_Elektroniczny obieg dokumentów w systemie Jira

Cyfrowa Transformacja, czyli digitalizacja procesów zachodzących w firmie w celu ich ujednolicenia oraz usprawnienia, dotyczy także dokumentów. Jest to obszar na tyle istotny, że zaczął być określany odrębną nazwą: Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD, en. Document Management System, DMS). Pod tym pojęciem kryją się wszystkie działania oraz rozwiązania, które umożliwiają przeniesienie pracy związanej z dokumentami do środowiska IT. Częścią EOD będzie więc m.in.: archiwizacja, możliwość przekazywania dokumentów w formie elektronicznej odpowiednim osobom w firmie oraz monitorowanie postępów każdej czynności prowadzącej np. do uzyskania odpowiedniego podpisu. EOD może być także uzupełniony o składanie elektronicznego podpisu i wiele innych, pomniejszych funkcjonalności, które ułatwiają prosperowanie działów zaangażowanych w procesowanie dokumentów w firmie.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – wady:

Wtorek (lub dowolny inny dzień tygodnia) 10:00 – Pani Wiola z sekretariatu odbiera przesyłki zaadresowane do różnych osób z firmy, w tym jedną do Kierownika Marketingu i zostawia je w sekretariacie, gdzie każdy pracownik (oczywiście pod jej czujnym okiem) może odebrać pocztę. Pani Wiola wie, że powinna poinformować Kierownika Marketingu o korespondencji do odbioru i ma zamiar to uczynić. Jednak już w chwili odbierania poczty, słyszała przynajmniej dwie próby połączenia telefonicznego. Gdy tylko odłożyła przesyłki, trzy osoby biorące udział w szkoleniu w siedzibie firmy poprosiły o wskazówki dotarcia do sali konferencyjnej, po czym dwie inne zgłosiły brak kawy, a zaraz po nich jeden z menadżerów poprosił o przygotowanie gabinetu na przyjęcie kontrahentów. Pani Wiola zajmuje się wszystkim, co wymaga jej natychmiastowej reakcji, a dokument przysłany pocztą zostaje zapomniany. Po dwóch dniach Kierownik Marketingu przychodzi do sekretariatu zaniepokojony długim czasem oczekiwania na dokumenty. Jak można się domyślić, sprawa jest pilna, a on z powodu opóźnienia odczuwa narastający stres i niezadowolenie. W przesyłce znajduje się umowa, którą musi przekazać księgowości do uzupełnienia o odpowiednie dane, a następnie Prezesowi do złożenia podpisu. W dziale księgowości dokument także nie zostaje potraktowany priorytetowo, ponieważ na biurku piętrzy się stos innych umów. Kierownik Marketingu poprosił Księgowość o przekazanie dokumentu bezpośrednio Prezesowi, ale Pan Jacek z Księgowości nie mógł zrobić tego osobiście, bardzo spieszył się na mecz syna i poprosił o to sekretariat. Po drodze dokument się zgubił i wszyscy o nim zapomnieli. Wszyscy, oprócz Kierownika Marketingu, który dwa dni później zapytał Prezesa, czy może odebrać umowę. Oczywiście dokument nigdy do niego nie dotarł… W tym momencie możemy już przerwać naszą hipotetyczną historię, ponieważ dzięki tej małej próbce znamy bolączki tradycyjnego modelu związanego z realizacją dokumentów.

Dokumenty w tradycyjnym obiegu:

1. Gubią się. Papier, jak każda rzecz materialna, może się po prostu zgubić, upaść i wsunąć się pod szafkę lub zostać omylnie wyrzucony do kosza.
2. Nie przypominają o sobie. Leżą na stercie innych wydruków, podczas gdy dokumentom wprowadzonym do systemu można nadać wysoki priorytet. Co istotne; dokumenty te nigdy nie zostaną pominięte, ponieważ system wyśle notyfikację o wprowadzeniu dokumentu oraz o zbliżającym się terminie jego realizacji.
3. Nie zawsze wiadomo, kto jest w ich posiadaniu – dokumenty krążą fizycznie między pracownikami firmy i trudno jest namierzyć, gdzie dokładnie się znajdują.
4. Nie wiadomo, na jakim etapie realizacji jest dokument – czy trafił do odpowiedniej osoby? Został zaakceptowany, odrzucony a może wymaga poprawek? W tradycyjnym obiegu dokumentów nie jesteśmy tego w stanie łatwo sprawdzić.
5. Trudno jest generować zestawienia dokumentów – oczywiście można je zebrać ręcznie w jeden zbiór, ale jest to znacznie bardziej utrudnione niż w przypadku elektronicznej obsługi dokumentów.

