Program til afregning af forretningsrejser – Jira

Afregning af indenlandske og udenlandske forretningsrejser er en proces, som virksomhederne så vidt muligt ønsker at få overstået automatisk med så få komplikationer som muligt. TTPSC Atlassian-teamet har påvist, at en korrekt konfigureret Jira fungerer fint i denne rolle.

Transition Technologies PSC er Atlassian Platinum Partner, og har også s Enterprise status.

Virksomhedens aktivitet i forbindelse med konfiguration, implementering og udvidelse af Atlassians produkter ved hjælp af applikationer, vi selv har udviklet, kræver et stærkt team, der udelukkende beskæftiger sig med dette område. TTPSC-afdelingen i Atlassian består af næsten 50 eksperter, der både beskæftiger sig med enkle bestillinger vedrørende f.eks. salg af licenser eller softwarefornyelse, og med komplekse projekter – et sådant projekt var F.eks. overførsel af processen i forbindelse med afregning af forretningsrejser til Jira-systemet.

Afregning af forretningsrejser i Jira

En korrekt konfiguration af Jira-systemet og valg af relevante udvidelser muliggør implementering af funktionaliteter i programmet for både ledelsen, HR-teamet og brugere, der indsender begæringer. Hver gruppe har rettigheder og muligheder som svarer til deres opgaver. Jira-systemet kan derfor blive det vigtigste værktøj til afregning af forretningsrejser. De vigtigste sektioner:

• Indsendelse af fraværserklæring
• Forretningsrejser, herunder:
  • Indsendelse af begæring om forretningsrejse
  • Afregning af forretningsrejse
  • Beregning af ekstra diæter
  • Afregning af kilometerregnskab
  • Ansøgning om forskud
  • Afregning af andre udgifter i forbindelse med forretningsrejsen
• Leverandører og modtagere (herunder supplerende, specifikke funktionaliteter)

Systemet har også indstillinger, der er nøje relateret til brugere: de kan ændre deres kontoindstillinger, tjekke, hvilke projekter de er tildelt, hvor mange åbne anmeldelser de har, og hvilke grupper de hører til. De har mulighed for at indstille det sprog, som de vil bruge systemet i, og tilgængeligheden – dvs. om de elementer, de opretter, som standard skal være synlige for alle eller ej (de kan også ændre dette under oprettelse af et specifikt objekt). I den følgende del af teksten vil vi kort beskrive de vigtigste trin i forbindelse med rapportering og afregning af forretningsrejser i Jira.

Begæring om forretningsrejse i Jira-systemet

Afregning af forretningsrejser begynder med, at medarbejderen indsender en begæring om forretningsrejse; i Jira behandlede vi det som et separat projekt, hvor brugeren specificerer hvilken type anmeldelse, der er tale om; vi kaldte det “Rejse- og forretningsudgifter”, og typen af anmeldelsen er “Ordre om forretningsrejse”. Naturligvis kan navnet være hvad som helst – det vigtigste er, at det afspejler funktionalitetens betydning og formål så godt som muligt.

Indsendelse af en begæring om forretningsrejse i Jira kræver, at medarbejderen specificerer alle nøgleinformationer, f.eks. land og by, destination, dato for afrejse og retur, transport og omkostninger. Medarbejdere, der kan lide, ønsker eller bliver bedt om at give flere oplysninger, kan inkludere disse i beskrivelsen af begæringen sammen med vedhæftede filer. En yderligere mulighed er en ansøgning om forskud – vi har oprettet en separat, enkel formular til dette, som gør at ansøgningen behandles af økonomiafdelingen.

Lagring af den udfyldte begæring om forretningsrejse er den næstsidste fase, i forbindelse med afsendelse af anmeldelsen – oplysningerne er allerede indtastet og kan stadig redigeres. Hvis medarbejderen er sikker på alt, vælger han kommandoen “send til godkendelse” – ansøgningen om forretningsrejse sendes derefter til en overordnet.

VIGTIGT En forretningsrejse er forbundet med medarbejderens fravær fra kontoret, og derfor har vi implementeret en ekstra løsning for at undgå misforståelser. Brugeren rapporterer fraværsdato og specificerer sin afløser – takket være dette tildeles alle hans opgaver i den pågældende periode automatisk til den udpegede person.

