Mitarbeiters sind möglicherweise Daten wie diese erforderlich:

• Person, die den Antrag stellt,
• Berufsbezeichnung,
• Die Abteilung, für die der Mitarbeiter gesucht wird,
• Beschreibung der Aufgaben,
• Art der Beschäftigung,
• Höhe des Gehalts,
• Zusätzliche Informationen (z. B. nützlich für die Erstellung einer Stellenanzeige für Online-Portale).

Beispiel:

Personalbeschaffung in Jira Service Management + Confluence – Schritt für Schritt

1. Antrag auf einen neuen Mitarbeiter

Der Prozess der Personalbeschaffung eines neuen Mitarbeiters wird von der Geschäftsleitung eingeleitet – die Führungskraft stellt einen Antrag auf einen neuen Mitarbeiter, indem sie einen Antrag erstellt, der einem entsprechenden Projekt zuzuordnen ist; der Antrag kann z. B. den Titel „Personalbeschaffung“ oder (wie auf dem Bildschirm unten) „Einstellungsantrag“ tragen; die Führungskraft füllt alle Daten aus, die das HR-Team benötigt, um eine Stellenanzeige zu veröffentlichen. Nach dem Ausfüllen und Genehmigen des Formulars wird der Antrag sowohl an das Gremium des Antragstellers als auch an das Gremium des HR-Teams weitergeleitet, zu dem der nächste Schritt gehört.

2. Veröffentlichung einer Stellenausschreibung

Das HR-Team erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über einen neuen Antrag und kann über einen Hyperlink direkt aus der E-Mail zu diesem Antrag navigieren. Der Teamleiter kann einem Ticket eine bestimmte Person zuweisen, damit klar ist, wer es bearbeiten soll. In einigen Unternehmen weisen sich die Teammitglieder selbständig Aufgaben zu.

Nach einer gründlichen Prüfung der Informationen wird das Mitglied des HR-Teams:

• Bittet den Manager, bestimmte Punkte zu ergänzen oder zu klären, wenn sie unklar sind – dies kann individuell geschehen, indem er sich an die Person wendet, die den Beitrag erstellt hat, oder indem er in den Kommentaren unter dem Beitrag fragt.
• Gibt auf der Grundlage der erhaltenen Informationen eine Stellenausschreibung heraus.

* Stellenanzeigen werden auf den vom Unternehmen genutzten Einstellungsportalen veröffentlicht; diese sind nicht in Jira integriert.

3. Verfolgung offener Stellenausschreibungen

Das HR-Team aktualisiert den Status offener Stellenausschreibungen, ergänzt sie mit den Lebensläufen der Bewerber und anderen Informationen im Confluence-System, so dass nur die Geschäftsführung und andere Mitglieder des HR-Teams Zugriff auf die Daten haben. Auf diese Weise kann das Unternehmen sowohl aktuelle als auch frühere Einstellungsdaten auf übersichtliche Weise zentralisieren.

4. Statistik der offenen Stellenausschreibungen

und Dateien mit den Lebensläufen der Bewerber, ermöglicht Confluence auch die Erstellung eines Bereichs mit den Statistiken der durchgeführten Einstellungen, in dem wir Daten wie

• • Anzahl der Stellenanzeigen pro Status: wie viele sind geschlossen, in Wartestellung, storniert oder aktiv
  • Zusammenfassung der oben genannten Mengen in Prozent
  • Eine kurze Zusammenfassung aller Ausschreibungen: Stellenbezeichnung, Anzahl der Bewerber, Bürostandort, Einstellungsbereich, Projekt, Status, HR-seitige Leitung, Bewerber, Enddatum der Einstellung und/oder andere Informationen, die im Einstellungsantrag enthalten sind und die das Unternehmen überwachen oder zusätzlich auf dem Übersichts-Dashboard sehen möchte.

Je nach Komplexität des Prozesses und der Menge der in das System eingegebenen Informationen können die Berichte zur Personalbeschaffung sehr viel umfangreicher und detaillierter sein. Der Bildschirm oben ist nur ein Beispiel dafür, wie das Dashboard mit Statistiken aussehen kann.

5. Nach der Auswahl des Bewerbers: Beantragung eines Vertrags

Die Einstellung neuer Mitarbeiter bedeutet nicht das Ende des Einstellungsverfahrens. Nach den Vorstellungsgesprächen müssen alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der eigentlichen Beschäftigung durchgeführt werden, und eine davon ist die Vorbereitung des Vertrags. Eine der Lösungen für dieses Problem besteht darin, eine spezielle Art von Bewerbung zu erstellen, über die der Manager die entsprechenden Dokumente für den neuen Mitarbeiter anfordert. Bei der Implementierung des Personalbeschaffungsprozesses stellen wir sicher, dass der gesamte Onboarding-Prozess ebenfalls im System abgebildet wird.

Ein Vertragsantrag (Jira-Einreichung) kann Elemente wie diese enthalten:

• Kontaktinformationen für die Bewerber
• Berufsbezeichnung
• Positionsebene (z. B. Junior)
• Abteilung, in der sie arbeiten werden
• Fachgebiet
• Art des Vertrags
• Dienstbezüge
• Anzahl der Stunden pro Arbeitstag (z. B. Vollzeit, Teilzeit, usw.)
• Dauer des Vertrags (z. B. ein Jahr, unbefristet)
• Das Datum, an dem die Vereinbarung in Kraft tritt
• Vorgesetzter
• Standort des Büros.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Antrag auf Vertragsverlängerung für einen neuen Mitarbeiter, das für große Unternehmen mit vielen verschiedenen Standorten und Bereichen geeignet ist. Gleichzeitig möchten wir Sie daran erinnern, dass die Formulare im Jira-System individuell erstellt werden und die Informationen enthalten, die Ihr Unternehmen benötigt.

Achtung! Offene Vertragsanträge können zusätzlich auf einer generischen Seite im Confluence-System verfolgt werden. So können Manager und das HR-Team schnell sehen, in welchem Stadium sich jeder Vertrag befindet oder wo der Prozess gestoppt wurde.

Ein Beispiel für den Arbeitsablauf bei der Erstellung eines Arbeitsvertrags:

Der Einstellungsprozess in Ihrem Unternehmen ist unstrukturiert oder dezentralisiert? Ihr Unternehmen nutzt Jira und möchte nicht in andere Tools investieren? Oder haben Sie vielleicht einfach nur Fragen zu den Möglichkeiten der vorgestellten Lösung? Sprechen Sie uns gerne an!