Podsumowując, dokument w formie papierowej musi być przekazany manualnie „z rąk do rąk”, co w przypadku pracy w różnych lokalizacjach (w tym też przy pracy zdalnej) jest szczególnie uciążliwe i może powodować zamieszanie. EOD zakłada wykonanie cyfrowego odzwierciedlenia dokumentów papierowych, ich obieg oraz obsługę procesu w formie elektronicznej, z jednoczesnym zachowaniem w archiwum postaci papierowych.

Ważne!

Przykłady dokumentów, które uczestniczą w tradycyjnym obiegu w każdej, nawet niedużej firmie, a mogłyby z powodzeniem zostać objęte EOD:

• faktura za plakaty/materiały marketingowe,
• informacja od właściciela budynku o wzroście czynszu,
• mandat za przekroczenie prędkości podczas jazdy samochodem służbowym,
• aneks do umowy z podwykonawcą realizującym prace dla konkretnego departamentu organizacji.

Elektroniczny Obieg Dokumentów – korzyści:

Inwestycja w system EOD (warto zaznaczyć, że EOD może obejmować elektroniczny obieg faktur) rozwiąże powyższe problemy i przyniesie dodatkowe korzyści. Wszystkie dokumenty będą znajdowały się w przestrzeni, do której dostęp otrzymają odpowiednie działy zaangażowane w proces realizacji. A sam proces obiegu dokumentów zostanie odwzorowany w systemie.

Ważne!

W przypadku przenoszenia procesów biznesowych do systemu Jira zawsze dostosowujemy funkcjonalności, nazwy i cały model działania programu do potrzeb firmy klienta. Jira to system na tyle elastyczny, że możemy odwzorować w nim wielopoziomowe ścieżki akceptacji dokumentów. Doświadczenie w zaawansowanej konfiguracji i customizacji potwierdzone certyfikatami i referencjami klientów, umożliwia nam realizację nawet najbardziej zaawansowanych wdrożeń.

Polecamy nagranie webinaru: Jira dla biznesu – na przykładzie okresowej oceny pracownika.

System EOD/DMS zapewnia:

• Jasny i przejrzysty wgląd w każdy etap związany z realizacją dokumentów.
• Automatyzacje, dzięki którym pracownicy zostaną odciążeni z powtarzających się czynności.
• Notyfikacje (powiadomienia), dzięki którym żaden dokument nie zostanie zignorowany, zgubiony czy przeterminowany.
• Lepszą komunikację między zespołami zaangażowanymi w realizację dokumentów – ponieważ status oraz etap procesu będą łatwe do sprawdzenia; będzie także wiadomo, kto zalega z akceptacją lub innymi niezbędnymi czynnościami.
• Digitalizację papierowych dokumentów – oszczędność miejsca i ograniczenie zużycia papieru, a także łatwiejszy dostęp.
• Łączenie powiązanych ze sobą dokumentów i tworzenie zestawień.
• Uporządkowanie dokumentów dzięki możliwości wielopoziomowej organizacji plików.
• Pełną archiwizację danych.

EOD w systemie Jira

Obieg dokumentów (w tym także faktur) w firmie może być z powodzeniem zaimplementowany w systemie Jira, ponieważ jest to z założenia środowisko przeznaczone do zarządzania zadaniami składającymi się na całościowe procesy biznesowe. System Jira można dostosować do różnych czynności biznesowych, w tym także do EOD i to dla różnych branż; każda posiada inną specyfikę działalności oraz inne potrzeby, co nie stanowi dla nas bariery, ponieważ Jira to narzędzie elastyczne, mogące zostać dopasowane do każdego klienta biznesowego indywidualnie.

Dla kogo?

Możemy zatem zaimplementować elektroniczny obieg dokumentów (w tym również elektroniczny obieg faktur) np. w urzędzie (gminnym, miejskim, dla jednego z działów lub dla całej organizacji), dla księgowości, działu administracji, zakupów, sekretariatu czy też dla działu HR, finansów i/lub kadr i płac w każdej firmie, niezależnie od branży.

Jakie typy dokumentów obsługuje?

Mogą to być na przykład:

• faktury zakupowe,
• umowy,
• NDA,
• oferty przychodzące skierowanie do naszej firmy,
• pisma urzędowe,
• pisma administracyjne,
• mandaty karne.

Co umożliwia?

