Systemy elektronicznej rekrutacji i sprawdzone narzędzia rekrutacyjne są coraz częściej poszukiwane przez profesjonalne firmy rekrutacyjne oraz przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić proces zatrudniania nowych pracowników w swoich organizacjach. Dzięki połączeniu możliwości systemu Jira Service Management oraz Confluence (i odpowiedniej konfiguracji obu) wdrażamy kompleksowe środowisko, w którym obsłużony zostanie proces rekrutacji, począwszy od wystawienia wniosku o zapotrzebowanie na pracownika, przez wieloetapowy onboarding uwzględniający np. szkolenia i zarządzanie sprzętem.
Zatrudnianie pracowników to wieloetapowy proces wymagający współpracy kadry kierowniczej, zespołu HR oraz działu zajmującego się zarządzaniem sprzętem firmowym czy organizacją szkoleń. Każdy kolejny krok związany z zatrudnieniem oraz stopień rozbudowania procesu zależy od wielkości i specyfiki firmy. Poniższy opis warto więc traktować jako przykład, a nie ścisły szablon, według którego implementujemy procesy HR w systemie Jira.
Digitalizacja procesów biznesowych, w tym także rekrutacji, wymaga dokładnego określenia każdej czynności, etapów oraz różnych scenariuszy, które tworzą całościowy przebieg zdarzeń. Jest to działanie wyjściowe, dzięki któremu możemy zaimplementować w systemie odpowiednie ścieżki przepływu informacji. Zespół analityków TT PSC pomaga klientom w określeniu najważniejszych, wyjściowych danych, a zespół administratorów dba o odpowiednią konfigurację środowiska.
Więcej na temat naszego sposobu współpracy z firmami: Wdrożenia.
Środowisko rozwiązań Atlassian (Jira + dodatki + inne systemy producenta) posiada tę przewagę, że można je systematycznie rozwijać, przenosząc stopniowo wszystkie procesy biznesowe do jednego ekosystemu. Dzięki temu pracownicy nie muszą uczyć się nowych programów, używać różnych aplikacji do różnych czynności a firma nie musi każdorazowo szukać nowych rozwiązań, których nie można zintegrować z pozostałymi.
Zaawansowane możliwości konfiguracyjne – możliwość przeniesienia do systemu kolejnych procesów biznesowych i rozwoju środowiska,
Po pierwsze, musimy zapewnić zespołowi HR odpowiednią bazę danych, w której mogą organizować treści w przystępny dla siebie sposób. Proponujemy wykorzystać do tego system Confluence, w którym można stworzyć przestrzenie dedykowane i dostępne tylko dla wybranych zespołów. Baza dla zespołu HR może zawierać na przykład:
Confluence stał się dla naszego zespołu główną bazą informacji, w której możemy znaleźć wszystkie potrzebne materiały i archiwizować dokumenty. Jest wyjściowym punktem dla wielu naszych codziennych czynności, w tym także do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Confluence i Jira pozwalają nam na płynny przepływ informacji z kadrą zarządzającą oraz administracją i zespołem IT. Wszystkie czynności składające się na zatrudnienie i wdrożenie nowego pracownika odbywają się w tym środowisku. Jest to dla nas duże ułatwienie, ponieważ możemy śledzić każdy etap działania i wiemy, co zostało już zrobione, co jest już w toku, a co dopiero się zadzieje w kontekście np. onboardingu
– Anna Wdowiak, Chief People Officer w Transition Technologies PSC.
Zobacz także: Confluence marki Atlassian – opinie i najważniejsze funkcjonalności z perspektywy użytkowników
Wyjściowym działaniem dla wdrożenia procesu rekrutacji będzie określenie zależności i ról pracowników np.:
Ważne jest też stworzenie powiązań między zasobami, np.:
Dzięki temu możliwe stanie się połączenie np. zgłoszenia o przygotowanie stanowiska pracy od razu z informacją o ilości posiadanego sprzętu lub konieczności zamówienia nowego. Dzięki temu wprowadzone zostaną automatyzacje, które ułatwią i przyspieszą wszystkie czynności.
Więcej informacji na temat bazy CMBD i zarządzania zasobami znajduje się w tekście: Asset Management w Jira Service Management.
Proces rekrutacji, (tak jak każdy proces, który firma chce zdigitalizować) początkowo musi zostać podzielony na etapy i różne scenariusze działania. Konieczne jest też zdefiniowanie, kto powinien brać w nim udział i jakie restrykcje należy nałożyć na dostęp do informacji, które będą w nim przetwarzane. Zazwyczaj nie jest to trudne, ponieważ firmy, które chcą przenieść określone czynności do systemu IT, wiedzą doskonale jak one wyglądają i jakie problemy powinny przy okazji zaadresować tak, aby usprawnić pracę. Nasz zespół zazwyczaj przygotowuje propozycję, którą później udoskonalamy, dopasowując model przepływu danych do potrzeb klienta.