Afregning af forretningsrejser i Jira

Forretningsrejser indebærer uafværgeligt omkostninger og et behov for at disse afregnes korrekt – processen behøver slet ikke være så lang og vanskelig. Ved hjælp af den korrekte konfiguration kan alle aktiviteter udføres i Jira-programmet – hvilket muliggør en forkortelse af dokumenternes cirkulationstid, ligesom oplysningerne forbliver i systemet. Vi undgår også behovet for at lede efter beslutningstagere på kontoret og generere yderligere papirer.

Afregning af forretningsrejsen i Jira er mulig, når begæringen om forretningsrejsen får status “afventer afregning” (vi understreger igen, at betegnelserne kan ændres). Knappen “Afregn forretningsrejsen” vises i formularen, der fører brugeren til den korrekte formular og ændrer status for ansøgningen til “Afventer afregning”.

VIGTIGT Status “Afventer afregning” er den sidste status FØR forretningsrejsen. Medarbejderen ændrer ansøgningens status til “afregn forretningsrejsen” ved tilbagevenden.

Ovenstående skærmbillede viser eksempler på felter, der skal udfyldes i afregningsprocessen for forretningsrejsen. De oplysninger skal inkluderes i formularen, aftales med kunden, når vi drøfter behovene i forbindelse med programmet – vi implementerer løsninger i overensstemmelse med kundens krav.

VIGTIGT Under hensyntagen til udenlandske forretningsrejser har vi implementeret valutakonvertering i Jira (valutakurser hentes fra Polens nationalbank). Programmet viser det beløb, der skal betales i valutaen i det land, hvor forretningsrejsen fandt sted, og i den valuta, som virksomheden opererer i.

Når medarbejderen har udfyldt alle felterne, kan formularen gemmes (med mulighed for redigering) eller straks sendes til godkendelse.

Vi har konfigureret miljøet på en sådan måde, at når man klikker på “Til godkendelse”, opregnes alle udgifter; brugeren modtager oplysninger om størrelsen af de daglige diæter, hvor meget der er tildelt som diæt (under hensyntagen til forretningsrejsens længde) og hvor meget der er fratrukket. Baseret på disse værdier og det eventuelle forskud, beregnes det beløb, der skal udbetales.
Krzysztof Stefański, ekspert i Atlassians løsninger hos Transition Technologies PSC.

Hvis brugeren efter beregningen ser et negativt beløb, skal han tilbagebetale pengene til kassen eller til virksomhedens bankkonto. Ansøgningen om forretningsrejsen lukkes automatisk og markeres som “afregnet” efter godkendelse af afregningen i økonomiafdelingen.

Programmer til forretningsrejser, yderligere funktionaliteter

Ovenstående beskrivelse gælder for den grundlæggende aktivitet, der er knyttet til afregning af forretningsrejser: indsendelse af en ansøgning om en forretningsrejse, ansøgning om et forskud og afregning af forretningsrejsen efter hjemkomst. Vi ved dog, at det i de fleste virksomheder ikke er nok. I Jira-systemet kan man med fordel implementere yderligere funktionaliteter, såsom f.eks.

• Beregning af ekstra diæter – nødvendigt, hvis medarbejderen har opholdt sig i mere end et land under den samme forretningsrejse. I en sådan situation er han nødt til at oprette yderligere ansøgninger til hvert af de besøgte lande og knytte dem til den tidligere afregning.

• Afregning af kilometerregnskab – gælder for hver enkelt forretningsrejse. Vi har behandlet afregning af kilometerregnskab i Jira som en separat formular (anmeldelsestype), der skal være knyttet til ansøgningen om afregning af hele forretningsrejsen.
  
• Begæring om en faktura
  
• Søgning efter begæringer – en af de nyttigste funktionaliteter både fra medarbejdernes, HR-afdelingens og ledelsens synspunkt.

Optimering af forretningsprocesser

Vi skal huske, at miljøet bygget med Atlassians værktøjer skal betjene så mange processer i virksomheden som muligt. På denne måde optimeres arbejdsgangen, og virksomhedens overordnede drift effektiviseres. Afregning af forretningsrejser i Jira-systemet er kun en del af IT-økosystemet. Heldigvis er Atlassian-løsninger fleksible nok til at de kan konfigureres yderligere og udvides i takt med de voksende behov
Tomasz Pabich, Projektleder i Transition Technologies PSC

Hvis din virksomhed er på udkig efter løsninger, der vil forbedre cirkulation af dokumenter og projektstyring (i vid forstand, uanset branche), er du velkommen til at kontakte os. Ordentligt konfigurerede Atlassian-værktøjer opfylder selv meget høje forventninger og specifikke behov.