Przede wszystkim: sprawny i przejrzysty obieg dokumentów w firmie oraz szeroko pojętą digitalizację dokumentów. Oznacza to łatwy dostęp do plików, określone ścieżki postępowania z różnymi rodzajami dokumentów, bezpieczeństwo danych zapewnione przez producenta (bezpieczeństwo związane z utrzymaniem instancji np. w chmurze), a także bezpieczeństwo wewnętrzne zapewnione poprzez restrykcje nałożone na dostęp do dokumentów. Konkretne funkcjonalności, jakie można zaimplementować w ramach EOD w Jira, wymieniamy w dalszej części tekstu.

W jaki sposób EOD w Jira jest implementowany w firmie klienta?

Przenoszenie procesów biznesowych do środowiska IT wymaga ścisłej współpracy z klientem oraz określenia wszystkich składowych, oraz scenariuszy związanych z przepływem informacji w firmie. Pracę dzielimy na kilka etapów, z czego najważniejsze czynności to:

1. Określenie schematów postępowania dla każdego rodzaju dokumentów, które są realizowane w firmie – jakie czynności występują kolejno po sobie.
2. Wyznaczenie osób, które powinny otrzymać dokument na poszczególnych etapach jego realizacji (zazwyczaj w przypadku EOD, Jira obsługuje 6 poziomów dostępu dla użytkowników: administrator, rejestrator, realizator, zatwierdzający, obserwator, archiwizator).
3. Omówienie wszystkich funkcjonalności, jakie firma chce posiadać – zespół analityków TT PSC doradza najlepsze rozwiązania na podstawie wcześniejszych doświadczeń; dzięki czemu jesteśmy w stanie określić ilość prac związanych z customizacją tak, aby EOD odpowiadał wszystkim wymaganiom (np. posiadał moduł do składania podpisu elektronicznego, wielopoziomowe ścieżki akceptacji czy dodatkowe pola do wpisania szczegółowych informacji dot. dokumentu).
4. Stworzenie wersji testowej i sprawdzenie poprawności działania przed realnym wdrożeniem.

EOD w systemie Jira – jak to wygląda?

Jira umożliwia zamodelowanie przepływu informacji oraz dokumentów tj. skonfigurowanie workflows tak, aby odwzorować procesy zachodzące w firmie. Każdy dokument trafia do systemu jako zadanie do wykonania, które posiada:

• status (na przykład: do zrobienia, w trakcie, wykonane),
• priorytet (wysoki/średni/niski),
• osobę przypisaną do tego dokumentu (na każdym etapie może być to ktoś inny, zgodnie z obiegiem dokumentów w firmie np. inna osoba będzie odpowiedzialna za akceptację dokumentu, a inna za jego zaksięgowanie. W przypadku osób akceptujących dobrze jest określić zastępstwa tak, żeby w przypadku urlopów, odpowiednie osoby przejęły dokumenty)
• datę powstania zadania (w przypadku EOD tożsamą z datą wpłynięcia dokumentu do systemu),
• datę, do której dokument musi zostać zrealizowany (np. w przypadku faktury datą realizacji będzie data zrealizowania przelewu tzn., jeśli musimy zapłacić do ostatniego dnia miesiąca, płatność musi zostać wykonana minimum 2 dni wcześniej i to ona będzie datą graniczną dla dokumentu).

a także inne potrzebne informacje np.:

• określenie typu dokumentu (zamówienie/NDA/faktura),
• podsumowanie i opis, dzięki którym łatwiej zorientować się, czego dotyczy dokument,
• nadawcę dokumentu,
• cyfrową postać dokumentu (załączniki),
• listę działów do wyboru – tak, aby można było określić, do którego dokument ma zostać przypisany,
• odbiorcę – pole, w którym można go wpisać:

Ważne!
Pola widoczne w formatce są dostosowane do potrzeb firmy i mogą nazywać się zgodnie z nomenklaturą przyjętą w organizacji. Będzie ich więc tyle, ile potrzebuje firma i będą nazywały się tak, jak określi to klient. Będą również różne dla osób pełniących różne role w procesie – nieco inne informacje musi uzupełnić osoba wprowadzająca dokument do systemu, inne natomiast np. przełożony czy osoba odpowiedzialna za archiwizację dokumentu.

Dokument w formie zadania przesyłany jest do kolejnych osób, zgodnie ze ścieżką oraz warunkami nadanymi przez organizację.

Przykład: osoba rejestrująca dokument po uzupełnieniu wszystkich informacji w formatce wybiera polecenie „WYŚLIJ”, dzięki czemu zadanie (dokument) trafia do następnego etapu, czyli osoby realizującej. Ta z kolei uzupełnia wszystko o kolejne dane i wybiera polecenie „ZWERYFIKUJ”. Dokument wędruje dalej, aż w końcu, po przejściu wszystkich etapów, zostaje zarchiwizowany w systemie.