– Magdalena Kwaczyńska, Delivery Manager w Transition Technologies PSC.
Ważną kwestią początkowych ustaleń jest także wygląd zgłoszeń.
To, jakie nagłówki czy dane do wyboru znajdują się w zgłoszeniu, jest ustalane na początku współpracy – zespół TT PSC zbiera od klienta informacje dotyczące przebiegu procesu i potrzeb związanych np. z tym, jakie informacje, na jakim etapie są potrzebne określonym zespołom. Dzięki temu klient zyskuje taki wygląd zgłoszeń, który ułatwia, a nie komplikuje codzienną pracę w jego firmie.
Zgłoszenie zapotrzebowania na nowego pracownika może wymagać podania takich danych jak:
Przykład:
Proces rekrutacji nowego pracownika jest inicjowany przez kadrę zarządzającą – menadżer zgłasza zapotrzebowania na nowego pracownika poprzez stworzenie zgłoszenia, które przypisuje do odpowiedniego projektu; zgłoszenie może być zatytułowane np. „Rekrutacja” lub (tak jak na screenie wyżej) „Hiring Request”; menadżer uzupełnia w nim wszystkie dane, które potrzebne są zespołowi HR do wystawienia ogłoszenia o pracę. Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu formatki zgłoszenia trafia ono jednocześnie do panelu osoby wystawiającej zgłoszenie jak i do panelu zespołu HR, do którego należy następny krok.
Zespół HR otrzymuje powiadomienie mailowe o nowym zgłoszeniu i może przejść do niego bezpośrednio z wiadomości za pomocą hiperłącza. Kierownik zespołu może przypisać konkretną osobę do zgłoszenia tak, aby było jasne, kto ma się nim zająć. W niektórych firmach osoby z zespołu przypisują się do zadań samodzielnie.
Po dokładnym zapoznaniu się z informacjami pracownik zespołu HR:
*Ogłoszenie jest wystawiane na portalach rekrutacyjnych, z których korzysta firma; nie są one zintegrowane z systemem Jira.
Zespół HR aktualizuje statusy otwartych rekrutacji, uzupełnia je o CV rekrutujących osób i inne informacje w systemie Confluence tak, aby dostęp do danych miała tylko kadra zarządzająca oraz pozostałe osoby z zespołu HR. W ten sposób firma może w czytelny sposób centralizować dane dotyczące rekrutacji zarówno bieżących, jak i przeszłych.
Oprócz informacji typowo opisowych oraz plików z CV kandydatów, w Confluence możemy stworzyć także sekcję ze statystykami prowadzonych rekrutacji, na której widoczne takie dane jak m.in:
Raporty dotyczące rekrutacji mogą być znacznie bardziej rozbudowane i szczegółowe, zależnie od skomplikowania procesu oraz ilości wprowadzanych informacji do systemu.
Proces rekrutacji nie kończy się wyborem nowego pracownika. Po rozmowach kwalifikacyjnych konieczne jest wykonanie wszystkich czynności związanych z faktycznym zatrudnieniem, a jedną z nich jest przygotowanie umowy. Jednym z rozwiązań dotyczące tej kwestii jest stworzenie dedykowanego rodzaju zgłoszenia, dzięki któremu menadżer wnioskuje o odpowiednie dokumenty dla nowego pracownika. Podczas wdrażania procesu rekrutacji dbamy o to, aby w systemie odzwierciedlić także cały proces onboardingowy.
Wniosek o umowę (zgłoszenie w systemie Jira) może zawierać elementy takie jak np.:
Poniżej przedstawiamy przykład rozbudowanego wniosku o umowę dla nowego pracownika, który będzie miał odzwierciedlenie w dużych firmach działających w wielu różnych lokalizacjach i obszarach. Przypominamy jednocześnie, że formatki w systemie Jira są tworzone indywidualnie i będą zawierać takie informacje, jakich potrzebuje organizacja.
Ważne! Otwarte zgłoszenia o umowę można obserwować dodatkowo na generycznej stronie w systemie Confluence. Dzięki temu menadżerowie i zespół HR może szybko sprawdzić, na jakim etapie jest każda umowa lub u kogo proces się zatrzymał.
Przykładowy obieg związany z przygotowaniem umowy o pracę:
Proces rekrutacji w Twoim przedsiębiorstwie jest nieuporządkowany lub zdecentralizowany? Twoja firma korzysta z systemu Jira i nie chcesz inwestować w inne narzędzia? A może po prostu masz pytania dotyczące możliwości prezentowanego rozwiązania? Zapraszamy do kontaktu!
Digitalizacja onboardingu, czyli przeniesienie czynności do systemu IT pozwala na uporządkowane, przejrzyste działania, do których wgląd ma zespół HR, kierownictwo i dział administracji. Dzięki temu firma z powodzeniem realizować wizję idealnego przyjęcia kolejnego specjalisty do swoich zespołów. Przedstawiamy przykład organizacji procesu onboardingu w systemie Jira zintegrowanym z Confluence.