Ważne!

Liczba osób zaangażowanych w elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz poziomów niezbędnych do realizacji dokumentu jest określana na początkowym etapie współpracy z klientem.

Przykładowy proces:

Ważne!

Status dokumentu zmienia się automatycznie wraz z przejściem do kolejnej czynności (np. od wprowadzenia dokumentu do akceptacji, czy od akceptacji do zaksięgowania, lub uzupełnienia danych itp.). Priorytet jest natomiast nadawany przez użytkowników i może być zmieniony w trakcie obiegu.

Przykład zadania (dokumentu w systemie) wraz z przyciskiem akcji do wykonania:

System Jira umożliwia także m.in. śledzenie historii każdego zadania, dzięki czemu możemy sprawdzić, co dokładnie działo się do tej pory z danym dokumentem, np.:

• kto i kiedy wprowadził dokument do systemu,
• kto zmienił nadawcę,
• kto zatwierdził lub odrzucił dokument (i dlaczego).

Z historii można odczytać m.in., jak długo dokument oczekiwał na akceptację.

Przykład historii zadania (dokumentu):

Ważną i przydatną funkcjonalnością jest widok (dashboard) gromadzący statystyki związane z elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie.

Przykład widoku statystyk EOD w Jira:

Dodatkowo, każdy pracownik spełniający swoją rolę w procesie EOD w firmie, posiada swoją tablicę, na której widzi np.:

• Listę dokumentów, które są do niego przypisane.
• Listę dokumentów odrzuconych.
• Listę dokumentów w statusie „In progress” i nieprzypisanych do nikogo.
• Historię aktywności, czyli wszystkich czynności wykonanych w systemie związanych z dokumentami.

Tablica przełożonego, ze względu na inne zadania do wykonania, musi posiadać:

• Listę dokumentów do akceptacji.
• Wykres przedstawiający liczbę dokumentów w każdym statusie.
• Wykres przedstawiający liczbę dokumentów w podziale na rodzaje.
• Liczbę dokumentów w podziale na poszczególne działy, do których są przypisane.

Z kolei osoba archiwizująca widzi na swojej tablicy:

• Listę dokumentów zakończonych i rozwiązanych
• Historię aktywności.

Ważne!

System automatycznie generuje tzw. dziennik korespondencji przychodzącej, dzięki czemu pracownicy administracyjni nie muszą wprowadzać wszystkich danych ręcznie do zeszytu czy arkusza kalkulacyjnego.

EOD w Jira – konkretne możliwości i usprawnienia:

Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych funkcjonalności, które możemy zaimplementować w ramach Elektronicznego Obiegu Dokumentów w firmie w ramach środowiska zbudowanego z systemu Jira lub Jira Work Management (ten sam system w wersji chmurowej) wzbogaconej o odpowiednie dodatki.

PODSTAWOWA OBSŁUGA DOKUMENTÓW:

• rejestracja dokumentu wraz z określeniem jego nadawcy (z wcześniej zdefiniowanej bazy), ręczna lub automatyczna rejestracja dokumentów przychodzących drogą mailową;
• wprowadzenie skanu dokumentu,
• dodawanie załączników,
• sortowanie dokumentów,
• automatyczna numeracja dokumentów,
• przeglądanie dokumentów i wyszukiwanie np. według nadawcy, typu, numeru i etapu w procesie,
• komentowanie dokumentu,
• określenie daty końcowej dla czynności na dokumencie,
• akceptacja/odrzucenie lub całkowite wycofanie dokumentu z obiegu,
• eksport danych do Excela, co umożliwi ich dalszą analizę,
• archiwizacja dokumentów – system umożliwia odnotowanie archiwizacji dokumentu,
• oznaczenie duplikatów dokumentów, zachowanie przejrzystości danych i porządku,
• kategoryzacja według dokumentów oraz według określonych wcześniej rodzajów,
• oznaczenie w systemie powiązanych ze sobą dokumentów,
• tworzenie zestawień dokumentów.

Ważne!

• System generuje zestawienie dokumentów zarówno tych będących w obiegu w ujęciu ilościowym, jak i tych w obiegu jakościowym. Ponadto prezentuje historię dokumentu i historię obiegu tego dokumentu.
• W danej chwili dokument może być przypisany tylko do jednego działu i jednego pracownika. System nie pozwala na wprowadzenie daty wpłynięcia dokumentu późniejszej niż dzień bieżący.