Wśród aplikacji do zarządzania projektami można znaleźć proste narzędzia, które odpowiadają na pojedyncze potrzeby pracownika, a także kompleksowe środowiska do zarządzania całym portfelem projektów. Nasz tekst kierujemy do osób, które chcą wprowadzić porządek do zarządzania pracą, scentralizować procesy i zyskać jedno środowisko do prowadzenia wielu czynności. Przedstawiamy najważniejsze funkcjonalności systemu Jira Cloud zintegrowanego z aplikacją Structure oraz Structure.Gantt firmy ALM Works.
Atlassian po 20 latach od wejścia na rynek IT, nadal plasuje się w czołówce dostawców oprogramowania dla firm – od aplikacji do zarządzania testami oraz pracami programistycznymi, przez systemy pozwalające na zwinne (lub kaskadowe) zarządzanie projektami, aż po możliwości digitalizacji procesów biznesowych w tym administracyjnych oraz ITSM. Zgodnie z najnowszymi danymi, Atlassian posiada już ponad 200 tysięcy klientów na całym świecie a jego wartość rynkowa jest szacowana na ponad 60 mld dolarów. Osiągnięcie i utrzymanie takich wyników wiąże się z elastycznością i dostosowaniem oferty do potrzeb zmieniającego się świata. Obecnie Atlassian razem ze swoimi klientami wchodzi w nową erę – Cloud i stopniowo wygasza swoje systemy w wersji Server.
Intranet usprawnia komunikację, integruje i daje poczucie przynależności. Oprócz zalet czysto praktycznych posiada więc szereg atutów o wymiarze społecznym („social intranet” to z resztą jedno z haseł wyszukiwanych w Google). Jeśli szukacie intranetu/extranetu, który będzie funkcjonalny, intuicyjny, zaawansowany pod względem konfiguracji oraz przyjazny od strony wizualnej, polecamy połączenie, jakie daje system Confluence marki Atlassian z dodatkiem Linchpin firmy Seibert Media.
Asset Management oznacza „zarządzanie aktywami” i często jest kojarzony z zarządzaniem aktywami finansowymi; może natomiast odnosić się także do zarządzania dowolnymi środkami trwałymi w firmie – i właśnie w takim kontekście przedstawiamy osadzenie tego pojęcia i związanych z nim czynności w systemie Jira Service Management.
Czym różni się „service desk” od helpdesku; jakie funkcjonalności posiada zaawansowane narzędzie tego rodzaju i jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru systemu ITSM dla swojej firmy? Poznaj odpowiedzi i sprawdzone rozwiązanie z oferty naszej strategicznego partnera.
Tworzenie aplikacji przestało być domeną dużych software house’ów, a stało się działalnością firm z różnych branż. Obecnie większość korporacji, które dostarczają klientom lub pracownikom jakiekolwiek rozwiązania IT, tworzy je samodzielnie. Wzrasta więc nie tyle zapotrzebowanie na systemy umożliwiające tworzenie oprogramowania, co na rozwiązania automatyzujące i przyspieszające cały proces.
Prosty w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany od strony możliwości konfiguracyjnych Portal Klienta, to rozwiązanie dedykowane firmom, które potrzebują platformy pozwalającej klientom lub pracownikom na zgłaszanie usterek, potrzeb oraz problemów, które trafiają do odpowiedniej linii wsparcia. Portal Klienta w Jira Service Management to narzędzie stale aktualizowane przez producenta, skalowane, posiadające certyfikaty potwierdzające zgodność ITIL, a przede wszystkim – łatwe w obsłudze.
Rok 2020, a zwłaszcza jego koniec, to czas zmian ogłaszanych przed producenta oprogramowania Jira. Niedawno dowiedzieliśmy się o nowych warunkach związanych z licencjonowaniem i wsparciem produktów Atlassian w wersji Server, dziś (9 listopada 2020) natomiast ogłoszony został rebranding Jira Service Desk na Jira Service Management. Klienci otrzymają złożony, kompleksowy system do zarządzania zgłoszeniami. Do tej pory Jira Service Desk była wzbogacana o istotne funkcjonalności za pomocą dodatków, teraz będzie je posiadała domyślnie. To bardzo duży krok w kierunku zaspokojenia potrzeb klientów biznesowych.
Czym charakteryzuje się Jira Cloud, a czego nie ma Jira Server? Jakie posiada zalety, na jakie funkcjonalności warto zwrócić uwagę i czy rozliczenie utrzymania jest takie samo dla obu opcji hostingowych? Przedstawiamy najważniejsze różnice między systemem Jira Cloud a Jira Server - warto je poznać przed podjęciem decyzji związanej z implementacją lub migracją oprogramowania dla swojej firmy.
Zostańmy w kontakcie
Skontaktuj się