NADAWANIE PRIORYTETÓW:

• System umożliwia wprowadzenie priorytetu (np. niski/średni/wysoki), który można zmienić w trakcie obiegu dokumentu.

AKCEPTACJA WNIOSKÓW

System umożliwia:

• wysłanie dokumentu do akceptacji z możliwością dodania uzasadnienia,
• wybranie użytkownika, którzy może zaakceptować dokument,
• wymuszenie akceptacji dokumentów, które tego wymagają.

Ważne!

• Akceptacja dokumentu jest możliwa przez wskazanego, upoważnionego do tego pracownika lub przez dowolnego użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami, jeśli nie wskazano konkretnej osoby zatwierdzającej dokument.
• Po akceptacji dokument musi wrócić do użytkownika odpowiedzialnego za przebieg całego procesu związanego z dokumentem i jego archiwizację.

Dotatkowo:

• Pracownik posiada swój panel (dashboard), w którym widzi listę dokumentów czekających na akceptację. W momencie pojawienia się nowego dokumentu, pracownik otrzymuje powiadomienie generowane przez system.
• System umożliwia wysłanie powiadomienia pracownikowi realizującemu dokument np. 2 dni przed upływem terminu akceptacji.
• Możliwe jest automatyczne wyróżnienie przeterminowanych dokumentów.
• System nie pozwala na wysłanie dokumentu do akceptacji, jeśli dokument tego nie wymaga. W przypadku dokumentu kierowanego do realizacji i nie wysyłanego do akceptacji, użytkownik ma możliwość odnotowania, że „Dokument nie wymaga akceptacji”.

ODRZUCANIE WNIOSKÓW:

• System informuje użytkownika, który przekazał do akceptacji dokument, że dokument został odrzucony.
• Odrzuconego dokumentu nie można zrealizować.

Ważne!

Odrzucenie dokumentu jest możliwe przez upoważnionych pracowników lub przez dowolnego użytkownika z uprawnieniami, jeśli nie wskazano zatwierdzającego.

REALIZACJA DOKUMENTÓW:

• Osoba rejestrująca dokument wybiera użytkownika, który będzie realizował zadanie (dokument). System może to robić automatycznie, jeśli zawsze ta sama osoba będzie odpowiedzialna za realizację dokumentu; może też przypisywać dokument do grupy osób i dopiero później przełożony zespołu wyznaczy konkretne osoby do konkretnych zadań.
• W przypadku EOD wprowadzamy zazwyczaj 6 poziomów dostępu dla użytkowników: administrator, rejestrator, realizator, zatwierdzający, obserwator, archiwizator.
• System umożliwia odnotowanie, kto jest aktualnie w posiadaniu dokumentu.

NADAWCY DOKUMENTÓW (ZEWNĘTRZNI):

• System umożliwia tworzenie bazy nadawców przez rejestratora tak, aby później można było wybrać odpowiedniego nadawcę z szybkiej listy wyboru np. używając pierwszych liter nazwy. Baza zawiera: nazwę, adres (ulicę, numer, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, NIP, REGON, nr telefonu, osobę kontaktową).
• Możliwe jest dodawanie nowych oraz edycja istniejących pozycji w bazie nadawców.
• Podczas rejestracji dokumentu, użytkownik wybiera nadawcę, wskazując go w bazie nadawców.

ZABEZPIECZENIA:

• System pozwala na dostęp wybranych użytkowników do dokumentów w trybie „tylko do odczytu”.
• W obiegu dokumentów uczestniczą wyłącznie osoby, które są przypisane do danego etapu (czynności); nikt niepowołany nie uzyska wglądu do EOD.

DODATKOWO:

System umożliwia m.in.:

• automatyczne numerowanie dokumentów,
• zdefiniowanie szablonów komentarzy/odpowiedzi gotowych do użycia,
• wyróżnienie dokumentów zarejestrowanych za pomocą e-mail,
• automatyczne wysyłanie cyklicznych zestawień jakościowych dokumentów, będących w obiegu na określone adresy mailowe,
• wygenerowanie dokumentu wewnętrznego na podstawie zgromadzonych danych o dokumencie/zadaniu w formacie PDF i DOCX.

Ważne!

System Jira (w kontekście EOD) umożliwia rejestrowanie dokumentów ręcznie, za pomocą skrzynki email lub dzięki integracji z systemem OCR, z którego korzysta firma.

Chciałbyś zobaczyć, jak działa Jira w akcji? Masz dodatkowe pytania, które powstrzymują Cię od podjęcia decyzji o wdrożeniu? Skontaktuj się z nami – rozwiejemy wątpliwości i pomożemy Ci ustalić plan działania.